Χρήση Access ή Excel για τη διαχείριση των δεδομένων σας

Η Access και το Microsoft Excel παρουσιάζουν πολλές ομοιότητες, οι οποίες μπορεί να σας δυσκολεύουν να αποφασίσετε ποιο πρόγραμμα θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε. Για παράδειγμα, και τα δύο προγράμματα μπορούν να αποθηκεύουν μεγάλες ποσότητες δεδομένων, να εκτελούν ισχυρά ερωτήματα και εργαλεία ανάλυσης για την ανάλυση αυτών των δεδομένων και να εκτελούν εξελιγμένους υπολογισμούς που επιστρέφουν τα δεδομένα που χρειάζεστε.

Ωστόσο, κάθε πρόγραμμα έχει σαφή πλεονεκτήματα, ανάλογα με τον τύπο των δεδομένων που διαχειρίζεστε και το τι θέλετε να κάνετε με αυτά τα δεδομένα. Για παράδειγμα, εάν ο στόχος σας είναι να διατηρήσετε την ακεραιότητα των δεδομένων σε μορφή στην οποία μπορούν να έχουν πρόσβαση πολλοί χρήστες, η Access είναι η καλύτερη επιλογή, ενώ το Excel είναι πιο κατάλληλο για σύνθετα αριθμητικά δεδομένα που θέλετε να αναλύσετε σε βάθος.

Σε πολλές περιπτώσεις, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και τα δύο προγράμματα, χρησιμοποιώντας το καθένα για το σκοπό για τον οποίο ταιριάζει καλύτερα. Γενικά, η Access είναι καλύτερη για τη διαχείριση των δεδομένων: σας βοηθά να τα διατηρείτε οργανωμένα, εύκολα στην αναζήτηση και διαθέσιμα σε πολλούς ταυτόχρονους χρήστες. Το Excel είναι γενικά καλύτερο για την ανάλυση δεδομένων: εκτέλεση σύνθετων υπολογισμών, διερεύνηση πιθανών αποτελεσμάτων και δημιουργία γραφημάτων υψηλής ποιότητας. Εάν χρησιμοποιείτε την Access για την αποθήκευση των δεδομένων σας και το Excel για την ανάλυσή τους, μπορείτε να επωφεληθείτε από τα πλεονεκτήματα και των δύο προγραμμάτων.

Πριν αποφασίσετε ποιο πρόγραμμα θα χρησιμοποιήσετε, ίσως θέλετε να συγκρίνετε τα πλεονεκτήματα του κάθε προγράμματος, να μάθετε πότε είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε το ένα ή το άλλο πρόγραμμα και να μάθετε πώς να εργάζεστε και με τα δύο προγράμματα για να επιτύχετε ακριβώς τα αποτελέσματα που θέλετε.

Συγκρίνετε τα πλεονεκτήματα κάθε προγράμματος

Η επιλογή του σωστού προγράμματος είναι κρίσιμη εάν θέλετε να έχετε πρόσβαση και να ενημερώνετε τις πληροφορίες σας με τη μέγιστη απόδοση και ακρίβεια. Για να μάθετε ποιο πρόγραμμα ταιριάζει καλύτερα στις εργασίες που θέλετε να ολοκληρώσετε, ίσως σας βοηθήσει να συγκρίνετε τα πλεονεκτήματα που μπορεί να προσφέρει κάθε πρόγραμμα όσον αφορά την αποθήκευση δεδομένων, την ανάλυση δεδομένων, τη συνεργασία πολλών χρηστών και την ασφάλεια.

Αποθήκευση δεδομένων

Επίπεδα έναντι σχεσιακών δεδομένων Για να αποφασίσετε ποιο πρόγραμμα είναι καλύτερο για την αποθήκευση των δεδομένων σας, αναρωτηθείτε ποιο είναι το εξής: είναι τα δεδομένα σχεσιακά ή όχι; Τα δεδομένα που μπορούν να περιέχονται αποτελεσματικά σε έναν μεμονωμένο πίνακα ή φύλλο εργασίας ονομάζονται απλά ή μη σχεσιακά δεδομένα. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να δημιουργήσετε μια απλή λίστα πελατών, με μία μόνο διεύθυνση και ένα άτομο επικοινωνίας για κάθε πελάτη, το Excel ίσως είναι η καλύτερη επιλογή. Ωστόσο, εάν θέλετε να αποθηκεύσετε έναν πιο σύνθετο κατάλογο πελατών που περιέχει διευθύνσεις χρέωσης και αποστολής για κάθε πελάτη ή πολλά άτομα επικοινωνίας για κάθε πελάτη, η Access είναι η καλύτερη λύση.

