Ορισμός των κανόνων για συγχώνευση αλληλογραφίας

Όταν στέλνετε επιστολές στη λίστα αλληλογραφίας σας, μπορείτε να προσαρμόσετε το μήνυμα. Για παράδειγμα, συμπεριλάβετε τις λέξεις "Εκπρόθεσμο" για ορισμένους παραλήπτες με βάση τις τιμές σε ορισμένα πεδία της προέλευσης δεδομένων. Η προσαρμογή βασίζεται σε κανόνες που εκτελούνται όταν εκτελείτε τη συγχώνευση.

Το παράδειγμα "Εκπρόθεσμη" θα χρησιμοποιούσε ένα Εάν... Τότε... Αλλιώς , που καθορίζει να συμπεριληφθεί το κείμενο "Εκπρόθεσμη" για τους παραλήπτες που η τιμή του πεδίου "Προθεσμία" έχει παρέλθει.

Η ρύθμιση κανόνων γίνεται μετά την επιλογή των παραληπτών για τη συγχώνευση αλληλογραφίας και μετά την εισαγωγή πεδίων συγχώνευσης στο έγγραφο.

Μεταβείτε στονκανόνααλληλογραφίας> και επιλέξτε έναν κανόνα με βάση τις παρακάτω περιγραφές.

Ερώτηση

Για παράδειγμα, στέλνετε την ίδια πρόσκληση για μια τριμηνιαία σύσκεψη. Το αρχείο προέλευσης δεδομένων δεν αποθηκεύει τις ημερομηνίες σύσκεψης και η ημερομηνία της σύσκεψης εμφανίζεται περισσότερες από μία φορές στην πρόσκληση.

Τοποθετώντας σελιδοδείκτες στο έγγραφό σας και συμπεριλαμβάνοντας ένα πεδίο "Ερώτηση", μπορείτε να εκτελέσετε την ίδια συγχώνευση σε κάθε σύσκεψη. Το μόνο που θα πρέπει να πληκτρολογήσετε είναι η ημερομηνία της σύσκεψης και θα την πληκτρολογήσετε μόνο μία φορά.

1. Στο έγγραφο συγχώνευσης, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+F9 και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε ένα όνομα για να δημιουργήσετε ένα σελιδοδείκτη. Επαναλάβετε αυτήν τη διαδικασία, χρησιμοποιώντας το ίδιο όνομα, σε κάθε σημείο όπου θέλετε να εμφανίζεται στο έγγραφο η απάντηση στο πεδίο "Ερώτηση".
2. Τοποθετήστε το δρομέα σε κάποιο σημείο του εγγράφου, πριν από τον πρώτο σελιδοδείκτη που μόλις δημιουργήσατε.
3. Μεταβείτε στηνερώτηση "Κανόνες>αλληλογραφίας>".
4. Επιλέξτε το σελιδοδείκτη που μόλις δημιουργήσατε (ή πληκτρολογήστε το όνομά του) και πληκτρολογήστε ένα μήνυμα, όπως "Ημερομηνία συμβάντος;" στο πλαίσιο προτροπής .
5. Επιλέξτε OK και, στη συνέχεια, OK ξανά.
6. Στο τέλος της διαδικασίας, όταν επιλέγετε "Ολοκλήρωση & συγχώνευση", επιλέξτε "Επεξεργασία μεμονωμένων εγγράφων". Θα σας ζητηθεί απάντηση για κάθε παραλήπτη. Αυτή η απάντηση θα εισαχθεί στους σελιδοδείκτες που καθορίσατε, στα έγγραφα που προκύπτουν από τη συγχώνευση.

Περισσότερες πληροφορίες: Κώδικες πεδίων: Πεδίο Ask

Συμπλήρωση

Για παράδειγμα, στέλνετε την ίδια πρόσκληση για μια τριμηνιαία σύσκεψη. Στο αρχείο προέλευσης δεδομένων δεν αποθηκεύονται οι ημερομηνίες σύσκεψης και η ημερομηνία της σύσκεψης εμφανίζεται μόνο μία φορά στην πρόσκληση.

Τοποθετώντας ένα πεδίο συμπλήρωσης στο έγγραφο, μπορείτε να εκτελέσετε την ίδια συγχώνευση για κάθε σύσκεψη. Το μόνο που θα πρέπει να πληκτρολογήσετε είναι η ημερομηνία της σύσκεψης.

