Το Microsoft 365 μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να προτείνει ή να εφαρμόζει αυτόματα μια ετικέτα ευαισθησίας σε ένα αρχείο ή μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εάν περιλαμβάνει ευαίσθητα εταιρικά ή προσωπικά στοιχεία, όπως αριθμούς κοινωνικής ασφάλισης, αριθμούς πιστωτικών καρτών ή αριθμούς τραπεζικών λογαριασμών. Αυτό σας βοηθά να διατηρήσετε τα αρχεία και τα μηνύματά σας σε συμμόρφωση με τις πολιτικές προστασίας πληροφοριών της εταιρείας σας, ακόμα και αν δεν έχετε εφαρμόσει μια ετικέτα ευαισθησίας με μη αυτόματο τρόπο.
Σημείωση
Εάν είστε διαχειριστής IT και αναζητάτε πληροφορίες σχετικά με τη ρύθμιση παραμέτρων αυτής της δυνατότητας, ανατρέξτε στο θέμα Αυτόματη εφαρμογή ετικέτας ευαισθησίας σε περιεχόμενο.
Πώς το Microsoft 365 εφαρμόζει ή συνιστά αυτόματα τις ετικέτες ευαισθησίας
Σημαντικό
Οι αυτόματες ετικέτες ευαισθησίας ρυθμίζονται από τον οργανισμό σας. Ενδέχεται να έχετε την επιλογή να τις αλλάξετε ανά αρχείο, αλλά δεν θα μπορείτε να τις απενεργοποιήσετε εντελώς.
Για πληροφορίες σχετικά με τη διαθεσιμότητα αυτής της δυνατότητας σε διαφορετικές εφαρμογές και πλατφόρμες του Microsoft 365, ανατρέξτε στο θέμα Διαχείριση ετικετών ευαισθησίας στις εφαρμογές του Office.
Word, Excel και PowerPoint
Εάν μια ετικέτα ευαισθησίας εφαρμοστεί αυτόματα, εμφανίζεται μια υπόδειξη πολιτικής με το όνομα της ετικέτας που εφαρμόστηκε, καθώς και ένα προαιρετικό μήνυμα από το διαχειριστή σας.
Εάν συνιστάται μια ετικέτα ευαισθησίας, εμφανίζεται μια υπόδειξη πολιτικής με το όνομα της ετικέτας που προτάθηκε, καθώς και ένα προαιρετικό μήνυμα από το διαχειριστή σας. Επιλέξτε "Εφαρμογή ευαισθησίας" για να εφαρμόσετε την προτεινόμενη ετικέτα ή επιλέξτε το X για να κλείσετε τη συμβουλή πολιτικής χωρίς να την εφαρμόσετε.
Για να καταργήσετε ευαίσθητο περιεχόμενο αντί να εφαρμόσετε την ετικέτα ευαισθησίας
Στο Word, το ευαίσθητο περιεχόμενο που ενεργοποίησε την πρόταση ετικέτας ευαισθησίας επισημαίνεται με κόκκινη υπογράμμιση και ροζ επισήμανση.
Εάν το κουμπί "Εμφάνιση ευαίσθητου περιεχομένου " εμφανίζεται στη Συμβουλή πολιτικής , μπορείτε να δείτε όλο το ευαίσθητο περιεχόμενο ταυτόχρονα, επιλέγοντάς το.
Σημείωση
Αυτή η δυνατότητα δεν είναι διαθέσιμη προς το παρόν για τους πελάτες στο Semi-Annual Channel of Word για Microsoft 365.
Η ενέργεια αυτή ανοίγει το τμήμα παραθύρου " Πρόγραμμα επεξεργασίας ", το οποίο εμφανίζει μια επισκόπηση του ευαίσθητου περιεχομένου στο έγγραφο, καθώς και τις συνήθεις συστάσεις διόρθωσης και βελτίωσης. Επιλέγοντας μια κατηγορία ευαίσθητου περιεχομένου, όπως "Αριθμός πιστωτικής κάρτας", μπορείτε να ελέγξετε και να καταργήσετε όλες τις εμφανίσεις του ευαίσθητου περιεχομένου χρησιμοποιώντας το τμήμα παραθύρου " Πρόγραμμα επεξεργασίας " ή το μενού περιβάλλοντος.
