Σημείωση: Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχει μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά για να το συμβουλεύεστε εύκολα.
Αυτό το άρθρο αφορά τους σχεδιαστές προτύπων φόρμας που θέλουν μια υψηλού επιπέδου κατανόηση της διαδικασίας σχεδίασης φόρμας στο Microsoft Office InfoPath. Περιγράφει τις διάφορες φάσεις δημιουργίας και ανάπτυξης ενός προτύπου φόρμας και παρέχει συνδέσεις για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις βασικές εργασίες. Ενώ μπορείτε να πειραματιστείτε και να εργαστείτε με τον τρόπο που σας εξυπηρετεί καλύτερα, μετά από αυτή τη συνιστώμενη διαδικασία σχεδίασης, μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και κόπο μακροπρόθεσμα.
Σε αυτό το άρθρο
Φάση 1: σχέδιο
Ο χρόνος που αφιερώνετε για τον προγραμματισμό εξαρτάται από την πολυπλοκότητα του προτύπου φόρμας, το ρόλο σας στην εταιρεία σας και τις διεργασίες και τις απαιτήσεις της εταιρείας σας.
Εάν το πρότυπο φόρμας σας θα χρησιμοποιηθεί μόνο από μέλη της ομάδας σας, η φάση σχεδιασμού μπορεί να είναι πολύ άτυπη. Εάν το πρότυπο φόρμας σας είναι πιο περίπλοκο, η φάση σχεδιασμού θα είναι πιθανώς μια πιο τυπική και εμπλέκονται διαδικασία και μπορεί να χρειαστεί να συμβουλευτείτε πολλούς ενδιαφερόμενους. Για παράδειγμα, εάν το πρότυπο φόρμας σας θα είναι ένα μέρος ενός μεγαλύτερου επιχειρηματικού συστήματος σε ολόκληρη την εταιρεία, όπως ένα σύστημα αναφοράς εξόδων ή ένα σύστημα προγραμματισμού εταιρικών πόρων, τότε ίσως χρειαστεί να δημιουργήσετε επίσημα έγγραφα προγραμματισμού, όπως λειτουργικές προδιαγραφές.
Σε κάθε περίπτωση, πριν να ξεκινήσετε τη σχεδίαση του προτύπου φόρμας, θα πρέπει να λάβετε υπόψη τα εξής:
-
Στόχοι χρηστών Τι πρέπει να επιτυγχάνουν οι χρήστες σας με το πρότυπο φόρμας σας; Ποια σενάρια χρειάζεστε για να υποστηρίξετε; Πώς θα μετρήσετε την επιτυχία στην εκπλήρωση των στόχων των χρηστών σας;
-
Θέματα συμβατότητας Πρέπει το πρότυπο φόρμας σας να είναι προσβάσιμο σε χρήστες εκτός του οργανισμού σας, είτε τώρα είτε στο μέλλον; Για παράδειγμα, θέλετε το πρότυπο φόρμας σας να είναι διαθέσιμο στην εξωτερική τοποθεσία Web του οργανισμού σας για τους πελάτες που δεν έχουν εγκατεστημένο το InfoPath στους υπολογιστές τους; Σε αυτή την περίπτωση, μπορείτε να σχεδιάσετε ένα πρότυπο φόρμας που είναι συμβατό με το πρόγραμμα περιήγησης αντί για ένα τυπικό πρότυπο φόρμας μόνο για το InfoPath. Ορισμένοι χρήστες στον οργανισμό σας πρέπει να έχουν τη δυνατότητα να συμπληρώσουν τη φόρμα σας στο InfoPath 2003; Εάν Ναι, μπορεί να θέλετε να σχεδιάσετε ένα πρότυπο φόρμας που είναι συμβατό με παλαιότερες εκδόσεις. Θέλετε οι χρήστες να μπορούν να συμπληρώνουν φόρμες ενώ είναι μακριά από το Office ή με άλλο τρόπο εκτός σύνδεσης; Σε αυτή την περίπτωση, μπορείτε να προσθέσετε δυνατότητες στο πρότυπο φόρμας που θα του επιτρέψουν να λειτουργήσει αποτελεσματικά στο λειτουργία χωρίς σύνδεση.
-
Υπάρχουσες φόρμες χρήστη Αυτή τη στιγμή χρησιμοποιείτε έγγραφα του Microsoft Office Word ή βιβλία εργασίας του Microsoft Office Excel για τη συλλογή δεδομένων από τους χρήστες; Σε αυτή την περίπτωση, μπορείτε εύκολα να μετατρέψετε αυτά τα αρχεία σε πρότυπα φόρμας του InfoPath.
-
Απαιτήσεις ενοποίησης Σε ποια άλλα προϊόντα ή τεχνολογίες θα λειτουργεί το πρότυπο φόρμας σας; Για παράδειγμα, ίσως χρειαστεί να αποθηκεύσετε τα δεδομένα στο πρότυπο φόρμας σας σε μια βάση δεδομένων του Microsoft SQL Server ή μπορείτε να αποφασίσετε να βασίσετε τη σχεδίαση του προτύπου φόρμας σε μια υπηρεσία Web, ώστε να μπορείτε να υποβάλετε δεδομένα σε μια βάση δεδομένων που δεν υποστηρίζεται άμεσα από το InfoPath.
-
Απαιτήσεις περιβάλλοντος εργασίας χρήστη Πρέπει να τηρείτε τις οδηγίες για την εταιρική επωνυμία της εταιρείας; Πώς θέλετε να φαίνεται το πρότυπο φόρμας σας; Τι είδους στοιχεία ελέγχου θα χρησιμοποιήσετε και πώς θα τα οργανώσετε;
-
Απαιτήσεις διΕργασίας Το πρότυπο φόρμας σας θα είναι μέρος μιας μεγαλύτερης επιχειρηματικής διαδικασίας, όπως η διαδικασία έγκρισης μιας αναφοράς εξόδων; Εάν Ναι, τι είδους προβολές χρειάζεστε και πώς θα υλοποιήσετε τους κανόνες που διέπουν τον τρόπο με τον οποίο τα δεδομένα μετακινούνται μέσω του οργανισμού και υποβάλλονται σε επεξεργασία από διαφορετικά άτομα και επιχειρηματικά συστήματα; Θα επωφεληθείτε από τις δυνατότητες ροής εργασίας σε άλλα προγράμματα, όπως το Microsoft Office SharePoint Server 2007; Το πρότυπο φόρμας θα απαιτήσει διαχειριζόμενο κώδικα ή δέσμη ενεργειών; Εάν Ναι, θα χρησιμοποιήσετε τους προγραμματιστές του σπιτιού ή θα αναθέσετε την εργασία σε αυτήν;
-
Απαιτήσεις χώρου αποθήκευσης δεδομένων Τι θέλετε να κάνετε με τα δεδομένα σε φόρμες χρήστη; Για παράδειγμα, εάν οι χρήστες πρέπει να έχουν τη δυνατότητα να στέλνουν γρήγορα δεδομένα φόρμας προς τα εμπρός και προς τα πίσω και δεν χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε ξανά τα δεδομένα, τότε μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να αποθηκεύσετε τα δεδομένα. Εάν οι χρήστες πρέπει να έχουν πρόσβαση και να κάνουν κοινή χρήση των δεδομένων της φόρμας, μπορεί να θέλετε να αποθηκεύσετε συλλογές σχετικών φορμών του InfoPath σε βιβλιοθήκες σε ένα διακομιστή που εκτελεί τις υπηρεσίες Microsoft Windows SharePoint Services. Εάν οι χρήστες πρέπει να έχουν πρόσβαση στα δεδομένα της φόρμας σε άλλες επιχειρηματικές εφαρμογές ή συστήματα, όπως η αναφορά εξόδων ή οι εφαρμογές λογιστικής, τότε μπορεί να θέλετε να αποθηκεύσετε τα δεδομένα σε εταιρικές βάσεις δεδομένων. Αυτό επιτυγχάνεται συχνά με τη σύνδεση του προτύπου φόρμας σε μια υπηρεσία Web, η οποία χρησιμεύει ως ενδιάμεσος μεταξύ του προτύπου φόρμας και της βάσης δεδομένων ή του επιχειρηματικού συστήματος.