1. Τοποθετήστε το δρομέα στο σημείο που θέλετε να τοποθετηθεί το κείμενο συμπλήρωσης.
2. Στην καρτέλα "Στοιχεία αλληλογραφίας", επιλέξτε "Συμπλήρωσηκανόνων>".
3. Πληκτρολογήστε μια προτροπή, όπως "Ημερομηνία συμβάντος;" στο πλαίσιο προτροπής .
4. Επιλέξτε OK και, στη συνέχεια, OK ξανά.
5. Στο τέλος της διαδικασίας, όταν πατήσετε Τέλος & συγχώνευση, επιλέξτε Επεξεργασία μεμονωμένων εγγράφων. Θα σας ζητηθεί απάντηση για κάθε παραλήπτη. Αυτή η απόκριση θα εισαχθεί στο πεδίο Fill-in, στα έγγραφα που προκύπτουν από τη συγχώνευση.

Περισσότερες πληροφορίες: Κώδικες πεδίων: Πεδίο Fill-In

Αν... Τότε... Αλλιώς:

Για παράδειγμα, στέλνετε αλληλογραφία σε μια λίστα συμμετεχόντων σε διάσκεψη που ταξιδεύουν τόσο στο εσωτερικό όσο και διεθνώς. Το πεδίο "Χώρα/Περιοχή" στην προέλευση δεδομένων σας μπορεί να είναι κενό για τους εγχώριους συμμετέχοντες. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα Εάν... Τότε... Αλλιώς... για να εξατομικεύσετε το μήνυμα για όλους τους παραλήπτες. Οι παραλήπτες των οποίων το πεδίο "Χώρα/Περιοχή" είναι κενό μπορεί να βλέπουν τη φράση "Θα σας καλωσορίσουν στην πύλη κατά την άφιξη", ενώ όλοι οι άλλοι παραλήπτες μπορεί να δουν τη φράση "Θα σας καλωσορίσουν στο γκισέ κοντά στο τελωνείο".

1. Τοποθετήστε το δρομέα στο σημείο όπου θέλετε να τοποθετηθεί το κείμενο υπό συνθήκες.
2. Μεταβείτε στουςκανόνες>αλληλογραφίας>εάν... Τότε... Αλλιώς.
3. Στη λίστα Όνομα πεδίου , επιλέξτε το πεδίο από την προέλευση δεδομένων που θα καθορίσει το κείμενο υπό συνθήκες.
4. Στη λίστα "Σύγκριση", επιλέξτε έναν τρόπο σύγκρισης της τιμής δεδομένων.
5. Στο πλαίσιο Σύγκριση με , πληκτρολογήστε την τιμή σύγκρισης (παραλείψτε αυτό εάν επιλέξατε εάν επιλέξατε "κενό " ή "δεν είναι κενό" ως σύγκριση).
6. Στο πλαίσιο Εισαγωγή αυτού του κειμένου , εισαγάγετε το κείμενο που εμφανίζεται στο έγγραφο όταν πληρούνται τα κριτήρια σύγκρισης.
7. Στο πλαίσιο Διαφορετικά εισαγωγή αυτού του κειμένου , εισαγάγετε το κείμενο που εμφανίζεται στο έγγραφο όταν δεν πληρούνται τα κριτήρια σύγκρισης.
8. Επιλέξτε OK.

Περισσότερες πληροφορίες: Κώδικες πεδίων: Πεδίο IF

Συγχώνευση εγγραφής #

Για παράδειγμα, θέλετε η αλληλογραφία να δείχνει σε κάθε παραλήπτη τη θέση του σε μια λίστα αναμονής. Μπορείτε να ταξινομήσετε τη λίστα παραληπτών με χρονολογική σειρά εγγραφών και, στη συνέχεια, να χρησιμοποιήσετε έναν κανόνα συγχώνευσης εγγραφών # για να εμφανίσετε την αριθμημένη θέση του παραλήπτη στη λίστα.

Ο αριθμός εγγραφής απεικονίζει οποιαδήποτε ταξινόμηση ή φιλτράρισμα που έχετε εφαρμόσει στην προέλευση δεδομένων πριν από τη συγχώνευση.

