Χρήση ενός προγράμματος ανάγνωσης οθόνης για τη δημιουργία ερωτήματος σε βάσεις δεδομένων υπολογιστή της Access

Αυτό το άρθρο αφορά τα άτομα που χρησιμοποιούν ένα πρόγραμμα ανάγνωσης οθόνης, όπως τον Αφηγητή των Windows, το JAWS ή το NVDA, με εργαλεία ή δυνατότητες των Windows και προϊόντα του Microsoft 365. Αυτό το άρθρο αποτελεί μέρος του συνόλου περιεχομένου Βοήθεια και εκμάθηση προσβασιμότητας, όπου μπορείτε να βρείτε περισσότερες πληροφορίες προσβασιμότητας για τις εφαρμογές μας. Για γενική βοήθεια, επισκεφτείτε την Υποστήριξη της Microsoft.

Χρησιμοποιήστε την Access με το πληκτρολόγιό σας και ένα πρόγραμμα ανάγνωσης οθόνης για να δημιουργήσετε ένα ερώτημα. Το έχουμε δοκιμάσει με τον Αφηγητή, το JAWS και το NVDA, αλλά μπορεί να λειτουργεί με άλλα προγράμματα ανάγνωσης οθόνης, με την προϋπόθεση ότι ακολουθούν κοινά πρότυπα και τεχνικές προσβασιμότητας.

Ένα ερώτημα διευκολύνει την προβολή, την προσθήκη, τη διαγραφή ή την αλλαγή των δεδομένων στη βάση δεδομένων υπολογιστή της Access. Τα ερωτήματα είναι επίσης χρήσιμα όταν θέλετε να βρείτε γρήγορα συγκεκριμένα δεδομένα, να υπολογίσετε ή συνοψίσετε δεδομένα ή να αυτοματοποιήσετε εργασίες διαχείρισης δεδομένων, όπως η αναθεώρηση των πιο πρόσφατων δεδομένων σε επαναλαμβανόμενη βάση.

Σε αυτό το θέμα

• Τύποι ερωτημάτων

• Δημιουργία ερωτήματος επιλογής

• Δημιουργία ερωτήματος παραμέτρων

• Δημιουργία ερωτήματος διασταύρωσης

• Δημιουργία ερωτήματος διαγραφής

  • Δημιουργία ερωτήματος διαγραφής για τη διαγραφή όλων των κενών γραμμών σε έναν πίνακα ή πεδίο
  • Δημιουργία ερωτήματος διαγραφής με συγκεκριμένα κριτήρια

• Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας της βάσης δεδομένων

  • Επαναφορά σε αντίγραφο ασφαλείας

Τύποι ερωτημάτων

Σε μια καλοσχεδιασμένη βάση δεδομένων, τα δεδομένα που θέλετε να παρουσιάσετε σε μια φόρμα ή έκθεση βρίσκονται συνήθως σε πολλούς πίνακες. Ένα ερώτημα χρησιμοποιεί τις πληροφορίες από διάφορους πίνακες και τις συνθέτει για να τις εμφανίσει σε μια φόρμα ή έκθεση. Υπάρχουν δύο βασικοί τύποι ερωτημάτων, το ερώτημα επιλογής και το ερώτημα ενέργειας. Ο τύπος του ερωτήματος που δημιουργείτε εξαρτάται από την εργασία που θέλετε να εκτελέσετε.

Επιλογή ερωτημάτων

Το ερώτημα επιλογής είναι ένα αίτημα για αποτελέσματα δεδομένων. Ένα ερώτημα επιλογής σάς βοηθά να λαμβάνετε μόνο τα δεδομένα που χρειάζεστε σε μια προβολή φύλλου δεδομένων . Χρησιμοποιήστε ένα ερώτημα επιλογής για να κάνετε τα εξής:

• Εξέταση δεδομένων μόνο από ορισμένα πεδία σε έναν πίνακα
• Εξέταση δεδομένων από πολλούς σχετικούς πίνακες ταυτόχρονα
• Εξέταση δεδομένων με βάση συγκεκριμένα κριτήρια
• Υπολογισμούς
• Συνδυασμός δεδομένων από διαφορετικούς πίνακες

Για παράδειγμα, εάν ένας πίνακας "Προϊόν " έχει πολλά πεδία (στήλες), μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα επιλογής για να έχετε μια τακτοποιημένη προβολή που εστιάζει μόνο στα πεδία (στήλες) που χρειάζεστε. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε κριτήρια για να φιλτράρετε τον αριθμό των γραμμών που επιστρέφονται, έτσι ώστε, για παράδειγμα, να επιστρέφονται μόνο οι γραμμές που περιέχουν προϊόντα που στοιχίζουν περισσότερα από 10,00 €.

Ερωτήματα ενέργειας

Το ερώτημα ενέργειας είναι ένα αίτημα για ενέργειες στα δεδομένα. Χρησιμοποιήστε ένα ερώτημα ενέργειας για να προσθέσετε, να αλλάξετε ή να διαγράψετε δεδομένα από τη βάση δεδομένων. Κάθε εργασία, όπως η προσθήκη ή η διαγραφή δεδομένων, έχει ένα συγκεκριμένο τύπο ερωτήματος ενέργειας.

