Χρήση της συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Word για τη μαζική αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Για να έχετε τη δυνατότητα αποστολής μαζικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω της συγχώνευσης αλληλογραφίας, πρέπει να έχετε ήδη εγκαταστήσει ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συμβατό με MAPI, όπως το Outlook ή το Gmail.

Η παρακάτω διαδικασία προϋποθέτει ότι έχετε ήδη δημιουργήσει το μήνυμα που σκοπεύετε να στείλετε για να το ανοίξετε στο Microsoft Word.

Προετοιμασία του κύριου εγγράφου

• Μετάβαση στα "Στοιχεία αλληλογραφίας>"Έναρξη συγχώνευσης> αλληλογραφίαςμηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
  

Ρύθμιση της λίστας αλληλογραφίας

Η λίστα αλληλογραφίας είναι η προέλευση των δεδομένων σας. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Προελεύσεις δεδομένων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για μια συγχώνευση αλληλογραφίας.

Συμβουλές

• Εάν δεν έχετε λίστα αλληλογραφίας, μπορείτε να δημιουργήσετε μία κατά τη διάρκεια της συγχώνευσης αλληλογραφίας.
• Εάν χρησιμοποιείτε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel ως προέλευση δεδομένων, μορφοποιήστε τους ταχυδρομικούς κώδικες ως κείμενο, ώστε να αποφύγετε την αυτόματη διαγραφή οποιωνδήποτε μηδενικών στην αρχή. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Μορφοποίηση αριθμών, ημερομηνιών και άλλων τιμών συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Excel.
• Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε τις επαφές του Outlook ως προέλευση λίστας, βεβαιωθείτε ότι το Outlook είναι το προεπιλεγμένο πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ότι είναι στην ίδια έκδοση με το Word.

Σύνδεση της λίστας αλληλογραφίας με το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Βεβαιωθείτε ότι το αρχείο προέλευσης δεδομένων έχει μια στήλη για τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ότι υπάρχει μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για κάθε παραλήπτη για τον οποίο προορίζεται.

1. Μεταβείτε στην ενότητα Στοιχεία αλληλογραφίας>Επιλέξτε παραλήπτες.
2. Επιλέξτε μια προέλευση δεδομένων. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Προελεύσεις δεδομένων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για μια συγχώνευση αλληλογραφίας.
3. Επιλέξτε "Αποθήκευσηαρχείου>".

Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με την επεξεργασία, την ταξινόμηση ή το φιλτράρισμα της λίστας αλληλογραφίας σας, ανατρέξτε στο θέμα Συγχώνευση αλληλογραφίας: Επεξεργασία παραληπτών.

Προσθήκη εξατομικευμένου περιεχομένου στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

1. Μεταβείτεστη γραμμή χαιρετισμού αλληλογραφίας>.
2. Επιλέξτε μια μορφή.
3. Επιλέξτε OK για να εισαγάγετε το πεδίο συγχώνευσης.
4. Επιλέξτε"Αποθήκευσηαρχείου>".

Μπορείτε επίσης να προσθέσετε άλλα πεδία από την προέλευση δεδομένων στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με αυτό, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή πεδίων συγχώνευσης αλληλογραφίας.

Για να μάθετε πώς μπορείτε να διορθώσετε τμήμα των διευθύνσεων ή άλλων πεδίων που λείπουν, ανατρέξτε στο θέμα Συγχώνευση αλληλογραφίας: Ταίριασμα πεδίων.

Για να αλλάξετε τη γραμματοσειρά, το μέγεθος ή τα διαστήματα του συγχωνευμένου περιεχομένου, επιλέξτε το όνομα του πεδίου συγχώνευσης και κάντε τις απαραίτητες αλλαγές.

Προεπισκόπηση και ολοκλήρωση

1. Επιλέξτε "Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Επόμενο" ή Κουμπί προηγούμενης , για να δείτε τα ονόματα και τις διευθύνσεις στο σώμα της επιστολής σας.
   

2. Επιλέξτε Τέλος & Συγχώνευση>,Αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
   

3. Στο πλαίσιο Προς επιλέξτε τη στήλη ή το πεδίο διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη λίστα αλληλογραφίας σας.

   Σημείωση

   Word στέλνει ένα μεμονωμένο μήνυμα σε κάθε διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Δεν μπορείτε να κάνετε κοινοποίηση ή ιδιαίτερη κοινοποίηση σε άλλους παραλήπτες. Δεν μπορείτε να προσθέσετε συνημμένα, αλλά μπορείτε να συμπεριλάβετε συνδέσεις,

4. Στο πλαίσιο Γραμμή θέματος, πληκτρολογήστε μια Γραμμή θέματος για το μήνυμα.

5. Στο πλαίσιο "Μορφή αλληλογραφίας ", επιλέξτε HTML (η προεπιλεγμένη ρύθμιση) ή επιλέξτε "Απλό κείμενο " για να στείλετε το έγγραφο ως σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

6. Στην περιοχή Αποστολή εγγραφών, επιλέξτε ένα από τα εξής:

   • Όλες οι εγγραφές (προεπιλογή).
   • Τρέχουσα εγγραφή, το μήνυμα θα σταλεί μόνο στην εγγραφή που βλέπετε στην οθόνη σας.
   • Από και Έως, αποστολή μόνο μιας περιοχής εγγραφών.

