Εισαγωγή στις παραστάσεις

Ισχύει για

Access για Microsoft 365 Access 2024 Access 2021 Access 2019 Access 2016

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε παραστάσεις για μια μεγάλη ποικιλία εργασιών στη Microsoft Access, όπως η εκτέλεση μαθηματικών υπολογισμών, ο συνδυασμός ή η εξαγωγή κειμένου ή η επικύρωση δεδομένων. Αυτό το άρθρο παρέχει πληροφορίες επισκόπησης σχετικά με τις παραστάσεις — πότε χρησιμοποιούνται, ποια είναι τα στοιχεία τους και πώς συγκρίνονται με τους τύπους του Microsoft Excel.

Σε αυτό το άρθρο

Επισκόπηση των παραστάσεων
Τρόποι χρήσης των παραστάσεων
Παραδείγματα παραστάσεων
Στοιχεία των παραστάσεων
Σύγκριση των παραστάσεων της Access και των τύπων του Excel

Επισκόπηση των παραστάσεων

Σκεφτείτε το έτσι: όταν θέλετε να εκτελέσει κάποια ενέργεια η Access, θα πρέπει να της μιλήσετε στη γλώσσα της. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι θέλετε να πείτε στην Access "Κοιτάξτε το πεδίο BirthDate στον πίνακα Customers και πείτε μου το έτος γέννησης του πελάτη". Μπορείτε να γράψετε αυτή την παράσταση ως εξής:

DatePart("yyyy",[Customers]![BirthDate])

Αυτή η παράσταση αποτελείται από τη συνάρτηση DatePart και δύο τιμές ορισμάτων: "yyyy" και [Customers]![BirthDate].

Ας εξετάσουμε αυτή την παράσταση με περισσότερες λεπτομέρειες.

Παράδειγμα έκφρασης

1 Το DatePart είναι μια συνάρτηση που εξετάζει μια ημερομηνία και επιστρέφει ένα συγκεκριμένο τμήμα. Σε αυτή την περίπτωση, χρησιμοποιούνται τα πρώτα δύο ορίσματα.

2 Το όρισμα διαστήματος υποδεικνύει στην Access ποιο τμήμα της ημερομηνίας να επιστρέψει — σε αυτή την περίπτωση, "yyyy" λέει στην Access ότι θέλετε να επιστραφεί μόνο το τμήμα του έτους από την ημερομηνία.

3 Το όρισμα ημερομηνίας υποδεικνύει στην Access πού πρέπει να αναζητήσει την τιμή ημερομηνίας — σε αυτή την περίπτωση, [Customers]![BirthDate] λέει στην Access να αναζητήσει την ημερομηνία στο πεδίο BirthDate του πίνακα Customers.

Τρόποι χρήσης των παραστάσεων

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις παραστάσεις με τους παρακάτω τρόπους:

Να υπολογίσετε τιμές που δεν υπάρχουν απευθείας στα δεδομένα σας. Μπορείτε να υπολογίσετε τιμές σε πεδία πινάκων και ερωτημάτων, καθώς και τιμές σε στοιχεία ελέγχου φορμών και αναφορών.
Να ορίσετε μια προεπιλεγμένη τιμή για ένα πεδίο πίνακα ή για ένα στοιχείο ελέγχου σε μια φόρμα ή αναφορά. Αυτές οι προεπιλεγμένες τιμές εμφανίζονται κάθε φορά που ανοίγετε έναν πίνακα, μια φόρμα ή μια αναφορά.
Να δημιουργήσετε έναν κανόνα επικύρωσης για να ελέγξετε τις τιμές που μπορούν να καταχωρήσουν οι χρήστες σε ένα πεδίο ή στοιχείο ελέγχου.
Να ορίσετε κριτήρια ερωτήματος για να περιορίσετε τα αποτελέσματα σε ένα υποσύνολο που θέλετε.

