Οι οργανισμοί και οι ομάδες έχουν όλα τα διαφορετικά σχήματα και μεγέθη και τα μέλη της ομάδας μπορούν να είναι τοπικά ή να εξαπλώνονται σε όλο τον κόσμο. Μπορούν να περιλαμβάνουν προμηθευτές και εργολάβους μαζί με υπαλλήλους πλήρους απασχόλησης. Οι πρωτοβουλίες και οι εργασίες μπορούν να εκτείνονται σε επιχειρήσεις, οργανισμούς και μικρές ομάδες έργων.
Microsoft 365 — συμπεριλαμβανομένων των Teams, SharePoint και OneDrive — έχει σχεδιαστεί για να είναι ένα καθολικό κιτ εργαλείων για να δώσει στα μέλη της ομάδας σας ενοποιημένους και ευέλικτους τρόπους εργασίας για τα έργα και τις εργασίες τους.
Αυτός ο οδηγός εστιάζει στις ισχυρές δυνατότητες Teams, SharePoint και OneDrive, συμπεριλαμβανομένης της αποθήκευσης εγγράφων, της συνεργασίας, της κοινής χρήσης και των συνομιλιών. Δεν χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε μόνο ένα εργαλείο για να κάνετε την εργασία σας— το καθένα συνεργάζεται για να παρέχει βέλτιστη παραγωγικότητα.
Ακολουθεί ένα παράδειγμα του πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις υπηρεσίες μαζί: Όταν δημιουργείτε μια ομάδα, δημιουργείται αυτόματα μια ομάδα Office 365 και μια τοποθεσία ομάδας SharePoint για εσάς. Μπορείτε να αποστείλετε τα έγγραφά σας στην SharePoint ομάδας. Στη συνέχεια, όταν ένα πρόχειρο του εγγράφου προδιαγραφών σας είναι έτοιμο για αναθεώρηση, είναι εύκολο να προσθέσετε το αρχείο στην ομάδα του Teams και να χρησιμοποιήσετε το σύστημα που βασίζεται σε συνομιλίες για να επιτρέψετε σε όλους να γνωρίζουν ότι είναι έτοιμο για αναθεώρηση. Τα μέλη της ομάδας μπορούν να ανοίξουν το αρχείο Teams και να αρχίσουν να κάνουν αλλαγές ή σχόλια. Εάν ένα μέλος της ομάδας αποθηκεύει ένα αρχείο στο OneDrive, μπορεί επίσης να προστεθεί στο κανάλι Teams χρησιμοποιώντας την καρτέλα "Αρχεία" στο Teams. Το καλύτερο από όλα είναι ότι μπορείτε να κάνετε κινητές συσκευές με Teams, ώστε τα μέλη του έργου σας να μπορούν να εργάζονται από οπουδήποτε.
Σύνοψη
Αυτός ο πίνακας παρέχει μια σύνοψη υψηλού επιπέδου του πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε Teams, SharePoint και OneDrive σε διαφορετικές περιπτώσεις. Κάντε κύλιση προς τα κάτω στη σελίδα για περισσότερες πληροφορίες.
|
Πρωτεύοντες χρήστες |
Εξαιρετικό για... |
Έλεγχος κοινής χρήσης και πρόσβασης |
Συνομιλίες και επικοινωνία
|
|
|
|
Ομάδα |
Project ομάδες για να έχουν μια συνομιλία, να εργάζονται μαζί σε αρχεία, να καλούν και να συναντιούνται ακριβώς εκεί όπου γίνεται η εργασία. |
Teams μπορεί να είναι δημόσια (ανοιχτή σε οποιονδήποτε στον οργανισμό σας) ή ιδιωτική (διαχειριζόμενη ιδιότητα μέλους). |
Επικοινωνήστε σε πραγματικό χρόνο με τα μέλη της ομάδας σε ένα περιβάλλον που βασίζεται σε συνομιλίες και σε ηλεκτρονικές συσκέψεις. |
|
|
Ομάδα, ομάδα, οργανισμός |
Αποθήκευση αρχείων στο cloud και κοινή χρήση τους με την ομάδα ή τον οργανισμό σας, χρήση ισχυρής διαχείρισης δικαιωμάτων και δημιουργία διαθέσιμων δυνατοτήτων που θα προστεθούν στο κανάλι Teams σας. |
