Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές για να προετοιμάσετε το υπολογιστικό φύλλο του Excel για συγχώνευση αλληλογραφίας. Βεβαιωθείτε ότι:
-
Τα ονόματα των στηλών του υπολογιστικού φύλλου σας ταιριάζουν με τα ονόματα των πεδίων που θέλετε να εισαγάγετε στη συγχώνευση αλληλογραφίας. Για παράδειγμα, για να απευθυνθείτε στους αναγνώστες με το μικρό όνομά τους στο έγγραφό σας, θα χρειαστείτε ξεχωριστές στήλες για το όνομα και το επώνυμο.
-
Όλα τα δεδομένα που πρέπει να συγχωνευτούν βρίσκονται στο πρώτο φύλλο του υπολογιστικού φύλλου.
-
Οι καταχωρήσεις δεδομένων με ποσοστά, νομισματικές μονάδες και ταχυδρομικούς κώδικες είναι σωστά μορφοποιημένες στο υπολογιστικό φύλλο, έτσι ώστε το Word να μπορεί να διαβάσει σωστά τις τιμές τους.
-
Το υπολογιστικό φύλλο του Excel που θα χρησιμοποιηθεί στη συγχώνευση αλληλογραφίας είναι αποθηκευμένο στον τοπικό υπολογιστή σας.
-
Οι αλλαγές ή προσθήκες στο υπολογιστικό σας φύλλο έχουν ολοκληρωθεί πριν αυτό συνδεθεί με το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Word.
Σημειώσεις:
-
Μπορείτε να εισαγάγετε πληροφορίες από το υπολογιστικό φύλλο Excel με την εισαγωγή πληροφοριών από ένα αρχείο τιμών διαχωρισμένων με κόμματα (.csv) ή από ένα αρχείο κειμένου (.txt) και να χρησιμοποιήσετε τον Οδηγό εισαγωγής κειμένου για να δημιουργήσετε ένα νέο υπολογιστικό φύλλο.
-
Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Προετοιμασία της προέλευσης δεδομένων του Excel για συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word
Σύνδεση και επεξεργασία της λίστας αλληλογραφίας
Σύνδεση σε προέλευση δεδομένων. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Προελεύσεις δεδομένων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για μια συγχώνευση αλληλογραφίας.
Επεξεργασία της λίστας αλληλογραφίας
-
Επιλέξτε Επεξεργασία λίστας παραληπτών.
-
Στην ενότητα Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας, καταργήστε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στο όνομα οποιουδήποτε ατόμου που δεν θέλετε να λαμβάνει την αλληλογραφία σας.
Σημείωση: Μπορείτε επίσης να ταξινομήσετε ή να φιλτράρετε τη λίστα για να κάνετε ευκολότερη την εύρεση ονομάτων και διευθύνσεων. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Ταξινόμηση των δεδομένων για συγχώνευση αλληλογραφίας ή Φιλτράρισμα των δεδομένων για συγχώνευση αλληλογραφίας.
Μπορείτε να εισαγάγετε ένα ή περισσότερα πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας που εισάγουν τις πληροφορίες από το υπολογιστικό φύλλο στο έγγραφό σας.
Για να εισαγάγετε πεδία συγχώνευσης σε έναν φάκελο, μια ετικέτα, ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μια επιστολή
-
Μεταβείτε στην ενότητα Αλληλογραφία > Μπλοκ διευθύνσεων.
Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή μπλοκ διευθύνσεων
-
Για να προσθέσετε μια γραμμή χαιρετισμού, επιλέξτε Γραμμή χαιρετισμού.
Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή γραμμής χαιρετισμού.
-
Για να προσθέσετε άλλα πεδία συγχώνευσης, όπως αριθμούς τιμολογίου, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή πεδίων συγχώνευσης αλληλογραφίας.
-
Επιλέξτε OK.
-
Επιλέξτε Αρχείο > Αποθήκευση.
Αν σας ενδιαφέρει να μάθετε περισσότερα σχετικά με τις επιλογές για τη ρύθμιση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ανατρέξτε στο θέμα Διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Word.
Αφού εισάγετε τα πεδία συγχώνευσης που επιθυμείτε, κάντε προεπισκόπηση των αποτελεσμάτων για να επιβεβαιώσετε ότι το περιεχόμενο είναι εντάξει. και, στη συνέχεια, είστε έτοιμοι να ολοκληρώσετε τη διαδικασία συγχώνευσης.
-
Μεταβείτε στην ενότητα Στοιχεία αλληλογραφίας > Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων.
