Δημιουργία και κοινή χρήση πίνακα εργαλείων με το Excel και τις Ομάδες της Microsoft

Λήψη των δεδομένων σας

1. Μπορείτε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε δεδομένα απευθείας στο Excel ή μπορείτε να ρυθμίσετε ένα ερώτημα από μια προέλευση δεδομένων. Για αυτό το θέμα, χρησιμοποιήσαμε το ερώτημα Ανάλυσης πωλήσεων από το πρότυπο Northwind Traders για τη Microsoft Access. Εάν θέλετε να το χρησιμοποιήσετε, μπορείτε να ανοίξετε την Access και να μεταβείτε στην επιλογή Αρχείο > Νέα> Αναζήτηση και στην Αναζήτηση, πληκτρολογήστε "Northwind" και δημιουργήστε τη βάση δεδομένων προτύπων. Αφού το κάνετε αυτό, θα μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε οποιοδήποτε από τα ερωτήματα που περιλαμβάνονται στο πρότυπο. Έχουμε ήδη τοποθετήσει αυτά τα δεδομένα στο βιβλίο εργασίας του Excel για εσάς, επομένως δεν χρειάζεται να ανησυχείτε εάν δεν έχετε access.

2. Βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα σας έχουν δομηθεί σωστά, χωρίς να λείπουν γραμμές ή στήλες. Κάθε γραμμή πρέπει να αντιπροσωπεύει μια μεμονωμένη εγγραφή ή στοιχείο. Για βοήθεια σχετικά με τη ρύθμιση ενός ερωτήματος ή εάν τα δεδομένα σας πρέπει να χειρίζονται, ανατρέξτε στο θέμα Λήψη & μετασχηματισμού στο Excel.

   

3. Εάν δεν είναι ήδη, μορφοποιήστε τα δεδομένα σας ως πίνακα του Excel. Κατά την εισαγωγή από την Access, τα δεδομένα θα εισαχθούν αυτόματα σε έναν πίνακα.

Δημιουργία Συγκεντρωτικών Πινάκων

1. Επιλέξτε οποιοδήποτε κελί μέσα στην περιοχή δεδομένων σας και μεταβείτε στην επιλογή Εισαγωγή > Συγκεντρωτικό Πίνακα > Νέο φύλλο εργασίας. Ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία Συγκεντρωτικού Πίνακα για την ανάλυση δεδομένων φύλλου εργασίας για περισσότερες λεπτομέρειες.

2. Προσθέστε τα πεδία Συγκεντρωτικού Πίνακα που θέλετε και, στη συνέχεια, μορφοποιήστε όπως θέλετε. Αυτός ο Συγκεντρωτικός Πίνακας θα αποτελέσει τη βάση για άλλους, επομένως θα πρέπει να αφιερώσετε λίγο χρόνο για να κάνετε τις απαραίτητες προσαρμογές στο στυλ, τη διάταξη αναφοράς και τη γενική μορφοποίηση τώρα, ώστε να μην χρειάζεται να το κάνετε πολλές φορές. Για περισσότερες λεπτομέρειες, ανατρέξτε στο θέμα: Σχεδίαση της διάταξης και της μορφοποίησης ενός Συγκεντρωτικού Πίνακα.

   Σε αυτή την περίπτωση, δημιουργήσαμε μια σύνοψη ανώτατου επιπέδου των πωλήσεων κατά κατηγορία προϊόντος και ταξινομήσαμε κατά το πεδίο "Πωλήσεις" σε φθίνουσα σειρά.

   

   Ανατρέξτε στο θέμα Ταξινόμηση δεδομένων σε Συγκεντρωτικό Πίνακα ή Συγκεντρωτικό Γράφημα για περισσότερες λεπτομέρειες.

