Leitfaden zum Datenschutz für persönliche Erkenntnisse

Persönliche Einblicke in Microsoft Viva Insights helfen Ihnen, Möglichkeiten zu finden, bessere Gewohnheiten aufzubauen und die Kontrolle über Ihre Zeit zu erhalten. In diesem Artikel wird beschrieben, wie Viva Insights personenbezogene Daten für personenbezogene Erkenntnisse verwendet, wo diese Daten gespeichert werden und wie sie für die Sicherheit dieser Daten konzipiert wurden. Außerdem wird beschrieben, wie Viva Insights die DSGVO-Vorschriften einhält. 

Schlüsselprinzipien

• Als Viva Insights-Benutzer können nur Sie Ihre eigenen Daten sehen.
• Ihre Daten werden in Ihrem Exchange Online Postfach gespeichert und berechnet.
• Sie können jederzeit ein- und abmelden .
• Persönliche Erkenntnisse in Viva Insights zeigen Ihnen keine persönlich identifizierbaren Informationen von Kollegen an, die über das hinausgehen, was Sie bereits in Outlook und Teams sehen können.

Wichtige Punkte zum Datenschutz

• Persönliche Erkenntnisse in Viva Insights sind nicht dafür ausgelegt, Auswertung, Nachverfolgung, automatisierte Entscheidungsfindung, Profilerstellung oder Überwachung zu ermöglichen. Viva Insights bietet Ihnen persönliche Einblicke über die Viva Insights-App in Microsoft Teams und im Web, das Insights Outlook-Add-In, Viva Digest-E-Mails, Briefing-E-Mails und Inlinevorschläge in Outlook. Persönliche Erkenntnisse in Viva Insights haben keinen Mechanismus oder keine Option, die es niemandem außer Ihnen ermöglicht, auf die personalisierten Informationen zuzugreifen, die über diese Oberflächen angezeigt werden, es sei denn, Sie geben sie gezielt und unabhängig davon frei. Die von Viva Insights bereitgestellten persönlichen Insights-Daten können nicht für automatisierte Entscheidungsfindung oder Profilerstellung verwendet werden.
• Persönliche Einblicke in Viva Insights gewähren Mitarbeitern keinen Zugriff auf neue personenbezogene Informationen zu anderen Kollegen. Viva Insights wandelt Daten in persönliche Erkenntnisse um, indem Berechnungen zu Informationen ausgeführt werden, die Sie generieren, indem Sie ihren Arbeitstag durchlaufen. Die meisten Daten, die Sie in persönlichen Erkenntnissen von Viva Insights sehen, sind einfach eine Aggregation von Informationen, auf die Sie bereits Zugriff haben, die Sie jedoch ohne Unterstützung nicht schnell berechnen könnten.
• Persönliche Erkenntnisse in Viva Insights-Daten werden verarbeitet und im Exchange Online Postfach des Mitarbeiters gespeichert. Viva Insights verarbeitet Daten aus diesen Quellen für persönliche Erkenntnisse: Exchange Online E-Mail- und Kalenderdaten, Chat- und Anrufsignale von Skype for Business und aus Teams. Viva Insights speichert und verarbeitet diese Daten im Exchange Online Postfach jedes Mitarbeiters.
• Persönliche Erkenntnisse in Viva Insights unterstützen die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Microsoft hat persönliche Einblicke in Viva Insights entwickelt, um die Anforderungen Ihrer organization zur Einhaltung der DSGVO-Anforderungen zu unterstützen.

Wo sie persönliche Einblicke anzeigen können

Persönliche Einblicke in Viva Insights:

• Viva Insights in Teams und im Web
• Viva Insights in Outlook
• Briefing-E-Mails in Outlook
• Digest-E-Mails in Outlook
• Inlinevorschläge in Outlook

Datenschutz in der Viva Insights-App in Teams und im Web

Wenn Daten in der Microsoft Viva Insights-App verarbeitet werden, schützt Microsoft die Privatsphäre der Mitarbeiter und hält die lokalen Vorschriften wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vollständig ein. Viva Insights schützt die Privatsphäre auf folgende Weise:

