In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie Die Antworten ihrer Datensammlung anzeigen, wie Sie Ihre E-Mail-Verarbeitungseinstellungen überprüfen können, und wie Sie schritte ausführen können, um häufige Arten von Fehlermeldungen oder Problemen mit den Antworten zu beheben.
Im Dialogfeld Datensammlungsnachrichten verwalten können Sie sowohl die Datensammlungsnachrichten verwalten, die Sie an E-Mail-Empfänger gesendet haben, als auch die Antworten, die Sie für jede dieser Nachrichten in Ihrem Outlook-Posteingang erhalten haben.
Wenn das Dialogfeld nicht angezeigt wird, gehen Sie wie folgt vor, um es zu öffnen:
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Öffnen Sie die Datenbank, die die Nachricht enthält, die Sie verwalten möchten.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Daten sammeln auf Antworten verwalten.
Inhalt dieses Artikels
Antworten anzeigen
Hier sehen Sie, was geschieht, nachdem Sie das Datensammlungsformular per E-Mail gesendet haben. Die Empfänger antworten auf die Nachricht, indem sie auf Antworten klicken, das Formular ausfüllen und dann auf Senden klicken. In diesem Abschnitt wird erläutert, wie Sie die Antworten anzeigen und was zu tun ist, wenn sie nicht ordnungsgemäß verarbeitet werden. Unabhängig davon, ob Sie die Antworten automatisch oder manuell verarbeiten möchten, können Sie die Antworten manuell öffnen oder herausfinden, wer geantwortet hat. Weitere Informationen zum Einrichten von Antwortprozessoptionen finden Sie im Artikel Hinzufügen der über E-Mails gesammelten Daten zu Ihrer Access-Datenbank.
Gehen Sie wie folgt vor, um die Antworten anzuzeigen:
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Öffnen Sie Microsoft Outlook 2007 oder 2010, und navigieren Sie zu dem Ordner, den Sie zum Speichern von Datensammlungsantworten festgelegt haben.
Tipp: Wenn Sie sich den Namen des Ordners nicht merken, klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Daten sammeln auf Antworten verwalten. Im Dialogfeld Datensammlungsmeldungen verwalten finden Sie den Ordnernamen in der Spalte Outlook-Ordner in der Zeile, die der Nachricht entspricht, deren Antworten Sie anzeigen möchten.
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Um eine Antwort in Outlook zu öffnen, doppelklicken Sie auf die Antwort. Das Formular wird angezeigt, da es vom Absender ausgefüllt wurde.
Access verarbeitet keine Antworten auf eine Antwortnachricht. Wenn Sie also feststellen, dass ein oder mehrere Formulare von Empfängern leer, unvollständig oder nicht ordnungsgemäß ausgefüllt sind, müssen Sie die ursprüngliche E-Mail-Nachricht an diese Benutzer erneut senden, anstatt den Befehl Antworten zu verwenden. Weitere Informationen zum erneuten Senden einer Datensammlungsnachricht finden Sie unter Erneutes Senden einer Datensammlungsnachricht.
Wenn Sie die Anforderung an weitere Personen senden möchten, müssen Sie die ursprüngliche Nachricht ebenfalls erneut senden, anstatt sie weiterzuleiten.
Überprüfen der Einstellungen für die automatische Verarbeitung von Antworten
Wenn Sie sich für die automatische Verarbeitung Ihrer Antworten entschieden haben, gehen Sie wie folgt vor, um sicherzustellen, dass die Antworten ordnungsgemäß verarbeitet werden:
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Überprüfen Sie für jede Antwort die Werte in den Spalten Nachverfolgungsflag, Datensammlungsstatus und Kategorien .
Tipp: Wenn die Spalten Nachverfolgungsflag, Datensammlungsstatus und Kategorien in Ihrer Ansicht nicht angezeigt werden, fügen Sie sie mithilfe der Feldwährung hinzu. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift, und klicken Sie dann auf Feldwährung. Ziehen Sie im Dialogfeld Feldwährer jedes Feld, und legen Sie es rechts oder links neben einer vorhandenen Spaltenüberschrift ab.
Wenn im Outlook-Ordner das Nachverfolgungsflag auf Datensammlungsvorgang erfolgreich festgelegt ist, ist die Spalte Datensammlungsstatus leer, und in der Spalte Kategorien ist ein grüner Indikator vorhanden, wurde die Antwort erfolgreich verarbeitet.
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Darüber hinaus können Sie den Inhalt der Zieltabellen überprüfen, um sicherzustellen, dass die gesammelten Daten entweder als neue Datensätze oder als Aktualisierungen vorhandener Datensätze gespeichert werden.
Hinweis: Sie können die Daten aus einer E-Mail-Antwort nicht hinzufügen, wenn Ihr Empfänger entweder Hotmail oder Yahoo verwendet hat, um Ihnen das Datensammlungsformular zu senden.