Δημιουργία ερωτήματος επιλογής

Για να εκτελέσετε ένα απλό ερώτημα, χρησιμοποιήστε τον Οδηγό ερωτημάτων. Για να προσθέσετε κριτήρια στο ερώτημά σας, χρησιμοποιήστε το Designer ερωτήματος.

Χρήση του "Οδηγού ερωτημάτων"

1. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+C, Q, Z. Ανοίγει το παράθυρο Δημιουργία ερωτήματος με επιλεγμένο τον Οδηγό απλών ερωτημάτων .

   Συμβουλή

   • Εάν δεν έχετε ακόμη αποθηκεύσει τον πίνακα για τον οποίο θέλετε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα, θα σας ζητηθεί να το κάνετε πριν να ανοίξει ο "Οδηγός ερωτημάτων".
   • Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τον Οδηγό ερωτημάτων για να δημιουργήσετε άλλους τύπους ερωτημάτων: Ερώτημα διασταύρωσης, Ερώτημα εύρεσης διπλοτύπων για την εύρεση εγγραφών με διπλότυπες τιμές πεδίων σε έναν πίνακα και Ερώτημα εύρεσης αταίριαστων για την εύρεση εγγραφών (γραμμών) σε έναν πίνακα που δεν έχουν σχετιζόμενες εγγραφές σε έναν άλλο πίνακα.

2. Πατήστε το πλήκτρο Enter. Θα ανοίξει το παράθυρο Οδηγός απλών ερωτημάτων με την εστίαση στο πλαίσιο λίστας Διαθέσιμα πεδία.

3. Για να μετακινηθείτε στο σύνθετο πλαίσιο επεξεργασίας Πίνακες/Ερωτήματα, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+Ν ή το συνδυασμό πλήκτρων Shift+Tab.

4. Για να ανοίξετε μια αναπτυσσόμενη λίστα, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+κάτω βέλος. Στην αναπτυσσόμενη λίστα, για να επιλέξετε τον πίνακα στον οποίο θέλετε να εκτελέσετε το ερώτημα, χρησιμοποιήστε τα πλήκτρα επάνω και κάτω βέλους.

5. Για να μετακινηθείτε στο πλαίσιο λίστας Διαθέσιμα πεδία, πατήστε το πλήκτρο Tab. Για να επιλέξετε το πεδίο στο οποίο θέλετε να εκτελέσετε το ερώτημα, χρησιμοποιήστε το πλήκτρο κάτω βέλους.

6. Για να προσθέσετε το πεδίο στο ερώτημά σας, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+Γ. Η εστίαση μετακινείται στο πλαίσιο λίστας Επιλεγμένα πεδία.

7. Πατήστε το πλήκτρο Tab μέχρι να ακούσετε "Κουμπί "Μεγαλύτερο από"" και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Enter.

8. Εάν θέλετε να προσθέσετε όλα τα πεδία, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+S και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Tab μέχρι να ακούσετε τη φράση: "Κουμπί Μεγαλύτερο από". Πατήστε το πλήκτρο Tab μία φορά. Με τον Αφηγητή και το NVDA, θα ακούσετε τη φράση: "Κουμπί". Στο JAWS, θα ακούσετε τη φράση: "Κουμπί διπλού δεξιού βέλους". Πατήστε το πλήκτρο Enter για να επιλέξετε.

9. Για να προσθέσετε περισσότερους πίνακες στο ερώτημά σας, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+Ν. Η εστίαση μετακινείται στο πεδίο επεξεργασίας Πίνακες/Ερωτήματα. Επαναλάβετε τα βήματα 4-9, ανάλογα με τις ανάγκες.

10. Όταν ολοκληρώσετε την εισαγωγή όλων των πινάκων και των πεδίων, για να μετακινηθείτε στην επόμενη σελίδα του οδηγού, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+Ε.

    Συμβουλή

    Ανάλογα με τις πληροφορίες που εισαγάγατε, οι επόμενες σελίδες του οδηγού ενδέχεται να διαφέρουν. Για παράδειγμα, μπορεί να σας ζητηθεί να επιλέξετε μια λεπτομερή ή συνοπτική έκδοση του ερωτήματός σας. Κάντε την επιλογή σας και, για να μετακινηθείτε στην επόμενη σελίδα του οδηγού, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+Ε.

11. Στη σελίδα του νέου οδηγού, θα ακούσετε τη φράση: "Ποιον τίτλο θέλετε για το ερώτημά σας;" Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Shift+Tab. Η εστίαση μετακινείται στο πεδίο επεξεργασίας Τίτλος . Πληκτρολογήστε ένα όνομα για το ερώτημα.

12. Ελέγξτε, τροποποιήστε και αποθηκεύστε το ερώτημά σας.

