Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ετικέτες διατήρησης και πολιτικές αρχειοθέτησης στο Outlook στο web για να διαχειριστείτε καλύτερα το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας.
- Οι ετικέτες διατήρησης ελέγχουν το χρονικό διάστημα κατά το οποίο θα αποθηκεύονται τα μηνύματά σας.
- Οι πολιτικές αρχειοθέτησης ελέγχουν το χρονικό διάστημα παραμονής των μηνυμάτων σε έναν φάκελο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πριν από τη μετακίνησή τους σε αρχειοθήκη.
Αυτές οι ετικέτες και οι πολιτικές μπορούν να αντιστοιχιστούν τόσο στα μηνύματα όσο και στους φακέλους του γραμματοκιβωτίου σας.
Σημείωση
Η επιλογή να εκχωρήσετε ετικέτες διατήρησης και πολιτικές αρχειοθέτησης για τον λογαριασμό σας ενδέχεται να μην είναι διαθέσιμη, εάν ο διαχειριστής IT δεν την έχει ενεργοποιήσει για τον οργανισμό ή το σχολείο σας.
Επιλογή της έκδοσης που χρησιμοποιείτε για οδηγίες
Οι οδηγίες διαφέρουν λίγο, ανάλογα με το αν χρησιμοποιείτε την έκδοση beta του Outlook στο web. Επιλέξτε την έκδοση του Outlook στο web χρησιμοποιείτε, για να δείτε τα βήματα που ισχύουν για εσάς.
| ΕΆΝ ΤΟ ΓΡΑΜΜΑΤΟΚΙΒΏΤΙΌ ΣΑΣ ΦΑΊΝΕΤΑΙ ΚΆΠΩΣ ΈΤΣΙ... | ΕΆΝ ΤΟ ΓΡΑΜΜΑΤΟΚΙΒΏΤΙΌ ΣΑΣ ΦΑΊΝΕΤΑΙ ΚΆΠΩΣ ΈΤΣΙ... |
|---|---|
Ανατρέξτε στο θέμα Οδηγίες για την έκδοση beta του Outlook στο web. |
Ανατρέξτε στο θέμα Οδηγίες για την κλασική έκδοση του Outlook στο web. |
Σημείωση
Εάν ο οργανισμός σας έχει συμπεριλάβει το λογότυπό του στη γραμμή εργαλείων, μπορεί αυτό που θα δείτε να διαφέρει λίγο από αυτό που φαίνεται παραπάνω.
Οδηγίες για την έκδοση beta του Outlook στο web
Οδηγίες για την κλασική έκδοση του Outlook στο web.
Εκχώρηση ετικετών διατήρησης και πολιτικών αρχειοθέτησης
Σημείωση
Οι ετικέτες διατήρησης και οι πολιτικές αρχειοθέτησης δημιουργούνται από το διαχειριστή IT. Ενδεχομένως να μπορείτε να προσθέσετε ή να καταργήσετε προαιρετικές ετικέτες διατήρησης και πολιτικές αρχειοθέτησης. Δεν μπορείτε να καταργήσετε υποχρεωτικές ετικέτες και πολιτικές.
Για να αντιστοιχίσετε μια ετικέτα ή μια πολιτική αρχειοθέτησης διατήρησης σε ένα μήνυμα ή φάκελο:
Μεταβείτε στη σελίδα εισόδου του Microsoft 365. Πληκτρολογήστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τον κωδικό πρόσβασης για τον λογαριασμό σας και επιλέξτε Είσοδος.
Στη λίστα μηνυμάτων ή στο παράθυρο φακέλων, κάντε δεξί κλικ στο μήνυμα ή στο φάκελο όπου θέλετε να αντιστοιχίσετε μια πολιτική και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Ανάθεση πολιτικής".
Ακολουθεί ένα παράδειγμα των τύπων ετικετών διατήρησης και πολιτικών αρχειοθέτησης που μπορεί να είναι διαθέσιμες:
Επιλέξτε την ετικέτα διατήρησης ή την πολιτική αρχειοθέτησης που θέλετε να αντιστοιχίσετε στο μήνυμα ή τον φάκελο.
Συμβουλή
Εάν θέλετε ένα μήνυμα να ακολουθεί την ίδια πολιτική με το φάκελο στον οποίο βρίσκεται, επιλέξτε Χρήση πολιτικής γονικού φακέλου.
Ανάκτηση μηνυμάτων που καταργήθηκαν από μια ετικέτα διατήρησης ή μια πολιτική αρχειοθέτησης
Τα μηνύματα που καταργούνται από μια ετικέτα διατήρησης μπορεί να διαγραφούν οριστικά ή να μετακινηθούν στο φάκελο "Διαγραμμένα". Ο χρόνος για τον οποίο είναι ανακτήσιμα τα στοιχεία ελέγχεται από το διαχειριστή IT του οργανισμού σας. Η προεπιλεγμένη περίοδος είναι 30 ημέρες.
Για να ανακτήσετε ένα μήνυμα που καταργήθηκε από μια ετικέτα διατήρησης ή μια πολιτική αρχειοθέτησης:
- Χρησιμοποιήστε την επιλογή "Ανάκτηση διαγραμμένων στοιχείων " στο φάκελο "Διαγραμμένα". Εάν το στοιχείο δεν βρίσκεται πλέον στο φάκελο "Διαγραμμένα", ανατρέξτε στο θέμα Ανάκτηση και επαναφορά διαγραμμένων στοιχείων στο Outlook.
- Όταν ανακτάτε ένα στοιχείο, πρέπει είτε να το τοποθετήσετε σε ένα φάκελο ο οποίος δεν είναι συσχετισμένος με κάποια πολιτική είτε να καταργήσετε την πολιτική από το στοιχείο αφού το ανακτήσετε. Διαφορετικά, το στοιχείο μπορεί να καταργηθεί ξανά.
Τι άλλο πρέπει να γνωρίζω;
- Δεν μπορείτε να αντιστοιχίσετε ετικέτες διατήρησης ή πολιτικές αρχειοθέτησης για τα στοιχεία του ημερολογίου σας.
- Οι ετικέτες διατήρησης και οι πολιτικές αρχειοθέτησης υποβάλλονται σε επεξεργασία μία φορά κάθε επτά ημέρες.