Outlook
Εάν μια ετικέτα ευαισθησίας εφαρμοστεί αυτόματα, εμφανίζεται μια υπόδειξη πολιτικής με το όνομα της ετικέτας που εφαρμόστηκε, καθώς και ένα προαιρετικό μήνυμα από το διαχειριστή σας.
Εάν συνιστάται μια ετικέτα ευαισθησίας, εμφανίζεται μια υπόδειξη πολιτικής με το όνομα της ετικέτας που προτάθηκε, καθώς και ένα προαιρετικό μήνυμα από το διαχειριστή σας. Επιλέξτε "Εφαρμογή ευαισθησίας" για να εφαρμόσετε την ετικέτα ή επιλέξτε το X για να κλείσετε τη συμβουλή πολιτικής χωρίς να εφαρμόσετε την ετικέτα.
Επιλέξτε μια επικεφαλίδα παρακάτω για περισσότερες πληροφορίες
Όταν το Microsoft 365 δεν εφαρμόζει ή δεν προτείνει μια ετικέτα ευαισθησίας
Το Microsoft 365 δεν θα εφαρμόσει αυτόματα μια ετικέτα ευαισθησίας εάν:
- Μια ετικέτα ευαισθησίας έχει εφαρμοστεί με μη αυτόματο τρόπο στο αρχείο ή το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Το αρχείο ή το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει ήδη μια ετικέτα με υψηλότερη ευαισθησία από την ετικέτα που θα είχε εφαρμοστεί αυτόματα.
Το Microsoft 365 δεν θα προτείνει μια ετικέτα ευαισθησίας εάν:
- Το αρχείο ή το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει ήδη μια ετικέτα ευαισθησίας που είναι ίσης ή μεγαλύτερης ευαισθησίας από την ετικέτα που θα είχε προταθεί.
Πώς το Microsoft 365 εντοπίζει ευαίσθητες πληροφορίες
- Στο Word, το Excel και το PowerPoint, η ανίχνευση ξεκινά αυτόματα όταν ανοίγετε ένα έγγραφο και συνεχίζει στο παρασκήνιο καθώς επεξεργάζεστε.
- Στο Outlook για Windows, η ανίχνευση ξεκινά αυτόματα κατά τη σύνταξη ενός νέου μηνύματος, την απάντηση ή την προώθηση ενός υπάρχοντος μηνύματος.
- Στο Outlook στο web, η ανίχνευση συμβαίνει όταν αποθηκεύεται ένα πρόχειρο μήνυμα.
Σημείωση
Επειδή αυτή η δυνατότητα αναλύει τα δεδομένα σας με μια υπηρεσία Microsoft 365, μπορεί να ανησυχείτε για την ασφάλεια των δεδομένων σας. Μπορείτε να διαβάσετε τις Συνδεδεμένες εμπειρίες στο Office για περισσότερες λεπτομέρειες.
Απαιτήσεις
Οι ακόλουθες συνθήκες πρέπει να πληρούνται για να εφαρμόσει ή να προτείνει αυτόματα μια ετικέτα ευαισθησίας το Microsoft 365:
Σας έχει εκχωρηθεί μία από τις ακόλουθες άδειες χρήσης:
- Office 365 E5
- Microsoft 365 E5 ή Συμμόρφωση Microsoft 365 E5
- Azure Προστασία πληροφοριών Premium P2
Είστε συνδεδεμένοι στο Internet.
Το Microsoft 365 έχει ρυθμιστεί ώστε να επιτρέπει τη χρήση συνδεδεμένων εμπειριών στο Office που αναλύουν περιεχόμενο.
Χρησιμοποιείτε μια έκδοση του Office που υποστηρίζει την αυτόματη και προτεινόμενη τοποθέτηση ετικετών ευαισθησίας.
Ο διαχειριστής σας έχει ρυθμίσει τις παραμέτρους των συνθηκών που ενεργοποιούν αυτήν τη δυνατότητα και έχει ρυθμίσει εάν η ετικέτα ευαισθησίας θα πρέπει να εφαρμόζεται αυτόματα ή να προτείνεται.