Υπολογισμός τιμών

Ένας από τους πιο συνηθισμένους τρόπους χρήσης των παραστάσεων της Access είναι για τον υπολογισμό τιμών που δεν υπάρχουν απευθείας στα δεδομένα σας. Μια στήλη σε έναν πίνακα ή ερώτημα που προκύπτει από έναν τέτοιο υπολογισμό ονομάζεται "πεδίο υπολογισμού". Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πεδίο υπολογισμού που συνδυάζει δύο ή περισσότερα πεδία πίνακα. Για παράδειγμα, σε πολλούς πίνακες τα ονόματα και τα επώνυμα αποθηκεύονται σε ξεχωριστά πεδία. Εάν θέλετε να συνδυάσετε αυτά τα ονόματα και τα επώνυμα και, στη συνέχεια, να τα εμφανίσετε σε ένα μόνο πεδίο, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πεδίο υπολογισμού σε έναν πίνακα ή σε ένα ερώτημα:

[FirstName] & " " & [LastName].

Σε αυτή την περίπτωση, τα εμπορικά "και" (&) συνδυάζουν την τιμή στο FirstName πεδίο, ένα χαρακτήρα κενού διαστήματος (ένα διάστημα μέσα σε εισαγωγικά) και την τιμή στο LastName πεδίο.

Ορισμός προεπιλεγμένης τιμής

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε παραστάσεις στην Access για να δώσετε μια προεπιλεγμένη τιμή για ένα πεδίο σε έναν πίνακα ή για ένα στοιχείο ελέγχου. Για παράδειγμα, για να ορίσετε την προεπιλεγμένη τιμή για ένα πεδίο ημερομηνίας στην τρέχουσα ημερομηνία, στο πλαίσιο ιδιότητας Προεπιλεγμένη τιμή για αυτό το πεδίο, πληκτρολογήστε:

Date()

Δημιουργία κανόνα επικύρωσης

Επιπλέον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια παράσταση για να ορίσετε έναν κανόνα επικύρωσης. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν κανόνα επικύρωσης σε ένα στοιχείο ελέγχου ή σε ένα πεδίο πίνακα, ώστε να απαιτείται η ημερομηνία που καταχωρείται να είναι μεγαλύτερη από ή ίση με την τρέχουσα ημερομηνία. Σε αυτή την περίπτωση, μπορείτε να ορίσετε την τιμή στο πλαίσιο ιδιότητας Κανόνας επικύρωσης σε:

>= Date()

Ορισμός κριτηρίων ερωτήματος

Τέλος, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια παράσταση για να ορίσετε κριτήρια για ένα ερώτημα. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι θέλετε να δείτε τις πωλήσεις προϊόντων για τις παραγγελίες που στάλθηκαν μέσα σε ένα καθορισμένο χρονικό διάστημα. Μπορείτε να καταχωρήσετε κριτήρια για να ορίσετε μια περιοχή ημερομηνιών και η Access θα επιστρέψει μόνο τις γραμμές που ταιριάζουν με τα κριτήρια. Για παράδειγμα, η παράστασή σας ενδεχομένως να είναι ως εξής:

Between #1/1/2017# And #12/31/2017#

Όταν προσθέτετε κριτήρια στο ερώτημα και, στη συνέχεια, το εκτελείτε, αυτό επιστρέφει μόνο τις τιμές που ταιριάζουν με τις καθορισμένες ημερομηνίες.

Παραδείγματα παραστάσεων

Ο παρακάτω πίνακας παραθέτει μερικά παραδείγματα παραστάσεων της Access και την τυπική τους χρήση:

Παράσταση	Σκοπός
`=[RequiredDate]-[ShippedDate]`	Υπολογίζει τη διαφορά μεταξύ των τιμών ημερομηνίας σε δύο στοιχεία ελέγχου πλαισίου κειμένου (που ονομάζονται RequiredDate και ShippedDate) σε μια αναφορά.
`Date()`	Ορίζει την προεπιλεγμένη τιμή για ένα πεδίο πίνακα ημερομηνίας/ώρας στην τρέχουσα ημερομηνία.
`Between #1/1/2017# And #12/31/2017#`	Καθορίζει τα κριτήρια για ένα πεδίο ημερομηνίας/ώρας σε ένα ερώτημα.
`=[Orders Subform].Form!OrderSubtotal`	Επιστρέφει την τιμή του στοιχείου ελέγχου OrderSubtotal στη δευτερεύουσα φόρμα Orders που βρίσκεται στη φόρμα Orders.
`>0`	Ορίζει έναν κανόνα επικύρωσης για ένα αριθμητικό πεδίο σε έναν πίνακα —οι χρήστες πρέπει να εισαγάγουν τιμές μεγαλύτερες από το μηδέν.