• Persönlich und privat – Inhalte in Ihren Erkenntnissen sind persönlich, privat und nur für Sie verfügbar. Niemand anderes in Ihrem organization kann darauf zugreifen.
• Die Daten aller werden privat gehalten – Viva Insights enthält keine neuen personenbezogenen Informationen zu anderen Personen in Ihrem organization. Die Erkenntnisse und Aktionen basieren auf Informationen, die von Ihnen und Ihrem organization nur durch Ihren regulären Arbeitstag generiert werden. Ihre Erkenntnisse basieren auf Informationen, auf die Sie bereits Zugriff haben, aber ohne Hilfe nicht schnell aggregieren können.
• Postfachsicherheit: Viva Insights verwendet Exchange Online E-Mail- und Kalenderdaten und verarbeitet und speichert alle Erkenntnisse oder Aktionen in Ihrem Exchange Online Postfach, sodass die Datensicherheit von Exchange integriert und erzwungen wird.
• DSGVO-konform : Microsoft hält die DSGVO ein, wenn Erkenntnisse und Aktionen in der App bereitgestellt werden.

Funktionsweise

Die persönlichen Erkenntnisse und Aktionen in der Microsoft Viva Insights-App basieren auf Ihren Exchange Online Postfachdaten, z. B. E-Mail- und Kalenderdaten. Die Erkenntnisse werden aus Daten abgeleitet, die Ihnen bereits in Ihrem Exchange Online Postfach zur Verfügung stehen. Wenn Sie beispielsweise feststellen möchten, welche Verpflichtungen Sie anderen gegenüber eingegangen sind, wäre es Ihnen möglich jede E-Mail in Ihrem Postfach manuell überprüfen. Die Viva Insights-App erspart Ihnen einfach diesen mühsamen Prozess.

Datentypen

Viva Insights bietet persönliche Einblicke mit den folgenden Datentypen. 

• Postfachdaten: Email, Kalender-, Chat- und Anrufaktivitäten, die Sie mithilfe von Microsoft 365 generieren, z. B. Zeit, die Sie in Besprechungen oder E-Mails verbringen, die Sie an eine bestimmte Person oder Gruppe senden.
• Inkrementelle Daten : Daten, die ihnen andernfalls nicht zur Verfügung stehen, aber in aggregierter Form zum Schutz der Privatsphäre präsentiert werden.

Postfachdaten

Postfachdaten stellen Informationen dar, auf die Sie bereits Zugriff haben, indem Sie einfach Ihren Job erledigen, z. B. das Senden von E-Mails, das Organisieren von Besprechungen oder das Chatten mit Kollegen. Viva Insights verarbeitet und zeigt die Informationen auf eine Weise, die sie umsetzbar macht. 

Viva Insights bietet beispielsweise Ansichten, mit denen Sie schnell verstehen können, wie viel Zeit Sie täglich in Besprechungen und in E-Mails verbringen, mit wem Sie am meisten zusammenarbeiten, mit wem Sie den Kontakt verlieren und an wen Sie Verpflichtungen und Anforderungen gestellt haben. 

Sie können maßnahmen für diese Informationen ergreifen. Sie können beispielsweise entscheiden, dass Sie zu viel Zeit in Besprechungen verbringen und ein persönliches Ziel verfolgen, effizientere Besprechungen durchzuführen. 

Persönliche Erkenntnisse werden aus Daten abgeleitet, die Ihnen an den folgenden Stellen bereits zur Verfügung stehen:

• Ihr Exchange Online Postfach
• Ihre Aktivitäten in OneDrive- und SharePoint-Dokumenten
• Ihr Chat- und Anrufverlauf aus Teams und aus Skype for Business

Viva Insights wendet einfach einige grundlegende Berechnungen und Regeln an, um diese Daten umsetzbarer zu machen. Postfachdaten werden direkt in Ihrem Exchange Online Postfach gespeichert. 

