Τι είναι οι ετικέτες ευαισθησίας;
Οι ετικέτες ευαισθησίας εφαρμόζονται είτε με μη αυτόματο τρόπο είτε αυτόματα στα αρχεία για να διατηρούνται συμβατά με τις πολιτικές προστασίας πληροφοριών της εταιρείας σας. Οι ετικέτες ευαισθησίας υποδεικνύουν την ταξινόμηση των αρχείων και μπορούν να εφαρμόσουν προστασία σε αυτά.
Η εταιρεία σας προσαρμόζει τα ονόματα και τις περιγραφές των ετικετών. Επικοινωνήστε με το τμήμα IT της εταιρείας σας για πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με το ποια ετικέτα να εφαρμοστεί και πότε. Οι ετικέτες ευαισθησίας δημοσιεύονται στους χρήστες και όχι σε τοποθεσίες όπως τοποθεσίες ή γραμματοκιβώτια, επομένως εσείς και ένας συνάδελφος μπορεί να βλέπετε διαφορετικές ετικέτες ευαισθησίας διαθέσιμες για εφαρμογή.
Σημείωση
- Αυτή η δυνατότητα απαιτεί συνδρομή Microsoft 365. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Υποστηρίζει η έκδοση του Office που διαθέτω τις ετικέτες ευαισθησίας;. Εάν είστε διαχειριστής και θέλετε να ξεκινήσετε με τις ετικέτες ευαισθησίας, ανατρέξτε στο θέμα Γρήγορα αποτελέσματα με τις ετικέτες ευαισθησίας.
- Για να προβάλετε μια πλήρη λίστα των δυνατοτήτων και της διαθεσιμότητας των εκδόσεων, ανατρέξτε στο θέμα Δυνατότητες ετικετών ευαισθησίας στο Word, το Excel και το PowerPoint.
Τι συμβαίνει όταν εφαρμόζετε μια ετικέτα ευαισθησίας;
Όταν εφαρμόζετε μια ετικέτα ευαισθησίας, οι πληροφορίες ετικέτας θα παραμένουν στο αρχείο σας καθώς μετακινείται μεταξύ συσκευών, εφαρμογών και υπηρεσιών cloud. Η εφαρμογή μιας ετικέτας ευαισθησίας μπορεί επίσης να προκαλέσει αλλαγές στο αρχείο σας ανάλογα με τη ρύθμιση παραμέτρων της εταιρείας σας, όπως:
- Ενδέχεται να εφαρμοστεί κρυπτογράφηση με Διαχείριση δικαιωμάτων πληροφοριών
- Ενδέχεται να εμφανιστεί κεφαλίδα, υποσέλιδο ή υδατογράφημα
- Ενδέχεται να εμφανιστούν δυναμικά υδατογραφήματα
Σημείωση
Αν δεν έχετε άδεια να αλλάξετε ή να καταργήσετε μια ετικέτα ευαισθησίας, οι περισσότερες εφαρμογές θα εμφανίζουν ένα μήνυμα σφάλματος και δεν θα σας επιτρέπουν να το κάνετε. Σε ορισμένες εφαρμογές, οι ετικέτες ευαισθησίας απλώς θα απενεργοποιηθούν.
Δεν υποστηρίζουν όλες οι εφαρμογές σε όλες τις πλατφόρμες την ίδια συμπεριφορά, επομένως τα ακριβή αποτελέσματα της εφαρμογής μιας ετικέτας ευαισθησίας ενδέχεται να διαφέρουν ελαφρώς. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις δυνατότητες που υποστηρίζονται σε κάθε πλατφόρμα, ανατρέξτε στην ενότητα Υποστήριξη για τις δυνατότητες ετικέτας ευαισθησίας στις εφαρμογές.
Πώς εφαρμόζονται οι ετικέτες ευαισθησίας;
Οι ετικέτες ευαισθησίας μπορούν να εφαρμοστούν μη αυτόματα ή αυτόματα.
Επιλογή ετικέτας ευαισθησίας
Σημαντικό
Μπορείτε να εφαρμόσετε μια ετικέτα ευαισθησίας μόνο εάν:
• Ο λογαριασμός σας στο Office είναι εταιρικός λογαριασμός στον οποίο έχει εκχωρηθεί άδεια χρήσης Office 365 για μεγάλες επιχειρήσεις E3 ή Office 365 για μεγάλες επιχειρήσεις E5.
• Ο διαχειριστής σας έχει ρυθμίσει τις ετικέτες ευαισθησίας και τις έχει δημοσιεύσει σε εσάς.
Από τη γραμμή ευαισθησίας:
Κάντε κλικ στη γραμμή τίτλου, που βρίσκεται δίπλα στο όνομα του αρχείου.
Επιλέξτε την ετικέτα ευαισθησίας που ισχύει για το αρχείο σας.
Σημείωση
Θα δείτε το 
περισσότερα εάν ο οργανισμός σας έχει ρυθμίσει τις παραμέτρους μιας τοποθεσίας Web για να εξηγήσει περισσότερα σχετικά με τις ετικέτες ευαισθησίας.
