Χρήση του Βοηθού προγραμματισμού στο Outlook στο web

Οδηγίες για την κλασική έκδοση του Outlook στο web.

Άνοιγμα του Βοηθού προγραμματισμού

Ο Βοηθός προγραμματισμού μπορεί να χρησιμοποιηθεί πριν ή μετά την παροχή λεπτομερειών συμβάντος. Εάν δώσετε την ημερομηνία, την ώρα και τη διάρκεια του συμβάντος και προσθέσετε συμμετέχοντες πριν να ανοίξετε το Βοηθό προγραμματισμού, αυτές οι λεπτομέρειες μεταφέρονται και μπορείτε να τις αλλάξετε ανάλογα με τις ανάγκες.

Χρησιμοποιώντας τον Βοηθό προγραμματισμού, έχετε αμέσως την ευκαιρία να δείτε το ημερολόγιο ενός συμμετέχοντα και να προσδιορίσετε τη διαθεσιμότητά του — διαθέσιμη ή απασχολημένη — για την ημερομηνία και την ώρα του συμβάντος.

1. Στη γραμμή εργαλείων της Αλληλογραφίας ή του Calendar, επιλέξτε >Calendar συμβάν.

2. Στη σελίδα λεπτομερειών για το νέο συμβάν, κάντε ένα από τα εξής:

   • Προσθέστε λεπτομέρειες συμβάντος —για παράδειγμα, τίτλο και τοποθεσία, ημερομηνία και ώρα έναρξης και λήξης και άλλες πληροφορίες— ανάλογα με τις ανάγκες, προσθέστε άτομα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Βοηθός προγραμματισμού .
   • Επιλέξτε "Βοηθός προγραμματισμού" και, στη συνέχεια, εάν χρειάζεται, προσθέστε συμμετέχοντες και προσθέστε μια αίθουσα.

Στο παράθυρο λεπτομερειών του Βοηθού προγραμματισμού, μπορείτε να αλλάξετε την ημερομηνία και την ώρα κατά την οποία θα εμφανίζεται ένα συμβάν, αλλά δεν μπορείτε να αλλάξετε τον τίτλο του συμβάντος. Η σελίδα "Λεπτομέρειες" για το συμβάν παρέχει επιλογές που δεν είναι διαθέσιμες με τον Βοηθό προγραμματισμού. Αυτές οι επιλογές περιλαμβάνουν, για παράδειγμα, τη ρύθμιση μιας υπενθύμισης σύσκεψης, την προσθήκη μιας υπενθύμισης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για αποστολή και την παροχή περιγραφής ή άλλων λεπτομερειών σχετικά με το συμβάν.

Προσθήκη συμμετεχόντων

Μπορείτε να προσθέσετε συμμετέχοντες για ένα συμβάν πριν ή μετά την επιλογή του Βοηθού προγραμματισμού. Εάν έχετε προσθέσει συμμετέχοντες στη σελίδα "Λεπτομέρειες" για το συμβάν, όταν ανοίγετε το Βοηθό προγραμματισμού θα δείτε τα ημερολόγια αυτών των συμμετεχόντων σε ένα πλέγμα στα δεξιά του παραθύρου λεπτομερειών. Τα βήματα που παρέχονται σε αυτή την ενότητα αφορούν αποκλειστικά την προσθήκη ενός συμμετέχοντα αφού ανοίξετε το Βοηθό προγραμματισμού.

1. Στο πλαίσιο Συμμετέχοντες στο παράθυρο λεπτομερειών, πληκτρολογήστε το όνομα ενός ατόμου που θέλετε να προσκαλέσετε στο συμβάν.
   

   Σημείωση

   Ξεκινώντας με τον πρώτο χαρακτήρα που πληκτρολογείτε, το Outlook ταιριάζει με την καταχώρησή σας και εμφανίζει τα ονόματα των ατόμων που ανήκουν στον οργανισμό σας ή των ατόμων με τα οποία έχετε αλληλογραφήσει.

2. Επιλέξτε ένα όνομα από τη λίστα προτάσεων που εμφανίζεται κάτω από το πλαίσιο "Συμμετέχοντες " ή επιλέξτε " Αναζήτηση καταλόγου".

