Η κοινή χρήση στο Outlook εξαρτάται από το τι θέλετε να μοιραστείτε και τον τύπο πρόσβασης που θέλετε να δώσετε στα άτομα με τα οποία κάνετε κοινή χρήση.
Για παράδειγμα, μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση ενός γραμματοκιβωτίου σε πολλά άτομα όπου όλη η εισερχόμενη και εξερχόμενη αλληλογραφία είναι από αυτό το γραμματοκιβώτιο. Εναλλακτικά, μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση ενός ή περισσότερων φακέλων ή ολόκληρου του γραμματοκιβωτίου σας με άλλους. Μπορείτε ακόμη και να επιτρέψετε σε άλλους χρήστες τη δυνατότητα να διαχειρίζονται το ημερολόγιο ή το γραμματοκιβώτιό σας.
Όταν εκχωρείτε σε κάποιον το δικαίωμα να διαχειρίζεται το γραμματοκιβώτιό σας, του εκχωρείτε δικαιώματα πληρεξουσίου. Αυτό υπερβαίνει τα δικαιώματα επεξεργασίας και είναι αυτό που επιτρέπει σε κάποιον να στείλει ή να απαντήσει σε στοιχεία αλληλογραφίας ή ημερολογίου εκ μέρους σας. Σε ειδικές περιπτώσεις, μπορείτε ακόμη και να επιτρέψετε την πλήρη διαχείριση του γραμματοκιβωτίου και του ημερολογίου σας, όπου ο πληρεξούσιός σας έχει δικαιώματα να ενεργεί ως εσείς κατά τη δημιουργία ή την απάντηση σε μηνύματα ή συμβάντα. Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τους πληρεξούσιους, ανατρέξτε στο θέμα Πληροφορίες για τους πληρεξούσιους: Επιτρέψτε σε κάποιον άλλο να διαχειρίζεται την αλληλογραφία και το ημερολόγιό σας στο Outlook.
Εάν και πώς μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτές τις διάφορες επιλογές κοινής χρήσης στο Outlook εξαρτάται επίσης από τον τύπο του λογαριασμού που χρησιμοποιείτε. Για παράδειγμα, ορισμένες επιλογές κοινής χρήσης περιορίζονται σε εταιρικούς ή σχολικούς λογαριασμούς που χρησιμοποιούνται σε έναν οργανισμό. Άλλες επιλογές, όπως η κοινή χρήση ημερολογίου, έχουν ευρύτερη πρόσβαση και μπορούν επίσης να γίνουν με έναν προσωπικό λογαριασμό, όπως έναν λογαριασμό Outlook.com ή Hotmail.com.
Συμβουλή: Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τους λογαριασμούς, ανατρέξτε στο θέμα Ποια είναι η διαφορά μεταξύ ενός λογαριασμού Microsoft και ενός εταιρικού ή σχολικού λογαριασμού;
Διαφορετικοί τρόποι κοινής χρήσης στο Outlook
Ο παρακάτω πίνακας περιγράφει τους διαφορετικούς τρόπους κοινής χρήσης στο Outlook, τον τύπο του λογαριασμού που απαιτείται και εάν χρειάζεστε τον διαχειριστή IT του οργανισμού σας για να το ρυθμίσετε για εσάς.
|
Τύπος κοινής χρήσης |
Περιγραφή |
Παραδείγματα σεναρίων |
Τύπος λογαριασμού |
Απαιτείται ρύθμιση διαχειριστή IT |
|
Κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο |
Ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο παρέχει πρόσβαση ομάδας ή μεμονωμένου γραμματοκιβωτίου σε ολόκληρο το γραμματοκιβώτιο. Αυτό περιλαμβάνει περιεχόμενο γραμματοκιβωτίου, όπως φακέλους, ημερολόγια και επαφές. Όταν ένα άτομο στην ομάδα απαντά σε ένα μήνυμα που έχει σταλεί στο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου φαίνεται να προέρχεται από την κοινόχρηστη διεύθυνση και όχι από έναν μεμονωμένο χρήστη. Τα δικαιώματα στα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια μπορεί να διαφέρουν μεταξύ των μελών. |
Μια ομάδα εξυπηρέτησης πελατών θέλει ένα μόνο γραμματοκιβώτιο όπου όλα τα εισερχόμενα και εξερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πηγαίνουν info@contoso.com. Οποιοδήποτε μέλος της ομάδας εξυπηρέτησης πελατών με πρόσβαση στο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο μπορεί να λαμβάνει και να απαντά σε μηνύματα. Οι απαντήσεις αποστέλλονται πάντα από info@contoso.com ανεξάρτητα από το ποιος από την ομάδα απαντά στο μήνυμα. |