Σε μια σχεσιακή βάση δεδομένων, οργανώνετε τις πληροφορίες σας σε πολλούς πίνακες. Σε μια καλά σχεδιασμένη σχεσιακή βάση δεδομένων, κάθε πίνακας είναι επίπεδος και περιέχει πληροφορίες σχετικά με έναν μόνο τύπο δεδομένων. Για παράδειγμα, εάν δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων πελατών, τα ονόματα των πελατών θα πρέπει να αποθηκεύονται σε έναν πίνακα, ενώ οι διευθύνσεις χρέωσης και αποστολής αυτών των πελατών θα πρέπει να αποθηκεύονται σε ξεχωριστό πίνακα. Η αποθήκευση διευθύνσεων ξεχωριστά από τα ονόματα είναι μια καλή ιδέα, επειδή κάθε πελάτης μπορεί να έχει περισσότερες από μία διευθύνσεις και θέλετε να μπορείτε να εισάγετε πολλές διευθύνσεις για κάθε πελάτη χωρίς να χρειάζεται να εισαγάγετε ξανά το όνομα πελάτη για κάθε διεύθυνση.

Τοπικά έναντι εξωτερικών δεδομένων Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την Access για να συνδεθείτε με δεδομένα από μια ποικιλία εξωτερικών προελεύσεων δεδομένων, ώστε να μπορείτε να προβάλετε, να υποβάλετε ερώτημα και να επεξεργαστείτε αυτά τα δεδομένα χωρίς να χρειάζεται να τα εισαγάγετε. Για παράδειγμα, η Access παρέχει εντολές για τη σύνδεση με υπάρχοντα δεδομένα σε μια βάση δεδομένων SQL Server της Microsoft, σε ένα αρχείο dBASE ή σε ένα φάκελο του Outlook, καθώς και σε πολλές άλλες προελεύσεις δεδομένων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Excel για να συνδεθείτε με μια μεγάλη ποικιλία προελεύσεων δεδομένων, όπως βάσεις δεδομένων της Access, SQL Server και των Υπηρεσιών ανάλυσης, αρχεία κειμένου και XML και αρχεία ODBC και OLE DB. Ωστόσο, δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε τα δεδομένα για να αλλάξετε τα δεδομένα προέλευσης μέσω του περιβάλλοντος εργασίας χρήστη του Excel.

Τόσο η Access όσο και το Excel παρέχουν εντολές για τη σύνδεση με δεδομένα σε υπηρεσίες υπηρεσίες Windows SharePoint Services λίστες. Ωστόσο, το Excel παρέχει απλώς μια σύνδεση μόνο για ανάγνωση σε λίστες του SharePoint. ενώ η Access σάς επιτρέπει να διαβάζετε και να γράφετε δεδομένα σε λίστες του SharePoint.

Ακεραιότητα δεδομένων έναντι ευελιξίας Τα μοναδικά αναγνωριστικά συμβάλλουν στη διατήρηση της ακεραιότητας των δεδομένων σας και διασφαλίζουν ότι δύο γραμμές (ή εγγραφές) δεν περιέχουν ακριβώς τα ίδια δεδομένα. Τα μοναδικά αναγνωριστικά παρέχουν επίσης τον ταχύτερο τρόπο ανάκτησης δεδομένων κατά την αναζήτηση ή την ταξινόμηση των δεδομένων σας. Στην Access, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον τύπο δεδομένων "Αυτόματη αρίθμηση" για να δημιουργήσετε αυτόματα ένα μοναδικό αναγνωριστικό για κάθε εγγραφή. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτά τα αναγνωριστικά για να συσχετίσετε εγγραφές ενός πίνακα με μία ή περισσότερες εγγραφές ενός άλλου πίνακα.