-
Απαιτήσεις ασφαλείας Τι είδους προκλήσεις και ευπάθειες ασφαλείας αντιμετωπίζετε; Πρέπει το πρότυπο φόρμας σας να είναι εγκατεστημένο στους υπολογιστές των χρηστών ή να μπορούν οι χρήστες σας να έχουν πρόσβαση σε αυτό από έναν πόρο δικτύου; Θέλετε οι χρήστες να υπογράφουν ψηφιακά τις φόρμες τους ή ορισμένα σύνολα δεδομένων στις φόρμες τους; Θα συνδέσετε το πρότυπο φόρμας απευθείας σε μια βάση δεδομένων ή θα χρησιμοποιήσετε αρχεία σύνδεσης δεδομένων σε βιβλιοθήκες σύνδεσης δεδομένων, τα οποία συνήθως διαχειρίζεται ένας διαχειριστής;
-
Απαιτήσεις ελέγχου Ποια διαδικασία θα χρησιμοποιήσετε για να ελέγξετε την εμφάνιση και τη συμπεριφορά του προτύπου φόρμας; Πρέπει να δημιουργήσετε ένα επίσημο δοκιμαστικό πρόγραμμα;
-
Απαιτήσεις ανάπτυξης Πώς μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση του προτύπου φόρμας με άλλα άτομα; Πού θα δημοσιεύσετε το πρότυπο φόρμας; Εάν σκοπεύετε να το δημοσιεύσετε σε ένα διακομιστή που εκτελεί το InfoPath Forms Services, θέλετε να το δημοσιεύσετε σε μια βιβλιοθήκη ή ως τύπος περιεχομένου τοποθεσίας; Πώς θα ειδοποιήσετε τους χρήστες για τη διαθεσιμότητα του προτύπου φόρμας; Ποιο είναι το σχέδιό σας για την αποδέσμευση νέων εκδόσεων προτύπων φόρμας;
-
Απαιτήσεις συντήρησης Θέλετε να αρχειοθετήσετε πρότυπα φόρμας, φόρμες χρηστών ή και τα δύο; Για πόσο χρόνο χρειάζεστε για να διατηρήσετε τα δεδομένα; Τι είδους πολιτικές αρχειοθέτησης και διατήρησης δεδομένων απαιτούνται από τον οργανισμό σας;
Φάση 2: σχεδίαση
Αφού ολοκληρώσετε τη φάση σχεδιασμού, μπορείτε να ξεκινήσετε τη διαδικασία σχεδίασης. Συνιστάται να ακολουθείτε τη σειρά των εργασιών που παρατίθενται παρακάτω κατά τη σχεδίαση του προτύπου φόρμας. Ωστόσο, μπορείτε να παρεκκλίνετε από τη σειρά, εάν είναι απαραίτητο. Για παράδειγμα, ίσως προτιμάτε να ορίσετε την επικύρωση δεδομένων, τη μορφοποίηση υπό όρους και τους κανόνες για τα στοιχεία ελέγχου καθώς προσθέτετε αυτά τα στοιχεία ελέγχου στο πρότυπο φόρμας σας, αντί να τα κάνετε αργότερα στη διαδικασία σχεδίασης.
Βήμα 1: δημιουργία του προτύπου φόρμας
Όταν δημιουργείτε το πρότυπο φόρμας, ίσως χρειαστεί να εισαγάγετε μια υπάρχουσα φόρμα, όπως ένα έγγραφο του Word ή ένα βιβλίο εργασίας του Excel, στο InfoPath ή να καθορίσετε ρυθμίσεις συμβατότητας για το πρότυπο φόρμας, έτσι ώστε οι φόρμες που προκύπτουν να μπορούν να συμπληρωθούν στο InfoPath 2003 ή σε ένα πρόγραμμα περιήγησης Web. Οι περισσότερες από αυτές τις επιλογές είναι διαθέσιμες στο παράθυρο διαλόγου Σχεδίαση προτύπου φόρμας . Για παράδειγμα, εάν θέλετε να σχεδιάσετε ένα πρότυπο φόρμας που μπορεί να ανοίξει και να συμπληρωθεί είτε στο Microsoft Office InfoPath είτε σε ένα πρόγραμμα περιήγησης, μπορείτε να επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Ενεργοποίηση μόνο των δυνατοτήτων που είναι συμβατές με το πρόγραμμα περιήγησης στο παράθυρο διαλόγου Σχεδίαση προτύπου φόρμας .
Οι παρακάτω πόροι παρέχουν πρόσθετες λεπτομέρειες σχετικά με τη διαδικασία δημιουργίας ενός προτύπου φόρμας.
|
Κάντε κλικ στο στοιχείο |
Για |
|
Μάθετε περισσότερα σχετικά με την τεχνολογία διακομιστή που σας επιτρέπει να δημιουργήσετε ένα πρότυπο φόρμας που μπορεί να ανοιχτεί και να συμπληρωθεί σε ένα πρόγραμμα περιήγησης. |
|
|
Εισαγωγή σε πρότυπα φόρμας με συμβατότητα προγράμματος περιήγησης |
Μάθετε σχετικά με τα πρότυπα φόρμας που είναι συμβατά με πρόγραμμα περιήγησης, τα οποία μπορούν να ανοιχτούν ή να συμπληρωθούν στο InfoPath, σε ένα πρόγραμμα περιήγησης ή σε μια κινητή συσκευή. Ένα πρότυπο φόρμας που είναι συμβατό με πρόγραμμα περιήγησης μπορεί να ενεργοποιηθεί για χρήση σε ένα πρόγραμμα περιήγησης όταν δημοσιευτεί σε ένα διακομιστή που εκτελεί το InfoPath Forms Services, είτε από εσάς είτε από έναν διαχειριστή συμπλέγματος για το διακομιστή. |
|
Καθορισμός των ρυθμίσεων συμβατότητας για ένα πρότυπο φόρμας |
Επιλέξτε μια ρύθμιση συμβατότητας για ένα πρότυπο φόρμας ή αλλάξτε την υπάρχουσα ρύθμιση συμβατότητας. Αυτή η ρύθμιση καθορίζει ποιες δυνατότητες και στοιχεία ελέγχου του InfoPath είναι διαθέσιμα σε εσάς κατά τη σχεδίαση του προτύπου φόρμας. Για παράδειγμα, εάν επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Ενεργοποίηση μόνο των δυνατοτήτων που είναι συμβατές με το πρόγραμμα περιήγησης στο παράθυρο εργασιών Σχεδίαση προτύπου φόρμας , το InfoPath αποκρύπτει ή απενεργοποιεί στοιχεία ελέγχου και δυνατότητες που δεν λειτουργούν σε πρότυπα φόρμας με δυνατότητα προγράμματος περιήγησης. |
|
Μετατροπή βιβλίου εργασίας του Excel σε πρότυπο φόρμας του InfoPath |
Δημιουργήστε ένα πρότυπο φόρμας από ένα υπάρχον βιβλίο εργασίας του Microsoft Office Excel. |
|
Μετατροπή ενός εγγράφου του Word σε πρότυπο φόρμας του InfoPath |
Δημιουργήστε ένα πρότυπο φόρμας από ένα υπάρχον έγγραφο του Microsoft Office Word. |
Βήμα 2: δημιουργία ή καθορισμός του κύριου αρχείου προέλευσης δεδομένων
Όλα τα πρότυπα φόρμας βασίζονται σε μια προέλευση δεδομένων, η οποία αποθηκεύει τα δεδομένα που συλλέγονται σε μια φόρμα. Αυτή η προέλευση δεδομένων μπορεί να είναι μια εταιρική βάση δεδομένων, μια υπηρεσία Web ή ένα υπάρχον αρχείο XML που χρησιμοποιείται σε ολόκληρη την εταιρεία σας για την τυποποίηση δεδομένων, όπως ένα αρχείο Σχήμα XML (. xsd). Εάν δεν έχετε μια υπάρχουσα προέλευση δεδομένων, μπορείτε να επιτρέψετε στο InfoPath να δημιουργήσει μία για εσάς, καθώς προσθέτετε στοιχεία ελέγχου στο πρότυπο φόρμας.
Μπορείτε να προβάλετε μια αναπαράσταση της προέλευσης δεδομένων για το πρότυπο φόρμας στο παράθυρο εργασιών προέλευση δεδομένων :
Όταν δημιουργείτε για πρώτη φορά το πρότυπο φόρμας, πρέπει να αποφασίσετε ποιες από τις παρακάτω προσεγγίσεις θα χρησιμοποιήσετε:
-
Επιτρέψτε στο InfoPath να δημιουργήσει την προέλευση δεδομένων Εάν δημιουργήσετε ένα κενό πρότυπο φόρμας, το InfoPath δημιουργεί την προέλευση δεδομένων για εσάς καθώς προσθέτετε στοιχεία ελέγχου στο πρότυπο φόρμας. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο όταν σχεδιάζετε ένα πρότυπο φόρμας που θα χρησιμοποιείται από τα μέλη μιας μικρής ομάδας, όταν δεν έχετε πρόσβαση σε μια υπάρχουσα προέλευση δεδομένων στην εταιρεία σας ή όταν δεν χρειάζεται να αποθηκεύσετε τα δεδομένα που συλλέγετε εκτός της φόρμας. Αυτό μπορεί επίσης να είναι χρήσιμο όταν κάνετε κοινή χρήση φορμών σε μια βιβλιοθήκη του SharePoint ή σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και θέλετε να εμφανίσετε πληροφορίες από τη φόρμα σε στήλες στη βιβλιοθήκη ή σε έναν φάκελο φορμών του InfoPath αντί να την αποθηκεύσετε σε μια βάση δεδομένων ή άλλη εξωτερική θέση.
