Importieren von oder Verknüpfen mit Daten in einer Excel-Arbeitsmappe

Häufige Szenarien für das Importieren von Excel Daten in Access

• Sie sind ein langjähriger Benutzer von Excel aber in Zukunft möchten Sie Access verwenden, um mit diesen Daten zu arbeiten. Sie möchten die Daten in Ihren Excel Arbeitsblättern in eine oder mehrere neue Access Datenbanken verschieben.

• Ihre Abteilung oder Arbeitsgruppe verwendet Access, aber Sie erhalten gelegentlich Daten in Excel Format, die mit Ihren Access Datenbanken zusammengeführt werden müssen. Sie möchten diese Excel Arbeitsblätter in Ihre Datenbank importieren, sobald Sie sie erhalten.

• Sie verwenden Access, um Ihre Daten zu verwalten, aber die wöchentlichen Berichte, die Sie vom Rest Ihres Teams erhalten, sind Excel Arbeitsmappen. Sie möchten den Importvorgang optimieren, um sicherzustellen, dass Daten jede Woche zu einem bestimmten Zeitpunkt in Ihre Datenbank importiert werden.

Wenn Dies das erste Mal ist, dass Sie Daten aus Excel

• Es gibt keine Möglichkeit, eine Excel Arbeitsmappe als Access-Datenbank zu speichern. Excel bietet keine Funktionen zum Erstellen einer Access-Datenbank aus Excel Daten.

• Wenn Sie eine Excel Arbeitsmappe in Access öffnen (ändern Sie im Dialogfeld Datei öffnen das Listenfeld Dateityp in MicrosoftOfficeExcel Dateien , und wählen Sie die gewünschte Datei aus), Access erstellt einen Link zur Arbeitsmappe, anstatt deren Daten zu importieren. Das Verknüpfen mit einer Arbeitsmappe unterscheidet sich grundsätzlich vom Importieren eines Arbeitsblatts in eine Datenbank. Weitere Informationen zum Verknüpfen finden Sie im Abschnitt Verknüpfen mit Daten in Excel weiter unten in diesem Artikel.

Vorbereiten des Arbeitsblatts

1. Suchen Sie die Quelldatei, und wählen Sie das Arbeitsblatt aus, das die Daten enthält, die Sie in Access importieren möchten. Wenn Sie nur einen Teil eines Arbeitsblatts importieren möchten, können Sie einen benannten Bereich definieren, der nur die zu importierenden Zellen einschließt.
   
   Definieren eines benannten Bereichs (optional)   

   1. Wechseln Sie zu Excel, und öffnen Sie das Arbeitsblatt, das daten enthält, die Sie importieren möchten.

   2. Markieren Sie den Zellenbereich, der die zu importierenden Daten enthält.

   3. Klicken Sie im markierten Bereich mit der rechten Maustaste, und klicken Sie auf Bereich benennen oder Namen definieren.

   4. Geben Sie im Dialogfeld Neuer Name einen Namen für den Bereich in das Feld Name ein, und klicken Sie auf OK.

      Denken Sie daran, dass in einem Importvorgang jeweils nur ein Arbeitsblatt importiert werden kann. Wiederholen Sie den Importvorgang für jedes Arbeitsblatt, wenn Sie Daten aus mehreren Arbeitsblättern importieren möchten.

2. Überprüfen Sie die Quelldaten, und führen Sie die in der folgenden Tabelle beschriebenen Aktionen aus.