Η δομή που εφαρμόζει η Access στα δεδομένα σας συμβάλλει στη διασφάλιση της ακεραιότητας των δεδομένων. Η Access μπορεί να απαιτήσει οι νέες εγγραφές ενός πίνακα να έχουν μια υπάρχουσα αντίστοιχη τιμή σε διαφορετικό πίνακα, έτσι ώστε να μην μπορείτε να δημιουργήσετε "ορφανές" εγγραφές. Για παράδειγμα, δεν θα θέλατε να έχετε μια παραγγελία που δεν περιλαμβάνει πληροφορίες πελατών. Η Access μπορεί να απαιτήσει κάθε νέα εγγραφή στον πίνακα "Παραγγελίες" να έχει μια αντίστοιχη τιμή πελάτη στον πίνακα "Πελάτες". Αυτή η απαιτούμενη αντιστοιχία τιμών ονομάζεται ακεραιότητα αναφορών.

Μπορείτε επίσης να επιβάλετε τους δικούς σας περιορισμούς και κανόνες για να διασφαλίσετε περαιτέρω ότι τα δεδομένα εισάγονται σωστά. Το Excel σάς επιτρέπει να εισάγετε δεδομένα με τρόπο πιο ελεύθερης μορφής, αλλά επειδή το Excel δεν υποστηρίζει σχεσιακά δεδομένα, δεν μπορεί να υποστηρίξει ακεραιότητα αναφορών. Ωστόσο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εντολή " Επικύρωση δεδομένων " για να ελέγξετε την καταχώρηση δεδομένων στο Excel.

Ανάλυση δεδομένων

Υποβολή ερωτημάτων Εάν συχνά χρειάζεται να προβάλετε τα δεδομένα σας με διάφορους τρόπους, ανάλογα με τις μεταβαλλόμενες συνθήκες ή τα συμβάντα, η Access μπορεί να είναι η καλύτερη επιλογή για την αποθήκευση και την εργασία με τα δεδομένα σας. Η Access σάς επιτρέπει να χρησιμοποιείτε ερωτήματα Structured Query Language (SQL) για να ανακτήσετε γρήγορα μόνο τις γραμμές και τις στήλες δεδομένων που θέλετε, είτε τα δεδομένα περιέχονται σε έναν πίνακα είτε σε πολλούς πίνακες. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε παραστάσεις σε ερωτήματα για να δημιουργήσετε πεδία υπολογισμού. Η χρήση μιας παράστασης στην Access είναι παρόμοια με τη διαδικασία χρήσης τύπων στο Excel για τον υπολογισμό τιμών. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ερωτήματα της Access για να συνοψίσετε δεδομένα και να παρουσιάσετε συγκεντρωτικές τιμές, όπως αθροίσματα, μέσους όρους και μετρήσεις.

Μοντελοποίηση Στο Excel, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα εργαλεία ανάλυσης what-if για να προβλέψετε το αποτέλεσμα ενός μοντέλου φύλλου εργασίας. Η ανάλυση what-if σάς επιτρέπει να εκτελείτε διαφορετικά σενάρια με τα δεδομένα σας, όπως τα σενάρια καλύτερης και χειρότερης περίπτωσης και να συγκρίνετε τα δεδομένα που προκύπτουν από διάφορα σενάρια σε μια αναφορά σύνοψης. Δεν υπάρχει παρόμοια δυνατότητα διαθέσιμη στην Access.

Περιστροφή και δημιουργία γραφημάτων Και στα δύο προγράμματα, μπορείτε να δημιουργήσετε αναφορές Συγκεντρωτικού Πίνακα και γραφήματα Συγκεντρωτικού Πίνακα. Ωστόσο, το Excel παρέχει πιο σύνθετες δυνατότητες αναφοράς και δημιουργίας γραφημάτων Συγκεντρωτικού Πίνακα από ότι η Access. Εάν σχεδιάζετε να δημιουργήσετε εκτεταμένες αναφορές Συγκεντρωτικού Πίνακα ή να παρέχετε τακτικά γραφήματα επαγγελματικής εμφάνισης, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε την αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα ή τη δημιουργία γραφήματος Συγκεντρωτικού Πίνακα στο Excel αντί για τις ίδιες δυνατότητες στην Access.

Συνεργασία πολλών χρηστών

Τόσο η Access όσο και το Excel μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε περιβάλλοντα συνεργασίας, όπως κοινόχρηστα στοιχεία υπηρεσίες υπηρεσίες Windows SharePoint Services και κοινόχρηστων αρχείων δικτύου, αλλά υπάρχουν διαφορές στον τρόπο με τον οποίο μπορούν να έχουν πρόσβαση στα δεδομένα πολλοί χρήστες.