3. Αφού δημιουργήσετε τον κύριο Συγκεντρωτικό Πίνακα, επιλέξτε τον και, στη συνέχεια, αντιγράψτε τον και επικολλήστε τον όσες φορές χρειάζεται για να αδειάσετε περιοχές στο φύλλο εργασίας. Για το παράδειγμά μας, αυτοί οι Συγκεντρωτικοί Πίνακες μπορούν να αλλάξουν γραμμές, αλλά όχι στήλες, επομένως τους τοποθετήσαμε στην ίδια γραμμή με μια κενή στήλη ανάμεσα σε κάθε έναν. Ωστόσο, ίσως διαπιστώσετε ότι πρέπει να τοποθετήσετε τους Συγκεντρωτικούς Πίνακές σας κάτω από τον άλλο, εάν μπορούν να επεκτείνουν στήλες.

   Σημαντικό: Οι Συγκεντρωτικοί Πίνακες δεν μπορούν να επικαλύπτουν ο ένας τον άλλον, επομένως βεβαιωθείτε ότι η σχεδίαση θα επιτρέψει αρκετό χώρο μεταξύ τους, ώστε να μπορούν να αναπτυχθούν και να συσπειρωθούν καθώς οι τιμές φιλτράρονται, προστίθενται ή καταργούνται.

   Σε αυτό το σημείο, μπορεί να θέλετε να δώσετε στους Συγκεντρωτικούς Πίνακές σας χαρακτηριστικά ονόματα, ώστε να γνωρίζετε τι κάνουν. Διαφορετικά, το Excel θα τα ονομάσει Συγκεντρωτικός Πίνακας1, Συγκεντρωτικός Πίνακας2 και ούτω καθεξής. Μπορείτε να επιλέξετε κάθε έναν από αυτούς, στη συνέχεια, να μεταβείτε στην Ανάλυση Συγκεντρωτικού Πίνακα > Συγκεντρωτικό Πίνακα και, στη συνέχεια, να εισαγάγετε ένα νέο όνομα στο πλαίσιο Όνομα Συγκεντρωτικού Πίνακα . Αυτό θα είναι σημαντικό όταν έρθει η ώρα να συνδέσετε τους Συγκεντρωτικούς Πίνακές σας σε αναλυτές και στοιχεία ελέγχου λωρίδας χρόνου.

   

Δημιουργία Συγκεντρωτικών Γραφημάτων

1. Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε σημείο στον πρώτο Συγκεντρωτικό Πίνακα και μεταβείτε στην επιλογή Ανάλυση Συγκεντρωτικού Πίνακα > Εργαλεία > Συγκεντρωτικό Γράφημα και, στη συνέχεια, επιλέξτε έναν τύπο γραφήματος. Επιλέξαμε ένα σύνθετο γράφημα με τις πωλήσεις ως γράφημα ομαδοποιημένων στηλών και το ποσοστό αθροίσματος ως γράφημα γραμμών που σχεδιάστηκε στον δευτερεύοντα άξονα.

   

2. Επιλέξτε το γράφημα και, στη συνέχεια, αλλάξτε το μέγεθος και τη μορφοποίηση όπως θέλετε από τις καρτέλες Ανάλυση Συγκεντρωτικού Γραφήματος, Σχεδίαση και Μορφή . Για περισσότερες λεπτομέρειες, ανατρέξτε στη σειρά μας σχετικά με τη Μορφοποίηση γραφημάτων.

3. Επαναλάβετε για κάθε έναν από τους υπόλοιπους Συγκεντρωτικούς Πίνακες.

4. Τώρα είναι η κατάλληλη στιγμή για να μετονομάσετε και τα Συγκεντρωτικά Γραφήματά σας. Μεταβείτε στην επιλογή Ανάλυση Συγκεντρωτικού Γραφήματος > Συγκεντρωτικό Γράφημα και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε ένα νέο όνομα στο πλαίσιο Όνομα γραφήματος .

Προσθήκη αναλυτών και λωρίδας χρόνου

Οι αναλυτές και οι λωρίδες χρόνου σάς επιτρέπουν να φιλτράρετε γρήγορα τους Συγκεντρωτικούς Πίνακες και τα Συγκεντρωτικά Γραφήματα, ώστε να μπορείτε να δείτε μόνο τις πληροφορίες που είναι χαρακτηριστικές για εσάς.

