Κατάργηση κρυφών δεδομένων και προσωπικών πληροφοριών με έλεγχο εγγράφων, παρουσιάσεων ή βιβλίων εργασίας

Τι εντοπίζει και τι καταργεί η Επιθεώρηση εγγράφου στα έγγραφά Word

Η δυνατότητα "Επιθεώρηση εγγράφου" περιλαμβάνει αρκετές διαφορετικές Επιθεωρήσεις που σας βοηθούν να βρείτε και να καταργήσετε κρυφά δεδομένα και προσωπικές πληροφορίες σε Word έγγραφα πριν από την κοινή χρήση.

Για γρήγορη εύρεση και κατάργηση δεδομένων και πληροφοριών::

1. Στην Επιθεώρηση εγγράφου, επιλέξτε ή καταργήστε τις επιλογές (όπως περιγράφονται παρακάτω) για κατάργηση ή αποθήκευση. 
2. Επιλέξτε Επιθεώρηση.
3. Εξετάστε τα αποτελέσματα επιθεώρησης και επιλέξτε "Κατάργηση όλων " σε οποιαδήποτε στοιχεία θέλετε να διαγράψετε.
   Για προειδοποιήσεις και πληροφορίες σχετικά με την κατάργηση πληροφοριών, ανατρέξτε στο θέμα Χρήση της Επιθεώρησης εγγράφου.
4. Επιλέξτε Επανάληψη ελέγχου ή Κλείσιμο.

Τύποι κρυφών δεδομένων και προσωπικών πληροφοριών

Τα έγγραφα του Word μπορεί να περιλαμβάνουν τους ακόλουθους τύπους κρυφών δεδομένων και προσωπικών πληροφοριών:

• Σχόλια, σημάδια αναθεώρησης από την παρακολούθηση αλλαγών, εκδόσεις και σχόλια με γραφή Εάν έχετε συνεργαστεί με άλλα άτομα για να δημιουργήσετε ένα έγγραφο, το έγγραφό σας μπορεί να περιέχει στοιχεία όπως σημάδια αναθεώρησης από την παρακολούθηση αλλαγών, σχόλια, σχόλια με γραφή ή εκδόσεις. Οι πληροφορίες αυτές επιτρέπουν σε άλλα άτομα να προβάλλουν τα ονόματα των ατόμων τα οποία εργάστηκαν με το έγγραφό σας, σχόλια αναθεωρητών και αλλαγές που έγιναν σε αυτό το έγγραφο, στοιχεία που μπορεί να μην θέλετε να κοινοποιούνται εκτός της ομάδας σας.
• Ιδιότητες εγγράφου και προσωπικές πληροφορίες Οι ιδιότητες εγγράφου ή τα μετα-δεδομένα περιλαμβάνουν λεπτομέρειες σχετικά με το έγγραφό σας, όπως το συντάκτη, το θέμα και τον τίτλο. Οι ιδιότητες εγγράφου περιλαμβάνουν επίσης πληροφορίες που διατηρούνται αυτόματα από τα προγράμματα του Microsoft 365, όπως το όνομα του ατόμου που αποθήκευσε το έγγραφο για τελευταία φορά και την ημερομηνία δημιουργίας του εγγράφου. Εάν έχετε χρησιμοποιήσει ειδικές δυνατότητες, το έγγραφό σας μπορεί επίσης να περιλαμβάνει πρόσθετα είδη αναγνωρίσιμων προσωπικών στοιχείων (PII), όπως κεφαλίδες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πληροφορίες αποστολής για αναθεώρηση, δελτία δρομολόγησης και ονόματα προτύπων.
• Κεφαλίδες, υποσέλιδα και υδατογραφήματα Word τα έγγραφα μπορεί να περιέχουν πληροφορίες σε κεφαλίδες και υποσέλιδα. Επιπλέον, μπορεί να έχετε προσθέσει ένα υδατογράφημα στο έγγραφο του Word.
• Κρυφό κείμενο Word τα έγγραφα μπορεί να περιέχουν κείμενο που έχει μορφοποιηθεί ως κρυφό κείμενο. Αν δεν γνωρίζετε εάν το έγγραφό σας περιέχει κρυφό κείμενο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την "Επιθεώρηση εγγράφου" για να το αναζητήσετε.
• Ιδιότητες διακομιστή εγγράφων Εάν το έγγραφό σας έχει αποθηκευτεί σε μια θέση διακομιστή διαχείρισης εγγράφων, όπως μια τοποθεσία Χώρου εργασίας εγγράφων ή μια βιβλιοθήκη που βασίζεται σε υπηρεσίες υπηρεσίες Windows SharePoint Services, το έγγραφο μπορεί να περιέχει επιπλέον ιδιότητες εγγράφου ή πληροφορίες που σχετίζονται με τη θέση του διακομιστή.
• Προσαρμοσμένα δεδομένα XML Τα έγγραφα μπορεί να περιέχουν δεδομένα προσαρμοσμένης XML τα οποία δεν είναι ορατά στο ίδιο το έγγραφο. Η Επιθεώρηση εγγράφου μπορεί να βρει και να καταργήσει αυτά τα δεδομένα XML.

