Φιλτράρισμα δεδομένων σε περιοχή ή πίνακα στο Excel

Οι δύο τύποι φίλτρων

Χρησιμοποιώντας το Αυτόματο Φίλτρο, μπορείτε να δημιουργήσετε δύο τύπους φίλτρων: με βάση μια τιμή λίστας ή με βάση κριτήρια. Κάθε ένας από αυτούς τους τύπους φίλτρων αποκλειόμαστε αμοιβαία για κάθε περιοχή κελιών ή πίνακα στηλών. Για παράδειγμα, μπορείτε να φιλτράρετε με βάση μια λίστα αριθμών ή ένα κριτήριο, αλλά όχι και με τα δύο. μπορείτε να φιλτράρετε κατά εικονίδιο ή κατά προσαρμοσμένο φίλτρο, αλλά όχι και από τα δύο.

Επανάληψη εφαρμογής ενός φίλτρου

Για να προσδιορίσετε εάν έχει εφαρμοστεί φίλτρο, σημειώστε το εικονίδιο στην επικεφαλίδα στήλης:

• Ένα αναπτυσσόμενο βέλος σημαίνει ότι το φιλτράρισμα είναι ενεργοποιημένο αλλά δεν εφαρμόζεται.

  Όταν τοποθετείτε το δείκτη του ποντικιού επάνω από την επικεφαλίδα μιας στήλης με ενεργοποιημένο το φιλτράρισμα αλλά δεν έχει εφαρμοστεί, εμφανίζεται η συμβουλή οθόνης "(Εμφάνιση όλων)".

• Ένα κουμπί φίλτρου σημαίνει ότι εφαρμόζεται φίλτρο.

  Όταν τοποθετείτε το δείκτη του ποντικιού επάνω από την επικεφαλίδα μιας φιλτραρισμένων στηλών, μια συμβουλή οθόνης εμφανίζει το φίλτρο που έχει εφαρμοστεί σε αυτήν τη στήλη, όπως "Ισούται με κόκκινο χρώμα κελιού" ή "Μεγαλύτερο από 150".

Κατά την εκ νέου εφαρμογή ενός φίλτρου, εμφανίζονται διαφορετικά αποτελέσματα για τους ακόλουθους λόγους:

• Τα δεδομένα προστέθηκαν, τροποποιήθηκαν ή διαγράφηκαν στην περιοχή κελιών ή στη στήλη πίνακα.

• Οι τιμές που αποδίδονται από έναν τύπο έχουν αλλάξει και το φύλλο εργασίας έχει υπολογιστεί εκ νέου.

Μην συνδυάζετε τύπους δεδομένων

Για καλύτερα αποτελέσματα, μην συνδυάζετε τύπους δεδομένων, όπως κείμενο και αριθμό ή αριθμό και ημερομηνία στην ίδια στήλη, επειδή μόνο ένας τύπος εντολής φίλτρου είναι διαθέσιμος για κάθε στήλη. Εάν υπάρχει ένας συνδυασμός τύπων δεδομένων, η εντολή που εμφανίζεται είναι ο τύπος δεδομένων που εμφανίζεται περισσότερο. Για παράδειγμα, εάν η στήλη περιέχει τρεις τιμές αποθηκευμένες ως αριθμό και τέσσερις ως κείμενο, εμφανίζεται η εντολή Φίλτρα κειμένου .

1. Επιλέξτε ένα κελί στην περιοχή ή τον πίνακα που θέλετε να φιλτράρετε.

2. Στην καρτέλα Δεδομένα , επιλέξτε Φίλτρο.

3. Επιλέξτε το βέλος στη στήλη που περιέχει το περιεχόμενο που θέλετε να φιλτράρετε.

4. Στην περιοχή Φίλτρο, επιλέξτε Επιλογή ενός και, στη συνέχεια, εισαγάγετε τα κριτήρια φίλτρου.

   

1. Κάντε κλικ σε ένα κελί στην περιοχή ή στον πίνακα που θέλετε να φιλτράρετε.