1. Τοποθετήστε το δρομέα στο σημείο όπου θέλετε να εμφανίζεται ο αριθμός εγγραφής.
2. Μεταβείτε στηνεγγραφή συγχώνευσηςκανόνων αλληλογραφίας>> #.

Περισσότερες πληροφορίες: Κώδικες πεδίων: Πεδίο MergeRec

Συγχώνευση ακολουθίας #

Για παράδειγμα, θέλετε η αλληλογραφία να εμφανίζει σε κάθε παραλήπτη τον συνολικό αριθμό των ατόμων που έχουν εγγραφεί σε ένα συμβάν. Ο κανόνας "Συγχώνευση ακολουθίας #" σάς δίνει το πλήθος των εγγραφών στο συγχωνευμένο έγγραφο.

1. Τοποθετήστε το δρομέα στο σημείο όπου θέλετε να εμφανίζεται ο αριθμός εγγραφής.
2. Μεταβείτε στην ενότηταΚανόνες>αλληλογραφίας>Σειρά συγχώνευσης #.

Περισσότερες πληροφορίες: Κώδικες πεδίων: Πεδίο MergeSeq

Επόμενη εγγραφή

Για παράδειγμα, χρησιμοποιείτε τη συγχώνευση αλληλογραφίας για να εκτυπώσετε τη λίστα επαφών σας σε ένα φύλλο χαρτιού. Χρησιμοποιήστε τον κανόνα επόμενης εγγραφής για να Word πείτε να προχωρήσετε στην επόμενη εγγραφή χωρίς να ξεκινήσετε μια νέα σελίδα.

1. Τοποθετήστε το δρομέα στο σημείο όπου θέλετε να εμφανιστούν τα δεδομένα από την επόμενη εγγραφή.
2. Μεταβείτε στουςκανόνες>αλληλογραφίας>Επόμενη εγγραφή.
3. Εισαγάγετε ένα πεδίο συγχώνευσης για τα δεδομένα που θέλετε στη συνέχεια
   Μια λίστα με ονόματα εταιρειών ενδέχεται να μοιάζει κάπως έτσι:
   «Company_Name»
   «Επόμενη Εγγραφή»«Company_Name»
   «Επόμενη Εγγραφή»«Company_Name»

Περισσότερες πληροφορίες: Κώδικες πεδίων: Πεδίο NEXT

Επόμενη εγγραφή εάν

Για παράδειγμα, θέλετε μια λίστα συμμετεχόντων σε διάσκεψη για ταξίδια εσωτερικού σε ένα φύλλο χαρτιού και συμμετεχόντων από διεθνή ταξίδια σε άλλο φύλλο χαρτιού. Το πεδίο "Χώρα/Περιοχή" στην προέλευση δεδομένων σας μπορεί να είναι κενό για τους εγχώριους ταξιδιώτες. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν κανόνα "Επόμενη εγγραφή εάν" για να αποτρέψετε Word να ξεκινήσετε μια νέα σελίδα μέχρι να φτάσει στους παραλήπτες των οποίων το πεδίο "Χώρα/Περιοχή" δεν είναι κενό. Για να το πετύχετε αυτό, θα πρέπει πρώτα να ταξινομήσετε την προέλευση δεδομένων κατά Χώρα/Περιοχή.

1. Τοποθετήστε το δρομέα στο σημείο όπου θέλετε να εμφανιστούν τα δεδομένα από την επόμενη εγγραφή.
2. Μεταβείτε στουςκανόνες>αλληλογραφίας>Επόμενη εγγραφή εάν.
3. Στη λίστα "Όνομα πεδίου ", επιλέξτε το όνομα του πεδίου συγχώνευσης, όπως "Πόλη".
4. Στη λίστα "Σύγκριση", επιλέξτε έναν τρόπο σύγκρισης της τιμής δεδομένων. Για παράδειγμα, για να ξεχωρίσετε τους παραλήπτες σε μια συγκεκριμένη πόλη, επιλέξτε Ίσο.
5. Στο πλαίσιο Σύγκριση με , εισαγάγετε την τιμή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Για παράδειγμα, για να ξεχωρίσετε τους παραλήπτες στο Τόκυο, πληκτρολογήστε Τόκυο (παραλείψτε αυτό εάν επιλέξατε "Κενό " ή "Δεν είναι κενό" ως σύγκριση).