7. Επιλέξτε OK για να εκτελεστεί η συγχώνευση αλληλογραφίας.

Αποθήκευση του εξατομικευμένου μηνύματος (προαιρετικό)

Μεταβείτε στηνΑποθήκευσηαρχείου>. Όταν αποθηκεύετε το κύριο έγγραφο, αποθηκεύετε επίσης τη σύνδεσή του με την προέλευση δεδομένων. Για να χρησιμοποιήσετε ξανά το έγγραφο, ανοίξτε το έγγραφο και απαντήστε Ναι όταν σας ζητηθεί να διατηρήσετε τη σύνδεση με την προέλευση δεδομένων.

Δείτε επίσης

• Χρήση της συγχώνευσης αλληλογραφίας για τη δημιουργία και μαζική αποστολή αλληλογραφίας, ετικετών και φακέλων

Για να έχετε τη δυνατότητα αποστολής μαζικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω της συγχώνευσης αλληλογραφίας, πρέπει να έχετε ήδη εγκαταστήσει ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συμβατό με MAPI, όπως το Outlook ή το Gmail.

Δημιουργία κύριου εγγράφου στο Word

1. Επιλέξτε " Έναρξη>συγχώνευσης>αλληλογραφίας" μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
   
2. Στο Word, δημιουργήστε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σκοπεύετε να στείλετε.

Ρύθμιση της λίστας αλληλογραφίας

Η λίστα αλληλογραφίας είναι η προέλευση των δεδομένων σας. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Προελεύσεις δεδομένων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για μια συγχώνευση αλληλογραφίας.

Συμβουλές

• Αν δεν έχετε λίστα αλληλογραφίας, μπορείτε να δημιουργήσετε μία κατά τη διάρκεια της συγχώνευσης αλληλογραφίας.
• Εάν χρησιμοποιείτε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel, μορφοποιήστε τη στήλη ταχυδρομικών κωδίκων ως κείμενο, για να αποφύγετε την αυτόματη διαγραφή των αρχικών μηδενικών. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με αυτό, ανατρέξτε στο θέμα Μορφοποίηση αριθμών, ημερομηνιών και άλλων τιμών συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Excel.
• Αν θέλετε να χρησιμοποιήσετε τις επαφές του Outlook, βεβαιωθείτε ότι το Outlook είναι το προεπιλεγμένο πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ότι είναι στην ίδια έκδοση με Word.

Σύνδεση της λίστας αλληλογραφίας με το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Βεβαιωθείτε ότι το αρχείο προέλευσης δεδομένων έχει μια στήλη για τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ότι υπάρχει μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για κάθε παραλήπτη για τον οποίο προορίζεται.

1. Μεταβείτε στην ενότητα Στοιχεία αλληλογραφίας>Επιλέξτε παραλήπτες.
2. Επιλέξτε μια προέλευση δεδομένων. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Προελεύσεις δεδομένων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για μια συγχώνευση αλληλογραφίας.
3. Επιλέξτε "Αποθήκευσηαρχείου>".

Μάθετε πώς μπορείτε να επεξεργαστείτε, να ταξινομήσετε ή να φιλτράρετε τη λίστα αλληλογραφίας σας εδώ: Συγχώνευση αλληλογραφίας: Επεξεργασία παραληπτών.

Προσθήκη και μορφοποίηση πεδίων συγχώνευσης

1. Επιλέξτε "Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσηςστοιχείων αλληλογραφίας>" και, στη συνέχεια, επιλέξτε τα πεδία που θέλετε να προσθέσετε.
   
2. Προσθέστε και μορφοποιήστε τα πεδία που θέλετε να συμπεριληφθούν στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.

Προεπισκόπηση και αποστολή

1. Μεταβείτε σταΑποτελέσματα προεπισκόπησηςστοιχείων αλληλογραφίας> για να δείτε πώς θα φαίνονται τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
   
   Για να κάνετε κύλιση σε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, χρησιμοποιήστε τα κουμπιά αριστερού και δεξιού βέλους στην καρτέλα "Στοιχεία αλληλογραφίας ".
2. Επιλέξτε Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων ξανά για να προβάλετε, να προσθέσετε ή να καταργήσετε πεδία συγχώνευσης.
3. Όταν είστε έτοιμοι, επιλέξτε " Ολοκλήρωση στοιχείων αλληλογραφίας>" & "Συγχώνευση>συγχώνευσης" σε "Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο".
   Η Συγχώνευση στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν είναι διαθέσιμη εάν δεν έχετε επιλέξει το προεπιλεγμένο πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
4. Επιλέξτε το πεδίο συγχώνευσης Προς, το θέμα και εάν θέλετε να στείλετε ως κείμενο, HTML ή ως συνημμένο. Όταν στέλνετε ως συνημμένο, το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν έχει σώμα κειμένου. Αντίθετα, το μήνυμα αποστέλλεται ως συνημμένο έγγραφο.
5. Επιλέξτε Συγχώνευση αλληλογραφίας στα εξερχόμενα.