   Element	Beschreibung
   Spaltenanzahl	Die Anzahl der Quellspalten, die Sie importieren möchten, darf 255 nicht überschreiten, da Access nicht mehr als 255 Felder in einer Tabelle unterstützt.
   Überspringen von Spalten und Zeilen	Es ist sinnvoll, nur die Zeilen und Spalten einzuschließen, die Sie im Quellarbeitsblatt oder benannten Bereich importieren möchten. Zeilen    Sie können Zeilen während des Importvorgangs nicht filtern oder überspringen. Spalten    Sie können Spalten während des Importvorgangs nicht überspringen, wenn Sie die Daten einer vorhandenen Tabelle hinzufügen.
   Tabellarisches Format	Stellen Sie sicher, dass die Zellen ein tabellarisches Format besitzen. Wenn das Arbeitsblatt oder der benannte Bereich verbundene Zellen enthält, wird der Inhalt der Zelle in dem Feld eingefügt, der der äußeren linken Spalte entspricht, und die restlichen Felder bleiben leer.
   Leere Spalten, Zeilen und Zellen	Löschen Sie alle überflüssigen leeren Spalten und Zeilen im Arbeitsblatt oder Bereich. Wenn das Arbeitsblatt oder der Bereich leere Zellen enthält, versuchen Sie die fehlenden Daten hinzuzufügen. Wenn Sie die Datensätze einer vorhanden Tabelle anfügen möchten, stellen Sie sicher, dass das entsprechende Feld in der Tabelle Nullwerte (fehlende oder unbekannte Werte) akzeptiert. Ein Feld akzeptiert Nullwerte, wenn seine Erforderlich-Feldeigenschaft auf Nein festgelegt ist und seine Gültigkeitsregel-Eigenschaft Nullwerte zulässt.
   Fehlerwerte	Wenn eine oder mehrere Zellen im Arbeitsblatt oder Bereich Fehlerwerte wie #ZAHL oder #DIV enthalten, korrigieren Sie die Werte vor dem Starten des Importvorgangs. Wenn ein Quellarbeitsblatt oder -bereich Fehlerwerte enthält, platziert Access einen NULL-Wert in den entsprechenden Feldern in der Tabelle. Weitere Informationen über Möglichkeiten zum Beheben dieser Fehler finden Sie im Abschnitt Problembehandlung bei fehlenden oder falschen Werten weiter unten in diesem Artikel.
   Datentyp	Stellen Sie sicher, dass jede Quellspalte Daten desselben Typs in den einzelnen Zeilen enthält, um Fehler beim Import zu vermeiden. Access scannt die ersten acht Quellzeilen, um den Datentyp der Felder in der Tabelle zu bestimmen. Es wird dringend empfohlen, dass die ersten acht Quellzeilen keine Werte mit gemischten Datentypen in einer der Spalten enthalten. Andernfalls weisen Access der Spalte möglicherweise nicht den richtigen Datentyp zu. Außerdem empfiehlt es sich, jede Quellspalte in Excel zu formatieren und jeder Spalte ein bestimmtes Datenformat zuzuweisen, bevor Sie den Importvorgang starten. Das Formatieren wird insbesondere empfohlen, wenn eine Spalte Werte mit unterschiedlichen Datentypen enthält. Beispielsweise kann eine Flugnummernspalte in einem Arbeitsblatt numerische und Textwerte enthalten, wie 871, AA90 und 171. Gehen Sie folgendermaßen vor, um fehlende oder falsche Werte zu vermeiden: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift, und klicken Sie auf Zellen formatieren. Wählen Sie auf der Registerkarte Zahl unter Kategorie ein Format aus. Für die Flugnummernspalte würden Sie vermutlich Text auswählen. Klicken Sie auf OK. Wenn die Quellspalten formatiert sind, jedoch in den Zeilen nach den acht Zeilen noch immer gemischte Werte enthalten sind, werden beim Import möglicherweise weiterhin Werte übersprungen oder falsch konvertiert. Informationen zur Problembehandlung finden Sie im Abschnitt Problembehandlung bei fehlenden oder falschen Werten.
   Erste Zeile	Wenn die erste Zeile des Arbeitsblatts oder des benannten Bereichs die Namen der Spalten enthält, können Sie angeben, dass Access die Daten in der ersten Zeile während des Importvorgangs als Feldnamen behandeln. Wenn ihr Quellarbeitsblatt oder -bereich die Namen nicht enthält, empfiehlt es sich, sie der Quelle hinzuzufügen, bevor Sie den Importvorgang starten. Hinweis: Wenn Sie die Daten einer vorhandenen Tabelle anfügen möchten, stellen Sie sicher, dass der Name der einzelnen Spalten genau mit dem Namen des entsprechenden Felds übereinstimmt. Unterscheidet sich der Name einer Spalte vom Namen des entsprechenden Felds in der Tabelle, schlägt der Importvorgang fehl. Um die Namen der Felder anzuzeigen, öffnen Sie die Tabelle in der Entwurfsansicht in Access.

3. Schließen Sie die Quellarbeitsmappe, falls sie geöffnet ist. Wenn die Quelldatei geöffnet bleibt, können beim Importvorgang Datenkonvertierungsfehler auftreten.