Εύρεση και κατάργηση κρυφών δεδομένων και προσωπικών πληροφοριών με την Επιθεώρηση εγγράφου

1. Ανοίξτε το έγγραφο του Word που θέλετε να ελέγξετε για κρυφά δεδομένα ή προσωπικές πληροφορίες.

2. Στην καρτέλα Αρχείο , επιλέξτε Αποθήκευση ως και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε ένα όνομα στο πλαίσιο Όνομα αρχείου για να αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο του αρχικού σας εγγράφου.

3. Στο αντίγραφο του αρχικού σας εγγράφου, στην καρτέλα Αρχείο , επιλέξτε Πληροφορίες.

4. Επιλέξτε "Έλεγχος για θέματα" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Έλεγχος εγγράφου".

5. Στο παράθυρο διαλόγου Επιθεώρηση εγγράφου, ενεργοποιήστε τα πλαίσια ελέγχου, για να επιλέξετε τους τύπους κρυφού περιεχομένου που θέλετε να ελέγξετε.

6. Επιλέξτε Επιθεώρηση.

7. Αναθεωρήστε τα αποτελέσματα του ελέγχου στο παράθυρο διαλόγου Επιθεώρηση εγγράφου.

8. Επιλέξτε "Κατάργηση όλων " δίπλα στα αποτελέσματα ελέγχου για τους τύπους κρυφού περιεχομένου που θέλετε να καταργήσετε από το έγγραφό σας.

   Σημαντικό

   • Αν καταργήσετε κρυφό περιεχόμενο από το έγγραφό σας, ενδέχεται να μην μπορείτε να το επαναφέρετε επιλέγοντας "Αναίρεση".
   • Εάν θέλετε να καταργήσετε κρυφά δεδομένα και προσωπικές πληροφορίες από έγγραφα που αποθηκεύετε στη μορφή "Κείμενο OpenDocument (.odt", πρέπει να εκτελείτε την "Επιθεώρηση εγγράφου" κάθε φορά που αποθηκεύετε το έγγραφο σε αυτήν τη μορφή.

Η Επιθεώρηση εγγράφου μπορεί να σας βοηθήσει να βρείτε και να καταργήσετε κρυφά δεδομένα και προσωπικές πληροφορίες που είναι αποθηκευμένα σε έγγραφα του Excel πριν από την κοινή χρήση.

Τι εντοπίζει και καταργεί η Επιθεώρηση εγγράφου σε έγγραφα του Excel

Αυτός ο πίνακας παραθέτει τους τύπους κρυφών δεδομένων και προσωπικών πληροφοριών που μπορεί να εντοπίσει και να καταργήσει από βιβλία εργασίας η Επιθεώρηση εγγράφου.

Για να βρίσκετε και να καταργείτε γρήγορα δεδομένα και πληροφορίες:

1. Στην Επιθεώρηση εγγράφου, επιλέξτε ή καταργήστε τις επιλογές (όπως περιγράφονται παρακάτω) για κατάργηση ή αποθήκευση.
2. Επιλέξτε Επιθεώρηση.
3. Εξετάστε τα αποτελέσματα επιθεώρησης και επιλέξτε "Κατάργηση όλων " σε οποιαδήποτε στοιχεία θέλετε να διαγράψετε.
   Για προειδοποιήσεις και πληροφορίες σχετικά με την κατάργηση πληροφοριών, ανατρέξτε στο θέμα Χρήση της Επιθεώρησης εγγράφου.
4. Επιλέξτε Επανάληψη ελέγχου ή Κλείσιμο.

Δεν είναι δυνατή η κατάργηση όλων των πληροφοριών. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Πληροφορίες που εντοπίζει αλλά δεν μπορεί να καταργήσει η Επιθεώρηση εγγράφου.

