Εφαρμογή ετικετών ευαισθησίας στις συσκέψεις του Outlook

Μπορείτε να εφαρμόσετε ετικέτες ευαισθησίας στις συσκέψεις σας για να τις διατηρήσετε συμβατές με τις πολιτικές προστασίας πληροφοριών της εταιρείας σας. 

Τα ονόματα αυτών των ετικετών, οι περιγραφές που βλέπετε όταν τοποθετείτε το δείκτη του ποντικιού επάνω τους και πότε να χρησιμοποιείτε κάθε ετικέτα θα προσαρμοστούν για εσάς από την εταιρεία σας. Εάν χρειάζεστε πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με το ποια ετικέτα να εφαρμόσετε και πότε, επικοινωνήστε με το τμήμα IT του οργανισμού σας. 

Πώς εφαρμόζονται οι ετικέτες ευαισθησίας;

Οι ετικέτες ευαισθησίας εφαρμόζονται είτε με μη αυτόματο τρόπο είτε αυτόματα εάν έχουν ρυθμιστεί οι παράμετροι μιας προεπιλεγμένης ετικέτας σύσκεψης στον μισθωτή σας. Η αυτόματη προσθήκη ετικετών σε σύσκεψη δεν υποστηρίζεται ακόμη. 

Για να εφαρμόσετε, να αλλάξετε ή να καταργήσετε μια ετικέτα με μη αυτόματο τρόπο, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Στην καρτέλα "Συμβάν ", επιλέξτε "Ευαισθησία". (Στο κλασικό Outlook, αυτή η επιλογή βρίσκεται στην καρτέλα Συνάντηση .)

   

2. Επιλέξτε την ετικέτα ευαισθησίας που ισχύει για τη σύσκεψή σας.

   Σημείωση

   • Η ετικέτα ευαισθησίας που επιλέγετε μπορεί να συνοδεύεται από προκαθορισμένους περιορισμούς ή μπορεί να σας ζητηθεί να επιλέξετε ποιος μπορεί να διαβάσει ή να αλλάξει το αρχείο.
   • Εάν ο οργανισμός σας έχει ρυθμίσει τις παραμέτρους μιας τοποθεσίας Web για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τις ετικέτες ευαισθησίας, θα δείτε επίσης την επιλογή Μάθετε περισσότερα...

Τι συμβαίνει όταν εφαρμόζω μια ετικέτα ευαισθησίας;

Όταν εφαρμόζετε μια ετικέτα ευαισθησίας, οι πληροφορίες ετικέτας θα εξακολουθούν να εμφανίζονται στη σύσκεψη, ακόμα και όταν οι πληροφορίες είναι κοινόχρηστες μεταξύ συσκευών, εφαρμογών και των υπηρεσιών cloud. Η εφαρμογή μιας ετικέτας ευαισθησίας μπορεί επίσης να προκαλέσει αλλαγές στη σύσκεψη, ανάλογα με τη ρύθμιση παραμέτρων της εταιρείας σας, όπως:

• Κρυπτογράφηση με πληροφορίες με Διαχείριση δικαιωμάτων μπορεί να εφαρμοστεί στις προσκλήσεις σας σε σύσκεψη.
• Ενδέχεται να εμφανίζεται μια κεφαλίδα ή υποσέλιδο στις προσκλήσεις σε σύσκεψη.

Οι διοργανωτές συσκέψεων εφαρμόζουν μια ετικέτα ευαισθησίας σε προσκλήσεις σε συσκέψεις από το Outlook ή το Teams. Οι παραλήπτες στον οργανισμό σας βλέπουν την ετικέτα ευαισθησίας και όλοι οι παραλήπτες βλέπουν τις κεφαλίδες ή τα υποσέλιδα ως ρυθμισμένες σημάνσεις περιεχομένου. Προαιρετικά, η πρόσκληση σε σύσκεψη μπορεί να κρυπτογραφηθεί, ώστε μόνο εξουσιοδοτημένα άτομα να μπορούν να τη δουν και να έχουν πρόσβαση στη σύνδεση σύσκεψης. Τα δικαιώματα χρήσης μπορούν να περιορίσουν περαιτέρω την πρόσβαση, για παράδειγμα, αποτρέποντας την προώθηση της πρόσκλησης.

Η κρυπτογράφηση λειτουργεί παρόμοια με τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να εφαρμόσετε μια ετικέτα με κρυπτογράφηση σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Όπως και στην κρυπτογράφηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εάν οι παραλήπτες δεν χρησιμοποιούν ένα πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μπορεί να αποκρυπτογραφήσει αυτήν την πρόσκληση σε σύσκεψη, οδηγούνται στην Outlook στο web ή στην πύλη κρυπτογράφησης, όπου μπορούν να διαβάσουν την πρόσκληση και να αποκτήσουν πρόσβαση στη σύνδεση της σύσκεψης.