-
Χρήση υπάρχουσας προέλευσης δεδομένων Εάν βασίζετε τη σχεδίαση του προτύπου φόρμας σε μια υπάρχουσα προέλευση δεδομένων, όπως μια βάση δεδομένων ή μια υπηρεσία Web, το InfoPath δημιουργεί ένα κύριο σύνδεση δεδομένων σε αυτή την προέλευση δεδομένων. Μπορεί να υπάρχει μόνο μία κύρια σύνδεση δεδομένων σε ένα πρότυπο φόρμας. Στη συνέχεια της διαδικασίας σχεδίασης, μπορείτε να δημιουργήσετε συνδέσεις δεδομένων σε δευτερεύουσες προελεύσεις δεδομένων για να συμπληρώσετε πλαίσια λίστας με εξωτερικά δεδομένα ή να υποβάλετε δεδομένα φόρμας σε περισσότερες από μία προέλευση δεδομένων. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις δευτερεύουσες προελεύσεις δεδομένων, ανατρέξτε στο θέμα "βήμα 5: Προσθήκη συνδέσεων δεδομένων" παρακάτω σε αυτό το άρθρο.
Οι ακόλουθοι πόροι παρέχουν πρόσθετες λεπτομέρειες που μπορούν να σας βοηθήσουν να προσδιορίσετε τον τύπο της προέλευσης δεδομένων που θα χρησιμοποιήσετε και πότε θα πρέπει να προσθέσετε επιπλέον συνδέσεις δεδομένων στο πρότυπο φόρμας.
|
Κάντε κλικ στο στοιχείο |
Για |
|
Μάθετε σχετικά με τις προελεύσεις δεδομένων με τις οποίες μπορεί να λειτουργήσει το InfoPath και τον τρόπο με τον οποίο εκπροσωπούνται στο παράθυρο εργασιών προέλευση δεδομένων . |
|
|
Μάθετε σχετικά με τις συνδέσεις δεδομένων, οι οποίες είναι δυναμικές συνδέσεις μεταξύ μιας φόρμας και μιας προέλευσης δεδομένων που αποθηκεύει ή παρέχει δεδομένα για τη συγκεκριμένη φόρμα. |
|
|
Σχεδίαση προτύπου φόρμας με χρήση των ρυθμίσεων σε μια βιβλιοθήκη σύνδεσης δεδομένων |
Βασίστε τη σχεδίαση του προτύπου φόρμας σε ένα κοινό αρχείο σύνδεσης δεδομένων που είναι αποθηκευμένο σε μια βιβλιοθήκη σύνδεσης δεδομένων σε μια τοποθεσία του Office SharePoint Server 2007. Αυτό το αρχείο αποθηκεύει πληροφορίες σχετικά με μια σύνδεση με μια προέλευση δεδομένων, όπως μια βάση δεδομένων της Access, ένα υπολογιστικό φύλλο ή ένα αρχείο κειμένου. |
Βήμα 3: Ορισμός διάταξης
Τα περισσότερα πρότυπα φόρμας περιλαμβάνουν τουλάχιστον έναν πίνακα διάταξης, ο οποίος είναι ένα πλαίσιο για την οργάνωση και την τακτοποίηση του περιεχομένου φόρμας, συμπεριλαμβανομένων των στοιχείων ελέγχου, των ενοτήτων μιας φόρμας, των λογοτύπων και άλλων τύπων εικόνων.
Μπορείτε να εντοπίσετε έτοιμες πίνακες διάταξης στο παράθυρο εργασιών διάταξη :
Οι παρακάτω πόροι παρέχουν πρόσθετες λεπτομέρειες σχετικά με τις επιλογές οπτικής σχεδίασης για το πρότυπο φόρμας.
|
Κάντε κλικ στο στοιχείο |
Για |
|
Μάθετε σχετικά με τους πίνακες διάταξης, οι οποίοι σας βοηθούν να ευθυγραμμίσετε στοιχεία σε ένα πρότυπο φόρμας και σχετικά με στοιχεία ελέγχου που χρησιμοποιούνται για σκοπούς διάταξης. |
|
|
Μάθετε πώς μπορείτε να εφαρμόζετε αυτόματα συντονισμένα χρώματα σε συγκεκριμένα στοιχεία στο πρότυπο φόρμας. |
|
|
Μάθετε πώς μπορείτε να εισαγάγετε μια εικόνα, όπως ένα εταιρικό λογότυπο ή μια επικεφαλίδα, σε ένα πρότυπο φόρμας. |
Βήμα 4: Προσθήκη στοιχείων ελέγχου
Τα στοιχεία ελέγχου επιτρέπουν στους χρήστες να εισαγάγουν και να επιλέξουν δεδομένα στο πρότυπο φόρμας. Μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για την εμφάνιση δεδομένων από υπάρχουσες προελεύσεις δεδομένων, όπως βάσεις δεδομένων ή υπηρεσίες Web. Αφού δημιουργήσετε τη διάταξη του προτύπου φόρμας σας, μπορείτε να εισαγάγετε όλα τα στοιχεία ελέγχου που χρειάζεστε στο πρότυπο φόρμας. Το παράθυρο εργασιών στοιχεία ελέγχου παρέχει πρόσβαση σε όλα τα στοιχεία ελέγχου που είναι διαθέσιμα στο InfoPath, συμπεριλαμβανομένων οποιωνδήποτε προσαρμοσμένων στοιχείων ελέγχου που έχουν προστεθεί στο παράθυρο εργασιών, όπως τα στοιχεία ελέγχου ActiveX ή τα τμήματα προτύπου.
Μπορείτε να προσθέσετε ένα στοιχείο ελέγχου στο πρότυπο φόρμας, κάνοντας κλικ στο όνομά του στη λίστα Εισαγωγή στοιχείων ελέγχου ή σύροντάς το από το παράθυρο εργασιών στο χώρο εργασίας του προτύπου φόρμας. Ανάλογα με τον τύπο του στοιχείου ελέγχου που προσθέτετε στο πρότυπο φόρμας, οι χρήστες που συμπληρώνουν τη φόρμα θα μπορούν να πληκτρολογούν κείμενο σε πεδία κειμένου, να προβάλλουν δεδομένα στα επαναλαμβανόμενα στοιχεία ελέγχου, να κάνουν επιλογές από τα κουμπιά επιλογής και τα πλαίσια ελέγχου, να επιλέγουν καταχωρήσεις από λίστες και να κάνουν κλικ στην εντολή κουμπιά για την εκτέλεση εντολών. Τα δεδομένα που εισάγουν οι χρήστες σε ένα στοιχείο ελέγχου αποθηκεύονται στην προέλευση δεδομένων της φόρμας.
Οι ακόλουθοι πόροι παρέχουν πρόσθετες λεπτομέρειες σχετικά με τη χρήση στοιχείων ελέγχου στο InfoPath.
|
Κάντε κλικ στο στοιχείο |
Για |
|
Μάθετε περισσότερα σχετικά με τους διαφορετικούς τύπους στοιχείων ελέγχου που είναι διαθέσιμοι στο InfoPath. |
|
|
Σχεδίαση ενός τμήματος προτύπου για επαναχρησιμοποίηση σε πολλά πρότυπα φόρμας |
Μάθετε πώς μπορείτε να εισαγάγετε και να ενημερώσετε τμήματα προτύπου. Τα τμήματα προτύπου μπορούν να σας βοηθήσουν να επιτύχετε μια συνεπή σχεδίαση για μια συλλογή προτύπων φόρμας. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε τμήματα προτύπου για ενότητες υπογραφών. Εκτός από την επαναχρησιμοποίηση στοιχείων ελέγχου και διάταξης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ξανά κανόνες, μορφοποίηση υπό όρους και επικύρωση δεδομένων. |
Βήμα 5: Προσθήκη συνδέσεων δεδομένων
Όλα τα πρότυπα φόρμας έχουν μια κύρια προέλευση δεδομένων, η οποία αναφέρεται ως κύρια προέλευση δεδομένων. Εάν σχεδιάζετε ένα πρότυπο φόρμας που βασίζεται σε μια εξωτερική προέλευση δεδομένων, όπως μια βάση δεδομένων ή μια υπηρεσία Web, το InfoPath δημιουργεί το κύριο αρχείο προέλευσης δεδομένων που βασίζεται σε αυτό το εξωτερικό αρχείο προέλευσης δεδομένων. Εναλλακτικά, εάν σχεδιάσετε ένα κενό πρότυπο φόρμας, το InfoPath δημιουργεί το κύριο αρχείο προέλευσης δεδομένων για εσάς, καθώς προσθέτετε στοιχεία ελέγχου στο πρότυπο φόρμας.