Vorbereiten der Zieldatenbank

1. Öffnen Sie die Access Datenbank, in der die importierten Daten gespeichert werden. Stellen Sie sicher, dass die Datenbank nicht schreibgeschützt ist und dass Sie die erforderlichen Berechtigungen zum Ändern der Datenbank besitzen.

   -Oder-

   Erstellen Sie eine leere Datenbank, wenn Sie die Daten in keiner der vorhandenen Datenbanken speichern möchten. Verfahren Sie hierzu wie folgt:

   Klicken Sie auf die Registerkarte Datei, auf Neu und dann auf Leere Datenbank.

2. Entscheiden Sie vor dem Starten des Importvorgangs, ob Sie die Daten in einer neuen oder einer vorhandenen Tabelle speichern möchten.

   Erstellen einer neuen Tabelle    Wenn Sie die Daten in einer neuen Tabelle speichern möchten, erstellt Access eine Tabelle und fügt die importierten Daten dieser Tabelle hinzu. Wenn bereits eine Tabelle mit dem angegebenen Namen vorhanden ist, überschreibt Access den Inhalt der Tabelle mit den importierten Daten.

   Anfügen an eine vorhandene Tabelle    Wenn Sie die Daten einer vorhandenen Tabelle hinzufügen möchten, werden die Zeilen im Excel Arbeitsblatts an die angegebene Tabelle angefügt.

   Beachten Sie, dass die meisten Fehler bei Anfügevorgängen darauf basieren, dass die Quelldaten nicht mit der Struktur und den Feldeinstellungen der Zieltabelle übereinstimmen. Öffnen Sie die Zieltabelle in der Entwurfsansicht, und gehen Sie folgendermaßen vor, um dieses Problem zu vermeiden:

   • Erste Zeile    Wenn die erste Zeile des Quellarbeitsblatts oder des benannten Bereichs keine Spaltenüberschriften enthält, stellen Sie sicher, dass die Position und der Datentyp der einzelnen Spalten im Quellarbeitsblatt mit der Position und dem Datentyp des entsprechenden Felds in der Tabelle übereinstimmen. Enthält die erste Zeile Spaltenüberschriften, muss die Reihenfolge der Spalten und Felder nicht übereinstimmen, Name und Datentyp der einzelnen Spalten müssen jedoch genau mit denen des entsprechenden Felds übereinstimmen.

   • Fehlende oder zusätzliche Felder    Sind ein oder mehrere Felder im Quellarbeitsblatt nicht in der Zieltabelle enthalten, fügen Sie sie vor dem Starten des Importvorgangs hinzu. Enthält die Tabelle jedoch Felder, die in der Quelle nicht vorhanden sind, müssen Sie diese Felder nicht aus der Tabelle löschen, wenn sie Nullwerte akzeptieren.

     Tipp: Ein Feld akzeptiert Nullwerte, wenn seine Erforderlich-Eigenschaft auf Nein festgelegt ist und seine Gültigkeitsregel-Eigenschaft Nullwerte zulässt.

   • Primärschlüssel    Wenn die Tabelle ein Primärschlüsselfeld enthält, muss das Quellarbeitsblatt oder der Bereich eine Spalte besitzen, deren Werte mit dem Primärschlüsselfeld kompatibel sind, und die importierten Schlüsselwerte müssen eindeutig sein. Enthält ein importierter Datensatz einen Primärschlüsselwert, der bereits in der Zieltabelle vorhanden ist, wird beim Importvorgang eine Fehlermeldung angezeigt.

   • Indizierte Felder    Wenn die Indiziert-Eigenschaft eines Felds in der Tabelle auf Ja (ohne Duplikate) festgelegt ist, muss die entsprechende Spalte im Quellarbeitsblatt oder Bereich eindeutige Werte enthalten.

     Fahren Sie mit den nächsten Schritten fort, um den Importvorgang durchzuführen.

Starten Sie den Importvorgang.

1. Der Speicherort des Import-/Link-Assistenten unterscheidet sich geringfügig von Ihrer Version von Access. Wählen Sie die Schritte aus, die Ihrer Access Version entsprechen:

   • Wenn Sie die neueste Version der Microsoft 365, Access 2021 oder Access 2019 verwenden, klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Import & Link auf Neue Datenquelle > Aus Datei > Excel.

   • Wenn Sie Access 2016 verwenden, klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Import & Link auf Excel.

   Hinweis: Die Registerkarte Externe Daten ist nur bei einer geöffneten Datenbank verfügbar.