• Εάν η πρόσκληση σε σύσκεψη έχει μια ετικέτα που απαιτεί κρυπτογράφηση, οι απαντήσεις στη σύσκεψη από συμμετέχοντες που χρησιμοποιούν προγράμματα-πελάτες του Outlook κρυπτογραφούνται επίσης.
• Εάν ένας συμμετέχων προωθήσει μια πρόσκληση σε σύσκεψη με ετικέτα ευαισθησίας, τότε η ετικέτα στην αρχική πρόσκληση σε σύσκεψη ισχύει πάντα και ο συμμετέχων δεν μπορεί να αλλάξει την ετικέτα ευαισθησίας.
• Το πρόσθετο AIP για το Outlook δεν υποστηρίζει την εφαρμογή ετικετών σε προσκλήσεις σε σύσκεψη.
• Εφαρμόστε μια προεπιλεγμένη ετικέτα σε συσκέψεις και συμβάντα ημερολογίου.
• Η προεπιλεγμένη ετικέτα εφαρμόζεται στα νέα συμβάντα ημερολογίου και στα υπάρχοντα συμβάντα ημερολογίου που δεν έχουν ετικέτα όταν ενημερώνονται.

Εφαρμογή ετικέτας ευαισθησίας σε σειρές συσκέψεων

Για μια σειρά συσκέψεων:

• Ο διοργανωτής μπορεί να εφαρμόσει μια ετικέτα ευαισθησίας για τη σειρά συσκέψεων, αλλά όχι για μεμονωμένες εμφανίσεις.
• Οι εξαιρέσεις για μια σειρά συσκέψεων θα φέρουν ετικέτες (και κρυπτογραφημένες εάν υπάρχουν) μόνο εάν δημιουργούνται μετά την εφαρμογή της ετικέτας στη σειρά συσκέψεων. Οι εξαιρέσεις που υπάρχουν ήδη, συμπεριλαμβανομένων και αυτών στο μέλλον, δεν θα επισημαίνονται.
• Εάν ο διοργανωτής αλλάξει το σώμα της σύσκεψης ή τα συνημμένα για μια σειρά συσκέψεων αφού κρυπτογραφηθεί με μια ετικέτα ευαισθησίας, οι υπάρχουσες εξαιρέσεις δεν θα ενημερωθούν με αυτές τις αλλαγές.
• Εάν ο διοργανωτής αλλάξει οποιαδήποτε χαρακτηριστικά της σύσκεψης (όπως ημερομηνία έναρξης, ημερομηνία λήξης, τοποθεσία, το σώμα της σύσκεψης ή τα συνημμένα) για μια συγκεκριμένη εμφάνιση σε μια σειρά, αφού έχει κρυπτογραφηθεί με μια ετικέτα ευαισθησίας, αυτή η ενέργεια δημιουργεί αυτόματα μια εξαίρεση για τη σειρά με την ίδια ετικέτα για τη σειρά συσκέψεων.

Επισήμανση αλλαγών στην ετικέτα ευαισθησίας

Ο διαχειριστής σας μπορεί να έχει μια πολιτική που απαιτεί να παρέχετε αιτιολόγηση πριν να αλλάξετε μια ετικέτα ευαισθησίας από μια υψηλότερη ευαισθησία σε μια χαμηλότερη ευαισθησία. Σε αυτήν τη διαμόρφωση, ίσως σας ζητηθεί να επιλέξετε αιτιολόγηση ή να δώσετε τη δική σας όταν επιλέγετε μια λιγότερο ευαίσθητη ετικέτα.

 

Υποστηριζόμενα προγράμματα-πελάτες

Για το Outlook, η εφαρμογή, η αλλαγή και η προβολή ετικετών ευαισθησίας για προσκλήσεις σε σύσκεψη και συναντήσεις υποστηρίζονται με το Outlook στο web, το νέο Outlook και ορισμένες εκδόσεις του Outlook για Windows και Mac. Ξεκινώντας από τα τέλη Οκτωβρίου 2023, το Outlook για κινητές συσκευές θα υποστηρίζει ετικέτες ευαισθησίας για συσκέψεις. Για άλλες εκδόσεις, πλατφόρμες και προγράμματα-πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι κρυπτογραφημένες προσκλήσεις σε συσκέψεις μπορούν να ανοίξουν με τον ίδιο τρόπο όπως το κρυπτογραφημένο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

Outlook και Teams

Όταν οι χρήστες εφαρμόζουν ετικέτα ευαισθησίας σε μια σύσκεψη στο Outlook, συγχρονίζεται επίσης με το ημερολόγιο του Teams και το αντίστροφο. 

Δείτε επίσης

Εφαρμογή ετικετών ευαισθησίας στα αρχεία και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας

Χρήση ετικετών ευαισθησίας για την προστασία στοιχείων ημερολογίου