Καθώς σχεδιάζετε το πρότυπο φόρμας σας, μπορείτε επίσης να προσθέσετε συνδέσεις δεδομένων σε μία ή περισσότερες δευτερεύουσες προελεύσεις δεδομένων. Μια δευτερεύουσα προέλευση δεδομένων είναι ένα αρχείο δεδομένων XML, μια βάση δεδομένων ή μια υπηρεσία Web που χρησιμοποιείται από μια φόρμα για τις καταχωρήσεις σε ένα πλαίσιο λίστας ή για ενέργειες δέσμης ενεργειών. Αυτό σας επιτρέπει να συμπληρώσετε πλαίσια λίστας και άλλα στοιχεία ελέγχου με εξωτερικά δεδομένα στο πρότυπο φόρμας, όπως τα δεδομένα που βρίσκονται σε μια βάση δεδομένων SQL Server ή μια λίστα του SharePoint. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε συνδέσεις δεδομένων σε δευτερεύουσες προελεύσεις δεδομένων, όταν χρειάζεστε από τους χρήστες να υποβάλουν δεδομένα σε περισσότερες από μία εξωτερικές πηγές δεδομένων.
Οι ακόλουθοι πόροι παρέχουν πρόσθετες λεπτομέρειες σχετικά με τις δευτερεύουσες συνδέσεις δεδομένων και τα στοιχεία για τα οποία χρησιμοποιούνται στο InfoPath.
|
Κάντε κλικ στο στοιχείο |
Για |
|
Μάθετε τι είναι μια σύνδεση δεδομένων και πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μία για να ανακτήσετε και να υποβάλετε δεδομένα από μια βάση δεδομένων, μια υπηρεσία Web ή άλλη προέλευση δεδομένων. Για παράδειγμα, εάν τα έργα ομάδας παρατίθενται σε μια τοποθεσία του SharePoint, μπορείτε να δημιουργήσετε μια σύνδεση δεδομένων σε αυτήν τη λίστα, έτσι ώστε τα ονόματα του έργου να εμφανίζονται μέσα σε ένα στοιχείο ελέγχου πλαισίου λίστας στη φόρμα. |
|
|
Προσθήκη σύνδεσης δεδομένων σε βιβλιοθήκη ή λίστα εγγράφων του SharePoint |
Προσθέστε μια δευτερεύουσα σύνδεση δεδομένων στο πρότυπο φόρμας σας, η οποία μπορεί να υποβάλλει ερώτημα σε δεδομένα από μια βιβλιοθήκη ή λίστα ή να υποβάλλει δεδομένα σε μια βιβλιοθήκη σε ένα διακομιστή που εκτελεί τις υπηρεσίες Windows SharePoint Services. |
|
Προσθήκη σύνδεσης δεδομένων σε μια βάση δεδομένων του Microsoft SQL Server |
Προσθέστε μια δευτερεύουσα σύνδεση δεδομένων στο πρότυπο φόρμας που εκτελεί ερωτήματα σε μια βάση δεδομένων του SQL Server. |
|
Προσθέστε μια δευτερεύουσα σύνδεση δεδομένων στο πρότυπο φόρμας σας, η οποία μπορεί να υποβάλλει ερώτημα ή να υποβάλλει δεδομένα σε μια υπηρεσία Web. |
|
|
Προσθήκη σύνδεσης δεδομένων με χρήση των ρυθμίσεων από μια βιβλιοθήκη συνδέσεων |
Προσθέστε μια δευτερεύουσα σύνδεση δεδομένων στο πρότυπο φόρμας σας, χρησιμοποιώντας ένα αρχείο σύνδεσης δεδομένων που είναι αποθηκευμένο σε μια βιβλιοθήκη σύνδεσης δεδομένων σε μια τοποθεσία του Office SharePoint Server 2007. Αυτό το αρχείο αποθηκεύει πληροφορίες σχετικά με μια σύνδεση με μια προέλευση δεδομένων, όπως μια βάση δεδομένων της Access, ένα υπολογιστικό φύλλο ή ένα αρχείο κειμένου. |
|
Συμπλήρωση πλαισίου λίστας, πλαισίου αναπτυσσόμενης λίστας ή σύνθετου πλαισίου με δεδομένα από μια δευτερεύουσα σύνδεση δεδομένων σε μια υπηρεσία Web. |
|
|
Συμπλήρωση ενός πλαισίου λίστας, πλαισίου αναπτυσσόμενης λίστας ή σύνθετου πλαισίου με δεδομένα από μια σύνδεση δεδομένων ερωτήματος σε μια βάση δεδομένων του Microsoft SQL Server. |
|
|
Ρύθμιση παραμέτρων μιας δευτερεύουσας σύνδεσης δεδομένων για χρήση χωρίς σύνδεση |
Ρυθμίστε τις παραμέτρους του προτύπου φόρμας, ώστε οι φόρμες που βασίζονται στο πρότυπο φόρμας να cache δεδομένα από μια δευτερεύουσα σύνδεση δεδομένων, όταν οι χρήστες συμπληρώνουν τη φόρμα. Αυτό είναι χρήσιμο όταν οι χρήστες δεν έχουν συνδεσιμότητα δικτύου ή όταν η εξωτερική προέλευση δεδομένων για τη φόρμα δεν είναι διαθέσιμη με άλλο τρόπο. Σε αυτά τα σενάρια, το InfoPath εμφανίζει τα δεδομένα που έχουν αποθηκευτεί προσωρινά στη φόρμα και η φόρμα εξακολουθεί να λειτουργεί όπως αναμένεται για το χρήστη. |
Βήμα 6: Προσθήκη επικύρωσης δεδομένων, κανόνων και άλλων δυνατοτήτων επιχειρηματικής λογικής
Είναι σημαντικό να μειώσετε το κόστος και να αυξήσετε την αποτελεσματικότητα της επιχείρησής σας, όπου αυτό είναι εφικτό. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις δυνατότητες επιχειρηματικής λογικής στο πρότυπο φόρμας για να αποτρέψετε την εκτέλεση δαπανηρών σφαλμάτων καταχώρησης δεδομένων και να αυτοματοποιήσετε ενέργειες στη φόρμα του χρήστη. Όταν χρησιμοποιείτε δυνατότητες του InfoPath όπως το επικύρωση δεδομένων, το μορφοποίηση υπό όρους και τους κανόνες, μπορείτε να ορίσετε συνθήκες και ενέργειες που εκτελούν αυτόματα εργασίες που βασίζονται σε συμβάντα, όπως το άνοιγμα ή το κλείσιμο μιας φόρμας ή σε τιμές που έχουν εισαχθεί στη φόρμα σας πρότυπο.
Οι ακόλουθοι πόροι παρέχουν πρόσθετες λεπτομέρειες που απεικονίζουν την περιοχή των δυνατοτήτων επιχειρηματικής λογικής στο InfoPath.