    • Για να αποθηκεύσετε το ερώτημα και να το ανοίξετε για να εξετάσετε τις πληροφορίες, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+O και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Enter. Για να κλείσετε το ερώτημα, πατήστε το πλήκτρο F6.
    • Για να αποθηκεύσετε το ερώτημα και να κλείσετε τον οδηγό χωρίς να εμφανίσετε τα αποτελέσματα του ερωτήματος, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+F, S. Όταν κλείσει ο οδηγός, το ερώτημα εμφανίζεται σε μια νέα καρτέλα, με την εστίαση στο πρώτο κελί.
    • Για να τροποποιήσετε τη σχεδίαση του ερωτήματος, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+M και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Enter. Το ερώτημα ανοίγει στην προβολή σχεδίασης .

Χρήση του Εργαλείου σχεδίασης ερωτημάτων

1. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+C, Q, D. Θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα με επιλεγμένη την καρτέλα Πίνακες και θα ακούσετε τη φράση: "Παράθυρο διαλόγου 'Εμφάνιση πίνακα'".

2. Στο παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα , για να επιλέξετε έναν πίνακα και να τον προσθέσετε στο ερώτημα, χρησιμοποιήστε το πλήκτρο κάτω βέλους και, στη συνέχεια, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+A όταν ακούσετε το όνομα του πίνακα που θέλετε. Ο πίνακας θα επικολληθεί στο χώρο εργασίας, επάνω από το πλέγμα σχεδίασης.

3. Για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+Κ.

4. Η εστίαση βρίσκεται στο πλέγμα σχεδίασης, στο πλαίσιο επεξεργασίας Πεδίο. Με τον Αφηγητή και το NVDA, θα ακούσετε τη φράση: "Access, Γραμμή ένα, Στήλη ένα". Στο JAWS, θα ακούσετε τη φράση: "Σχεδίαση, Αυτόματη αρίθμηση, τύπος και κείμενο". Για να προσθέσετε ένα πεδίο στο πλέγμα σχεδίασης, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+κάτω βέλος. Ανοίγει μια αναπτυσσόμενη λίστα των διαθέσιμων πεδίων.

5. Για να μετακινηθείτε στην αναπτυσσόμενη λίστα με το JAWS, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+επάνω βέλος. Με τον Αφηγητή, η εστίαση μετακινείται αυτόματα στην αναπτυσσόμενη λίστα.

6. Για να επιλέξετε ένα πεδίο από την αναπτυσσόμενη λίστα, πατήστε το πλήκτρο κάτω βέλους μέχρι να ακούσετε το όνομα του πεδίου που θέλετε και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Enter για να επιλέξετε. Το πεδίο που επιλέξατε εμφανίζεται στη στήλη. Η εστίαση μετακινείται αυτόματα στην επόμενη στήλη.

7. Για να προσθέσετε ένα άλλο πεδίο στο ερώτημα, επαναλάβετε τα βήματα 4-6.

8. Για να προσθέσετε ένα κριτήριο σε ένα πεδίο:

   1. Με τον Αφηγητή και το NVDA, στη στήλη του πεδίου στο οποίο θέλετε να προσθέσετε ένα κριτήριο, πατήστε το πλήκτρο κάτω βέλους μέχρι να ακούσετε τη φράση: "Γραμμή 11, Στήλη 1". Στο JAWS, πατήστε το πλήκτρο κάτω βέλους μέχρι να ακούσετε: "Κριτήρια".
   2. Εισαγάγετε ένα κριτήριο. Για παράδειγμα, για ένα πεδίο "Τιμή" σε έναν πίνακα "Προϊόντα", πληκτρολογήστε τη δεξιά αγκύλη, ισούται με σύμβολο και τον αριθμό 10 (>=10) για να εμφανίσετε μια λίστα προϊόντων με τιμή μεγαλύτερη ή ίση με 10,00 $.

9. Για να εμφανίσετε τα αποτελέσματα του ερωτήματος, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+J, Q, G.

10. Για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+S. Στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως , πληκτρολογήστε ένα όνομα για το ερώτημά σας και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Enter.

Δημιουργία ερωτήματος παραμέτρων

Εάν εκτελείτε συχνά παραλλαγές ενός συγκεκριμένου ερωτήματος, εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα παραμέτρων. Όταν εκτελείτε ένα ερώτημα παραμέτρων, το ερώτημα σάς ζητά τιμές πεδίων και, στη συνέχεια, χρησιμοποιεί τις τιμές που παρέχετε για να δημιουργήσει κριτήρια για το ερώτημά σας.