Ορισμένες παραστάσεις ξεκινούν με τον τελεστή ίσον (=) και άλλες όχι. Όταν υπολογίζετε μια τιμή για ένα στοιχείο ελέγχου σε μια φόρμα ή αναφορά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον = τελεστή για να ξεκινήσετε την παράσταση. Σε άλλες περιπτώσεις, όπως όταν πληκτρολογείτε μια παράσταση σε ένα ερώτημα ή στην ιδιότητα DefaultValue ή ValidationRule ενός πεδίου ή στοιχείου ελέγχου, δεν χρησιμοποιείτε τον = τελεστή εκτός και εάν προσθέτετε την παράσταση σε ένα πεδίο κειμένου σε έναν πίνακα. Σε ορισμένες περιπτώσεις, όπως όταν προσθέτετε παραστάσεις σε ερωτήματα, η Access καταργεί αυτόματα τον = τελεστή.

Στοιχεία των παραστάσεων

Μια παράσταση αποτελείται από ένα πλήθος πιθανών στοιχείων τα οποία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε, είτε μεμονωμένα είτε σε συνδυασμό, για να παράγετε ένα αποτέλεσμα. Αυτά τα στοιχεία περιλαμβάνουν τα εξής:

Αναγνωριστικά Τα ονόματα των πεδίων πινάκων ή των στοιχείων ελέγχου σε φόρμες ή αναφορές ή οι ιδιότητες αυτών των πεδίων ή των στοιχείων ελέγχου.
Φορείς Για παράδειγμα, τα + (συν) ή - (πλην).
Λειτουργίες Για παράδειγμα, SUM ή AVG.
Σταθερές Τιμές που δεν μεταβάλλονται — όπως είναι οι συμβολοσειρές κειμένου ή οι αριθμοί που δεν υπολογίζονται από κάποια παράσταση.
Τιμές Συμβολοσειρές, όπως "Εισαγάγετε έναν αριθμό μεταξύ 1 και 10". ή αριθμοί, όπως 1.254, που χρησιμοποιούνται στις λειτουργίες.

Οι ενότητες που ακολουθούν περιγράφουν αυτά τα στοιχεία με περισσότερες λεπτομέρειες.

Αναγνωριστικά

Ένα αναγνωριστικό είναι το όνομα ενός πεδίου, μιας ιδιότητας ή ενός στοιχείου ελέγχου. Το αναγνωριστικό χρησιμοποιείται σε μια παράσταση για αναφορά στην τιμή που είναι συσχετισμένη με ένα πεδίο, μια ιδιότητα ή ένα στοιχείο ελέγχου. Για παράδειγμα, εξετάστε την παράσταση =[RequiredDate]-[ShippedDate]. Αυτή η παράσταση αφαιρεί την τιμή του πεδίου ή του ShippedDate στοιχείου ελέγχου από την τιμή του πεδίου ή του RequiredDate στοιχείου ελέγχου. Σε αυτή την παράσταση, και τα δύο RequiredDate και ShippedDate λειτουργούν ως αναγνωριστικά.

Τελεστές

Η Access υποστηρίζει διάφορους τελεστές, συμπεριλαμβανομένων των κοινών αριθμητικών τελεστών, όπως +, , *-(πολλαπλασιασμός) και / (διαίρεση). Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τελεστές σύγκρισης όπως < (μικρότερο από) ή > (μεγαλύτερο από) για τη σύγκριση τιμών, τελεστές κειμένου, όπως & και + για τη συνένωση (συνδυασμό) κειμένου, λογικούς τελεστές όπως Not και And για τον προσδιορισμό τιμών true ή false και άλλους τελεστές ειδικά για την Access.

Συναρτήσεις

Οι συναρτήσεις είναι ενσωματωμένες διαδικασίες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στις παραστάσεις σας. Οι συναρτήσεις χρησιμοποιούνται για πολλές λειτουργίες, όπως ο υπολογισμός τιμών, ο χειρισμός κειμένου και ημερομηνιών και η σύνοψη δεδομένων. Για παράδειγμα, μια συνάρτηση που χρησιμοποιείται συχνά είναι η DATE, η οποία επιστρέφει την τρέχουσα ημερομηνία. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση DATE με διάφορους τρόπους, όπως σε μια παράσταση που ορίζει την προεπιλεγμένη τιμή για ένα πεδίο σε έναν πίνακα. Σε αυτό το παράδειγμα, όταν ένας χρήστης προσθέτει μια νέα εγγραφή, η τιμή για το πεδίο ορίζεται στην τρέχουσα ημερομηνία από προεπιλογή.