Πολλαπλή πρόσβαση χρηστών σε δεδομένα Υπό κανονικές συνθήκες, η Access επιτρέπει σε πολλούς χρήστες να ανοίγουν μία βάση δεδομένων ταυτόχρονα. Αυτό λειτουργεί καλά, επειδή η Access κλειδώνει μόνο τα δεδομένα που επεξεργάζονται. Ως αποτέλεσμα, άλλοι χρήστες μπορούν να επεξεργάζονται διαφορετικές εγγραφές χωρίς διενέξεις. Στο Excel, μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση ενός βιβλίου εργασίας με άλλους χρήστες, αλλά η συνεργασία πολλών χρηστών λειτουργεί καλύτερα όταν οι χρήστες εργάζονται στα δεδομένα αυτού του βιβλίου εργασίας σε διαφορετικές χρονικές στιγμές και όχι ταυτόχρονα. Στην πραγματικότητα, οι χρήστες μιας βάσης δεδομένων της Access συνεργάζονται σε ένα σύνολο δεδομένων και οι χρήστες ενός βιβλίου εργασίας του Excel συνεργάζονται σε ένα έγγραφο.

Χρήση υπηρεσίες υπηρεσίες Windows SharePoint Services για συνεργασία Και τα δύο προγράμματα ενοποιούνται με υπηρεσίες υπηρεσίες Microsoft Windows SharePoint Services τεχνολογίες, όπως λίστες και βιβλιοθήκες εγγράφων του SharePoint.

Η Access παρέχει διάφορους τρόπους συνεργασίας με πολλούς χρήστες σε μια τοποθεσία του SharePoint. Για παράδειγμα, μπορείτε να αποστείλετε μια πλήρη βάση δεδομένων σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων υπηρεσίες υπηρεσίες Windows SharePoint Services, να κάνετε τις φόρμες και τις εκθέσεις διαθέσιμες ως προβολές υπηρεσίες υπηρεσίες Windows SharePoint Services και να συνδέσετε μια βάση δεδομένων με δεδομένα που είναι αποθηκευμένα σε λίστες του SharePoint.

Το Excel παρέχει μόνο έναν τρόπο συνεργασίας με πολλούς χρήστες σε μια τοποθεσία των υπηρεσιών SharePoint Services. Μπορείτε να αποστείλετε ένα βιβλίο εργασίας σε υπηρεσίες υπηρεσίες Windows SharePoint Services βιβλιοθήκες εγγράφων, όπου μεμονωμένοι χρήστες μπορούν να αναλάβουν τον έλεγχο του βιβλίου εργασίας για να κάνουν αλλαγές, εμποδίζοντας άλλους χρήστες να τροποποιήσουν το βιβλίο εργασίας ταυτόχρονα. Οι χρήστες μπορούν να επεξεργαστούν ένα βιβλίο εργασίας χωρίς να το αποσύρουν από τη βιβλιοθήκη εγγράφων, οπότε πρέπει να συντονιστούν με άλλους χρήστες για να αποφύγουν τις διενέξεις δεδομένων.

Χρήση φακέλων δικτύου για συνεργασία Εάν αποθηκεύσετε μια βάση δεδομένων της Access σε έναν κοινόχρηστο φάκελο δικτύου, πολλοί χρήστες μπορούν να ανοίξουν τη βάση δεδομένων και να εργαστούν ταυτόχρονα με τα δεδομένα της. Οι μεμονωμένες εγγραφές κλειδώνονται όταν ένας χρήστης τις επεξεργάζεται. Εάν αποθηκεύσετε ένα βιβλίο εργασίας του Excel σε έναν κοινόχρηστο φάκελο δικτύου, μόνο ένας χρήστης μπορεί να επεξεργαστεί το βιβλίο εργασίας κάθε φορά. Για σκοπούς προβολής, πολλοί χρήστες μπορούν να ανοίξουν το βιβλίο εργασίας ενώ κάποιος άλλος χρήστης το επεξεργάζεται, αλλά αυτοί οι χρήστες δεν μπορούν να κάνουν αλλαγές στα δεδομένα μέχρι ο χρήστης που επεξεργάζεται το βιβλίο εργασίας να το κλείσει.

Ασφάλεια

Και τα δύο προγράμματα παρέχουν παρόμοιες δυνατότητες — κωδικούς πρόσβασης και κρυπτογράφηση — που μπορούν να σας βοηθήσουν να αποτρέψετε την απώλεια δεδομένων και να προστατεύσετε τα δεδομένα σας από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση. Ωστόσο, υπάρχουν ορισμένες διαφορές ανάμεσα στην Access και το Excel στον τρόπο λειτουργίας της προστασίας δεδομένων σε επίπεδο χρήστη.