2. Geben Sie im Dialogfeld Externe Daten abrufen – Excel Arbeitsblatt im Feld Dateiname den Namen der Excel Datei an, die die zu importierenden Daten enthält.

   -Oder-

   Klicken Sie auf Durchsuchen, und suchen Sie im Dialogfeld Datei öffnen die Datei, die Sie importieren möchten.

3. Geben Sie an, wie die importierten Daten gespeichert werden sollen.

   Wählen Sie Importieren Sie die Quelldaten in eine neue Tabelle in der aktuellen Datenbank aus, um die Daten in einer neuen Tabelle zu speichern. Sie werden später aufgefordert, diese Tabelle zu benennen.

   Wählen Sie Fügen Sie eine Kopie der Datensätze an die Tabelle an aus, und wählen Sie eine Tabelle in der Dropdownliste aus, um die Daten an eine vorhandene Tabelle anzufügen. Diese Option ist nicht verfügbar, wenn die Datenbank keine Tabellen hat.

   Informationen zum Herstellen einer Verknüpfung mit der Datenquelle durch Erstellen einer verknüpften Tabelle finden Sie im Abschnitt Verknüpfen mit Daten in Excel weiter unten in diesem Artikel.

4. Klicken Sie auf OK.

   Der Import-Assistent für Kalkulationstabellen wird gestartet und führt Sie durch den Importvorgang. Fahren Sie mit der nächsten Gruppe von Schritten fort.

Verwenden des Import-Assistenten für Kalkulationstabellen

1. Wählen Sie auf der ersten Seite des Assistenten das Arbeitsblatt aus, das die zu importierenden Daten enthält, und klicken Sie dann auf Weiter.

2. Klicken Sie auf der zweiten Seite des Assistenten entweder auf Arbeitsblätter anzeigen oder auf Benannte Bereiche anzeigen, wählen Sie entweder das zu importierende Arbeitsblatt oder den zu importierenden benannten Bereich aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

3. Wenn die erste Zeile des Quellarbeitsblatts oder des Bereichs die Feldnamen enthält, wählen Sie Erste Zeile enthält Spaltenüberschriften aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

   Wenn Sie die Daten in eine neue Tabelle importieren, verwendet Access diese Spaltenüberschriften, um die Felder in der Tabelle zu benennen. Sie können diese Namen während des Importvorgangs oder danach ändern. Wenn Sie die Daten an eine vorhandene Tabelle anhängen, vergewissern Sie sich, dass die Spaltenüberschriften im Quellarbeitsblatt exakt mit den Namen der Felder in der Zieltabelle übereinstimmen.

   Wenn Sie einer vorhandenen Tabelle Daten anfügen, fahren Sie mit Schritt 6 fort. Wenn Sie Daten einer neuen Tabelle hinzufügen, führen Sie die übrigen Schritte durch.

4. Sie werden vom Assistenten zum Überprüfen der Feldeigenschaften aufgefordert. Klicken Sie auf eine Spalte in der unteren Hälfte der Seite, um die Eigenschaften des entsprechenden Felds anzuzeigen. Führen Sie optional Folgendes durch:

   • Überprüfen und ändern Sie ggf. den Namen und den Datentyp des Zielfelds.

     Access überprüft die ersten acht Zeilen in jeder Spalte, um den Datentyp für das entsprechende Feld vorzuschlagen. Wenn die Spalte im Arbeitsblatt in den ersten acht Zeilen einer Spalte unterschiedliche Wertetypen enthält, z. B. Text und Zahlen, schlägt der Assistent einen Datentyp vor, der mit allen Werten in der Spalte kompatibel ist – meistens der Textdatentyp. Obwohl Sie einen anderen Datentyp auswählen können, denken Sie daran, dass Werte, die mit dem ausgewählten Datentyp nicht kompatibel sind, während des Importvorgangs entweder ignoriert oder falsch konvertiert werden. Weitere Informationen zum Korrigieren fehlender oder falscher Werte finden Sie im Abschnitt Problembehandlung bei fehlenden oder falschen Werten weiter unten in diesem Artikel.

   • Legen Sie Indiziert auf Ja fest, um einen Index für das Feld zu erstellen.

   • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Feld nicht importieren (Überspringen), um eine Quellspalte vollständig zu überspringen.

     Klicken Sie auf Weiter, nachdem Sie Optionen ausgewählt haben.