|
Κάντε κλικ στο στοιχείο |
Για |
|
Αυτόματος εντοπισμός σφαλμάτων καθώς ο χρήστης συμπληρώνει μια φόρμα. Με την προσθήκη επικύρωσης δεδομένων σε στοιχεία ελέγχου στο πρότυπο φόρμας, μπορείτε να εξασφαλίσετε ότι τα δεδομένα που συλλέγετε είναι ακριβή και συνεπή και ότι συμμορφώνονται με τα πρότυπα που χρησιμοποιούνται ήδη στην εταιρεία σας. |
|
|
ΑποΚρύψτε ή εφαρμόστε μορφοποίηση σε ένα στοιχείο ελέγχου, με βάση τις συνθήκες που προκύπτουν στη φόρμα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη μορφοποίηση υπό όρους για να εφαρμόσετε αυτόματα έντονη γραφή, υπογράμμιση, πλάγια γραφή, διακριτή διαγραφή, χρώμα γραμματοσειράς και χρώμα φόντου στα στοιχεία ελέγχου. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη μορφοποίηση υπό όρους για να προσδιορίσετε εάν ένα στοιχείο ελέγχου είναι ορατό στη φόρμα όταν οι χρήστες το συμπληρώνουν, εάν το στοιχείο ελέγχου είναι απενεργοποιημένο ή εάν θα επιτρέπει στους χρήστες να προσθέτουν ή να καταργούν ορισμένα στοιχεία ελέγχου, όπως οι προαιρετικές ενότητες. |
|
|
Προσθήκη κανόνων που εμφανίζουν ένα παράθυρο διαλόγου, ρύθμιση της τιμής ενός πεδίου, ερώτημα ή υποβολή σε σύνδεση δεδομένων, εναλλαγή προβολών ή άνοιγμα ή κλείσιμο μιας φόρμας ως απόκριση σε συγκεκριμένα συμβάντα και συνθήκες που παρουσιάζονται στη φόρμα. |
|
|
Προσθέστε τύπους που υπολογίζουν δεδομένα, εμφανίστε συγκεκριμένες ημερομηνίες και ώρες σε ένα στοιχείο ελέγχου ή εμφανίστε τις τιμές που εισάγουν οι χρήστες σε ένα στοιχείο ελέγχου σε ένα άλλο στοιχείο ελέγχου. |
|
|
Χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου " Επιθεώρηση λογικής " για να εξετάσετε όλες τις ρυθμίσεις επικύρωσης δεδομένων, τις υπολογισμένες προεπιλεγμένες τιμές, τους κανόνες και τις δυνατότητες προγραμματισμού που σχετίζονται με το πρότυπο φόρμας. Αυτό σας βοηθά να αποφύγετε τη χρονοβόρα διαδικασία ανοίγματος κάθε στοιχείου ελέγχου ξεχωριστά, προκειμένου να εξετάσετε αυτές τις ρυθμίσεις. |
Οι δυνατότητες επιχειρηματικής λογικής στο InfoPath είναι όλες αυτές που χρειάζεστε για τα περισσότερα πρότυπα φόρμας. Ωστόσο, εάν το πρότυπο φόρμας απαιτεί πρόσθετες δυνατότητες που δεν είναι διαθέσιμες στο InfoPath, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον κώδικα για να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες δυνατότητες. Εάν θέλετε να γράψετε δέσμη ενεργειών, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Script Editor (MSE) για να δημιουργήσετε, να επεξεργαστείτε και να διορθώσετε τον κώδικα Microsoft JScript ή Microsoft Visual Basic Scripting Edition (VBScript). Εάν θέλετε να συντάξετε διαχειριζόμενο κώδικα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα εργαλεία του Microsoft Visual Studio 2005 για εφαρμογές (VSTA) για τη δημιουργία, την επεξεργασία και τον εντοπισμό σφαλμάτων σε κώδικα Visual Basic ή Visual C#. Επιπλέον, εάν έχετε το Microsoft Visual Studio 2005, μπορείτε να ενσωματώσετε τις δυνατότητες λειτουργίας σχεδίασης του InfoPath στο περιβάλλον ανάπτυξης του Visual Studio 2005, πραγματοποιώντας λήψη και εγκατάσταση του Microsoft Visual Studio 2005 Tools για το 2007 Microsoft Office System στον υπολογιστή σας. Στη συνέχεια, μπορείτε να ανοίξετε το Visual Studio 2005, να δημιουργήσετε ένα έργο προτύπου φόρμας του InfoPath και να χρησιμοποιήσετε τις δυνατότητες λειτουργίας σχεδίασης για να σχεδιάσετε το πρότυπο φόρμας. Για πληροφορίες σχετικά με τη λήψη του Microsoft Visual Studio 2005 Tools για το 2007 Microsoft Office System, ανατρέξτε στην πύλη προγραμματιστών του InfoPath στην τοποθεσία Web του Microsoft Developer Network (MSDN).
Βήμα 7: δημιουργία προσαρμοσμένων προβολών
Κάθε πρότυπο φόρμας του InfoPath έχει μια προεπιλεγμένη προβολή, η οποία εμφανίζεται όταν οι χρήστες ανοίγουν για πρώτη φορά μια φόρμα που βασίζεται στο πρότυπο φόρμας.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο εργασιών Προβολές για να σχεδιάσετε πρόσθετες προβολές του προτύπου φόρμας:
Όταν σχεδιάζετε μια νέα προβολή, συνήθως επαναλαμβάνετε τη διαδικασία διάταξης της φόρμας, προσθέτοντας στοιχεία ελέγχου σε αυτήν και προσθέτοντας επικύρωση δεδομένων ή άλλες δυνατότητες.
Με τη δημιουργία διαφορετικών προβολών του προτύπου φόρμας, επιτρέπετε στους χρήστες να βλέπουν τα δεδομένα της φόρμας με διαφορετικούς τρόπους. Αυτό σας αποτρέπει από τη σχεδίαση πολλών προτύπων φόρμας για την ίδια επιχειρηματική διεργασία. Για παράδειγμα, σε ένα πρότυπο φόρμας που χρησιμοποιείται για την επεξεργασία αξιώσεων ασφάλισης, μπορείτε να δημιουργήσετε μία προβολή για τους ασφαλιζόμενους, μια δεύτερη προβολή για τους ασφαλιστικούς πράκτορες και μια τρίτη προβολή για τους ασφαλιστικούς ρυθμιστές. Κάθε μία από αυτές τις προβολές είναι προσαρμοσμένη για να φιλοξενήσει τον τύπο του χρήστη που εισάγει πληροφορίες σε αυτήν. Μπορείτε επίσης να σχεδιάσετε προσαρμοσμένες προβολές εκτύπωσης που χρησιμοποιούνται αποκλειστικά για τους σκοπούς της εκτύπωσης της φόρμας.
Οι προβολές πρέπει να είναι απλές και σχετικά αυτονόητες. Ωστόσο, εάν θέλετε να επικοινωνήσετε με ειδικές οδηγίες στους χρήστες σας, ίσως χρειαστεί να δημιουργήσετε βοήθεια στην προβολή σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια ειδική προβολή βοήθειας για το πρότυπο φόρμας και, στη συνέχεια, να προσθέσετε ένα κουμπί στην προεπιλεγμένη προβολή στην οποία οι χρήστες μπορούν να κάνουν κλικ για να αποκτήσουν πρόσβαση στην προβολή βοήθειας.
Οι παρακάτω πόροι παρέχουν πρόσθετες λεπτομέρειες σχετικά με τις προβολές.
|
Κάντε κλικ στο στοιχείο |
Για |
|
Μάθετε πώς να προσθέτετε, να διαχειρίζεστε και να διαγράφετε Προβολές. |
|
|
Μάθετε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε δύο προβολές ενός προτύπου φόρμας με συμβατότητα προγράμματος περιήγησης για δύο τύπους χρηστών. Μια προβολή θα είναι για τους χρήστες που ανοίγουν το πρότυπο φόρμας σε ένα πρόγραμμα περιήγησης Web. Η άλλη προβολή θα χρησιμοποιηθεί αποκλειστικά από χρήστες που έχουν εγκατεστημένο το InfoPath στους υπολογιστές τους. Αυτή η προβολή μόνο στο InfoPath δεν θα εμφανίζεται ποτέ σε πρόγραμμα περιήγησης Web. Κατά συνέπεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις δυνατότητες του InfoPath σε αυτήν την προβολή που δεν υποστηρίζονται σε πρότυπα φόρμας συμβατά με πρόγραμμα περιήγησης, όπως ρόλους χρήστη ή στοιχεία ελέγχου κύριου/λεπτομερειών. |
|
|
Σχεδίαση μιας προβολής που είναι βελτιστοποιημένη για εκτύπωση |
Μάθετε πώς μπορείτε να σχεδιάσετε μια προβολή εκτύπωσης για το πρότυπο φόρμας σας και άλλες τεχνικές για τη δημιουργία προτύπων φόρμας που είναι φιλικά προς την εκτύπωση. |
|
Προσθήκη προσαρμοσμένου κειμένου βοήθειας σε ένα πρότυπο φόρμας |
Μάθετε πώς μπορείτε να σχεδιάσετε μια προβολή βοήθειας για το πρότυπο φόρμας σας και άλλες τεχνικές για την εμφάνιση προσαρμοσμένου κειμένου οδηγιών στους χρήστες. |
Βήμα 8: Ενεργοποίηση συμπεριφοράς υποβολής
Όταν σχεδιάζετε πρότυπα φόρμας για τη συλλογή δεδομένων ως μέρος μιας μεγαλύτερης επιχειρηματικής διαδικασίας, αυτά τα δεδομένα συνήθως δεν παραμένουν στις φόρμες που συμπληρώνουν οι χρήστες. Αντί για αυτό, τα δεδομένα φόρμας μετακινούνται από τη φόρμα στο επόμενο στάδιο της επιχειρηματικής διαδικασίας — συνήθως σε μια εξωτερική προέλευση δεδομένων, όπως μια βάση δεδομένων ή μια υπηρεσία Web. Για παράδειγμα, ένας εργαζόμενος μπορεί να χρησιμοποιήσει το InfoPath για να συμπληρώσει μια φόρμα αναφοράς εξόδων και, στη συνέχεια, να υποβάλει αυτήν τη φόρμα σε μια υπηρεσία Web όπου είναι δυνατή η επεξεργασία της φόρμας.
Ο καθορισμός του σημείου όπου θέλετε να υποβάλλονται τα δεδομένα στο πρότυπο φόρμας σας μπορεί να αυξήσει την ακρίβεια και την αποτελεσματικότητα των επιχειρηματικών διεργασιών σας, επειδή σας επιτρέπει να ασκείτε περισσότερο έλεγχο σε αυτές τις διεργασίες. Για να μπορούν οι χρήστες να υποβάλουν τα δεδομένα της φόρμας τους, το InfoPath διασφαλίζει ότι τα δεδομένα των φορμών είναι έγκυρα και επιτρέπει στους χρήστες να διορθώνουν τυχόν μη έγκυρα δεδομένα. Αυτή η δυνατότητα μπορεί να σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι μόνο τα έγκυρα δεδομένα αποστέλλονται στην εξωτερική προέλευση δεδομένων.