Αποτροπή απώλειας δεδομένων Στην Access, η εργασία σας αποθηκεύεται συνεχώς, έτσι ώστε, σε περίπτωση απροσδόκητης αποτυχίας, είναι απίθανο να χάσετε πολύ όγκο εργασίας (εάν υπάρχει). Ωστόσο, επειδή η Access αποθηκεύει την εργασία σας συνεχώς, μπορείτε επίσης να κάνετε αλλαγές που αργότερα αποφασίσετε ότι δεν θέλατε να υλοποιήσετε. Για να εξασφαλίσετε ότι μπορείτε να επαναφέρετε τη βάση δεδομένων σας με τον τρόπο που θέλετε, θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας του αρχείου βάσης δεδομένων με βάση ένα χρονοδιάγραμμα που ανταποκρίνεται στις ανάγκες σας. Μπορείτε να ανακτήσετε μια ολόκληρη βάση δεδομένων από ένα αντίγραφο ασφαλείας ή μπορείτε να επαναφέρετε μόνο τον πίνακα ή το άλλο αντικείμενο βάσης δεδομένων που χρειάζεστε. Εάν χρησιμοποιείτε ένα βοηθητικό πρόγραμμα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας συστήματος αρχείων, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ένα αντίγραφο μιας βάσης δεδομένων από ένα αντίγραφο ασφαλείας συστήματος αρχείων για να επαναφέρετε τα δεδομένα σας. Στο Excel, μπορείτε να αποθηκεύετε πληροφορίες Αυτόματης ανάκτησης σε καθορισμένα χρονικά διαστήματα, ενώ ενημερώνετε τα δεδομένα σας.

Προστασία δεδομένων σε επίπεδο χρήστη Στο Excel, μπορείτε να καταργήσετε σημαντικά ή ιδιωτικά δεδομένα από την προβολή αποκρύπτοντας στήλες και γραμμές δεδομένων και, στη συνέχεια, να προστατεύσετε ολόκληρο το φύλλο εργασίας για να ελέγξετε την πρόσβαση χρηστών στα κρυφά δεδομένα. Εκτός από την προστασία ενός φύλλου εργασίας και των στοιχείων του, μπορείτε επίσης να κλειδώσετε και να ξεκλειδώσετε κελιά σε ένα φύλλο εργασίας για να αποτρέψετε την ακούσια τροποποίηση σημαντικών δεδομένων από άλλους χρήστες.

Ασφάλεια σε επίπεδο αρχείου Σε επίπεδο αρχείου, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κρυπτογράφηση και στα δύο προγράμματα, για να αποτρέψετε την προβολή των δεδομένων από μη εξουσιοδοτημένους χρήστες. Μπορείτε επίσης να ζητήσετε την εισαγωγή κωδικού πρόσβασης για το άνοιγμα ενός αρχείου βάσης δεδομένων ή βιβλίου εργασίας. Επιπλέον, μπορείτε να βοηθήσετε στην προστασία ενός αρχείου βάσης δεδομένων ή βιβλίου εργασίας χρησιμοποιώντας μια ψηφιακή υπογραφή.

Περιορισμένη πρόσβαση σε δεδομένα Στο Excel, μπορείτε να καθορίσετε δικαιώματα βάσει χρήστη για πρόσβαση στα δεδομένα ή να ορίσετε δικαιώματα μόνο για ανάγνωση που εμποδίζουν άλλους χρήστες να κάνουν αλλαγές στα δεδομένα στα οποία έχουν πρόσβαση. Η Access δεν παρέχει δυνατότητες ασφαλείας σε επίπεδο χρήστη, ωστόσο υποστηρίζει το μοντέλο ασφαλείας χρήστη οποιουδήποτε διακομιστή βάσης δεδομένων με τον οποίο συνδέεται. Για παράδειγμα, εάν δημιουργήσετε σύνδεση με μια λίστα του SharePoint, η Access λαμβάνει υπόψη τα δικαιώματα χρήστη για τη λίστα του SharePoint. Εάν θέλετε να κρατήσετε μη εξουσιοδοτημένους χρήστες μακριά από τα δεδομένα της Access, μπορείτε να κρυπτογραφήσετε τη βάση δεδομένων ορίζοντας έναν κωδικό πρόσβασης. Οι χρήστες πρέπει να εισαγάγουν τον κωδικό πρόσβασης για την ανάγνωση δεδομένων από τη βάση δεδομένων, ακόμα και αν αποκτούν πρόσβαση σε αυτήν χρησιμοποιώντας κάποιο άλλο πρόγραμμα, όπως το Excel.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο προστασίας των δεδομένων σας, ανατρέξτε στα θέματα Ορισμός ή αλλαγή της ασφάλειας σε επίπεδο χρήστη της Access 2003 στην Access 2007 ή νεότερη έκδοση και Προστασία και ασφάλεια στο Excel.