1. Στο παράθυρο Περιήγηση, επιλέξτε το ερώτημα στο οποίο θέλετε να βασίσετε το ερώτημα παραμέτρων.
2. Πατήστε Shift + F10. Ανοίγει το μενού περιβάλλοντος.
3. Πατήστε το πλήκτρο Χ. Το ερώτημα θα ανοίξει σε προβολή Σχεδίαση, με την εστίαση στην πρώτη γραμμή του πρώτου πεδίου στο πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος.
4. Για να μετακινηθείτε στο πεδίο που θέλετε να τροποποιήσετε, πατήστε το πλήκτρο δεξιού βέλους μέχρι να ακούσετε το όνομα του πεδίου που θέλετε.
5. Για να μετακινηθείτε στη γραμμή Κριτήρια , με τον Αφηγητή και το NVDA, πατήστε το πλήκτρο κάτω βέλους μέχρι να ακούσετε: "Γραμμή 11, Στήλη 1". Στο JAWS, πατήστε το πλήκτρο κάτω βέλους μέχρι να ακούσετε: "Κριτήρια".
6. Στο κελί, διαγράψτε τυχόν υπάρχοντα στοιχεία και εισαγάγετε μια συμβολοσειρά παραμέτρων. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα παραμέτρων για ένα ερώτημα για να βρείτε πελάτες στη Νέα Υόρκη, διαγράψτε τη λέξη "Νέα Υόρκη" και εισαγάγετε For what city?. Δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τελεία (.) ή θαυμαστικό (!) ως κείμενο σε μια προτροπή παραμέτρου. Η συμβολοσειρά For what city? είναι η προτροπή παραμέτρου. Οι αγκύλες υποδεικνύουν ότι θέλετε το ερώτημα να ζητά εισαγωγή δεδομένων και το κείμενο (σε αυτή την περίπτωση, For what city?) είναι το ερώτημα που εμφανίζει το μήνυμα παραμέτρου.
7. Για να εκτελέσετε το ερώτημα, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+J, Q, G. Ανοίγει το παράθυρο Εισαγωγή τιμής παραμέτρου , με την εστίαση στο πεδίο επεξεργασίας. Εισαγάγετε μια τιμή, για παράδειγμα, New York.
8. Πατήστε το πλήκτρο Tab μέχρι να φτάσετε στο κουμπί OK και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Enter. Σε αυτό το παράδειγμα, θα εμφανιστούν οι παραγγελίες των πελατών από τη Νέα Υόρκη.

Καθορισμός τύπων δεδομένων παραμέτρων

Μπορείτε επίσης να ορίσετε ποιον τύπο δεδομένων θα αποδέχεται μια παράμετρος. Μπορείτε να καθορίσετε τον τύπο δεδομένων για οποιαδήποτε παράμετρο, αλλά είναι ιδιαίτερα σημαντικό να καθορίσετε τον τύπο δεδομένων για αριθμητικά δεδομένα, δεδομένα νομισματικής μονάδας ή δεδομένα ημερομηνίας και ώρας. Όταν καθορίζετε τον τύπο δεδομένων που θα πρέπει να αποδέχεται μια παράμετρος, οι χρήστες λαμβάνουν ένα πιο χρήσιμο μήνυμα σφάλματος εάν εισαγάγουν εσφαλμένο τύπο δεδομένων, όπως κείμενο, ενώ αναμένεται νομισματική μονάδα.

1. Ανοίξτε το ερώτημα παραμέτρων. Για να μεταβείτε σε προβολή σχεδίασης , πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+H, W, D. Ανοίγει το πλέγμα σχεδίασης.
2. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+J, Q, S, P. Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Παράμετροι ερωτήματος , με την εστίαση στη στήλη Παράμετρος .
3. Πληκτρολογήστε την προτροπή για κάθε παράμετρο για την οποία θέλετε να καθορίσετε τον τύπο δεδομένων. Βεβαιωθείτε ότι κάθε παράμετρος συμφωνεί με την προτροπή που χρησιμοποιείτε στη γραμμή "Κριτήρια" του πλέγματος σχεδίασης ερωτήματος. Για παράδειγμα, εάν εισαγάγατε For what city?, θα πρέπει να εισαγάγετε την ίδια προτροπή στο παράθυρο διαλόγου Παράμετροι ερωτήματος .
4. Για να μετακινηθείτε στη στήλη Τύπος δεδομένων, πατήστε το πλήκτρο Tab.
5. Για να ανοίξετε μια αναπτυσσόμενη λίστα, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+κάτω βέλος.
6. Για να επιλέξετε τον τύπο δεδομένων για μια παράμετρο, πατήστε το πλήκτρο κάτω βέλους μέχρι να ακούσετε αυτό που θέλετε.
7. Για να αποθηκεύσετε και να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου, πατήστε το πλήκτρο Enter.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση παραμέτρων, μεταβείτε στη χρήση παραμέτρων για να ζητήσετε εισαγωγή δεδομένων κατά την εκτέλεση ενός ερωτήματος.

Δημιουργία ερωτήματος διασταύρωσης

Όταν θέλετε να αναδιατάξετε συνοπτικά δεδομένα για να είναι ευκολότερη η ανάγνωση και η κατανόησή τους, χρησιμοποιήστε ένα ερώτημα διασταύρωσης. Ένα ερώτημα διασταύρωσης υπολογίζει αυτόματα το άθροισμα, το μέσο όρο ή κάποιο άλλο συγκεντρωτικό αποτέλεσμα και, στη συνέχεια, ομαδοποιεί τα αποτελέσματα κατά δύο σύνολα τιμών — το ένα κατακόρυφα στο πλάι του φύλλου δεδομένων και το άλλο οριζόντια στο επάνω μέρος. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον "Οδηγό ερωτημάτων" για να δημιουργήσετε γρήγορα ένα ερώτημα διασταύρωσης.