Περιορισμοί
Το Microsoft 365 δεν εμποδίζει τους χρήστες να αποθηκεύουν ή να κλείνουν αρχεία ή να στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πριν εντοπιστούν ευαίσθητοι όροι. Αυτό σημαίνει ότι είναι πιθανό η αυτόματη σήμανση ευαισθησίας να μην είναι πάντα σε θέση να ολοκληρωθεί.
Για πρόσθετη κάλυψη, οι διαχειριστές θα πρέπει να ρυθμίσουν τις παραμέτρους αυτόματης σήμανσης ευαισθησίας για το περιεχόμενο σε κατάσταση αδράνειας με Azure Προστασία πληροφοριών σαρωτή και το Microsoft Cloud Application Security.
Στο Excel, ένα υποσύνολο περιεχομένου εξετάζεται για αξιολόγηση. Προς το παρόν, θα εξετάζεται το περιεχόμενο έως 150.000 κελιά για τα αρχεία που είναι αποθηκευμένα στο cloud και έως 150.000 χαρακτήρες για τα τοπικά αρχεία, ενώ η σύσταση ή η αυτόματη εφαρμογή ετικετών δεν υποστηρίζεται για αρχεία που υπερβαίνουν αυτά τα όρια.
Οι ευαίσθητες πληροφορίες που περιέχονται σε συγκεκριμένα αντικείμενα δεν θα εντοπιστούν. Μερικά παραδείγματα:
- Γραφή
- Ενσωματωμένα αρχεία
- Αντικείμενα εκτός κελιών, όπως Συγκεντρωτικοί Πίνακες ή SmartArt (Excel)
- Κελιά με τύπο ή αποτέλεσμα υπολογισμού (Excel)
- Σχόλια, κεφαλίδες, υποσέλιδα, υποσημειώσεις, σημειώσεις τέλους και πλαίσια κειμένου (Word για το Web)
- Σχόλια, κεφαλίδες, υποσέλιδα, υποσημειώσεις, σημειώσεις τέλους και πλαίσια κειμένου (Excel)
- Σχήματα και SmartArt (Word)
- Σημειώσεις (PowerPoint)
Όταν ανοίγετε ή επεξεργάζεστε ευαίσθητο περιεχόμενο, ενδέχεται να υπάρξει καθυστέρηση μέχρι την αυτόματη εφαρμογή ή πρόταση μιας ετικέτας. Η διάρκεια της καθυστέρησης ποικίλλει ανάλογα με την ποσότητα του περιεχομένου που αξιολογείται και την ταχύτητα της σύνδεσής σας στο Internet και μπορεί να διαρκέσει από μερικά δευτερόλεπτα έως αρκετά λεπτά. Προσπαθούμε να μειώσουμε αυτήν την καθυστέρηση με την πάροδο του χρόνου.
Στην εφαρμογή υπολογιστή Word, οι ευαίσθητοι όροι σε μη δημοσιευμένα σχόλια δεν σαρώνονται (αυτό ισχύει μόνο για τη νέα εμπειρία σχολίων).
Στην εφαρμογή υπολογιστή Word, η κατάργηση ευαίσθητου περιεχομένου δεν καταργεί τον όρο από τις εντοπισμένες αλλαγές ή από άλλες εκδόσεις του εγγράφου.
Στο Outlook, στη σάρωση λαμβάνεται υπόψη μόνο το μήνυμα που συντάσσεται και όχι το ιστορικό μηνυμάτων και η γραμμή θέματος δεν περιλαμβάνεται στη σάρωση.
Δείτε επίσης
Γνωστά ζητήματα με την αυτόματη εφαρμογή ή πρόταση ετικετών ευαισθησίας
Εφαρμογή ετικετών ευαισθησίας στα έγγραφά σας και στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μέσα στο Office
Αυτόματη εφαρμογή ετικέτας ευαισθησίας σε περιεχόμενο
Πώς λειτουργούν οι ετικέτες ευαισθησίας στις εφαρμογές του Office