Εύρεση και κατάργηση κρυφών δεδομένων και προσωπικών πληροφοριών

Η Επιθεώρηση εγγράφου σάς βοηθά στην εύρεση και κατάργηση κρυφών δεδομένων και προσωπικών πληροφοριών σε βιβλία εργασίας του Excel.

1. Ανοίξτε το βιβλίο εργασίας που θέλετε να ελέγξετε για κρυφά δεδομένα ή προσωπικές πληροφορίες.

2. Στην καρτέλα "Αρχείο ", επιλέξτε " Αποθήκευση ως" και πληκτρολογήστε ένα διαφορετικό όνομα στο πλαίσιο " Όνομα αρχείου " για να αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο του αρχικού σας βιβλίου εργασίας.

3. Στο αντίγραφο του αρχικού βιβλίου εργασίας σας, στην καρτέλα Αρχείο , επιλέξτε Πληροφορίες.

4. Επιλέξτε "Έλεγχος για θέματα" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Έλεγχος εγγράφου".

5. Στο πλαίσιο Επιθεώρηση εγγράφου , επιλέξτε τα πλαίσια ελέγχου για τους τύπους κρυφού περιεχομένου που θέλετε να ελέγξετε. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τους μεμονωμένους ελέγχους, ανατρέξτε στο θέμα Τι εντοπίζει και καταργεί η Επιθεώρηση εγγράφου στα έγγραφα του Excel.

6. Επιλέξτε Επιθεώρηση.

7. Ελέγξτε τα αποτελέσματα του ελέγχου στο πλαίσιο "Επιθεώρηση εγγράφου ".

8. Επιλέξτε "Κατάργηση όλων " δίπλα στα αποτελέσματα ελέγχου για τους τύπους κρυφού περιεχομένου που θέλετε να καταργήσετε από το έγγραφό σας.

   Σημαντικό

   • Εάν καταργήσετε κρυφό περιεχόμενο από το βιβλίο εργασίας σας, ενδέχεται να μην μπορείτε να το επαναφέρετε επιλέγοντας "Αναίρεση".
   • Εάν καταργήσετε κρυφές γραμμές, στήλες ή βιβλία εργασίας που περιέχουν δεδομένα, μπορεί να αλλάξετε τα αποτελέσματα των υπολογισμών ή των τύπων στο βιβλίο εργασίας σας. Εάν δεν γνωρίζετε τις πληροφορίες που περιέχονται στις κρυφές γραμμές, στήλες ή βιβλία εργασίας, κλείστε την Επιθεώρηση εγγράφου, καταργήστε την απόκρυψη των κρυφών γραμμών ή στηλών και, στη συνέχεια, αναθεωρήστε τα περιεχόμενά τους.
   • Οι επιθεωρήσεις για σχόλια και σχόλια, ιδιότητες εγγράφου και προσωπικές πληροφορίες, καθώς και κεφαλίδες και υποσέλιδα δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε βιβλίο εργασίας που έχει αποθηκευτεί ως κοινόχρηστο βιβλίο εργασίας (αναθεώρηση>βιβλίου εργασίας κοινής χρήσης). Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι τα κοινόχρηστα βιβλία εργασίας χρησιμοποιούν προσωπικές πληροφορίες, για να δώσουν τη δυνατότητα σε διαφορετικά άτομα να συνεργαστούν στο ίδιο βιβλίο εργασίας. Για να καταργήσετε αυτές τις πληροφορίες από ένα κοινόχρηστο βιβλίο εργασίας, μπορείτε να αντιγράψετε το βιβλίο εργασίας και, στη συνέχεια, να καταργήσετε την κοινή χρήση του. Για να καταργήσετε την κοινή χρήση ενός βιβλίου εργασίας, στην καρτέλα " Αναθεώρηση ", επιλέξτε "Κοινή χρήση βιβλίου εργασίας " και καταργήστε την επιλογή "Να επιτρέπονται οι αλλαγές από πολλούς χρήστες ταυτόχρονα".
   • Εάν θέλετε να καταργήσετε κρυφά δεδομένα και προσωπικές πληροφορίες από υπολογιστικά φύλλα που αποθηκεύετε στη μορφή "Υπολογιστικό φύλλο OpenDocument (.ods)", πρέπει να εκτελείτε την Επιθεώρηση εγγράφου κάθε φορά που αποθηκεύετε το υπολογιστικό φύλλο σε αυτήν τη μορφή.