1. Επιλέξτε οποιονδήποτε Συγκεντρωτικό Πίνακα και μεταβείτε στην επιλογή Ανάλυση Συγκεντρωτικού Πίνακα > Φίλτρο > Εισαγωγή αναλυτή και, στη συνέχεια, ελέγξτε κάθε στοιχείο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για έναν αναλυτή. Για αυτόν τον πίνακα εργαλείων, επιλέξαμε Κατηγορία, Όνομα προϊόντος, Υπάλληλος και Όνομα πελάτη. Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί OK, οι αναλυτές θα προστεθούν στο μέσον της οθόνης, σωρευμένοι ο ένας πάνω στον άλλο, επομένως θα πρέπει να τους τακτοποιήσετε και να αλλάξετε το μέγεθός τους ανάλογα με τις ανάγκες.

   

2. Επιλογές αναλυτή: Εάν κάνετε κλικ σε οποιονδήποτε αναλυτή, μπορείτε να μεταβείτε στην καρτέλα Αναλυτής και να ορίσετε διάφορες επιλογές, όπως Στυλ και πόσες στήλες εμφανίζονται. Μπορείτε να στοιχίσετε πολλούς αναλυτές επιλέγοντάς τους με ctrl+αριστερό κλικ και, στη συνέχεια, χρησιμοποιώντας τα εργαλεία στοίχισης στην καρτέλα Εργαλεία αναλυτή .

3. Connections αναλυτή: Οι αναλυτές θα συνδέονται μόνο με τον Συγκεντρωτικό Πίνακα που χρησιμοποιήσατε για να τους δημιουργήσετε, επομένως πρέπει να επιλέξετε κάθε αναλυτή και, στη συνέχεια, να μεταβείτε στην επιλογή Αναλυτής > Αναλυτής > Connections αναφοράς και να ελέγξετε με ποιους Συγκεντρωτικούς Πίνακες θέλετε να συνδεθείτε στον καθένα. Οι αναλυτές και οι λωρίδες χρόνου μπορούν να ελέγχουν τους Συγκεντρωτικούς Πίνακες σε οποιοδήποτε φύλλο εργασίας, ακόμα και αν το φύλλο εργασίας είναι κρυφό.

   

4. Προσθήκη λωρίδας χρόνου: Επιλέξτε οποιονδήποτε Συγκεντρωτικό Πίνακα και μεταβείτε στην επιλογή Ανάλυση Συγκεντρωτικού Πίνακα > Φίλτρο > Εισαγωγή λωρίδας χρόνου και, στη συνέχεια, επιλέξτε κάθε στοιχείο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Για αυτόν τον πίνακα εργαλείων, επιλέξαμε Ημερομηνία παραγγελίας.

5. Επιλογές λωρίδας χρόνου: Κάντε κλικ στη Λωρίδα χρόνου και μεταβείτε στην καρτέλα Λωρίδα χρόνου και ορίστε επιλογές όπως Στυλ, Κεφαλίδα και Λεζάντα. Επιλέξτε αναφορά Connections για να συνδέσετε τη λωρίδα χρόνου με τους Συγκεντρωτικούς Πίνακες της επιλογής σας.

Μάθετε περισσότερα σχετικά με τους αναλυτές και τα στοιχεία ελέγχου λωρίδας χρόνου .

Επόμενα βήματα

Ο πίνακας εργαλείων σας έχει πλέον ολοκληρωθεί λειτουργικά, αλλά πιθανότατα πρέπει να τον τακτοποιήσετε με τον τρόπο που θέλετε και να κάνετε τελικές προσαρμογές. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να προσθέσετε έναν τίτλο ή φόντο αναφοράς. Για τον πίνακα εργαλείων μας, προσθέσαμε σχήματα γύρω από τους Συγκεντρωτικούς Πίνακες και απενεργοποιήσαμε τις Επικεφαλίδες και τιςΓραμμές πλέγματος από την καρτέλα Προβολή .