5. Geben Sie im nächsten Fenster einen Primärschlüssel für die Tabelle an. Wenn Sie Access Primärschlüssel hinzufügen auswählen, fügt Access ein AutoWert-Feld als erstes Feld in der Zieltabelle hinzu und füllt es automatisch mit eindeutigen ID-Werten auf, beginnend mit 1. Klicken Sie auf Weiter.

6. Geben Sie im letzten Fenster des Assistenten einen Namen für die Zieltabelle an. Geben Sie in das Feld Importieren in Tabelle einen Namen für die Tabelle ein. Wenn die Tabelle bereits vorhanden ist, zeigt Access eine Eingabeaufforderung an, in der Sie gefragt werden, ob Sie den vorhandenen Inhalt der Tabelle überschreiben möchten. Klicken Sie auf Ja, um den Vorgang fortzusetzen, oder auf Nein, um einen anderen Namen für die Zieltabelle anzugeben, und klicken Sie dann auf Fertig stellen, um die Daten zu importieren.

   Wenn Access einige oder alle Daten importieren konnte, zeigt der Assistent eine Seite an, auf der die status des Importvorgangs angezeigt wird. Sie können außerdem die Details des Importvorgangs für eine spätere Verwendung als Spezifikation speichern. Wenn der Vorgang jedoch vollständig fehlgeschlagen ist, zeigt Access die Meldung Fehler beim Versuch, eine Datei zu importieren.

7. Klicken Sie auf Ja, um die Details des Vorgangs zur späteren Verwendung zu speichern. Wenn Sie die Details speichern, können Sie den Vorgang zu einem späteren Zeitpunkt wiederholen, ohne die Schritte im Assistenten erneut ausführen zu müssen.

Informationen zum Speichern Ihrer Spezifikationsdetails finden Sie unter Speichern der Details eines Import- oder Exportvorgangs als Spezifikation.

Informationen zum Ausführen der gespeicherten Import- oder Verknüpfungsspezifikationen finden Sie unter Ausführen einer gespeicherten Import- oder Exportspezifikation.

Informationen zum Planen von Import- und Verknüpfungsaufgaben für die Ausführung zu bestimmten Zeiten finden Sie unter Planen einer Import- oder Exportspezifikation.

Fehlerzeichenfolgen und Hinweise zur Problembehandlung

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Häufige Szenarien für das Verknüpfen mit einem Excel Arbeitsblatt aus Access

In der Regel wird aus den folgenden Gründen eine Verknüpfung mit einem Excel Arbeitsblatt (anstatt zu importieren) hergestellt:

• Sie möchten Ihre Daten weiterhin in Excel Arbeitsblättern speichern, aber die leistungsstarken Abfrage- und Berichterstellungsfunktionen von Access verwenden können.

• Ihre Abteilung oder Arbeitsgruppe verwendet Access, aber Daten aus externen Quellen, mit denen Sie arbeiten, befinden sich in Excel Arbeitsblättern. Sie möchten keine Kopien externer Daten verwalten, sondern in Access damit arbeiten können.

Wenn Sie zum ersten Mal eine Verknüpfung mit einem Excel Arbeitsblatt erstellen

• Sie können keinen Link zu einer Access-Datenbank in Excel erstellen.

• Wenn Sie eine Verknüpfung mit einer Excel-Datei herstellen, erstellt Access eine neue Tabelle, die häufig als verknüpfte Tabelle bezeichnet wird. Die Tabelle zeigt die Daten im Quellarbeitsblatt oder benannten Bereich, speichert die Daten jedoch nicht wirklich in der Datenbank.

• Sie können Excel Daten nicht mit einer vorhandenen Tabelle in der Datenbank verknüpfen. Das bedeutet, dass Sie mit einem Verknüpfungsvorgang keine Daten an eine vorhandene Tabelle anfügen können.

• Eine Datenbank kann mehrere verknüpfte Tabellen enthalten.

• Alle Änderungen, die Sie an den Daten in Excel vornehmen, werden automatisch in der verknüpften Tabelle wider. Der Inhalt und die Struktur einer verknüpften Tabelle in Access sind jedoch schreibgeschützt.

• Wenn Sie eine Excel Arbeitsmappe in Access öffnen (ändern Sie im Dialogfeld Datei öffnen das Listenfeld Dateityp in Excel, und wählen Sie die gewünschte Datei aus), Access erstellt eine leere Datenbank und startet automatisch den Assistenten zum Verknüpfen von Kalkulationstabellen.