Ο "Οδηγός ερωτημάτων διασταύρωσης" σάς υποχρεώνει να επιλέξετε έναν πίνακα ή ένα ερώτημα ως προέλευση εγγραφών για το ερώτημα διασταύρωσης. Εάν δεν υπάρχει ένας μόνο πίνακας που να διαθέτει όλα τα δεδομένα που θέλετε να συμπεριλάβετε στο ερώτημα διασταύρωσης, ξεκινήστε με τη δημιουργία ενός ερωτήματος επιλογής που επιστρέφει τα δεδομένα που θέλετε.

1. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+C, Q, Z. Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία ερωτήματος με επιλεγμένο τον Οδηγό απλών ερωτημάτων .

   Συμβουλή

   Εάν δεν έχετε ακόμη αποθηκεύσει τον πίνακα για τον οποίο θέλετε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα, θα σας ζητηθεί να το κάνετε πριν να ανοίξει ο "Οδηγός ερωτημάτων".

2. Πατήστε το πλήκτρο κάτω βέλους. Θα ακούσετε τη φράση: "Οδηγός ερωτημάτων διασταύρωσης".

3. Πατήστε το πλήκτρο Enter ή το συνδυασμό πλήκτρων Alt+N. Ανοίγει ο Οδηγός ερωτημάτων διασταύρωσης με επιλεγμένο το κουμπί επιλογής Πίνακες και την εστίαση στο πλαίσιο λίστας Πίνακες.

4. Επιλέξτε τα αντικείμενα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε ένα ερώτημα διασταύρωσης:

   • Για να επιλέξετε έναν πίνακα, χρησιμοποιήστε το πλήκτρο κάτω βέλους.
   • Για να επιλέξετε ένα ερώτημα, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+Ω. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Shift+Tab για να μετακινηθείτε στο πλαίσιο λίστας. Για να επιλέξετε ένα ερώτημα, πατήστε το πλήκτρο κάτω βέλους μέχρι να ακούσετε το όνομα του ερωτήματος που θέλετε.
   • Για να επιλέξετε πίνακες και ερωτήματα, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+Κ. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Shift+Tab για να μετακινηθείτε στο πλαίσιο λίστας. Για να επιλέξετε τους πίνακες και τα ερωτήματα που θέλετε, πατήστε το πλήκτρο κάτω βέλους μέχρι να ακούσετε αυτά που θέλετε.

5. Για να μετακινηθείτε στην επόμενη σελίδα, πατήστε το πλήκτρο Enter ή το συνδυασμό πλήκτρων Alt+Ε.

6. Θα ανοίξει τη επόμενη σελίδα με την εστίαση στο πλαίσιο λίστας Διαθέσιμα πεδία. Για να επιλέξετε το πεδίο που περιέχει τις τιμές που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ως επικεφαλίδες γραμμών, πατήστε το πλήκτρο κάτω βέλους.

7. Για να προσθέσετε το επιλεγμένο πεδίο, πατήστε το πλήκτρο Tab και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Enter. Επαναλάβετε αυτή τη διαδικασία για κάθε πεδίο που θέλετε να προσθέσετε.

   Συμβουλή

   • Μπορείτε να επιλέξτε έως τρία πεδία για να τα χρησιμοποιήσετε ως προελεύσεις επικεφαλίδων γραμμών, αλλά όσο λιγότερες επικεφαλίδες γραμμών χρησιμοποιείτε, τόσο πιο εύκολη θα είναι η ανάγνωση του φύλλου δεδομένων διασταύρωσης.
   • Αν επιλέξετε περισσότερα από ένα πεδία για να παρέχετε επικεφαλίδες γραμμών, η σειρά με την οποία επιλέγετε τα πεδία καθορίζει την προεπιλεγμένη σειρά με την οποία ταξινομούνται τα αποτελέσματά σας.

8. Για να μετακινηθείτε στην επόμενη σελίδα του οδηγού, πατήστε το πλήκτρο Enter ή το συνδυασμό πλήκτρων Alt+Ε.

9. Για να επιλέξετε το πεδίο που περιέχει τις τιμές που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ως επικεφαλίδες στηλών, πατήστε το πλήκτρο κάτω βέλους μέχρι να ακούσετε το πεδίο που θέλετε.

   Συμβουλή

   Γενικά, θα πρέπει να επιλέξετε ένα πεδίο που περιέχει λίγες τιμές, για να διατηρήσετε τα δεδομένα σας ευανάγνωστα. Για παράδειγμα, ενδεχομένως να είναι προτιμότερο να χρησιμοποιήσετε ένα πεδίο που έχει μόνο λίγες πιθανές τιμές (για παράδειγμα, φύλο) παρά να χρησιμοποιήσετε ένα πεδίο που μπορεί να περιέχει πολλές διαφορετικές τιμές (για παράδειγμα, ηλικία).