Εταιρικός ή σχολικός λογαριασμός |
Ναι, απαιτείται ρύθμιση διαχειριστή.Ο διαχειριστής θα εκχωρήσει δικαιώματα σε όλους τους χρήστες που χρειάζονται πρόσβαση στο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο. |
|
Κοινόχρηστα ημερολόγια |
Τα κοινόχρηστα ημερολόγια περιορίζονται στο φάκελο ημερολογίου μέσα στο γραμματοκιβώτιό σας. Μπορείτε να επιλέξετε να κάνετε κοινή χρήση του ημερολογίου σας με ένα άτομο ή πολλά άτομα. Τα δικαιώματα μπορεί να διαφέρουν μεταξύ των ατόμων με τα οποία κάνετε κοινή χρήση του ημερολογίου σας και επίσης εξαρτώνται από τον λογαριασμό που χρησιμοποιείτε για να κάνετε κοινή χρήση του ημερολογίου σας. Ορισμένες πτυχές της κοινής χρήσης ημερολογίων περιορίζονται μόνο σε εταιρικούς ή σχολικούς λογαριασμούς. |
Μπορεί να θέλετε να κάνετε κοινή χρήση ημερολογίων με προγραμματιστές, εκτελεστικούς διαχειριστές, συναδέλφους, φίλους, συγγενείς ή άλλα αξιόπιστα άτομα. |
Εταιρικοί ή σχολικοί και προσωπικοί λογαριασμοί |
Δεν απαιτείται ρύθμιση διαχειριστή. Στις περισσότερες περιπτώσεις, μπορείτε να επιλέξετε το ημερολόγιο που θέλετε να θέσετε σε κοινή χρήση και να εκχωρήσετε δικαιώματα μέσα από το Outlook. Εάν χρησιμοποιείτε εταιρικό ή σχολικό λογαριασμό, μπορείτε να εκχωρήσετε δικαιώματα πληρεξουσίου που επιτρέπουν σε έναν πληρεξούσιο να στέλνει και να απαντά σε προσκλήσεις σε σύσκεψη εκ μέρους σας. |
|
Κοινόχρηστοι φάκελοι |
Επιλέξτε να κάνετε κοινή χρήση ενός ή περισσότερων φακέλων στο γραμματοκιβώτιό σας με άλλα άτομα στον οργανισμό σας. Μπορείτε να ορίσετε το επίπεδο πρόσβασης σε κάθε άτομο με το οποίο κάνετε κοινή χρήση, εκχωρώντας δικαιώματα μόνο για προβολή, επεξεργασία ή ανάθεση.Υπάρχουν δύο τύποι δικαιωμάτων ανάθεσης. Μπορείτε να επιλέξετε να αποστέλλονται οι επαφές εκ μέρους σας ή να αποστέλλονται ως εσείς. |
Σενάριο 1: Θέλετε να κάνετε κοινή χρήση ενός φακέλου με δικαιώματα μόνο προβολής. Για παράδειγμα, διαχειρίζεστε ένα έργο και θέλετε να δώσετε σε κάποιον από την ομάδα σας πρόσβαση σε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αυτόν το φάκελο. Μπορείτε να επιτρέψετε σε αυτό το άτομο τη δυνατότητα να απαντά σε μηνύματα, αλλά μπορεί να απαντήσει μόνο ως ο εαυτός του και όχι για λογαριασμό σας.Σενάριο 2: Ένας διευθυντής εκχωρεί δικαιώματα πληρεξουσίου στον βοηθό του, ώστε ο βοηθός να μπορεί να παρακολουθεί και να απαντά σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκ μέρους του. Ή θέλουν ο βοηθός να έχει πλήρη διαχείριση του γραμματοκιβωτίου του και να του δώσει δικαιώματα "Αποστολή ως". Και στις δύο περιπτώσεις, ο διευθυντής μπορεί να επιλέξει να κάνει κοινή χρήση ολόκληρου του γραμματοκιβωτίου του (συμπεριλαμβανομένου του ημερολογίου του) ή να θέσει σε κοινή χρήση μόνο επιλεγμένους φακέλους. |
Εταιρικός ή σχολικός λογαριασμός |
Ανάλογα με τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να έχουν πρόσβαση οι άλλοι χρήστες, ενδέχεται να απαιτείται ρύθμιση διαχειριστή. Μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση φακέλων με άλλα άτομα στον οργανισμό σας. Αυτό περιλαμβάνει την προσθήκη κάποιου ατόμου ως πληρεξούσιου και την εκ μέρους του εκχώρησης δικαιωμάτων "Αποστολή εκ μέρους ". Ωστόσο, για να εκχωρήσετε δικαιώματα "Αποστολή ως " σε κάποιον, πρέπει να επικοινωνήσετε με τον διαχειριστή IT που είναι υπεύθυνος για τη διαχείριση του Outlook στον οργανισμό σας για να ρυθμίσετε αυτή τη δυνατότητα για εσάς. |
Είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε την κοινή χρήση;
Επιλέξτε ένα άρθρο παρακάτω για να ξεκινήσετε την κοινή χρήση.