Πότε να χρησιμοποιήσετε την Access

Σε γενικές γραμμές, η Access είναι η καλύτερη επιλογή όταν πρέπει να παρακολουθείτε και να καταγράφετε δεδομένα τακτικά και, στη συνέχεια, να εμφανίζετε, να εξάγετε ή να εκτυπώνετε υποσύνολα αυτών των δεδομένων. Οι φόρμες της Access παρέχουν ένα πιο βολικό περιβάλλον εργασίας από ένα φύλλο εργασίας του Excel για την εργασία με τα δεδομένα σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την Access για να αυτοματοποιήσετε τις ενέργειες που εκτελούνται συχνά και οι αναφορές της Access σάς επιτρέπουν να συνοψίζετε δεδομένα σε έντυπη ή ηλεκτρονική μορφή. Η Access παρέχει περισσότερη δομή για τα δεδομένα σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να ελέγξετε ποιοι τύποι δεδομένων μπορούν να εισαχθούν, ποιες τιμές μπορούν να εισαχθούν και μπορείτε να καθορίσετε τον τρόπο με τον οποίο τα δεδομένα ενός πίνακα σχετίζονται με τα δεδομένα σε άλλους πίνακες. Αυτή η δομή σάς βοηθά να εξασφαλίσετε ότι εισάγονται μόνο οι σωστοί τύποι δεδομένων.

Η Access αποθηκεύει δεδομένα σε πίνακες που μοιάζουν σχεδόν με τα φύλλα εργασίας, αλλά οι πίνακες της Access είναι σχεδιασμένοι για σύνθετα ερωτήματα σε σχέση με τα δεδομένα που είναι αποθηκευμένα σε άλλους πίνακες.

Χρησιμοποιήστε την Access όταν:

• Προβλέψτε πολλά άτομα που εργάζονται στη βάση δεδομένων και θέλετε ισχυρές επιλογές που να διαχειρίζονται με ασφάλεια τις ενημερώσεις στα δεδομένα σας, όπως το κλείδωμα εγγραφών και η επίλυση διενέξεων.
• Πρόβλεψη της ανάγκης προσθήκης περισσότερων πινάκων σε ένα σύνολο δεδομένων που δημιουργήθηκε ως επίπεδος ή μη σχεσιακός πίνακας.
• Θέλετε να εκτελέσετε σύνθετα ερωτήματα.
• Θέλετε να δημιουργήσετε μια ποικιλία αναφορών ή ετικετών αλληλογραφίας.

Συνηθισμένα σενάρια για τη χρήση της Access

• Διαχείριση επαφών Μπορείτε να διαχειριστείτε τις επαφές και τις διευθύνσεις αλληλογραφίας και, στη συνέχεια, να δημιουργήσετε αναφορές στην Access ή να συγχωνεύσετε τα δεδομένα με το Microsoft Office Word για να εκτυπώσετε επιστολές, φακέλους ή ετικέτες αλληλογραφίας.
• Παρακολούθηση αποθέματος και περιουσιακών στοιχείων Μπορείτε να δημιουργήσετε μια απογραφή των στοιχείων του σπιτιού ή της επιχείρησής σας και να αποθηκεύσετε φωτογραφίες ή άλλα σχετικά έγγραφα μαζί με τα δεδομένα.
• Παρακολούθηση παραγγελιών Μπορείτε να εισαγάγετε πληροφορίες σχετικά με προϊόντα, πελάτες και παραγγελίες και, στη συνέχεια, να δημιουργήσετε αναφορές που εμφανίζουν πωλήσεις ανά εργαζόμενο, περιοχή, χρονική περίοδο ή κάποια άλλη τιμή.
• Παρακολούθηση εργασιών Μπορείτε να παρακολουθείτε τις εργασίες για μια ομάδα ατόμων και να εισαγάγετε νέες εργασίες την ίδια στιγμή που άλλοι χρήστες ενημερώνουν τις υπάρχουσες εργασίες τους στην ίδια βάση δεδομένων.
• Οργάνωση δανειστικών βιβλιοθηκών Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την Access για να αποθηκεύσετε δεδομένα για τα βιβλία και τα CD σας και να παρακολουθείτε σε ποιον τα έχετε δανείσει.
• Σχεδιασμός εκδηλώσεων Μπορείτε να εισαγάγετε πληροφορίες σχετικά με ημερομηνίες, θέσεις και συμμετέχοντες σε συμβάντα και, στη συνέχεια, να εκτυπώσετε χρονοδιαγράμματα ή συνόψεις σχετικά με τα συμβάντα.
• Παρακολούθηση διατροφής Παρακολουθήστε τις συνταγές και καταγράψτε τις δραστηριότητες δίαιτας και άσκησης.