10. Εάν το πεδίο που επιλέγετε να χρησιμοποιήσετε για τις επικεφαλίδες στηλών περιέχει δεδομένα τύπου ημερομηνίας/ώρας, ο οδηγός προσθέτει ένα βήμα που σας επιτρέπει να ομαδοποιήσετε τις ημερομηνίες σε χρονικά διαστήματα. Μπορείτε να καθορίσετε Έτος, Τρίμηνο, Μήνας, Ημερομηνία ή Ημερομηνία/Ώρα. Εάν δεν επιλέξετε ένα πεδίο ημερομηνίας/ώρας για τις επικεφαλίδες στηλών, ο οδηγός παραλείπει αυτή τη σελίδα.

11. Για να μετακινηθείτε στην επόμενη σελίδα, πατήστε το πλήκτρο Enter ή το συνδυασμό πλήκτρων Alt+Ε. Όταν ανοίξει η σελίδα, είναι επιλεγμένο το πρώτο πεδίο στο πλαίσιο λίστας Πεδία και η εστίαση είναι στο πλαίσιο λίστας Συναρτήσεις.

12. Για να μετακινηθείτε στο πλαίσιο λίστας Πεδία , για να επιλέξετε ένα διαφορετικό πεδίο, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Shift+Tab. Με τον Αφηγητή και το NVDA, θα ακούσετε τη φράση: "Πεδία, επιλεγμένο". Στο JAWS, θα ακούσετε "Πεδία, άνω και κάτω τελεία, πλαίσιο λίστας" και το όνομα του πρώτου πεδίου.

13. Για να επιλέξετε ένα πεδίο, χρησιμοποιήστε το πλήκτρο κάτω βέλους.

14. Για να μετακινηθείτε στο πλαίσιο λίστας Συναρτήσεις, πατήστε το πλήκτρο Tab. Στον Αφηγητή και το NVDA, θα ακούσετε τη φράση: "Συναρτήσεις, επιλεγμένες". Στο JAWS, θα ακούσετε τη φράση "Συναρτήσεις, άνω και κάτω τελεία, πλαίσιο λίστας" και το όνομα της πρώτης συνάρτησης.

15. Για να επιλέξετε μια συνάρτηση που θα χρησιμοποιηθεί για τον υπολογισμό συνοπτικών τιμών, χρησιμοποιήστε το πλήκτρο κάτω βέλους. Ο τύπος δεδομένων του επιλεγμένου πεδίου καθορίζει ποιες συναρτήσεις είναι διαθέσιμες.

16. Όταν ολοκληρώσετε τις επιλογές σας, πατήστε το πλήκτρο Tab μέχρι να φτάσετε στο πλαίσιο ελέγχου Ναι, να συμπεριληφθούν τα αθροίσματα γραμμών . Πατήστε το πλήκτρο διαστήματος για να επιλέξετε ή να καταργήσετε την επιλογή του. Εάν συμπεριλάβετε αθροίσματα γραμμών, το ερώτημα διασταύρωσης έχει μια πρόσθετη επικεφαλίδα γραμμής που χρησιμοποιεί το ίδιο πεδίο και την ίδια συνάρτηση με την τιμή του πεδίου. Η συμπερίληψη ενός αθροίσματος γραμμής εισάγει μια πρόσθετη στήλη που συνοψίζει τις στήλες που απομένουν. Για παράδειγμα, εάν το ερώτημα διασταύρωσης υπολογίζει μια μέση ηλικία κατά τοποθεσία και φύλο (με επικεφαλίδες στηλών φύλου), η πρόσθετη στήλη υπολογίζει τη μέση ηλικία κατά τοποθεσία σε όλα τα φύλα.

    Συμβουλή

    Μπορείτε να αλλάξετε τη συνάρτηση που χρησιμοποιείται για την παραγωγή αθροισμάτων γραμμών με επεξεργασία του ερωτήματος διασταύρωσης στην προβολή σχεδίασης .

17. Για να μετακινηθείτε στην επόμενη σελίδα του οδηγού, πατήστε το πλήκτρο Enter ή το συνδυασμό πλήκτρων Alt+Ε.

18. Για να ονομάσετε το ερώτημά σας, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Shift+Tab και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε ένα όνομα. Το προεπιλεγμένο όνομα περιέχει ένα χαρακτήρα υπογράμμισης ακολουθούμενο από το επίθημα "διασταύρωση".

19. Εξετάστε, τροποποιήστε και αποθηκεύστε το ερώτημα.

    • Για να εξετάσετε το ερώτημα διασταύρωσης, πατήστε το πλήκτρο Enter.
    • Για να τροποποιήσετε τη σχεδίαση του ερωτήματος, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+M και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Enter.
    • Για να αποθηκεύσετε το ερώτημα και να κλείσετε τον οδηγό, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+Τ.