Wenn Sie beispielsweise ermitteln möchten, welche Kollegen Ihnen in der letzten Woche die meisten E-Mails gesendet haben, können Sie dies technisch ohne Viva Insights tun, indem Sie die E-Mails von Kollegen manuell in Ihrem Posteingang zählen. Ebenso können Sie die durchschnittliche Antwortzeit Ihrer Kollegen auf die E-Mails ermitteln, die Sie ihnen gesendet haben, indem Sie die In Ihrem Postfach verfügbaren Zeitstempelinformationen verwenden. Viva Insights ersparen Ihnen die Mühe, diese mühsamen Berechnungen durchführen zu müssen. 

Inkrementelle Daten

In einigen Fällen erhalten Sie mit persönlichen Erkenntnissen in Viva Insights nicht identifizierte Informationen zu anderen Personen, die ihnen sonst nicht zur Verfügung stehen, z. B. für Email Leseraten. 

Email Leseraten

Viva Insights verfolgt den Prozentsatz der Empfänger nach, die eine E-Mail-Nachricht (im Outlook-Add-In) für E-Mails geöffnet haben, die Sie an fünf oder mehr Personen gesendet haben. 

Um die Privatsphäre zu wahren, verfolgt Viva Insights keine Leseraten für Nachrichten, die an weniger als fünf Personen gesendet werden. Viva Insights zeigt auch keine Leseraten von "0 Prozent" oder "100 Prozent" an, da dies es den Benutzern ermöglichen würde, endgültige Schlussfolgerungen über einzelne Aktionen von Kollegen zu treffen. Stattdessen wird die Leserate in diesen Fällen als Bereich angezeigt, der einen Schwellenwert umfasst, der von der Anzahl der Empfänger der E-Mail abhängt. 

Diese Metrik wird basierend auf dem "Read"-Flag in Exchange Online berechnet. Für einige Personen werden Nachrichten als "gelesen" gekennzeichnet, wenn Sie eine Nachricht im Outlook-Vorschaubereich öffnen. Für andere Müssen Sie möglicherweise doppelklicken, um die Nachricht zu öffnen, um sie als "gelesen" zu markieren.

Sie können diese Einstellung in Ihren Outlook-Einstellungen steuern. Um diese Signale im Postfach des Absenders anzuzeigen, wird das "Lesen"-Flag innerhalb der Microsoft 365-Umgebung kopiert und dann an das Postfach des Absenders übermittelt. 

DSGVO-Compliance

Wie bei der vollständigen Microsoft 365-Suite unterstützt Viva Insights die Einhaltung der DSGVO-Anforderungen. Viva Insights unterstützt beispielsweise Folgendes:

• Schützen und Schützen der personenbezogenen Daten von Benutzern: Insights erfordert eine Exchange Online-Lizenz, und alle Daten werden im Postfach der Mitarbeiter Exchange Online gespeichert. Die berechneten Metriken, z. B. Aufgaben, werden an das Postfach angefügt. Damit erfüllt die Viva Insights-App diese Verpflichtung, da sie Exchange Online auch die Verpflichtung erfüllt:

  • Microsoft wird keine Kundendaten in Exchange Online für Werbung minen.
  • Microsoft gibt Exchange Online Kundendaten nicht freiwillig an Strafverfolgungsbehörden weiter.
  • Microsoft erfüllt alle Anforderungen im Zusammenhang mit der Verschlüsselung von Exchange Online Daten und implementiert Kontrollen, um Sicherheitsrisiken zu reduzieren und die Geschäftskontinuität sicherzustellen, wie in ISO 27001 und 27018 beschrieben.

• Benutzer benachrichtigen, wenn eine Sicherheitsverletzung erkannt wird : Microsoft benachrichtigt Datenschutzkontakte von Kunden innerhalb von 72 Stunden, wenn Microsoft von einer Sicherheitsverletzung durch die Standardbetriebsverfahren zur Reaktion auf Vorfälle von Microsoft 365 kenntnis wird.

• Berücksichtigen von Benutzeranforderungen zum Exportieren, Löschen oder Einschränken der Verarbeitung personenbezogener Daten – Microsoft unterstützt Benutzeranfragen, z. B. Anforderungen zum Exportieren oder Löschen von Daten.

Weitere Informationen finden Sie unter DSGVO-Compliance.