Περισσότερες πληροφορίες: Κώδικες πεδίων: Πεδίο NextIf

Ορισμός σελιδοδείκτη

Για παράδειγμα, προετοιμάζετε προσκλήσεις για μια διάσκεψη όπου ο κεντρικός ομιλητής δεν έχει οριστικοποιηθεί ακόμη. Μπορείτε να αφήσετε σύμβολα κράτησης θέσης για το όνομα του ομιλητή σε όλο το έγγραφό σας και να συμπεριλάβετε έναν κανόνα "Ορισμός σελιδοδεικτών", με τον οποίο πληκτρολογείτε το όνομα του ομιλητή μία φορά και ο κανόνας αυτός θα εμφανίζεται σε όλα τα πλαίσια κράτησης θέσης.

Τα σύμβολα κράτησης θέσης είναι πεδία αναφοράς. Ο κανόνας "Ορισμός σελιδοδείκτη" εισάγει ένα πεδίο που δεν εμφανίζεται στο έγγραφο (εκτός αν πατήσετε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+F9 για να εμφανίσετε τους κώδικες πεδίων).

1. Τοποθετήστε το δρομέα οπουδήποτε μέσα στο έγγραφο.
2. Μεταβείτε στην ενότητα "Κανόνες> αλληλογραφίας>", "Ορισμός σελιδοδείκτη", πληκτρολογήστε ένα όνομα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.
3. Τοποθετήστε το δρομέα στο σημείο όπου θέλετε να εμφανίζεται το κείμενο του σελιδοδείκτη.
4. Μεταβείτε στο πεδίο "Εισαγωγή>γρήγορων τμημάτων>" και επιλέξτε "Αναφορά".
5. Επιλέξτε το όνομα του σελιδοδείκτη που μόλις δημιουργήσατε και επιλέξτε OK.
6. Εισαγάγετε το πεδίο Αναφορά στο σημείο όπου θέλετε να εμφανίζεται το κείμενο του σελιδοδείκτη.
7. Πριν εκτελέσετε τη συγχώνευση, κάντε δεξί κλικ στο πεδίο "Σύνολο", επιλέξτε " Επεξεργασία πεδίου" και πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε στο πλαίσιο "Κείμενο ".
8. Επιλέξτε OK.

Περισσότερες πληροφορίες: Κώδικες πεδίων: Πεδίο Set 

Παράλειψη εγγραφής εάν

Για παράδειγμα, έχετε ένα κατάστημα ρούχων και διαπιστώνετε ότι έχετε πολύ μεγάλο απόθεμα από ένα συγκεκριμένο μπλουζάκι, αλλά όχι στο πιο δημοφιλές μέγεθος. Όταν είστε έτοιμοι να στείλετε ένα διαφημιστικό φέιγ βολάν, θέλετε να αποκλείσετε τους πελάτες που φορούν ένα συγκεκριμένο μέγεθος. Χρησιμοποιήστε τον κανόνα Skip Record If για να συγκρίνετε τα περιεχόμενα των δεδομένων μεγέθους των πελατών με το μέγεθος που θέλετε να εξαιρέσετε.

1. Μεταβείτε στουςκανόνες>αλληλογραφίας>Παράλειψη εγγραφής εάν.
2. Στη λίστα Όνομα πεδίου , επιλέξτε το όνομα του πεδίου συγχώνευσης, όπως Μέγεθος.
3. Στη λίστα "Σύγκριση", επιλέξτε έναν τρόπο σύγκρισης της τιμής δεδομένων. Για παράδειγμα, για να ξεχωρίσετε τους πελάτες που φορούν ένα συγκεκριμένο μέγεθος, επιλέξτε Ίσο με.
4. Στο πλαίσιο Σύγκριση με , εισαγάγετε την τιμή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Για παράδειγμα, για να ξεχωρίσετε τους πελάτες που φορούν μέγεθος πολύ μικρό, επιλέξτε XS (παραλείψτε αυτό εάν επιλέξατε είναι κενό ή δεν είναι κενό ως σύγκριση).

Περισσότερες πληροφορίες: Κώδικες πεδίων: Πεδίο SkipIf