Ορισμένες συναρτήσεις απαιτούν ορίσματα. Το όρισμα είναι μια τιμή που παρέχει δεδομένα εισόδου στη συνάρτηση. Εάν μια συνάρτηση απαιτεί περισσότερα από ένα ορίσματα, διαχωρίζετε τα ορίσματα με κόμμα. Για παράδειγμα, εξετάστε τη συνάρτηση DATE στο παρακάτω παράδειγμα παράστασης:

=Format(Date(),"mmmm d, yyyy")

Αυτό το παράδειγμα χρησιμοποιεί δύο ορίσματα:

Το πρώτο όρισμα είναι η συνάρτηση, η Date() οποία επιστρέφει την τρέχουσα ημερομηνία. Όταν δεν υπάρχουν ορίσματα, θα πρέπει να προσθέσετε τις παρενθέσεις της συνάρτησης.
Το δεύτερο όρισμα "mmmm d, yyyy", το οποίο διαχωρίζεται από το πρώτο όρισμα με κόμμα, καθορίζει μια συμβολοσειρά κειμένου για να καθοδηγήσει τη συνάρτηση FORMAT πώς να μορφοποιήσει την επιστρεφόμενη τιμή ημερομηνίας. Σημειώστε ότι η συμβολοσειρά κειμένου πρέπει να περικλείεται σε εισαγωγικά.

Αυτή η παράσταση δείχνει επίσης ότι μπορείτε συχνά να κάνετε ένθεση της τιμής που επιστρέφεται από μια συνάρτηση ως όρισμα σε μια άλλη συνάρτηση. Στην περίπτωση αυτή, Date() λειτουργεί ως επιχείρημα.

Σταθερές

Σταθερά είναι ένα στοιχείο του οποίου η τιμή δεν αλλάζει κατά την εκτέλεση της Access. Τα True, Falseκαι Null οι σταθερές χρησιμοποιούνται συχνά σε παραστάσεις.

Τιμές

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε λεκτικές σταθερές τιμές στις παραστάσεις σας, όπως τον αριθμό 1.254 ή τη συμβολοσειρά "Πληκτρολογήστε έναν αριθμό από το 1 έως το 10". Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αριθμητικές τιμές, οι οποίες μπορεί να είναι μια σειρά ψηφίων, μαζί με πρόσημο και υποδιαστολή, εάν χρειάζονται.

Όταν χρησιμοποιείτε τιμές συμβολοσειρών κειμένου, τοποθετήστε τις μέσα σε εισαγωγικά, για να είστε βέβαιοι ότι η Access τις ερμηνεύει σωστά. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η Access παρέχει τα εισαγωγικά για εσάς. Για παράδειγμα, όταν πληκτρολογείτε κείμενο σε μια παράσταση για έναν κανόνα επικύρωσης ή ένα κριτήριο ερωτήματος, η Access περικλείει αυτόματα τις συμβολοσειρές κειμένου σε εισαγωγικά.

Για να χρησιμοποιήσετε τιμές ημερομηνίας/ώρας, περικλείστε τις τιμές σε σύμβολα δίεσης (#). Για παράδειγμα, #3-7-17#, #7-Mar-17#και #Mar-7-2017# είναι όλες έγκυρες τιμές ημερομηνίας/ώρας. Όταν η Access εντοπίζει μια έγκυρη τιμή ημερομηνίας/ώρας που περικλείεται σε χαρακτήρες δίεσης #, η τιμή εκλαμβάνεται αυτόματα ως τύπος δεδομένων ημερομηνίας/ώρας.