Κάντε κοινή χρήση αρχείων με την ομάδα, τον οργανισμό και τους εξωτερικούς χρήστες σας. Χρησιμοποιήστε Office 365 ομάδες για να ελέγξετε την πρόσβαση σε τοποθεσίες ομάδας ή να ρυθμίσετε πιο ισχυρά δικαιώματα για τοποθεσίες και έγγραφα. |
Επικοινωνία με SharePoint Ειδήσεις. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε ειδήσεις στο Teams σας. Επίσης, μπορείτε να προσθέσετε σχόλια και σχόλια "Μου αρέσει" SharePoint σελίδες. |
|
|
Άτομο και ομάδα |
Αποθήκευση και συγχρονισμός αρχείων στο cloud και πρόσβαση σε αυτά από οπουδήποτε σε οποιαδήποτε συσκευή. Ιδανικό για εργασία σε εξέλιξη και κοινή χρήση με συγκεκριμένα άτομα. |
Τα έγγραφα είναι ιδιωτικά μέχρι να τα μοιραστείτε. Κάντε κοινή χρήση αρχείων μεμονωμένα και εργαστείτε Office έγγραφα με άλλους ταυτόχρονα. |
Σχολιάστε έγγραφα και χρησιμοποιήστε το σύμβολο @με το όνομα κάποιου χρήστη. Το άτομο που αναφέρετε λαμβάνει μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μια σύνδεση προς το σχόλιό σας. |
Χρήση Teams, SharePoint και OneDrive
Μπορείτε να αποθηκεύσετε και να κάνετε κοινή χρήση αρχείων χρησιμοποιώντας SharePoint, OneDrive και Microsoft Teams. SharePoint κάθε ένα από αυτά τα εργαλεία, αλλά το καθένα μπορεί να χρησιμοποιηθεί με τους δικούς του τρόπους για την επιτάχυνση της συνεργασίας και της αποτελεσματικότητας σε διαφορετικές περιπτώσεις.
Σημειώσεις:
-
Όταν δημιουργείτε μια νέα ομάδα ή ένα ιδιωτικό κανάλι στο Microsoft Teams, δημιουργείται αυτόματα μια τοποθεσία SharePoint ομάδας. Για να επεξεργαστείτε την περιγραφή ή την ταξινόμηση τοποθεσίας για αυτήν την τοποθεσία ομάδας, μεταβείτε στις ρυθμίσεις του αντίστοιχου καναλιού στο Microsoft Teams.
-
Μάθετε περισσότερα σχετικά με τη διαχείριση Microsoft Teams συνδεδεμένων τοποθεσιών ομάδων.
Όταν συνεργάζεστε σε πραγματικό χρόνο, είναι μια εξαιρετική εξοικονόμηση χρόνου για εύκολη πρόσβαση σε αρχεία που είναι σημαντικά για το έργο σας. Τα αρχεία που έχουν Microsoft Teams είναι διαθέσιμα εκεί όπου κάνετε συνομιλίες και σύσκεψη και η ομάδα σας μπορεί να τα έχει στην κατοχή της. Τα έγγραφα που κοινά Microsoft Teams αρχεία αποθηκεύονται SharePoint, ώστε να έχετε τα καλύτερα αποτελέσματα και από τους δύο κόσμους.
Μπορείτε να επικοινωνήσετε μέσω της συνομιλίας με νήματα και της μόνιμης συνομιλίας και να τους γνωρίζετε όλους. Στο Microsoft Teams, μπορείτε επίσης να συνομιλήσετε ιδιωτικά με οποιαδήποτε επαφή, ακόμα και όταν είναι εκτός σύνδεσης , αυτό είναι ιδιαίτερα βολικό όταν η επαφή σας βρίσκεται σε διαφορετική ζώνη ώρας. Με το ιστορικό των μόνιμων συνομιλιών, μπορείτε να ξεκινήσετε και να συνεχίσετε τις συναλλαγές οποιαδήποτε στιγμή. Χρησιμοποιήστε την ιδιωτική συνομιλία για να συνυποχωρήσετε ένα έγγραφο σε πραγματικό χρόνο και να συνεχίσετε τη συνεργασία μετά από μια κλήση. Μπορείτε ακόμη και να καρφιτσώσετε σημαντικές συνομιλίες για εύκολη ανάκτηση.
Teams μπορεί να είναι δημόσια ή ιδιωτική. Οι δημόσιες ομάδες είναι ανοιχτές σε οποιονδήποτε στον οργανισμό σας. Η διαχείριση της ιδιότητας μέλους σε ιδιωτικές ομάδες γίνεται.
Μάθετε περισσότερα σχετικά με Microsoft Teams.