2. Στην καρτέλα Δεδομένα , επιλέξτε Φίλτρο.

3. Επιλέξτε το βέλος στη στήλη που περιέχει το περιεχόμενο που θέλετε να φιλτράρετε.

4. Στην περιοχή Φίλτρο, επιλέξτε Επιλογή ενός και, στη συνέχεια, εισαγάγετε τα κριτήρια φίλτρου.

   

5. Στο πλαίσιο δίπλα στο αναδυόμενο μενού, εισαγάγετε τον αριθμό που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

6. Ανάλογα με την επιλογή σας, μπορεί να έχετε πρόσθετα κριτήρια για να επιλέξετε:

   

Μπορείτε γρήγορα να φιλτράρετε δεδομένα με βάση οπτικά κριτήρια, όπως χρώμα γραμματοσειράς, χρώμα κελιού ή σύνολα εικονιδίων. Και μπορείτε να πραγματοποιήσετε φιλτράρισμα είτε έχετε μορφοποιήσει κελιά, έχετε εφαρμόσει στυλ κελιών ή έχετε χρησιμοποιήσει μορφοποίηση υπό όρους.

1. Σε μια περιοχή κελιών ή μια στήλη πίνακα, κάντε κλικ σε ένα κελί που περιέχει το χρώμα κελιού, το χρώμα γραμματοσειράς ή το εικονίδιο βάσει του οποίου θέλετε να γίνει το φιλτράρισμα.

2. Στην καρτέλα Δεδομένα , επιλέξτε Φίλτρο.

3. Επιλέξτε το βέλος στη στήλη που περιέχει το περιεχόμενο που θέλετε να φιλτράρετε.

4. Στην περιοχή Φίλτρο, στο αναδυόμενο μενού Κατά χρώμα, επιλέξτε Χρώμα κελιού, Χρώμα γραμματοσειράς ή Εικονίδιο κελιού και, στη συνέχεια, κάντε κλικ σε ένα χρώμα.

Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη μόνο εάν η στήλη που θέλετε να φιλτράρετε περιέχει ένα κενό κελί.

1. Κάντε κλικ σε ένα κελί στην περιοχή ή στον πίνακα που θέλετε να φιλτράρετε.

2. Στη γραμμή εργαλείων Δεδομένα , επιλέξτε Φίλτρο.

3. Επιλέξτε το βέλος στη στήλη που περιέχει το περιεχόμενο που θέλετε να φιλτράρετε.

4. Στην περιοχή (Επιλογή όλων), πραγματοποιήστε κύλιση προς τα κάτω και επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου (Κενά).

   Σημειώσεις: 

   • Μπορείτε να εφαρμόσετε φίλτρα σε μία μόνο περιοχή κελιών σε ένα φύλλο κάθε φορά.

   • Όταν εφαρμόζετε ένα φίλτρο σε μια στήλη, τα μόνα διαθέσιμα φίλτρα για τις άλλες στήλες είναι οι τιμές που είναι ορατές στην τρέχουσα φιλτραρισμένη περιοχή.

   • Στο παράθυρο φίλτρου εμφανίζονται μόνο οι πρώτες 10.000 μοναδικές καταχωρήσεις σε μια λίστα.

1. Κάντε κλικ σε ένα κελί στην περιοχή ή στον πίνακα που θέλετε να φιλτράρετε.

2. Στην καρτέλα Δεδομένα , επιλέξτε Φίλτρο.

3. Επιλέξτε το βέλος στη στήλη που περιέχει το περιεχόμενο που θέλετε να φιλτράρετε.

4. Στην περιοχή Φίλτρο, επιλέξτε Επιλογή ενός και, στη συνέχεια, στο αναδυόμενο μενού, κάντε ένα από τα εξής:

   Για να φιλτράρετε την περιοχή για	Κάντε κλικ στο στοιχείο
   Γραμμές που περιέχουν συγκεκριμένο κείμενο	Περιέχει ή Είναι ίσο με.
   Γραμμές που δεν περιέχουν συγκεκριμένο κείμενο	Δεν περιέχει ή Δεν είναι ίσο με.