Αρχή της σελίδας

Σύγκριση των παραστάσεων της Access και των τύπων του Excel

Οι παραστάσεις της Access μοιάζουν με τους τύπους του Excel ως προς το ότι χρησιμοποιούν παρόμοια στοιχεία για την παραγωγή ενός αποτελέσματος. Τόσο οι τύποι του Excel όσο και οι παραστάσεις της Access περιέχουν ένα ή περισσότερα από τα παρακάτω στοιχεία:

Αναγνωριστικά Στο Excel, αναγνωριστικά είναι τα ονόματα μεμονωμένων κελιών ή περιοχών κελιών σε ένα βιβλίο εργασίας, όπως A1, B3:C6 ή Φύλλο2! C32. Στην Access, αναγνωριστικά είναι τα ονόματα των πεδίων πίνακα (όπως [Contacts]![First Name]), των στοιχείων ελέγχου σε φόρμες ή αναφορές (όπως Forms![Task List]![Description]) ή των ιδιοτήτων αυτών των πεδίων ή στοιχείων ελέγχου (όπως Forms![Task List]![Description].ColumnWidth).
Φορείς Τόσο στην Access όσο και στο Excel, οι τελεστές χρησιμοποιούνται για τη σύγκριση τιμών ή την εκτέλεση απλών υπολογισμών στα δεδομένα σας. Στα παραδείγματα περιλαμβάνονται + τα (συν) ή - (πλην).
Λειτουργίες Τόσο στην Access όσο και στο Excel, οι συναρτήσεις και τα ορίσματα χρησιμοποιούνται για την ολοκλήρωση εργασιών που δεν μπορείτε να κάνετε χρησιμοποιώντας μόνο τελεστές — για παράδειγμα, μπορείτε να βρείτε τον μέσο όρο των τιμών σε ένα πεδίο ή να μετατρέψετε το αποτέλεσμα ενός υπολογισμού σε μορφή νομισματικής μονάδας. Παραδείγματα συναρτήσεων είναι η SUM και η STDEV. Τα ορίσματα είναι τιμές που παρέχουν πληροφορίες σε συναρτήσεις. Σημειώστε ότι η Access και το Excel διαθέτουν πολλές συναρτήσεις από τις οποίες μπορείτε να επιλέξετε, αλλά τα ονόματα παρόμοιων συναρτήσεων στα προγράμματα είναι διαφορετικά μερικές φορές. Για παράδειγμα, η συνάρτηση AVERAGE στο Excel αντιστοιχεί στη συνάρτηση AVG στην Access.
Σταθερές Τόσο στην Access όσο και στο Excel, οι σταθερές είναι τιμές που δεν αλλάζουν — όπως αριθμοί που δεν υπολογίζονται με τη χρήση μιας παράστασης.
Τιμές Τόσο στην Access όσο και στο Excel, οι τιμές χρησιμοποιούνται με παρόμοιο τρόπο.

Οι παραστάσεις της Access χρησιμοποιούν τελεστές και σταθερές που μοιάζουν με αυτές που χρησιμοποιούνται σε τύπους του Excel, ωστόσο, οι παραστάσεις της Access χρησιμοποιούν διαφορετικά αναγνωριστικά και συναρτήσεις. Ενώ οι τύποι του Excel χρησιμοποιούνται, γενικά, μόνο στα κελιά φύλλων εργασίας, οι παραστάσεις της Access χρησιμοποιούνται σε πολλές θέσεις μέσα στην Access για διάφορες εργασίες, όπως:

Δημιουργία στοιχείων ελέγχου υπολογισμού σε φόρμες και εκθέσεις
Δημιουργία πεδίων υπολογισμού σε πίνακες και ερωτήματα
Λειτουργία ως κριτήρια σε ερωτήματα
Επικύρωση δεδομένων που καταχωρούνται σε ένα πεδίο ή σε ένα στοιχείο ελέγχου σε μια φόρμα
Ομαδοποίηση δεδομένων σε εκθέσεις

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε είτε μια παράσταση της Access είτε έναν τύπο του Excel για να υπολογίσετε αριθμητικές τιμές ή τιμές ημερομηνίας/ώρας, χρησιμοποιώντας μαθηματικούς τελεστές. Για παράδειγμα, για να υπολογίσετε μια τιμή έκπτωσης για έναν πελάτη, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον τύπο του Excel =C2*(1-D2) ή την παράσταση = [Unit Price]*(1-[Discount])της Access.

Επίσης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια παράσταση της Access ή έναν τύπο του Excel για να συνδυάσετε, να διαιρέσετε ή να χειριστείτε με άλλον τρόπο συμβολοσειρές, χρησιμοποιώντας τελεστές συμβολοσειρών. Για παράδειγμα, για να συνδυάσετε ένα όνομα και ένα επώνυμο σε μία συμβολοσειρά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον τύπο του Excel =D3 & " " & D4 ή την παράσταση = [First Name] & " " & [Last Name]της Access.