Τύποι κρυφών δεδομένων και προσωπικών πληροφοριών στο Excel

Αυτά είναι μερικά από τα στοιχεία που μπορεί να είναι η προέλευση των κρυφών δεδομένων και προσωπικών πληροφοριών στα βιβλία εργασίας του Excel:

• Σχόλια και σχόλια με γραφή Το βιβλίο εργασίας σας μπορεί να περιέχει στοιχεία όπως σχόλια ή σχόλια γραφής, εάν έχετε συνεργαστεί με άλλα άτομα για να δημιουργήσετε το βιβλίο εργασίας σας. Οι πληροφορίες αυτές επιτρέπουν σε άλλα άτομα να προβάλλουν τα ονόματα των ατόμων τα οποία εργάστηκαν με το βιβλίο εργασίας σας, σχόλια αναθεωρητών και αλλαγές που έγιναν σε αυτό το βιβλίο εργασίας.
• Ιδιότητες εγγράφου και προσωπικές πληροφορίες Οι ιδιότητες μετα-δεδομένων ή εγγράφου στο Excel, όπως και σε άλλες εφαρμογές Microsoft 365, περιλαμβάνουν λεπτομέρειες όπως συντάκτη, θέμα και τίτλο. Το Microsoft 365 διατηρεί αυτόματα το όνομα του ατόμου που αποθήκευσε πιο πρόσφατα ένα βιβλίο εργασίας, την ημερομηνία δημιουργίας ενός εγγράφου και τη θέση του εγγράφου. Μπορεί να υπάρχουν πρόσθετα είδη αναγνωρίσιμων προσωπικών στοιχείων (PII), όπως κεφαλίδες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πληροφορίες αποστολής για αναθεώρηση, δελτία δρομολόγησης, ιδιότητες εκτυπωτή (για παράδειγμα, διαδρομή εκτυπωτή και κωδικός πρόσβασης ασφαλούς εκτύπωσης) και πληροφορίες διαδρομής αρχείου για τη δημοσίευση ιστοσελίδων.
• Κεφαλίδες και υποσέλιδα Τα βιβλία εργασίας μπορούν να έχουν πληροφορίες σε κεφαλίδες και υποσέλιδα.
• Κρυφές γραμμές, στήλες και φύλλα εργασίας Τα βιβλία εργασίας μπορούν να έχουν γραμμές, στήλες και ολόκληρα φύλλα εργασίας που να είναι κρυφά. Εάν διανείμετε ένα αντίγραφο βιβλίου εργασίας που περιέχει κρυφές γραμμές, στήλες ή φύλλα εργασίας, άλλα άτομα μπορεί να καταργήσουν την απόκρυψη για να προβάλουν τα δεδομένα που περιέχουν.
• Ιδιότητες διακομιστή εγγράφων Τα βιβλία εργασίας που αποθηκεύονται σε μια θέση διακομιστή διαχείρισης εγγράφων, όπως μια τοποθεσία Χώρου εργασίας εγγράφων ή μια βιβλιοθήκη που βασίζεται σε υπηρεσίες υπηρεσίες Windows SharePoint Services, μπορεί να περιέχουν επιπλέον ιδιότητες εγγράφου ή πληροφορίες που σχετίζονται με τη θέση του διακομιστή.
• Προσαρμοσμένα δεδομένα XML Τα βιβλία εργασίας μπορούν να έχουν προσαρμοσμένα δεδομένα XML που δεν είναι ορατά στο ίδιο το έγγραφο. Η Επιθεώρηση εγγράφου μπορεί να βρει και να καταργήσει αυτά τα δεδομένα XML.
• Αόρατο περιεχόμενο Τα βιβλία εργασίας μπορούν να έχουν αντικείμενα που δεν είναι ορατά επειδή έχουν μορφοποιηθεί ως αόρατα.
• Εξωτερικοί σύνδεσμοι Τα βιβλία εργασίας μπορούν να έχουν συνδέσεις σε δεδομένα άλλων βιβλίων εργασίας (εξωτερικές συνδέσεις). Τα ονόματα των φύλλων εργασίας που περιέχουν αυτά τα δεδομένα αποθηκεύονται, στη συνέχεια, με τα βιβλία εργασίας, αλλά ενδέχεται να μην είναι ορατά.
• Ενσωματωμένα αρχεία ή αντικείμενα Τα βιβλία εργασίας μπορούν να έχουν ενσωματωμένα αρχεία (όπως το Microsoft 365 ή ένα έγγραφο κειμένου) ή ενσωματωμένα αντικείμενα (όπως ένα γράφημα ή μια εξίσωση) που μπορεί να έχουν δεδομένα που δεν είναι ορατά.
• Μακροεντολές του κώδικα VBA Τα βιβλία εργασίας μπορούν να έχουν μακροεντολές, λειτουργικές μονάδες VBA, στοιχεία ελέγχου COM ή ActiveX, φόρμες χρήστη ή συναρτήσεις που ορίζονται από το χρήστη (UDF) που ενδέχεται να περιέχουν κρυφά δεδομένα.
• Στοιχεία που ενδέχεται να έχουν δεδομένα στο cache Τα βιβλία εργασίας μπορούν να έχουν δεδομένα στο cache για Συγκεντρωτικούς Πίνακες, Συγκεντρωτικά Γραφήματα, αναλυτές, λωρίδες χρόνου και τύπους κύβου που μπορεί να μην είναι ορατά.
• Έρευνες του Excel Τα βιβλία εργασίας μπορούν να έχουν κρυφές ερωτήσεις Ερευνών του Excel που έχουν εισαχθεί στο Excel για το web και έχουν αποθηκευτεί μαζί με το βιβλίο εργασίας, αλλά δεν είναι ορατές.
• σενάρια της Διαχείρισης σεναρίων Τα βιβλία εργασίας μπορούν να έχουν σενάρια που ορίστηκαν με τη χρήση της Διαχείρισης σεναρίων. Αυτά τα σενάρια μπορεί να περιέχουν δεδομένα στο cache ή κρυφά δεδομένα.
• Φίλτρα Τα βιβλία εργασίας μπορούν να έχουν ενεργά Αυτόματα Φίλτρα ή φίλτρα πίνακα που ενδέχεται να προκαλέσουν την αποθήκευση δεδομένων στο cache ή κρυφών δεδομένων μαζί με το βιβλίο εργασίας.
• Κρυφά ονόματα Τα βιβλία εργασίας μπορούν να έχουν κρυφά ονόματα που μπορεί να αποτελούν την προέλευση κρυφών δεδομένων.