5. Στο πλαίσιο δίπλα στο αναδυόμενο μενού, εισαγάγετε το κείμενο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

6. Ανάλογα με την επιλογή σας, μπορεί να έχετε πρόσθετα κριτήρια για να επιλέξετε:

   

   Για	Κάντε κλικ στο στοιχείο
   Φιλτράρετε τη στήλη πίνακα ή την επιλογή, ώστε και τα δύο κριτήρια να είναι αληθή	Και.
   Φιλτράρετε τη στήλη πίνακα ή την επιλογή, ώστε το ένα από τα δύο κριτήρια ή και τα δύο κριτήρια να μπορούν να είναι αληθή	Ή.

1. Κάντε κλικ σε ένα κελί στην περιοχή ή στον πίνακα που θέλετε να φιλτράρετε.

2. Στη γραμμή εργαλείων Δεδομένα , επιλέξτε Φίλτρο.

3. Επιλέξτε το βέλος στη στήλη που περιέχει το περιεχόμενο που θέλετε να φιλτράρετε.

4. Στην περιοχή Φίλτρο, επιλέξτε Επιλογή ενός και, στη συνέχεια, στο αναδυόμενο μενού, κάντε ένα από τα εξής:

   Για να εφαρμόσετε φίλτρο για	Κάντε κλικ στο στοιχείο
   Την αρχή μιας γραμμής κειμένου	Αρχίζει από.
   Το τέλος μιας γραμμής κειμένου	Τελειώνει σε.
   Κελιά που περιέχουν κείμενο, αλλά δεν ξεκινούν με γράμματα	Δεν αρχίζει από.
   Κελιά που περιέχουν κείμενο, αλλά δεν τελειώνουν σε γράμματα	Δεν τελειώνει σε.

5. Στο πλαίσιο δίπλα στο αναδυόμενο μενού, εισαγάγετε το κείμενο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

6. Ανάλογα με την επιλογή σας, μπορεί να έχετε πρόσθετα κριτήρια για να επιλέξετε:

   

   Για	Κάντε κλικ στο στοιχείο
   Φιλτράρετε τη στήλη πίνακα ή την επιλογή, ώστε και τα δύο κριτήρια να είναι αληθή	Και.
   Φιλτράρετε τη στήλη πίνακα ή την επιλογή, ώστε το ένα από τα δύο κριτήρια ή και τα δύο κριτήρια να μπορούν να είναι αληθή	Ή.

Οι χαρακτήρες μπαλαντέρ μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να σας βοηθήσουν στη δημιουργία κριτηρίων.

1. Κάντε κλικ σε ένα κελί στην περιοχή ή στον πίνακα που θέλετε να φιλτράρετε.

2. Στη γραμμή εργαλείων Δεδομένα , επιλέξτε Φίλτρο.

3. Επιλέξτε το βέλος στη στήλη που περιέχει το περιεχόμενο που θέλετε να φιλτράρετε.

4. Στην περιοχή Φίλτρο, επιλέξτε Επιλογή ενός και ενεργοποιήστε οποιαδήποτε επιλογή.

5. Στο πλαίσιο κειμένου, πληκτρολογήστε τα κριτήριά σας και συμπεριλάβετε έναν χαρακτήρα μπαλαντέρ.

   Για παράδειγμα, εάν θέλετε το φίλτρο σας να εντοπίζει και τις δύο λέξεις "περίεργος" και "περίεργη", πληκτρολογήστε περίεργ?.

6. Κάντε ένα από τα εξής:

   Χρησιμοποιήστε	Για να βρείτε
   ? (λατινικό ερωτηματικό)	Οποιονδήποτε μεμονωμένο χαρακτήρα Για παράδειγμα, το όρισμα "κο?τα" εντοπίζει τις λέξεις "κοίτα" και "κούτα"
   * (αστερίσκος)	Οποιονδήποτε αριθμό χαρακτήρων Για παράδειγμα, το όρισμα *ανατολικά εντοπίζει τις λέξεις "Βορειοανατολικά" και "Νοτιοανατολικά"
   ~ (περισπωμένη)	Ένα αγγλικό ερωτηματικό ή αστερίσκο Για παράδειγμα, there~? εντοπίζει το "there?"