Οι ακόλουθοι πόροι εξηγούν τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να σχεδιάσετε το πρότυπο φόρμας, ώστε τα δεδομένα φόρμας να υποβάλλονται σε μια θέση της επιλογής σας.
|
Κάντε κλικ στο στοιχείο |
Για |
|
Διαβάστε σχετικά με την αποστολή δεδομένων φόρμας σε μια συγκεκριμένη θέση, όπως μια βάση δεδομένων ή μια υπηρεσία Web. |
|
|
Σχεδιάστε δευτερεύουσες συνδέσεις δεδομένων και κανόνες που υποβάλλουν δεδομένα φόρμας σε διάφορες θέσεις, όταν οι χρήστες κάνουν κλικ στο κουμπί Υποβολή στη φόρμα τους. |
Βήμα 9: Ενεργοποίηση δυνατοτήτων ασφαλείας
Θα πρέπει να χρησιμοποιείτε την υπάρχουσα πολιτική ασφαλείας της εταιρείας σας ως βάση για οποιεσδήποτε επιλογές κάνετε σχετικά με την ασφάλεια των προτύπων φόρμας και των σχετικών φορμών τους.
Εάν δημιουργείτε πρότυπα φόρμας συμβατά με πρόγραμμα περιήγησης, σημειώστε ότι ορισμένοι παράγοντες επηρεάζουν την ασφάλεια των πληροφοριών που είναι αποθηκευμένες σε διακομιστές που εκτελούν το InfoPath Forms Services. Ορισμένοι ελέγχονται από εσάς και άλλοι ελέγχονται από τον διαχειριστή σας, ο οποίος είναι το άτομο που ρυθμίζει και διαχειρίζεται τους λογαριασμούς χρηστών, εκχωρεί δικαιώματα και βοηθά τους χρήστες με προβλήματα πρόσβασης σε δίκτυο ή διακομιστή. Ίσως χρειαστεί να συντονίσετε με το διαχειριστή για να καθορίσετε τις κατάλληλες επιλογές για το πρότυπο φόρμας.
Οι ακόλουθοι πόροι εξηγούν τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να σχεδιάσετε το πρότυπο φόρμας σας με γνώμονα την ασφάλεια.
|
Κάντε κλικ στο στοιχείο |
Για |
|
Διαβάστε σχετικά με ορισμένες βέλτιστες πρακτικές για τη βοήθεια για να ασφαλίσετε πρότυπα φόρμας και φόρμες και θέματα σχετικά με την ασφάλεια του διακομιστή. |
|
|
Μάθετε περισσότερα σχετικά με τα τρία διαφορετικά επίπεδα ασφαλείας για τις φόρμες: περιορισμός, τομέας και πλήρης αξιοπιστία. Τα επίπεδα ασφαλείας καθορίζουν εάν μια φόρμα μπορεί να αποκτήσει πρόσβαση σε δεδομένα άλλων τομέων ή να αποκτήσει πρόσβαση σε αρχεία και ρυθμίσεις στον υπολογιστή ενός χρήστη. |
|
|
Ορίστε το απαιτούμενο επίπεδο ασφαλείας για ένα πρότυπο φόρμας |
Παράκαμψη της προεπιλεγμένης ρύθμισης ασφαλείας, την οποία επιλέγει αυτόματα το InfoPath με βάση τις δυνατότητες του προτύπου φόρμας. |
|
Μάθετε σχετικά με τις ψηφιακές υπογραφές στο InfoPath και τις παρατηρήσεις σας για τη χρήση τους σε πρότυπα φόρμας με δυνατότητα προγράμματος περιήγησης. Η υπογραφή μιας φόρμας βοηθά στον έλεγχο ταυτότητας ενός χρήστη ως ατόμου που συμπλήρωσε τη φόρμα και σας βοηθά να εξασφαλίσετε ότι τα περιεχόμενα της φόρμας δεν θα τροποποιηθούν. |
Βήμα 10: δοκιμή εμφάνισης και συμπεριφοράς
Το δοκιμαστικό σας πρόγραμμα εξαρτάται από την πολυπλοκότητα του προτύπου φόρμας και από τις υπάρχουσες πολιτικές εντός του οργανισμού σας για την ανάπτυξη προτύπων φόρμας. Το δοκιμαστικό σας πρόγραμμα μπορεί να είναι τόσο απλό όσο η προεπισκόπηση του προτύπου φόρμας για τον έλεγχο της συμπεριφοράς και της εμφάνισης των φορμών που βασίζονται στο πρότυπο φόρμας. Κατά την ανάπτυξη ενός προτύπου φόρμας σε μεγαλύτερη κλίμακα, μπορεί να χρειαστούν πιο εμπεριστατωμένες, τυπικές δοκιμές. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να διενεργήσετε δοκιμές χρηστικότητας ή να προγραμματίσετε πιλοτικές αναπτύξεις με δειγματοληψία χρηστών.
Η πιο βασική δοκιμαστική έκδοση περιλαμβάνει συνήθως την προεπισκόπηση του προτύπου φόρμας στο παράθυρο προεπισκόπησης στο InfoPath. Το παράθυρο προεπισκόπησης σάς δίνει τη δυνατότητα να προβάλετε τη φόρμα σας όπως θα εμφανίζεται στους χρήστες και να εισαγάγετε δεδομένα στα στοιχεία ελέγχου για να ελέγξετε τη λειτουργικότητά τους. Αυτό σας επιτρέπει να επιλέξετε τη στοίχιση και τη μορφοποίηση των στοιχείων ελέγχου. Μπορείτε επίσης να δοκιμάσετε τη λειτουργικότητα των στοιχείων ελέγχου στη φόρμα σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα σε στοιχεία ελέγχου για να βεβαιωθείτε ότι η επικύρωση δεδομένων, οι τύποι, οι κανόνες και οι συνδέσεις δεδομένων λειτουργούν όπως περιμένατε. Στο παράθυρο προεπισκόπησης, θα πρέπει επίσης να εξασφαλίσετε ότι το πρότυπο φόρμας σας δεν έχει τυπογραφικά λάθη και ασυνέπειες σύνταξης και βεβαιωθείτε ότι φαίνεται καλό από οπτική σκοπιά.
Συμβουλή: Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο προεπισκόπησης για απλές, επαναληπτικές δοκιμές των στοιχείων ελέγχου και της συμπεριφοράς φόρμας κατά τη σχεδίαση του προτύπου φόρμας.
Ενώ μπορείτε να κάνετε μεγάλο μέρος του ελέγχου μόνοι σας, πριν να δημοσιεύσετε και να διανείμετε το πρότυπο φόρμας, θα πρέπει να το δοκιμάσετε με τους χρήστες για να βεβαιωθείτε ότι ικανοποιεί τις προσδοκίες τους. Ιδανικά, θα δημοσιεύσετε ένα πιλοτικό πρότυπο φόρμας και θα το διανείμετε σε ένα μικρό δείγμα χρηστών. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να ζητήσετε σχόλια από πραγματικούς χρήστες σχετικά με τη συνολική χρηστικότητα του προτύπου φόρμας. Στη συνέχεια, μπορείτε να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές πριν από τη δημοσίευση του προτύπου φόρμας σε ένα ευρύτερο ακροατήριο.
Ο παρακάτω πόρος εξηγεί πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο εργασιών Έλεγχος σχεδίασης για να ελέγξετε το πρότυπο φόρμας.
|
Κάντε κλικ στο στοιχείο |
Για |
|
Μάθετε περισσότερα σχετικά με το παράθυρο εργασιών Έλεγχος σχεδίασης και πώς μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να ελέγξετε τη λειτουργικότητα του προτύπου φόρμας. |
Φάση 3: ανάπτυξη
Η διαδικασία ανάπτυξης ενός προτύπου φόρμας περιλαμβάνει τη δημοσίευση του προτύπου φόρμας, την ενεργοποίησή του για χρήση στο Web (μόνο για πρότυπα φόρμας με συμβατότητα προγράμματος περιήγησης) και την ενημέρωση των χρηστών σχετικά με τη διαθεσιμότητα του προτύπου φόρμας. Εάν σκοπεύετε να εγκαταστήσετε το πρότυπο φόρμας στους υπολογιστές των χρηστών, η διαδικασία δημοσίευσης μπορεί επίσης να περιλαμβάνει τη δημιουργία ενός ειδικού αρχείου εγκατάστασης. Μπορείτε να δημοσιεύσετε πρότυπα φόρμας σε πολλές θέσεις, συμπεριλαμβανομένων των λιστών διανομής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και των διακομιστών που εκτελούν το InfoPath Forms Services ή το Windows SharePoint Services.