Πληροφορίες που εντοπίζει αλλά δεν μπορεί να καταργήσει η Επιθεώρηση εγγράφου

Η Επιθεώρηση εγγράφου εντοπίζει τα παρακάτω στοιχεία που ενδέχεται να έχουν δεδομένα τα οποία δεν είναι ορατά στο βιβλίο εργασίας σας. Δεν μπορεί να καταργήσει αυτά τα στοιχεία για εσάς, επειδή με αυτήν την ενέργεια το βιβλίο εργασίας ενδέχεται να μην λειτουργεί σωστά. Μπορείτε να εξετάσετε κάθε στοιχείο που εντοπίστηκε και να προσδιορίσετε αν θέλετε να το καταργήσετε με μη αυτόματο τρόπο ή να το αντικαταστήσετε με ένα στοιχείο που δεν έχει κρυφά δεδομένα, όπως μια στατική εικόνα.

Μπορείτε να βρείτε και να καταργήσετε κρυφές πληροφορίες στις παρουσιάσεις του PowerPoint χρησιμοποιώντας την Επιθεώρηση εγγράφου.

Πληροφορίες που εντοπίζει και καταργεί η Επιθεώρηση εγγράφου

Αυτός ο πίνακας παραθέτει τους τύπους κρυφών δεδομένων και προσωπικών πληροφοριών που μπορεί να εντοπίσει και να καταργήσει η Επιθεώρηση εγγράφου από τις παρουσιάσεις του PowerPoint.

Για να βρίσκετε και να καταργείτε γρήγορα δεδομένα και πληροφορίες:

1. Στην Επιθεώρηση εγγράφου, επιλέξτε ή καταργήστε τις επιλογές (όπως περιγράφονται παρακάτω) για κατάργηση ή αποθήκευση.
2. Επιλέξτε Επιθεώρηση.
3. Εξετάστε τα αποτελέσματα επιθεώρησης και επιλέξτε "Κατάργηση όλων " σε οποιαδήποτε στοιχεία θέλετε να διαγράψετε.
   Για προειδοποιήσεις και πληροφορίες σχετικά με την κατάργηση πληροφοριών, ανατρέξτε στο θέμα Χρήση της Επιθεώρησης εγγράφου.
4. Επιλέξτε Επανάληψη ελέγχου ή Κλείσιμο.

Δεν είναι δυνατή η κατάργηση όλων των κρυφών δεδομένων και πληροφοριών με την Επιθεώρηση εγγράφου. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα Πληροφορίες που εντοπίζει αλλά δεν μπορεί να καταργήσει η Επιθεώρηση εγγράφου.