Κάθε Teams κανάλι έχει μια SharePoint ομάδας και κάθε SharePoint ομάδας έχει ένα Teams σας. SharePoint είναι εξαιρετική για την αποθήκευση αρχείων στο cloud και την πρόσβασή τους σε ένα ευρύ κοινό. Επίσης, μπορείτε να επωφεληθείτε από την αξιόπιστη διαχείριση δικαιωμάτων αρχείων, τις ροές διαδικασιών εγγράφων, τις πολιτικές διατήρησης και πολλά άλλα. Ακολουθούν τρόποι για να εργαστείτε με SharePoint:
-
Συνεργαστείτε σε αρχεία στο Teams, δημιουργήστε σελίδες, χρησιμοποιήστε ένα κοινόχρηστο σημειωματάριο και χρησιμοποιήστε την ενσωματωμένη ομάδα Office 365 για να ενοποιηθούν συνομιλίες, ημερολόγια και εργασίες.
-
Διανείμετε την κυριότητα και τα δικαιώματα σε μια ευρύτερη συλλογή ατόμων. Εάν ένα έγγραφο είναι σημαντικό για την επιτυχία ενός έργου, είναι καλή ιδέα να υπάρχουν άλλα άτομα, εκτός από εσάς που μπορούν να ελέγχουν ό,τι συμβαίνει στην τοποθεσία.
-
Εκχώρηση δικαιωμάτων σε βάση τοποθεσίας, αντί για μεμονωμένα έγγραφα. Εάν οι χρήστες έχουν πρόσβαση στην τοποθεσία ομάδας, τότε θα έχουν πρόσβαση στα έγγραφα που αποθηκεύονται στην τοποθεσία.
-
Δημιουργήστε ελκυστικές και αποτελεσματικές σελίδες τοποθεσίας για να οργανώσετε πληροφορίες, να δημοσιεύσετε ειδήσεις, να παρέχετε στοιχεία επικοινωνίας και να παρέχετε περιήγηση σε έγγραφα, πολυμέσα και άλλους τύπους πληροφοριών.
Μάθετε περισσότερα σχετικά με SharePoint.
Τα προσωπικά αρχεία ή τα έγγραφα στα οποία εργάζεστε μπορούν να αποθηκευτούν με ασφάλεια σε OneDrive. Σκεφτείτε το ως το προσωπικό σας αποθετήριο – μια έκδοση cloud των εγγράφων μου. Τα αρχεία είναι πάντα συγχρονισμένα και διαθέσιμα για πρόσβαση ακόμα και όταν είστε εκτός σύνδεσης. Με OneDrive, τα αρχεία σας είναι πάντα μαζί σας και έτοιμα για κοινή χρήση. Όσον αφορά τη μακροζωία, η OneDrive είναι εξαιρετική για τις εργασίες που είναι σε εξέλιξη. Ακολουθούν ορισμένα παραδείγματα για το πώς μπορείτε να επωφεληθείτε από OneDrive:
-
Θέλετε να κάνετε κοινή χρήση μεμονωμένων αρχείων με λίγα μόνο άτομα ή να μην κάνετε κοινή χρήση.
Τα έγγραφα που τοποθετείτε στο OneDrive είναι ιδιωτικά μέχρι να τα μοιραστείτε. Μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση αρχείων μεμονωμένα και να Office έγγραφα με άλλους ταυτόχρονα. Αυτό καθιστά OneDrive εργασίας ή σχολείου μια εξαιρετική επιλογή για πρόχειρα έγγραφα που δεν χρειάζεται να δει κανείς άλλος. Για παράδειγμα, γράφετε μια δημοσίευση ιστολογίου που μπορεί να μην σχετίζεται με ένα έργο και θέλετε να την ελέγξουν μερικοί συνάδελφοι, πριν από τη δημοσίευσή της. Σε αυτή την περίπτωση, περιμένετε ότι τα άτομα θα χρησιμοποιήσουν μόνο μία φορά το έγγραφο, χωρίς να χρειάζονται επιπλέον χώρο αποθήκευσης ή πληροφορίες περιβάλλοντος. Το μόνο που χρειάζονται είναι μια σύνδεση προς το έγγραφο και δικαιώματα επεξεργασίας. Επιπλέον, μπορείτε να σχολιάσετε έγγραφα και να χρησιμοποιήσετε το σύμβολο @με το όνομα κάποιου ατόμου και το άτομο που αναφέρετε λαμβάνει αλληλογραφία με μια σύνδεση προς το σχόλιό σας.
-
Δημοσιεύστε ένα αρχείο από OneDrive σε ένα Teams για αναθεώρηση.
-
Δεν μπορείτε να προσδιορίσετε μια υπάρχουσα τοποθεσία ομάδας στην οποία ανήκει το έγγραφό σας και δεν πιστεύετε ότι ο σκοπός του εγγράφου αξίζει τη δημιουργία μιας νέας.
Για πιο εις βάθος πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Πρέπει να αποθηκεύσω τα έγγραφά OneDrive για μια τοποθεσία ομάδας;