Πότε να χρησιμοποιείτε το Excel

Ως πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων, το Excel μπορεί να αποθηκεύσει μεγάλες ποσότητες δεδομένων σε βιβλία εργασίας που περιέχουν ένα ή περισσότερα φύλλα εργασίας. Ωστόσο, αντί να λειτουργεί ως σύστημα διαχείρισης βάσεων δεδομένων, όπως η Access, το Excel είναι βελτιστοποιημένο για ανάλυση και υπολογισμό δεδομένων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το ευέλικτο πρόγραμμα για να δημιουργήσετε μοντέλα για την ανάλυση δεδομένων, να συντάξετε απλούς και σύνθετους τύπους για την εκτέλεση υπολογισμού αυτών των δεδομένων, να συγκεντρώσετε τα δεδομένα με όποιον τρόπο θέλετε και να παρουσιάσετε δεδομένα σε μια ποικιλία γραφημάτων επαγγελματικής εμφάνισης. Το Microsoft Create διαθέτει πολλά πρότυπα σχεδίασης του Excel για να διαλέξετε

Χρησιμοποιήστε το Excel όταν:

• Απαιτείται μια επίπεδη ή μη σχεσιακή προβολή των δεδομένων σας αντί για μια σχεσιακή βάση δεδομένων που χρησιμοποιεί πολλούς πίνακες και μάλιστα τα δεδομένα σας είναι κυρίως αριθμητικά.
• Κάνετε συχνά υπολογισμούς και στατιστικές συγκρίσεις με τα δεδομένα σας.
• Θέλετε να χρησιμοποιήσετε αναφορές Συγκεντρωτικού Πίνακα για την προβολή ιεραρχικών δεδομένων σε μια συμπαγή και ευέλικτη διάταξη.
• Προγραμματίστε να δημιουργείτε γραφήματα τακτικά και θέλετε να χρησιμοποιήσετε τις νέες μορφές γραφημάτων που είναι διαθέσιμες στο Excel.
• Θέλετε να δώσετε έμφαση στα δεδομένα σας χρησιμοποιώντας εικονίδια μορφοποίησης υπό όρους, γραμμές δεδομένων και κλίμακες χρωμάτων.
• Θέλετε να εκτελέσετε εξελιγμένες λειτουργίες ανάλυσης what-if στα δεδομένα σας, όπως στατιστικές, μηχανολογικές αναλύσεις και αναλύσεις παλινδρόμησης.
• Θέλετε να παρακολουθείτε τα στοιχεία μιας απλής λίστας, είτε για προσωπική χρήση είτε για σκοπούς περιορισμένης συνεργασίας.