Αν η εταιρεία σας έχει προσαρμόσει την "Επιθεώρηση εγγράφου" προσθέτοντας λειτουργικές μονάδες Επιθεώρησης, μπορείτε ίσως να ελέγξετε τις παρουσιάσεις σας για πρόσθετους τύπους πληροφοριών.

Εύρεση και κατάργηση κρυφών δεδομένων και προσωπικών πληροφοριών

1. Ανοίξτε την παρουσίαση του PowerPoint που θέλετε να ελέγξετε για κρυφά δεδομένα και προσωπικές πληροφορίες.

2. Στην καρτέλα "Αρχείο ", επιλέξτε " Αποθήκευση ως" και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε ένα όνομα στο πλαίσιο " Όνομα αρχείου " για να αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο της αρχικής σας παρουσίασης.

3. Στο αντίγραφο της αρχικής σας παρουσίασης, στην καρτέλα " Αρχείο ", επιλέξτε "Πληροφορίες".

4. Επιλέξτε "Έλεγχος για θέματα" και επιλέξτε "Έλεγχος εγγράφου".

5. Στο παράθυρο διαλόγου Επιθεώρηση εγγράφου, ενεργοποιήστε τα πλαίσια ελέγχου, για να επιλέξετε τους τύπους κρυφού περιεχομένου που θέλετε να ελέγξετε. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τους μεμονωμένους επιθεωρητές, ανατρέξτε στην ενότητα Κατάργηση κρυφών δεδομένων και προσωπικών πληροφοριών με έλεγχο εγγράφων, παρουσιάσεων ή βιβλίων εργασίας.

6. Επιλέξτε Επιθεώρηση.

7. Αναθεωρήστε τα αποτελέσματα του ελέγχου στο παράθυρο διαλόγου Επιθεώρηση εγγράφου.

8. Επιλέξτε "Κατάργηση όλων " δίπλα στα αποτελέσματα ελέγχου για τους τύπους κρυφού περιεχομένου που θέλετε να καταργήσετε από το έγγραφό σας.

   • Εάν καταργήσετε κρυφό περιεχόμενο από την παρουσίασή σας, ενδέχεται να μην μπορείτε να το επαναφέρετε επιλέγοντας "Αναίρεση".
   • Εάν θέλετε να καταργήσετε κρυφά δεδομένα και προσωπικές πληροφορίες από παρουσιάσεις που αποθηκεύετε στη μορφή Παρουσίαση OpenDocument (.odp), πρέπει να εκτελείτε την Επιθεώρηση έγγραφου κάθε φορά που αποθηκεύετε την παρουσίαση σε αυτήν τη μορφή.

Μετά τη χρήση της επιθεώρησης εγγράφου για την κατάργηση προσωπικών πληροφοριών, εάν συνεχίσετε να τροποποιείτε την παρουσίαση, το PowerPoint θα συνεχίσει να καταργεί αυτόματα τις προσωπικές πληροφορίες κατά την αποθήκευση αυτού του αρχείου. Ωστόσο, εάν εξακολουθεί να απαιτείται περισσότερη συνεργασία επεξεργασίας για αυτή την παρουσίαση (για παράδειγμα, πρέπει να διατηρήσετε τα ονόματα των συντακτών συσχετισμένα με τα σχόλια που άφησαν), μπορείτε να διακόψετε την αυτόματη κατάργηση προσωπικών πληροφοριών από το PowerPoint, κάνοντας κλικ στο κουμπί "Αλλαγή ρύθμισης" στην ειδοποίηση "Ενεργοποίηση κατάργησης προσωπικών πληροφοριών".

Τύποι κρυφών δεδομένων και προσωπικών πληροφοριών

Η παρουσίαση του PowerPoint μπορεί να αποθηκεύσει διάφορους τύπους κρυφών δεδομένων και προσωπικών πληροφοριών. Παρόλο που αυτές οι πληροφορίες ενδέχεται να μην είναι άμεσα ορατές, εξακολουθούν να μπορούν να ανακτηθούν από την παρουσίασή σας.

Οι κρυφές πληροφορίες μπορεί να περιλαμβάνουν τα δεδομένα που προσθέτει το PowerPoint για να σας επιτρέψει να συνεργαστείτε στη δημιουργία της παρουσίασης με άλλα άτομα. Μπορεί επίσης να περιλαμβάνουν πληροφορίες που σκοπίμως προσδιορίζετε ως κρυφές.