Εάν σχεδιάζετε να δημοσιεύσετε ένα πρότυπο φόρμας που είναι συμβατό με πρόγραμμα περιήγησης σε ένα διακομιστή που εκτελεί το InfoPath Forms Services, πρέπει να ενεργοποιήσετε το πρότυπο φόρμας μέσω προγράμματος περιήγησης, εκτός από τη δημοσίευσή του. Σε πολλές περιπτώσεις, μπορείτε να πραγματοποιήσετε αυτό το βήμα κατά τη διαδικασία δημοσίευσης, επιλέγοντας ένα πλαίσιο ελέγχου στον "Οδηγό δημοσίευσης". Ωστόσο, εάν το πρότυπο φόρμας σας περιλαμβάνει ορισμένες δυνατότητες, όπως τον διαχειριζόμενο κώδικα, δεν θα μπορείτε να ενεργοποιήσετε το πρότυπο φόρμας μόνοι σας από το πρόγραμμα περιήγησης. Αντί για αυτό, πρέπει να αποθηκεύσετε το πρότυπο φόρμας σε μια κοινόχρηστη θέση και, στη συνέχεια, να επιτρέψετε σε ένα διαχειριστή συμπλέγματος να γνωρίζει ότι είναι διαθέσιμο για αναθεώρηση. Ο διαχειριστής συμπλέγματος μπορεί, στη συνέχεια, να επαληθεύσει ότι το πρότυπο φόρμας είναι χωρίς σφάλματα και προειδοποιήσεις, να το αποστείλει σε μια θέση στο σύμπλεγμα Web και, στη συνέχεια, να το ενεργοποιήσει σε ένα συλλογή τοποθεσιών στο διακομιστή.
Οι ακόλουθοι πόροι περιγράφουν τη διαδικασία δημοσίευσης και τι συνεπάγεται.
|
Κάντε κλικ στο στοιχείο |
Για |
|
Καθορίστε τον τρόπο και τη θέση δημοσίευσης του προτύπου φόρμας. |
|
|
Δημοσίευση προτύπου φόρμας σε διακομιστή που εκτελεί τις υπηρεσίες InfoPath Forms Services |
Δημοσιεύστε ένα πρότυπο φόρμας που είναι συμβατό με πρόγραμμα περιήγησης και μπορεί να συμπληρωθεί στο InfoPath ή στο Web. Διαβάζοντας αυτό το άρθρο, μπορείτε επίσης να καθορίσετε εάν μπορείτε να ενεργοποιήσετε το πρόγραμμα περιήγησης σε ένα πρότυπο φόρμας ή εάν χρειάζεστε ένα διαχειριστή συμπλέγματος για να κάνετε αυτό το βήμα για εσάς. |
|
Δημοσίευση ενός προτύπου φόρμας σε μια βιβλιοθήκη, η οποία είναι μια θέση σε μια τοποθεσία του SharePoint όπου γίνεται διαχείριση μιας συλλογής αρχείων. Μπορείτε επίσης να δημοσιεύσετε ένα πρότυπο φόρμας ως τύπο περιεχομένου τοποθεσίας, το οποίο σας επιτρέπει να εκχωρήσετε πολλά πρότυπα φόρμας σε μία μόνο βιβλιοθήκη ή να εκχωρήσετε το πρότυπο φόρμας σε πολλές βιβλιοθήκες σε μια συλλογή τοποθεσιών. |
|
|
Δημοσίευση προτύπου φόρμας σε λίστα παραληπτών μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου |
ΔιαΝείμετε το πρότυπο φόρμας σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους χρήστες σας. Ο "Οδηγός δημοσίευσης" δημιουργεί ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιλαμβάνει ένα αντίγραφο του προτύπου φόρμας και τη φόρμα που βασίζεται στο πρότυπο φόρμας. Όταν οι χρήστες ανοίγουν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορούν να συμπληρώσουν τη φόρμα απευθείας στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. |
|
Χρησιμοποιήστε τον Οδηγό δημοσίευσης για να δημιουργήσετε αρχεία εγκατάστασης, ώστε να μπορείτε να εγκαταστήσετε πλήρως αξιόπιστα πρότυπα φόρμας στους υπολογιστές των χρηστών. Μια φόρμα μπορεί να εκτελεστεί με πλήρη αξιοπιστία μόνο εάν το συσχετισμένο πρότυπο φόρμας έχει ψηφιακή υπογραφή με ένα αξιόπιστο ριζικό πιστοποιητικό ή εάν το πρότυπο φόρμας ήταν εγκατεστημένο στον υπολογιστή του χρήστη, χρησιμοποιώντας ένα πρόγραμμα εγκατάστασης, όπως το Microsoft Windows Installer (αρχείο. msi). |
Φάση 4: διατήρηση
Η διατήρηση ενός προτύπου φόρμας περιλαμβάνει την ενημέρωση του προτύπου φόρμας όταν είναι απαραίτητο και την αποδέσμευση νέων εκδόσεων. Είναι επίσης καλή ιδέα να ζητάτε περιοδικά σχόλια από τους χρήστες σχετικά με τη χρηστικότητα του σχεδίου σας. Το πρότυπο φόρμας εξακολουθεί να ικανοποιεί τις ανάγκες τους ή έχουν αλλάξει αυτές οι ανάγκες;
Όταν δημοσιεύετε ένα πρότυπο φόρμας που έχετε αλλάξει, το InfoPath μπορεί να ενημερώσει το πρότυπο φόρμας (αρχείο. xsn) και οποιεσδήποτε υπάρχουσες φόρμες (αρχεία. XML) που βασίζονται σε αυτό το πρότυπο φόρμας. Όταν οι χρήστες ανοίγουν μια υπάρχουσα φόρμα, θα κάνουν αυτόματα λήψη του πιο πρόσφατου αντιγράφου του προτύπου φόρμας και τα δεδομένα της φόρμας τους θα ενημερωθούν ώστε να ταιριάζουν με αυτή την έκδοση. Από προεπιλογή, το InfoPath αντικαθιστά αυτόματα την παλαιότερη έκδοση του προτύπου φόρμας με την πιο πρόσφατη έκδοση. Μπορείτε να επιλέξετε τη μέθοδο ενημέρωσης που προτιμάτε για την ενημέρωση των υπαρχουσών φορμών χρηστών.
Εάν είστε διαχειριστής συμπλέγματος για ένα διακομιστή που εκτελεί το InfoPath Forms Services και πρέπει να αποστείλετε μια νέα έκδοση ενός πρότυπο φόρμας με έγκριση διαχειριστή, μπορείτε να καθορίσετε τον τρόπο με τον οποίο θα πραγματοποιηθεί η μετάβαση μεταξύ της υπάρχουσας έκδοσης και της αναβαθμισμένης έκδοσης. Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε να αντικαταστήσετε το πρότυπο φόρμας με μια νεότερη έκδοση χωρίς να προκαλέσετε απώλεια δεδομένων σε χρήστες οι οποίοι τη συγκεκριμένη στιγμή συμπληρώνουν τη φόρμα σας σε ένα πρόγραμμα περιήγησης. Εναλλακτικά, εάν έχετε έναν επιτακτικό λόγο, όπως μια επιδιόρθωση ασφαλείας, μπορείτε να επιλέξετε να αντικαταστήσετε αμέσως το πρότυπο φόρμας.
Εάν πρέπει να ενημερώσετε ένα υπάρχον τμήμα προτύπου, ανοίξτε το, κάντε τις απαραίτητες αλλαγές, αποθηκεύστε το τμήμα προτύπου και, στη συνέχεια, αναδιανείμετε το σε σχεδιαστές φορμών. Αφού οι σχεδιαστές φορμών προσθέσουν την πιο πρόσφατη έκδοση του τμήματος προτύπου στο παράθυρο εργασιών στοιχεία ελέγχου , μπορούν να τη χρησιμοποιήσουν στα πρότυπα φόρμας. Εάν ανοίξουν ένα πρότυπο φόρμας που περιέχει μια παλαιότερη έκδοση του τμήματος προτύπου, το InfoPath θα τους ζητήσει να ενημερώσουν αυτό το τμήμα προτύπου με την πιο πρόσφατη έκδοση.