   Σημείωση

   Κάθε άτομο που προσθέτετε θα προστεθεί αυτόματα με την κατάσταση Απαιτείται. Επίσης, το ημερολόγιο κάθε ατόμου εμφανίζεται (με τη σειρά με την οποία επιλέχθηκε) στα δεξιά του ημερολογίου σας στο παράθυρο ημερολογίου, δημιουργώντας ένα πλέγμα. Καθώς προσθέτετε άτομα θα δείτε την καταμέτρηση με το συνολικό αριθμό των χρηστών που έχουν προσκληθεί και πόσες διενέξεις υπάρχουν.

   

3. Για να αλλάξετε την κατάσταση ενός συμμετέχοντα, κάντε δεξί κλικ στο όνομα του συμμετέχοντα ή, εάν χρησιμοποιείτε μια συσκευή αφής, πατήστε παρατεταμένα το όνομα και κάντε ένα από τα εξής:

   • Επιλέξτε "Κατάργηση " για να διαγράψετε τον συμμετέχοντα. Εναλλακτικά, επιλέξτε "Κατάργηση δίπλα στο όνομα του συμμετέχοντα.
   • Επιλέξτε Συμμετοχή προαιρετική.

Προσθήκη δωματίου στην τοποθεσία σας

Εάν δεν προσθέσατε αίθουσα στη τοποθεσία του συμβάντος πριν ανοίξετε τον Βοηθό προγραμματισμού, μπορείτε να προσθέσετε μία εδώ. Στο κάτω μέρος του παραθύρου λεπτομερειών του Βοηθού προγραμματισμού, υπάρχει το κουμπί " Προσθήκη αίθουσας " που σας επιτρέπει να βλέπετε αίθουσες διασκέψεων από τη λίστα διευθύνσεων της εταιρείας σας. Ο Βοηθός προγραμματισμού εμφανίζει αυτόματα μόνο τις αίθουσες που είναι διαθέσιμες την ώρα που έχετε ορίσει τη συγκεκριμένη στιγμή, αλλά μπορείτε να δείτε και άλλες αίθουσες εάν θέλετε.

Εάν η εταιρεία σας έχει περισσότερες αίθουσες, ο διαχειριστής σας μπορεί να έχετε οργανώσει τις αίθουσες σε λίστες. Οι λίστες αιθουσών είναι συλλογές από λίστες οι οποίες περιλαμβάνουν συνήθως παρόμοια χαρακτηριστικά, όπως κανάλια που βρίσκονται στο ίδιο κτίριο.

1. Επιλέξτε "Προσθήκη αίθουσας".
2. Επιλέξτε ένα δωμάτιο ή επιλέξτε μια λίστα αιθουσών και, στη συνέχεια, επιλέξτε ένα από τα διαθέσιμα δωμάτια σε αυτή τη λίστα.
   

Αφού επιλέξετε μια αίθουσα, προστίθεται στο πλέγμα του ημερολογίου. Μπορείτε να αλλάξετε την αίθουσα διασκέψεων, επιλέγοντας "Αλλαγή αίθουσας". Για να καταργήσετε την αίθουσα διασκέψεων, κάντε δεξί κλικ επάνω της ή, εάν χρησιμοποιείτε μια συσκευή αφής, πατήστε παρατεταμένα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Κατάργηση.

Προβολή ημερολογίων

Καθώς προσθέτετε τους συμμετέχοντες και μια θέση, οι πληροφορίες του ημερολογίου τους θα εμφανίζονται στο πλέγμα του ημερολογίου.

Μπορείτε να επιλέξετε προβολή ημέρας ή εβδομάδας στο επάνω μέρος του ημερολογίου. Εάν επιλέξετε προβολή εβδομάδας, στο πλέγμα του ημερολογίου θα εμφανιστεί μια συγχωνευμένη προβολή των ημερολογίων των συμμετεχόντων.

Αποστολή της πρόσκλησης σε σύσκεψη

Όταν ολοκληρώσετε την εργασία σας στον Βοηθό προγραμματισμού, κάντε ένα από τα εξής:

• Επιλέξτε το σημάδι OK για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας.
• Επιλέξτε "Απόρριψη" για ακύρωση.

Θα επιστρέψετε στη σελίδα λεπτομερειών του νέου συμβάντος, όπου μπορείτε να ολοκληρώσετε την προσθήκη περισσότερων λεπτομερειών σχετικά με τη σύσκεψη, εάν χρειάζεται. Όταν τελειώσετε, κάντε ένα από τα εξής:

• Επιλέξτε Αποστολή, για να στείλετε την πρόσκληση για το συμβάν.
• Επιλέξτε "Απόρριψη", για να ακυρώσετε όλες τις αλλαγές σας.