Behandeln von Problemen bei automatisch verarbeiteten Antworten
Ihre E-Mail-Empfänger melden möglicherweise, dass sie die Formulare ausgefüllt und als Antworten an Sie zurückgesendet haben. In Access oder Outlook werden jedoch nicht die erwarteten Ergebnisse angezeigt. Beispiel:
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Die Daten werden in den Zieltabellen in Access nicht angezeigt. Neue Datensätze werden nicht hinzugefügt, oder vorhandene Datensätze werden nicht aktualisiert.
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In der Spalte Datensammlungsstatus für die Nachricht in Outlook wird entweder eine Fehlermeldung oder die Zeichenfolge "Nachricht nicht verarbeitet" angezeigt. Darüber hinaus zeigt die Spalte Kategorien für die Meldung entweder ein rotes Quadrat an oder ist leer.
Wenn diese Arten von Problemen auftreten, lesen Sie die Schritte zur Problembehandlung unter Antworten auf Meine Datensammlung werden nicht automatisch verarbeitet.
Wenn Sie überprüfen möchten, ob Sie die automatische Verarbeitung ordnungsgemäß eingerichtet haben, finden Sie weitere Informationen unter Hinzufügen der über E-Mails gesammelten Daten zu Ihrer Access-Datenbank .
Manuelles Verarbeiten von Antworten
Die manuelle Verarbeitung einer Antwort umfasst das Starten des Exportvorgangs aus Outlook. Sie können jeweils nur eine Antwort exportieren. Vermeiden Sie Antworten, bei denen die Spalte Datensammlungsstatus auf Daten sammeln mit E-Mail erfolgreich festgelegt ist. Diese status gibt an, dass die Antwort bereits erfolgreich verarbeitet wurde. Antworten, für die die Spalte Datensammlungsstatus auf Nachricht nicht verarbeitet festgelegt ist, müssen manuell verarbeitet werden. Eine Antwort, die eine Fehlermeldung in dieser Spalte enthält, konnte nicht automatisch verarbeitet werden und erfordert eine Problembehandlung, bevor Sie sie manuell exportieren können. Hilfe zur Problembehandlung finden Sie unter Meine Datensammlungsantworten werden nicht automatisch verarbeitet.
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Klicken Sie in Outlook mit der rechten Maustaste auf die Antwort, die Sie manuell verarbeiten möchten.
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Klicken Sie auf Daten nach Microsoft Office Access exportieren.
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Überprüfen Sie im Dialogfeld Daten nach Microsoft Access exportieren die Details der Antwort, und klicken Sie dann zum Exportieren auf OK . Wenn der Exportvorgang erfolgreich ist, wird die Meldung Daten erfolgreich in die Datenbank exportiert angezeigt. Wenn der Vorgang fehlschlägt, wird die Meldung Daten können aufgrund von Fehlern nicht importiert werden, gefolgt von einer Beschreibung der Probleme angezeigt, die den Fehler verursacht haben. In der folgenden Tabelle sind die Probleme aufgeführt, die dazu führen können, dass ein Exportvorgang fehlschlägt.
Behandeln von Problemen bei manuell verarbeiteten Antworten
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Meldung der Spalte "Issue" oder "Datensammlungsstatus" |
Ursache |
Lösung |
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Wenn ich mit der rechten Maustaste auf eine Antwort klicke, wird der Befehl Daten nach Microsoft Access exportieren nicht angezeigt. |
Die ausgewählte Nachricht ist keine gültige Datensammlungsantwort. |
Löschen Sie Nachrichten, die keine Datensammlungsantworten aus dem angegebenen Ordner sind. |
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Eine Antwort wird nicht in den richtigen Ordner verschoben. |
Nur die ursprünglichen Antworten auf eine Nachricht werden in den angegebenen Ordner verschoben. Ihre Antworten auf Ihre eigenen Nachrichten (es sei denn, Sie haben die Kopie der Nachricht im Ordner Gesendete Elemente verwendet, um die Antwort zu generieren) und Antworten, die Teil eines E-Mail-Nachrichtenthreads sind, der zur Diskussion verwendet wird, werden möglicherweise nicht in den angegebenen Ordner verschoben. Weitere mögliche Gründe sind: Access ist nicht installiert oder das Add-In, das zum Verarbeiten der Antworten erforderlich ist, fehlt oder ist beschädigt. |
Wenn eine Ihrer Antworten nicht verarbeitet wird, füllen Sie das Formular aus, das sich in der gesendeten Nachricht befindet, die sich im Ordner Gesendete Elemente befindet. Wenn ein Benutzer ein Formular in einer Antwort auf eine Antwort ausgefüllt hat, bitten Sie den Benutzer, auf die ursprüngliche Nachricht zu antworten. Wenn Sie vermuten, dass das Add-In entweder fehlt oder beschädigt ist, wechseln Sie zu Outlook, und führen Sie die folgenden Schritte aus:
Wenn der Eintrag unter Deaktivierte Anwendungs-Add-Ins angezeigt wird, klicken Sie im Feld Verwalten auf den Pfeil, wählen Sie Deaktivierte Elemente aus, und wählen Sie dann im Dialogfeld Deaktivierte Elemente die Option Microsoft Access Outlook-Add-In für Datensammlung und -veröffentlichung aus, und klicken Sie auf Aktivieren. Wenn das Microsoft Access Outlook-Add-In für die Datensammlung und -veröffentlichung nicht angezeigt wird, versuchen Sie erneut, Access zu installieren. |