Φροντίστε να ελέγξετε κάθε έναν από τους αναλυτές και τις λωρίδες χρόνου για να βεβαιωθείτε ότι οι Συγκεντρωτικοί Πίνακες και τα Συγκεντρωτικά Γραφήματα συμπεριφέρονται με τον τρόπο που θέλετε. Μπορεί να βρείτε περιπτώσεις όπου ορισμένες επιλογές προκαλούν προβλήματα εάν ένας Συγκεντρωτικός Πίνακας θέλει να προσαρμόσει και να επικαλύψει έναν άλλο, κάτι που δεν μπορεί να κάνει και θα εμφανίσει ένα μήνυμα σφάλματος. Αυτά τα προβλήματα θα πρέπει να διορθωθούν πριν από τη διανομή του πίνακα εργαλείων σας.

Όταν ολοκληρώσετε τη ρύθμιση του πίνακα εργαλείων σας, μπορείτε να κάνετε κλικ στην καρτέλα Κοινή χρήση του πίνακα εργαλείων σας στο επάνω μέρος αυτού του θέματος για να μάθετε πώς μπορείτε να τον διανείμετε.

Συγχαρητήρια για τη δημιουργία του πίνακα εργαλείων σας! Σε αυτό το βήμα, θα σας δείξουμε πώς μπορείτε να ρυθμίσετε μια Ομάδα Microsoft για κοινή χρήση του πίνακα εργαλείων σας. Αυτό που πρόκειται να κάνουμε είναι να καρφιτσώσετε τον πίνακα εργαλείων σας στο επάνω μέρος της βιβλιοθήκης εγγράφων της ομάδας σας στο SharePoint, ώστε οι χρήστες σας να μπορούν να έχουν εύκολα πρόσβαση σε αυτό ανά πάσα στιγμή.

Αποθήκευση του πίνακα εργαλείων σας στην ομάδα

Εάν δεν έχετε ήδη αποθηκεύσει το βιβλίο εργασίας του πίνακα εργαλείων σας στην ομάδα, θα πρέπει να το μετακινήσετε εκεί. Εάν βρίσκεται ήδη στη βιβλιοθήκη αρχείων της ομάδας, μπορείτε να παραλείψετε αυτό το βήμα.

1. Μεταβείτε στην ομάδα σας είτε με Outlook 2016 είτε με Outlook στο web.

2. Στην κάρτα της ομάδας, επιλέξτε Αρχεία για να αποκτήσετε πρόσβαση στη βιβλιοθήκη εγγράφων της ομάδας.

3. Επιλέξτε Αρχεία > Αποστολήαρχείων >, αναζητήστε και επιλέξτε το βιβλίο εργασίας του πίνακα εργαλείων σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Άνοιγμα για να το αποστείλετε στη βιβλιοθήκη εγγράφων.

Προσθήκη στην τοποθεσία ομάδας του SharePoint Online της ομάδας σας

1. Μεταβείτε στην τοποθεσία ομάδας του SharePoint Online της ομάδας σας. Από το Outlook, στην ομάδα Επικοινωνίες , επιλέξτε Αρχεία.

2. Στο παράθυρο περιήγησης στα αριστερά, επιλέξτε Έγγραφα.

3. Βρείτε το βιβλίο εργασίας του πίνακα εργαλείων σας και επιλέξτε τον κύκλο επιλογής ακριβώς στα αριστερά του ονόματός του.

4. Όταν έχετε επιλέξει το βιβλίο εργασίας του πίνακα εργαλείων, επιλέξτε Καρφίτσωμα στην κορυφή.

Τώρα, κάθε φορά που οι χρήστες σας έρχονται στη σελίδα "Έγγραφα" της τοποθεσίας ομάδας του SharePoint Online, το φύλλο εργασίας του πίνακα εργαλείων σας θα βρίσκεται ακριβώς εκεί στο επάνω μέρος. Μπορούν να το επιλέξουν και να αποκτήσουν εύκολα πρόσβαση στην τρέχουσα έκδοση του πίνακα εργαλείων.