Οι παρακάτω πόροι περιγράφουν με περισσότερες λεπτομέρειες τον τρόπο τροποποίησης και ενημέρωσης προτύπων φόρμας και τμημάτων προτύπου.
|
Κάντε κλικ στο στοιχείο |
Για |
|
Μάθετε πώς το InfoPath ενημερώνει ένα πρότυπο φόρμας και οποιεσδήποτε αντίστοιχες φόρμες χρήστη. Διαβάστε σχετικά με τα θέματα για την ενημέρωση προτύπων φόρμας με δυνατότητα προγράμματος περιήγησης και σχετικά με τις τεχνικές για την αποφυγή απώλειας δεδομένων σε υπάρχουσες φόρμες χρήστη. |
|
|
Μάθετε πώς μπορείτε να κάνετε αλλαγές σε ένα δημοσιευμένο πρότυπο φόρμας, να τροποποιήσετε ένα αντίγραφο εργασίας του προτύπου φόρμας και, στη συνέχεια, να δημοσιεύσετε ξανά το αντίγραφο εργασίας στην αρχική θέση δημοσίευσης. |
|
|
Μετακίνηση ενός δημοσιευμένου προτύπου φόρμας σε μια νέα βιβλιοθήκη εγγράφων |
ΑποΔοτική μετακίνηση ενός προτύπου φόρμας και οποιωνδήποτε υπαρχουσών φορμών από μια βιβλιοθήκη σε μια άλλη. Για παράδειγμα, μετά την ανάπτυξη του προτύπου φόρμας, ίσως χρειαστεί να μετακινήσετε το πρότυπο φόρμας σε ένα διακομιστή με μεγαλύτερη χωρητικότητα, ώστε περισσότεροι χρήστες να μπορούν να συμπληρώνουν φόρμες ταυτόχρονα. |
|
Τροποποιήστε ή καταργήστε συνδέσεις δεδομένων από το πρότυπο φόρμας. Ίσως χρειαστεί να το κάνετε αυτό, εάν αλλάξουν οι εξωτερικές προελεύσεις δεδομένων για το πρότυπο φόρμας σας. |
|
|
Προσθήκη, κατάργηση ή ενημέρωση αρχείων πόρων σε ένα πρότυπο φόρμας |
Διαχείριση αρχείων που προστίθενται σε ένα πρότυπο φόρμας για την υποστήριξη της λειτουργικότητας των συσχετισμένων φορμών του. Για παράδειγμα, ίσως χρειαστεί να προσθέσετε ένα αρχείο HTML που χρησιμοποιείται για την εμφάνιση πληροφοριών σε ένα προσαρμοσμένο παράθυρο εργασιών ή για την τροποποίηση ΕΝΌς αρχείου XML που χρησιμοποιείται για την εμφάνιση στοιχείων σε μια λίστα. |
|
Τροποποίηση της σχεδίασης ενός υπάρχοντος τμήματος προτύπου. |
Φάση 5: αρχειοθέτηση
Οι εταιρείες συχνά αρχειοθετούν τα πρότυπα φόρμας και τις φόρμες ως το τελευταίο βήμα του κύκλου ζωής της σχεδίασης φόρμας. Εάν δεν χρειάζεστε πλέον ένα συγκεκριμένο πρότυπο φόρμας, μπορεί να θέλετε να το αποσύρετε από τη χρήση και να διατηρήσετε ένα ψηφιακό αντίγραφο του προτύπου φόρμας για τις εγγραφές σας. Επιπλέον, μπορεί να θέλετε να διατηρήσετε τα δεδομένα που συλλέγονται σε φόρμες που βασίζονται σε αυτό το πρότυπο φόρμας.
Πολλές οργανώσεις ακολουθούν αυστηρές οδηγίες σχετικά με τη μακροπρόθεσμη αποθήκευση και διατήρηση των δεδομένων στα αρχεία. Για παράδειγμα, ένας οργανισμός μπορεί να υποχρεούται να διατηρεί τις εγγραφές συναλλαγών πελατών σε αρχείο για συγκεκριμένο αριθμό ετών. Οι οδηγίες αρχειοθέτησης στην εταιρεία σας μπορεί να οδηγούνται από εσωτερικές πολιτικές, κανονιστική συμμόρφωση ή και τα δύο. Ως μέρος της διαδικασίας σχεδιασμού, θα πρέπει να μάθετε ποια είναι η πολιτική σας.
Αρχειοθέτηση του προτύπου φόρμας
Εάν είστε διαχειριστής συστοιχίας για ένα διακομιστή που εκτελεί το InfoPath Forms Services, μπορείτε να αποσύρετε τα πρότυπα φόρμας με δυνατότητα προγράμματος περιήγησης, όταν αυτά είναι απαρχαιωμένα. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να αποσύρετε ένα πρότυπο φόρμας έρευνας όταν ολοκληρωθεί η έρευνα. Για να διατηρήσετε τις βιβλιοθήκες τρέχουσες και τακτοποιημένη, βεβαιωθείτε ότι τα πρότυπα φόρμας που δεν χρησιμοποιούνται πλέον έχουν αποσυρθεί και ότι έχετε εγκαταστήσει μια πολιτική για τον έλεγχο και την αναβάθμιση των υπαρχόντων προτύπων φόρμας.
Εάν σχεδιάζετε να αποσύρετε ένα πρότυπο φόρμας με δυνατότητα προγράμματος περιήγησης το οποίο εξακολουθεί να χρησιμοποιείται, θα πρέπει να σχεδιάσετε είτε να εκτελέσετε μια σταδιακή αναβάθμιση είτε να σταδιακή μεταφορά εκτός σύνδεσης το πρότυπο φόρμας, ώστε να αποτρέψετε την περάτωση των τρεχουσών περιόδων λειτουργίας, γεγονός που μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα την απώλεια δεδομένων και μια απότομη διακοπή για τους χρήστες που συμπληρώνουν τη φόρμα.
Είναι επίσης καλή ιδέα να αρχειοθετήσετε το αρχείο προέλευσης για το πρότυπο φόρμας (το αρχείο. xsn) σε ένα πρόγραμμα ελέγχου έκδοσης ή σε έναν άλλο τύπο λύσης διαχείρισης αρχείων που χρησιμοποιεί ο οργανισμός σας. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι εσείς και η εταιρεία σας έχετε μια εγγραφή του προτύπου φόρμας που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε όταν αναφέρεστε σε αρχεία φορμών και δεδομένων φόρμας και, στην περίπτωση που θέλετε να επαναφέρετε ή να ενημερώσετε το πρότυπο φόρμας.
Αρχειοθέτηση φορμών και δεδομένων φόρμας
Εάν η εταιρεία σας χρησιμοποιεί το Office SharePoint Server 2007, μπορείτε να αρχειοθετήσετε ολοκληρωμένες φόρμες που βασίζονται σε διακομιστή (αρχεία. XML) μετατρέποντας τις σε ιστοσελίδες. Η αρχειοθετημένη φόρμα μπορεί να αποθηκευτεί στην ίδια βιβλιοθήκη όπου βρίσκεται η αρχική φόρμα ή μπορεί να μετακινηθεί σε άλλη θέση σύμφωνα με τις οδηγίες της εταιρείας σας.
Σημείωση: Όταν μετατρέπετε μια φόρμα σε ιστοσελίδα, το αρχείο που προκύπτει μπορεί να διαφέρει λίγο από το αρχικό αρχείο. Θα πρέπει να επαληθεύσετε τα αποτελέσματα της μετατροπής για να βεβαιωθείτε ότι εξυπηρετεί τις ανάγκες σας. Για παράδειγμα, εάν μια σύνδεση δεδομένων με μια δευτερεύουσα προέλευση δεδομένων χρησιμοποιήθηκε για τη συμπλήρωση ενός πλαισίου λίστας στη φόρμα, δεν θα βλέπετε όλες τις τιμές του πλαισίου λίστας στην αρχειοθετημένη φόρμα. Αντί για αυτό, θα δείτε μόνο την τιμή που έχει καθορίσει ο χρήστης όταν συμπλήρωσαν τη φόρμα.
Στο InfoPath, μπορείτε να αρχειοθετήσετε μια φόρμα ανοίγοντας την και εξάγοντας την σε μία από τις παρακάτω μορφές:
-
Portable Document Format (PDF) Το PDF είναι μια μορφή ηλεκτρονικού αρχείου σταθερής διάταξης που διατηρεί τη μορφοποίηση του εγγράφου και επιτρέπει την κοινή χρήση αρχείων. Η μορφή PDF διασφαλίζει ότι, όταν το αρχείο προβάλλεται σε σύνδεση ή εκτυπώνεται, διατηρεί την ακριβή μορφή που θέλετε και ότι τα δεδομένα στο αρχείο δεν μπορούν να αντιγραφούν ή να αλλάξουν εύκολα.
-
Προδιαγραφή χαρτιού XML (XPS) Η μορφή XPS είναι μια ηλεκτρονική μορφή αρχείου που διατηρεί τη μορφοποίηση του εγγράφου και επιτρέπει την κοινή χρήση αρχείων. Η μορφή XPS εξασφαλίζει ότι, όταν το αρχείο προβάλλεται σε σύνδεση ή εκτυπώνεται, διατηρεί την ακριβή μορφή που θέλετε και ότι τα δεδομένα στο αρχείο δεν μπορούν να αντιγραφούν ή να αλλάξουν εύκολα.
Μπορείτε να αποθηκεύσετε ως αρχείο PDF ή XPS από ένα πρόγραμμα 2007 Microsoft Office system μόνο μετά την εγκατάσταση ενός πρόσθετου. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Ενεργοποίηση υποστήριξης για άλλες μορφές αρχείων, όπως PDF και XPS.
Μπορείτε επίσης να εξαγάγετε μια συμπληρωμένη φόρμα ως ιστοσελίδα, σε μορφή ιστοσελίδας ενός αρχείου (MHTML). Αυτός ο τύπος αρχείου επιτρέπει στους χρήστες να προβάλλουν (αλλά όχι να τροποποιούν) τα περιεχόμενα της φόρμας σε ένα πρόγραμμα περιήγησης.