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Die Datenbank wurde nicht gefunden. Suchen Sie die Datenbank, und importieren Sie die Daten manuell. |
Die Datenbank wurde entweder an einen anderen Speicherort verschoben, umbenannt oder gelöscht oder beschädigt. |
Stellen Sie die Datenbank am ursprünglichen Speicherort wieder her, und versuchen Sie es dann erneut. |
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Die Datenbank wird bereits verwendet. |
Die Datenbank ist im exklusiven Modus geöffnet, und Änderungen an der Datenbank können erst vorgenommen werden, wenn die exklusive Sperre aufgehoben wird. |
Bitten Sie den Benutzer, der die Datenbank im exklusiven Modus geöffnet hat, die Datenbank im normalen Modus zu schließen und zu öffnen. Versuchen Sie dann, die Antwort manuell zu exportieren. |
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Tabelle, Abfrage oder ein Feld fehlt. |
Eine Zieltabelle oder -abfrage wurde entweder gelöscht oder umbenannt, oder ihre Struktur wurde so geändert, dass der Inhalt des Formulars den Tabellen nicht hinzugefügt werden kann. |
Erstellen Sie die fehlenden Zieltabellen und -abfragen, oder erstellen Und senden Sie eine neue Datensammlungsnachricht. |
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Das Formular ist entweder beschädigt oder wurde geändert. |
Entweder ist das Formular in der Antwort beschädigt, oder jemand (der Empfänger oder der Absender) hat das Formular geändert. |
Wenn der Empfänger das Formular geändert hat, bitten Sie ihn, das Formular erneut an Sie zu senden, und exportieren Sie dann die Antwort manuell. Wenn das Formular in der ursprünglichen Nachricht beschädigt oder ungültig ist, müssen Sie eine neue Nachricht erstellen und senden. |
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Informationen, die zum Abschließen der Verarbeitung erforderlich sind, fehlen. |
Es fehlen die Informationen, die zum Zuordnen der Antwort zum vorhandenen Datensatz erforderlich sind, der aktualisiert werden muss. |
Die Nachrichteneinstellungen müssen mit Outlook synchronisiert werden. Klicken Sie in Access auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Daten sammeln auf Antworten verwalten. Wählen Sie im Dialogfeld Antworten verwalten die Nachricht aus. Unter Nachrichtendetails zeigt Access ein Warnfeld an. Klicken Sie auf die Warnung, um die Einstellungen zu synchronisieren, und schließen Sie dann das Dialogfeld. Wechseln Sie zurück zu Outlook, und versuchen Sie dann, die Antwort manuell zu exportieren. |
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Daten können nicht hinzugefügt oder aktualisiert werden, da die Daten zu einem doppelten Wert in einem Feld führen würden, das nur eindeutige Werte akzeptiert. |
Ein Feld, dessen Indexed-Eigenschaft auf Ja (Keine Duplikate) festgelegt ist, darf keine doppelten Werte enthalten. Wenn der dem Formularfeld zugewiesene Wert bereits im entsprechenden Feld in der Tabelle vorhanden ist, schlägt der Vorgang fehl. |
Bitten Sie die Empfänger, eine andere Antwort mit einem anderen Wert im Formularfeld zu senden. |
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Der eingegebene Wert ist kein Element in der Liste der Auswahlmöglichkeiten. |
Entweder enthält das Formular ein erforderliches Feld, das Werte sucht, aber der Benutzer hat keinen Wert für das Feld angegeben, oder die LimitToList-Eigenschaft des Felds ist auf Ja festgelegt, und der Benutzer hat einen Wert angegeben, der nicht in der Liste enthalten ist. |
Bitten Sie die Empfänger, die Antwort erneut zu senden, nachdem sie alle Felder ausgefüllt haben, oder füllen und speichern Sie das Formular aus, und versuchen Sie dann erneut, den Export auszuführen. |
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Ungültiger Wert in einem Formularfeld. |
Der Empfänger hat ungültige Daten in ein oder mehrere Felder eingegeben. |
Bitten Sie die Empfänger, die Antwort erneut zu senden, nachdem sie alle Felder ausgefüllt haben, oder füllen und speichern Sie das Formular aus, und versuchen Sie dann erneut, zu exportieren. |
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Die Antwort enthält ein Formular, das Sie ausfüllen müssen. Wenn Sie fertig sind, senden Sie es an den Absender dieser E-Mail-Nachricht. |
Der Empfänger hat das Formular nicht ausgefüllt. |
Bitten Sie die Empfänger, nach dem Ausfüllen des Formulars eine weitere Antwort zu senden. |
Wenn die ursprüngliche Nachricht einige Benutzer nicht erreicht hat, versuchen Sie, die Nachricht erneut zu senden, anstatt sie weiterzuleiten. Weitere Informationen zum erneuten Senden einer Nachricht finden Sie unter Erneutes Senden einer Datensammlungsnachricht.