Δημιουργία ερωτήματος διαγραφής

Όταν θέλετε να καταργήσετε ταυτόχρονα ολόκληρες εγγραφές (γραμμές) από έναν πίνακα ή από δύο σχετιζόμενους πίνακες, χρησιμοποιήστε ένα ερώτημα διαγραφής. Τα ερωτήματα διαγραφής είναι χρήσιμα, επειδή σας επιτρέπουν να καθορίσετε κριτήρια για τη γρήγορη εύρεση και διαγραφή δεδομένων. Μπορούν επίσης να σας εξοικονομήσουν χρόνο, καθώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ξανά ένα αποθηκευμένο ερώτημα.

Δημιουργία ερωτήματος διαγραφής για τη διαγραφή όλων των κενών γραμμών σε έναν πίνακα ή πεδίο

1. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+C, Q, D. Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα .

2. Για να επιλέξετε έναν πίνακα, πατήστε το πλήκτρο κάτω βέλους μέχρι να ακούσετε το όνομα του πίνακα που θέλετε. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+Π. Επαναλάβετε αυτή τη διαδικασία για κάθε πίνακα από τον οποίο θέλετε να διαγράψετε εγγραφές.

3. Για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+Κ. Ο πίνακας εμφανίζεται ως παράθυρο στην επάνω αριστερά ενότητα του πλέγματος σχεδίασης ερωτήματος, με όλα τα πεδία του.

4. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+J, Q, X. Ανοίγει το πλέγμα σχεδίασης, με την εστίαση στο πρώτο πεδίο. Στο πλέγμα σχεδίασης, οι γραμμές Ταξινόμηση και Εμφάνιση δεν είναι πλέον διαθέσιμες, αλλά η γραμμή Διαγραφή είναι πλέον διαθέσιμη.

5. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+πλήκτρο κάτω βέλους για να ανοίξετε την αναπτυσσόμενη λίστα.

6. Πατήστε το πλήκτρο κάτω βέλους μέχρι να ακούσετε το πεδίο που θέλετε και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Enter. Η εστίαση μετακινείται στην επόμενη στήλη.

7. Για να μετακινηθείτε στην προηγούμενη στήλη, πατήστε το πλήκτρο αριστερού βέλους.

8. Για να μετακινηθείτε στη γραμμή Διαγραφή, πατήστε το πλήκτρο κάτω βέλους μέχρι να ακούσετε "Διαγραφή, άνω και κάτω τελεία" και, στη συνέχεια, πατήστε Alt + κάτω βέλος για να ανοίξετε μια αναπτυσσόμενη λίστα.

9. Για να επιλέξετε "Πού", πατήστε το πλήκτρο επάνω βέλους και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Enter. Η εστίαση μετακινείται στην επόμενη στήλη.

10. Για να μετακινηθείτε στην προηγούμενη στήλη, πατήστε το πλήκτρο αριστερού βέλους.

11. Για να μετακινηθείτε στη γραμμή Κριτήρια , πατήστε το πλήκτρο κάτω βέλους.

12. Όταν ακούσετε "Κριτήρια" ή "Γραμμή 11, Στήλη 1", πληκτρολογήστε IsNull(true).

13. Για να βεβαιωθείτε ότι το ερώτημα επιστρέφει τις εγγραφές που θέλετε να διαγράψετε, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+H, W, H.

14. Για να εκτελέσετε το ερώτημα:

    1. Για να μεταβείτε στην προβολή σχεδίασης , πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+H, W, D.
    2. Στην προβολή σχεδίασης , πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+J, Q, G. Ανοίγει ένα παράθυρο επιβεβαίωσης που σας ζητά να επιβεβαιώσετε τη διαγραφή των γραμμών.
    3. Για να διαγράψετε τις γραμμές, πατήστε το πλήκτρο Enter.

15. Για να αποθηκεύσετε το ερώτημα, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+S. Στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως , πληκτρολογήστε ένα όνομα και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Enter.

Δημιουργία ερωτήματος διαγραφής με συγκεκριμένα κριτήρια

1. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+C, Q, D. Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα .

2. Για να επιλέξετε έναν πίνακα, πατήστε το πλήκτρο κάτω βέλους μέχρι να ακούσετε το όνομα του πίνακα που θέλετε. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+Π. Επαναλάβετε αυτή τη διαδικασία για κάθε πίνακα από τον οποίο θέλετε να διαγράψετε εγγραφές.

3. Για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+Κ. Ο πίνακας εμφανίζεται ως παράθυρο στην επάνω αριστερά ενότητα του πλέγματος σχεδίασης ερωτήματος, με όλα τα πεδία του.

4. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+J, Q, X. Ανοίγει το πλέγμα σχεδίασης, με την εστίαση στο πρώτο πεδίο. Στο πλέγμα σχεδίασης, οι γραμμές Ταξινόμηση και Εμφάνιση δεν είναι πλέον διαθέσιμες, αλλά η γραμμή Διαγραφή είναι πλέον διαθέσιμη.

5. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+πλήκτρο κάτω βέλους για να ανοίξετε την αναπτυσσόμενη λίστα.