Οι παρουσιάσεις του PowerPoint μπορεί να περιέχουν τους ακόλουθους τύπους κρυφών δεδομένων και προσωπικών πληροφοριών:

• Σχόλια και σχόλια με γραφή Εάν συνεργαστείτε με άλλα άτομα για να δημιουργήσετε την παρουσίασή σας, η παρουσίασή σας μπορεί να περιέχει στοιχεία όπως σχόλια ή σχόλια γραφής. Οι πληροφορίες αυτές επιτρέπουν σε άλλα άτομα να βλέπουν τις αλλαγές που έγιναν και τα ονόματα εκείνων που εργάστηκαν στην παρουσίασή σας, μαζί με σχόλια από αναθεωρητές.
• Δεδομένα παρακολούθησης αναθεωρήσεωνΌταν συνεργάζεστε σε ένα κοινόχρηστο έγγραφο που είναι αποθηκευμένο στο cloud, το PowerPoint 2016 για Microsoft 365 αποθηκεύει δεδομένα σχετικά με το ποιος έκανε αλλαγές στο έγγραφο και πότε πραγματοποιήθηκαν οι αλλαγές.
• Ιδιότητες εγγράφου και προσωπικές πληροφορίες Οι ιδιότητες εγγράφου, γνωστές και ως μετα-δεδομένα, περιλαμβάνουν λεπτομέρειες σχετικά με την παρουσίασή σας, όπως το συντάκτη, το θέμα και τον τίτλο. Οι ιδιότητες εγγράφου περιλαμβάνουν επίσης πληροφορίες που διατηρούνται αυτόματα από τα προγράμματα του Microsoft 365, όπως το όνομα του ατόμου που αποθήκευσε το έγγραφο για τελευταία φορά και την ημερομηνία δημιουργίας του εγγράφου. Εάν έχετε χρησιμοποιήσει ειδικές δυνατότητες, το έγγραφό σας μπορεί επίσης να περιλαμβάνει πρόσθετα είδη αναγνωρίσιμων προσωπικών στοιχείων (PII), όπως κεφαλίδες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πληροφορίες αποστολής για αναθεώρηση, δελτία δρομολόγησης και πληροφορίες διαδρομής αρχείου για τη δημοσίευση ιστοσελίδων.
• Αόρατο περιεχόμενο σε διαφάνεια Η παρουσίασή σας μπορεί να περιέχει αντικείμενα που δεν είναι ορατά επειδή έχουν μορφοποιηθεί ως αόρατα.
• Περιεχόμενο εκτός διαφάνειαςΟι παρουσιάσεις του PowerPoint μπορεί να περιέχουν αντικείμενα που δεν είναι άμεσα ορατά επειδή σύρθηκαν εκτός διαφάνειας στην περιοχή εκτός διαφάνειας. Αυτό το περιεχόμενο εκτός διαφάνειας μπορεί να περιλαμβάνει πλαίσια κειμένου, εικόνες clip art, γραφικά και πίνακες.
• Σημειώσεις παρουσίασης Η ενότητα "Σημειώσεις" μιας παρουσίασης του PowerPoint μπορεί να περιέχει κείμενο που ίσως να μην επιθυμείτε να μοιραστείτε δημόσια, ειδικά εάν οι σημειώσεις έχουν συνταχθεί αποκλειστικά για χρήση από το άτομο που κάνει την παρουσίαση.
• Ιδιότητες διακομιστή εγγράφων Εάν η παρουσίασή σας έχει αποθηκευτεί σε μια θέση διακομιστή διαχείρισης εγγράφων, όπως μια τοποθεσία Χώρου εργασίας εγγράφων ή μια βιβλιοθήκη που βασίζεται σε υπηρεσίες υπηρεσίες Windows SharePoint Services, η παρουσίαση μπορεί να περιέχει επιπλέον ιδιότητες εγγράφου ή πληροφορίες που σχετίζονται με τη θέση του διακομιστή.
• Προσαρμοσμένα δεδομένα XML Οι παρουσιάσεις μπορεί να περιέχουν δεδομένα προσαρμοσμένης XML τα οποία δεν είναι ορατά στο ίδιο το έγγραφο. Η Επιθεώρηση εγγράφου μπορεί να βρει και να καταργήσει αυτά τα δεδομένα XML.

Πληροφορίες που εντοπίζει αλλά δεν μπορεί να καταργήσει η Επιθεώρηση εγγράφου

Η Επιθεώρηση εγγράφου εντοπίζει τα παρακάτω στοιχεία που ενδέχεται να έχουν δεδομένα τα οποία δεν είναι ορατά στην παρουσίασή σας. Η Επιθεώρηση εγγράφου δεν μπορεί να καταργήσει αυτά τα στοιχεία για εσάς, επειδή με αυτήν τη διαδικασία η παρουσίαση ενδέχεται να μην λειτουργεί σωστά. Μπορείτε να εξετάσετε κάθε στοιχείο που εντοπίστηκε και να προσδιορίσετε αν θέλετε να το καταργήσετε με μη αυτόματο τρόπο ή να το αντικαταστήσετε με ένα στοιχείο που δεν έχει κρυφά δεδομένα, όπως μια στατική εικόνα.