Εκτελέστε οποιαδήποτε από τις εξής ενέργειες:

Όταν φιλτράρετε δεδομένα, εμφανίζονται μόνο τα δεδομένα που πληρούν τα κριτήριά σας. Τα δεδομένα που δεν πληρούν αυτά τα κριτήρια αποκρύπτεται. Αφού φιλτράρετε δεδομένα, μπορείτε να αντιγράψετε, να βρείτε, να επεξεργαστείτε, να μορφοποιήσετε, να γράφημα και να εκτυπώσετε το υποσύνολο φιλτραρισμένων δεδομένων.

Πίνακας στον οποίο έχει εφαρμοστεί το φίλτρο "4 πρώτων στοιχείων"

Τα φίλτρα λειτουργούν προσθετικά. Αυτό σημαίνει ότι κάθε πρόσθετο φίλτρο βασίζεται στο τρέχον φίλτρο και μειώνει περαιτέρω το υποσύνολο δεδομένων. Μπορείτε να δημιουργήσετε σύνθετα φίλτρα φιλτράροντας με βάση περισσότερες από μία τιμές, περισσότερες από μία μορφοποιήσεις ή περισσότερα από ένα κριτήρια. Για παράδειγμα, μπορείτε να φιλτράρετε με βάση όλους τους αριθμούς που είναι μεγαλύτεροι από 5 και είναι επίσης κάτω από τον μέσο όρο. Ωστόσο, ορισμένα φίλτρα (πρώτα και τελευταία δέκα, επάνω και κάτω από τον μέσο όρο) βασίζονται στην αρχική περιοχή κελιών. Για παράδειγμα, όταν φιλτράρετε τις δέκα πρώτες τιμές, θα δείτε τις δέκα πρώτες τιμές ολόκληρης της λίστας και όχι τις δέκα πρώτες τιμές του υποσυνόλου του τελευταίου φίλτρου.

Στο Excel, μπορείτε να δημιουργήσετε τρία είδη φίλτρων: κατά τιμές, ανά μορφή ή βάσει κριτηρίων. Ωστόσο, κάθε ένας από αυτούς τους τύπους φίλτρων αποκλειόμαστε αμοιβαία. Για παράδειγμα, μπορείτε να φιλτράρετε κατά χρώμα κελιού ή κατά μια λίστα αριθμών, αλλά όχι και από τα δύο. Μπορείτε να φιλτράρετε κατά εικονίδιο ή κατά προσαρμοσμένο φίλτρο, αλλά όχι και από τα δύο.

Τα φίλτρα αποκρύπτουν περιττά δεδομένα. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να επικεντρωθείτε σε αυτό ακριβώς που θέλετε να δείτε. Αντίθετα, όταν ταξινομείτε δεδομένα, τα δεδομένα αναδιατάσσονται με κάποια σειρά. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την ταξινόμηση, ανατρέξτε στο θέμα Ταξινόμηση λίστας δεδομένων.

Όταν φιλτράρετε, λάβετε υπόψη τις ακόλουθες οδηγίες:

• Στο παράθυρο φίλτρου εμφανίζονται μόνο οι πρώτες 10.000 μοναδικές καταχωρήσεις σε μια λίστα.

• Μπορείτε να φιλτράρετε με βάση περισσότερες από μία στήλες. Όταν εφαρμόζετε ένα φίλτρο σε μια στήλη, τα μόνα διαθέσιμα φίλτρα για τις άλλες στήλες είναι οι τιμές που είναι ορατές στην τρέχουσα φιλτραρισμένη περιοχή.

• Μπορείτε να εφαρμόσετε φίλτρα σε μία μόνο περιοχή κελιών σε ένα φύλλο κάθε φορά.