Συνηθισμένα σενάρια για τη χρήση του Excel

• Λογιστική Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις ισχυρές δυνατότητες υπολογισμού του Excel σε πολλές οικονομικές καταστάσεις — για παράδειγμα, μια κατάσταση ταμειακής ροής, μια κατάσταση εισοδήματος ή μια κατάσταση κέρδους ή ζημίας.
• Δημιουργία προϋπολογισμού Ανεξάρτητα από το εάν οι ανάγκες σας είναι προσωπικές ή επαγγελματικές, μπορείτε να δημιουργήσετε οποιονδήποτε τύπο προϋπολογισμού στο Excel — για παράδειγμα, ένα σχέδιο προϋπολογισμού μάρκετινγκ, τον προϋπολογισμό μιας εκδήλωσης ή τον προϋπολογισμό συνταξιοδότησης.
• Χρέωση και πωλήσεις Το Excel είναι, επίσης, χρήσιμο στη διαχείριση δεδομένων χρεώσεων και πωλήσεων και μπορείτε, εύκολα, να δημιουργήσετε τις φόρμες που χρειάζεστε, για παράδειγμα, τιμολόγια πωλήσεων, δελτία συσκευασίας ή παραγγελίες αγοράς.
• Δημιουργία αναφορών Μπορείτε να δημιουργήσετε διάφορους τύπους αναφορών στο Excel που αντανακλούν την ανάλυση των δεδομένων σας ή συνοψίζουν τα δεδομένα σας — για παράδειγμα, αναφορές που μετρούν τις επιδόσεις του έργου, προβλέπουν δεδομένα, συνοψίζουν δεδομένα ή παρουσιάζουν δεδομένα διακύμανσης.
• Σχεδιασμός Το Excel είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για τη δημιουργία επαγγελματικών σχεδίων ή χρήσιμων προγραμμάτων — για παράδειγμα, ένα εβδομαδιαίο πρόγραμμα μαθημάτων, ένα σχέδιο έρευνας μάρκετινγκ, ένα σχέδιο φορολόγησης στο τέλος του έτους ή οργανώσεις που σας βοηθούν στη διοργάνωση εβδομαδιαίων γευμάτων, πάρτι ή διακοπών.
• Παρακολούθηση Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Excel για να παρακολουθείτε δεδομένα σε ένα φύλλο κατανομής χρόνου ή μια λίστα, για παράδειγμα, ένα φύλλο κατανομής χρόνου για την παρακολούθηση της εργασίας ή μια λίστα απογραφής που παρακολουθεί τον εξοπλισμό.
• Χρήση ημερολογίων Λόγω της φύσης που μοιάζει με πλέγμα, το Excel προσφέρεται καλά για τη δημιουργία οποιουδήποτε τύπου ημερολογίου — για παράδειγμα, ενός ακαδημαϊκού ημερολογίου για την παρακολούθηση των δραστηριοτήτων κατά τη διάρκεια του σχολικού έτους ή ενός ημερολογίου οικονομικού έτους για την παρακολούθηση επαγγελματικών συμβάντων και ορόσημων.

Για χρήσιμα πρότυπα του Excel σε οποιαδήποτε από αυτές τις κατηγορίες, ανατρέξτε στο θέμα Πρότυπα για το Excel στο Microsoft Office Online.

Χρήση της Access και του Excel μαζί

Μπορεί να υπάρχουν φορές που θα θέλατε να επωφεληθείτε από τα οφέλη που και τα δύο προγράμματα έχουν να προσφέρουν. Για παράδειγμα, δημιουργήσατε ένα φύλλο εργασίας στο Excel στο οποίο μπορείτε να υπολογίσετε και να αναλύσετε τα δεδομένα, αλλά το φύλλο εργασίας έχει γίνει πολύ μεγάλο και πολύπλοκο και πολλοί άλλοι χρήστες πρέπει να έχουν πρόσβαση στα δεδομένα. Σε αυτό το σημείο, ίσως θέλετε να εισαγάγετε ή να συνδέσετε το φύλλο εργασίας σας στην Access και να το χρησιμοποιήσετε ως βάση δεδομένων, αντί να εργαστείτε με αυτό στο Excel. Ή, ίσως έχετε δεδομένα σε μια βάση δεδομένων της Access για την οποία θέλετε να δημιουργήσετε λεπτομερείς αναφορές Συγκεντρωτικού Πίνακα του Excel και γραφήματα του Excel επαγγελματικής εμφάνισης.

Ανεξάρτητα από το πρόγραμμα που χρησιμοποιείτε πρώτο, μπορείτε πάντα να μεταφέρετε τα δεδομένα από το ένα πρόγραμμα στο άλλο, όπου μπορείτε να συνεχίσετε να εργάζεστε με αυτό. Με ή χωρίς σύνδεση δεδομένων, μπορείτε να μεταφέρετε δεδομένα στην Access από το Excel (και αντίστροφα) με αντιγραφή, εισαγωγή ή εξαγωγή.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο ανταλλαγής δεδομένων μεταξύ των δύο προγραμμάτων, ανατρέξτε στο θέμα Μετακίνηση δεδομένων από το Excel στην Access.