6. Για να επιλέξετε το πεδίο με τα κριτήρια που θέλετε για τη διαγραφή, πατήστε το πλήκτρο κάτω βέλους μέχρι να ακούσετε το πεδίο που θέλετε και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Enter.

7. Για να μετακινηθείτε στη γραμμή Διαγραφή, πατήστε το πλήκτρο κάτω βέλους. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+κάτω βέλος και, στη συνέχεια, για να επιλέξετε "Πού", πατήστε το πλήκτρο κάτω βέλους και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Enter. Η εστίαση μετακινείται στην επόμενη στήλη.

8. Για να μετακινηθείτε στην προηγούμενη στήλη, πατήστε το πλήκτρο αριστερού βέλους.

9. Για να μετακινηθείτε στη γραμμή Κριτήρια , πατήστε το πλήκτρο κάτω βέλους.

10. Πληκτρολογήστε τα κριτήριά σας. Για ένα παράδειγμα λίστας κριτηρίων σε ερωτήματα, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία και εκτέλεση ερωτήματος διαγραφής.

11. Για να μετακινηθείτε στη γραμμή Εμφάνιση , πατήστε το πλήκτρο επάνω βέλους.

12. Πατήστε το πλήκτρο διαστήματος για να καταργήσετε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου Εμφάνιση για κάθε κριτήριο.

13. Για να βεβαιωθείτε ότι το ερώτημα επιστρέφει τις εγγραφές που θέλετε να διαγράψετε, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+H, W, H.

14. Για να εκτελέσετε το ερώτημα:

    1. Για να μεταβείτε στην προβολή σχεδίασης , πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+H, W, D.
    2. Στην προβολή σχεδίασης , πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+J, Q, G. Ανοίγει ένα παράθυρο επιβεβαίωσης που σας ζητά να επιβεβαιώσετε τη διαγραφή του αριθμού X γραμμών.
    3. Για να διαγράψετε τις γραμμές, πατήστε το πλήκτρο Enter.

15. Για να αποθηκεύσετε το ερώτημα, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+S. Στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως , πληκτρολογήστε ένα όνομα και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Enter.

Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας της βάσης δεδομένων

1. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+F, A. Ανοίγει το παράθυρο Αποθήκευση ως , με επιλεγμένο το στοιχείο Αποθήκευση βάσης δεδομένων ως .
2. Για να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας της βάσης δεδομένων, πατήστε το πλήκτρο B και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Enter. Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως με επιλεγμένο το πλαίσιο κειμένου Όνομα αρχείου . Εάν θέλετε, πληκτρολογήστε ένα νέο όνομα για τη βάση δεδομένων και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Enter.

Εάν χρησιμοποιείτε ένα αρχείο μόνο για ανάγνωση ή μια βάση δεδομένων που δημιουργήθηκε σε παλαιότερη έκδοση της Access, ενδέχεται να λάβετε ένα μήνυμα ότι δεν είναι δυνατή η δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας της βάσης δεδομένων.

Επαναφορά σε αντίγραφο ασφαλείας

1. Κλείστε και μετονομάστε το αρχικό αρχείο, έτσι ώστε το αντίγραφο ασφαλείας να μπορεί να χρησιμοποιήσει το όνομα της αρχικής έκδοσης.
2. Αντιστοιχίστε το όνομα της αρχικής έκδοσης στο αντίγραφο ασφαλείας.
3. Ανοίξτε το αντίγραφο ασφαλείας που μετονομάστηκε στην Access.

Δείτε επίσης

Χρήση προγράμματος ανάγνωσης οθόνης για έναρξη της Access

Συντομεύσεις πληκτρολογίου για την Access

Ρύθμιση της συσκευής σας για λειτουργία με προσβασιμότητα στο Microsoft 365

Τεχνική υποστήριξη για πελάτες με ειδικές ανάγκες

Η Microsoft θέλει να προσφέρει την καλύτερη δυνατή εμπειρία σε όλους τους πελάτες της. Εάν έχετε ειδικές ανάγκες ή ερωτήσεις σχετικά με την προσβασιμότητα, επικοινωνήστε με το Answer Desk για άτομα με ειδικές ανάγκες της Microsoft για τεχνική βοήθεια. Η ομάδα υποστήριξης του Answer Desk για άτομα με ειδικές ανάγκες είναι καταρτισμένη στη χρήση πολλών δημοφιλών τεχνολογιών υποβοήθησης, ενώ μπορεί να παρέχει βοήθεια στα Αγγλικά, στα Ισπανικά, στα Γαλλικά και στην αμερικανική νοηματική γλώσσα. Για να βρείτε τα στοιχεία επικοινωνίας για την περιοχή σας, μεταβείτε στην τοποθεσία του Answer Desk για άτομα με ειδικές ανάγκες της Microsoft.

Εάν είστε χρήστης από δημόσιους, εμπορικούς ή εταιρικούς οργανισμούς, επικοινωνήστε με το Answer Desk για άτομα με ειδικές ανάγκες για επιχειρήσεις.