-
Επιλέξτε Επόμενο
-
Μεταβείτε στην ενότητα Ολοκλήρωση και συγχώνευση > Εκτύπωση εγγράφων ή Αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Όταν αποθηκεύετε το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας, εκείνο παραμένει συνδεδεμένο με την προέλευση δεδομένων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ξανά το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας για την επόμενη μαζική αλληλογραφία σας.
-
Ανοίξτε το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας και επιλέξτε Ναι όταν το Word σάς ζητήσει να διατηρήσετε τη σύνδεση.
Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές για να προετοιμάσετε το υπολογιστικό φύλλο του Excel για συγχώνευση αλληλογραφίας. Βεβαιωθείτε ότι:
-
Τα ονόματα των στηλών του υπολογιστικού φύλλου σας ταιριάζουν με τα ονόματα των πεδίων που θέλετε να εισαγάγετε στη συγχώνευση αλληλογραφίας. Για παράδειγμα, για να απευθυνθείτε στους αναγνώστες με το μικρό όνομά τους στο έγγραφό σας, θα χρειαστείτε ξεχωριστές στήλες για το όνομα και το επώνυμο.
-
Όλα τα δεδομένα που πρέπει να συγχωνευτούν βρίσκονται στο πρώτο φύλλο του υπολογιστικού φύλλου.
-
Οι καταχωρήσεις δεδομένων με ποσοστά, νομισματικές μονάδες και ταχυδρομικούς κώδικες είναι σωστά μορφοποιημένες στο υπολογιστικό φύλλο, έτσι ώστε το Word να μπορεί να διαβάσει σωστά τις τιμές τους.
-
Το υπολογιστικό φύλλο του Excel που θα χρησιμοποιηθεί στη συγχώνευση αλληλογραφίας είναι αποθηκευμένο στον τοπικό υπολογιστή σας.
-
Οι αλλαγές ή προσθήκες στο υπολογιστικό σας φύλλο έχουν ολοκληρωθεί πριν αυτό συνδεθεί με το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Word.
Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Προετοιμασία της προέλευσης δεδομένων του Excel για συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word
Σύνδεση και επεξεργασία της λίστας αλληλογραφίας
Σύνδεση σε προέλευση δεδομένων. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Προελεύσεις δεδομένων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για μια συγχώνευση αλληλογραφίας.
-
Επιλέξτε Επεξεργασία λίστας παραληπτών.
Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Συγχώνευση αλληλογραφίας: Επεξεργασία παραληπτών.
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την ταξινόμηση και το φιλτράρισμα, ανατρέξτε στο θέμα Ταξινόμηση των δεδομένων για συγχώνευση αλληλογραφίας ή Φιλτράρισμα των δεδομένων για συγχώνευση αλληλογραφίας.
-
Επιλέξτε OK.
Μπορείτε να εισαγάγετε ένα ή περισσότερα πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας που εισάγουν τις πληροφορίες από το υπολογιστικό φύλλο στο έγγραφό σας.
-
Επιλέξτε Στοιχεία αλληλογραφίας > Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης.
-
Προσθέστε το πεδίο που θέλετε.
-
Επαναλάβετε τα βήματα 1 και 2, ανάλογα με τις ανάγκες.
-
Επιλέξτε Αρχείο > Αποθήκευση.
Αν σας ενδιαφέρει να μάθετε περισσότερα σχετικά με τις επιλογές για τη ρύθμιση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ανατρέξτε στο θέμα Διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Word.
Αφού εισάγετε τα πεδία συγχώνευσης που επιθυμείτε, κάντε προεπισκόπηση των αποτελεσμάτων για να επιβεβαιώσετε ότι το περιεχόμενο είναι εντάξει. και, στη συνέχεια, είστε έτοιμοι να ολοκληρώσετε τη διαδικασία συγχώνευσης.
-
Μεταβείτε στην ενότητα Στοιχεία αλληλογραφίας > Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων.
-
Επιλέξτε Επόμενο ή Προηγούμενο για να μετακινηθείτε ανάμεσα στις εγγραφές του αρχείου προέλευσης και να δείτε πώς εμφανίζονται στο έγγραφο.
-
Μεταβείτε στην ενότητα Ολοκλήρωση και συγχώνευση > Εκτύπωση εγγράφων ή Συγχώνευση σε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
Όταν αποθηκεύετε το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας, εκείνο παραμένει συνδεδεμένο με την προέλευση δεδομένων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ξανά το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας για την επόμενη μαζική αλληλογραφία σας.
-
Ανοίξτε το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας και επιλέξτε Ναι όταν το Word σάς ζητήσει να διατηρήσετε τη σύνδεση.