Επιθεώρηση εγγράφου και προσωπικά δεδομένα

Τα δεδομένα παρακολούθησης αναθεωρήσεων, τα οποία παρουσιάστηκαν για πρώτη φορά στη δομή 8403 PowerPoint 2016 για τα μέλη του προγράμματος Microsoft 365 Insider, παρουσιάζουν έναν περιορισμό της λειτουργίας "Επιθεώρηση εγγράφου". Για παράδειγμα, η Κέλλυ και η Λίντα συνεργάζονται στην Παρουσίαση Α στο Microsoft 365. Προστίθενται στην παρουσίαση δεδομένα παρακολούθησης αναθεωρήσεων (δηλαδή, τα ονόματα χρηστών και οι ώρες κατά τις οποίες έγιναν αλλαγές). Εάν στη συνέχεια ο Μωάμεθ ανοίξει την Παρουσίαση Α σε παλαιότερη έκδοση του PowerPoint και εκτελέσει την "Επιθεώρηση εγγράφου" στο αρχείο για να καταργήσει προσωπικά δεδομένα, η Επιθεώρηση εγγράφου σε αυτήν την έκδοση του PowerPoint δεν θα μπορεί να εντοπίσει και να καταργήσει τα δεδομένα παρακολούθησης αναθεώρησης που προστέθηκαν στην παρουσίαση από τη νεότερη έκδοση του Microsoft 365 του PowerPoint που χρησιμοποιείται από την Kelly και τη Λίντα. Ο Μοχάμεντ δεν μπορεί να καταργήσει τα δεδομένα παρακολούθησης της αναθεώρησης χωρίς να κάνει αναβάθμιση στην τρέχουσα έκδοση του PowerPoint και μετά να εκτελέσει την "Επιθεώρηση εγγράφου"

Στο Visio, μπορείτε να καταργήσετε κρυφές και προσωπικές πληροφορίες πριν να κάνετε κοινή χρήση ενός αντιγράφου ενός εγγράφου του Visio με άλλους.

Οι προσωπικές και κρυφές πληροφορίες μπορούν να καταργηθούν από τις ακόλουθες περιοχές δυνατοτήτων στο Visio:

• Σχόλια που έχουν εισαχθεί στις σελίδες του εγγράφου σας
• Ιδιότητες αρχείου (Συντάκτης, Διευθυντής και Εταιρεία)
• Ονόματα, αρχικά και σημάνσεις αναθεωρητών
• Διαδρομές αρχείων στάμπο
• Διαδρομή και όνομα αρχείου προτύπου

Μπορείτε να βρείτε και να καταργήσετε κρυφές πληροφορίες στις παρουσιάσεις του Visio, ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα.

1. Στην καρτέλα Αρχείο, επιλέξτε Πληροφορίες.

2. Επιλέξτε "Έλεγχος για θέματα" και επιλέξτε "Κατάργηση προσωπικών πληροφοριών".

3. Στην καρτέλα Προσωπικές πληροφορίες , επιλέξτε Κατάργηση αυτών των στοιχείων από το έγγραφο.

   Συμβουλή

   Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Προειδοποίηση εάν προσπαθήσω να εισαγάγω ξανά αυτές τις πληροφορίες , εάν θέλετε να εμφανίζεται μια προειδοποίηση κάθε φορά που προσπαθείτε να εισαγάγετε ξανά προσωπικές πληροφορίες.

4. Για να καταργήσετε πιθανώς ευαίσθητα δεδομένα από εξωτερικές προελεύσεις δεδομένων, επιλέξτε Κατάργηση δεδομένων από εξωτερικές προελεύσεις που είναι αποθηκευμένες στο έγγραφο.

   Σημείωση

   Η επιλογή αυτού του πλαισίου ελέγχου δεν καταργεί τα δεδομένα που έχουν συνδεθεί με ένα σχήμα. Καταργεί το αρχείο προέλευσης δεδομένων από το διάγραμμα, αλλά εάν υπάρχουν δεδομένα από το αρχείο προέλευσης δεδομένων, πρέπει να το καταργήσετε με μη αυτόματο τρόπο.