Εάν δεν υπάρχει ακόμα ετικέτα στο αρχείο, η γραμμή ευαισθησίας σάς ενημερώνει εάν απαιτείται ή όχι ετικέτα. Εάν απαιτείται ετικέτα, θα εμφανιστεί το μήνυμα " Επιλέξτε μια ετικέτα". Εάν δεν απαιτείται ετικέτα, η προτροπή αναφέρει απλώς " Καμία ετικέτα".
Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Νέα γραμμή ευαισθησίας στο Office για Windows.
Από το κουμπί ευαισθησίας:
Κάντε κλικ στην "Κεντρική" καρτέλα και, στη συνέχεια, επιλέξτε
".Επιλέξτε την ετικέτα ευαισθησίας που ισχύει για το αρχείο σας.
Συμβουλή
- Δεν είστε βέβαιοι τι είναι μια ετικέτα; Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού επάνω από την ετικέτα για να δείτε οποιαδήποτε περιγραφή έχει προσθέσει ο οργανισμός σας για να την εξηγήσετε.
- Εάν είστε επαγγελματίας πληροφορικής και αναζητάτε πληροφορίες σχετικά με τη ρύθμιση παραμέτρων ή τη διαχείριση της γραμμής ευαισθησίας, ανατρέξτε στο θέμα Διαχείριση ετικετών ευαισθησίας σε εφαρμογές του Office.
Κατά την αποθήκευση ενός νέου αρχείου:
Κάντε κλικ στο εικονίδιο Αποθήκευση .
Στο παράθυρο διαλόγου "Αποθήκευση", επιλέξτε την ετικέτα ευαισθησίας που ισχύει για το αρχείο σας.
Αυτόματη και συνιστώμενη προσθήκη ετικετών
Αυτόματη προσθήκη ετικετών
Εάν ο διαχειριστής σας έχει ρυθμίσει την αυτόματη προσθήκη ετικετών , τότε στα αρχεία που περιέχουν ορισμένα είδη πληροφοριών - όπως αριθμούς κοινωνικής ασφάλισης, αριθμούς πιστωτικών καρτών ή άλλες ευαίσθητες πληροφορίες - μπορεί να εφαρμοστεί αυτόματα μια συγκεκριμένη ετικέτα.
Εάν μια ετικέτα έχει εφαρμοστεί αυτόματα, θα δείτε μια ειδοποίηση κάτω από την κορδέλα του Office που μοιάζει κάπως έτσι:
Προτεινόμενη προσθήκη ετικετών
Παρομοίως, οι διαχειριστές μπορούν να ορίσουν προτεινόμενες ετικέτες που θα προτείνουν μια συγκεκριμένη ετικέτα με βάση το ευαίσθητο περιεχόμενο που περιέχεται στο αρχείο. Εάν προταθεί μια ετικέτα, θα δείτε μια ειδοποίηση κάτω από την κορδέλα του Office που μοιάζει κάπως έτσι:
Προεπιλεγμένη σήμανση
Εάν ο διαχειριστής σας έχει ρυθμίσει προεπιλεγμένες ετικέτες, τότε στα αρχεία θα εφαρμόζεται αυτόματα η καθορισμένη προεπιλεγμένη ετικέτα όταν αποθηκεύονται για πρώτη φορά. Όταν το αρχείο έχει δημιουργηθεί αλλά δεν έχει αποθηκευτεί ή εάν το αρχείο σας δημιουργήθηκε πριν από την εφαρμογή της προεπιλεγμένης πολιτικής σήμανσης, θα δείτε μια ένδειξη στη γραμμή τίτλου της ετικέτας που θα εφαρμοστεί κατά την αποθήκευση του αρχείου.
Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Οι ετικέτες ευαισθησίας εφαρμόζονται ή συνιστώνται αυτόματα για τα αρχεία και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας στο Office.
Κατάργηση ετικέτας ευαισθησίας
Για να καταργήσετε μια ετικέτα ευαισθησίας που έχει ήδη εφαρμοστεί σε ένα αρχείο, καταργήστε την επιλογή της από τη γραμμή ευαισθησίας ή το μενού ευαισθησίας του ευαισθησίας στην " Κεντρική " καρτέλα. Εάν η εταιρεία σας απαιτεί να είναι το αρχείο με ετικέτα, δεν θα μπορείτε να καταργήσετε την ετικέτα.
Πώς γίνεται γνωρίζετε ποια ετικέτα ευαισθησίας εφαρμόζεται αυτήν τη στιγμή;
Η ετικέτα ευαισθησίας του αρχείου, εάν έχει εφαρμοστεί κάποια, εμφανίζεται στη γραμμή τίτλου.
Πώς γίνεται ξέρω τι δικαιώματα έχω;
Στη γραμμή κατάστασης, κάντε κλικ στο εικονίδιο δικαιωμάτων. Θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου "Τα δικαιώματά μου " και θα εμφανίσει τα δικαιώματα που έχετε.
Εάν δεν βλέπετε το εικονίδιο δικαιωμάτων, κάντε δεξί κλικ στη γραμμή κατάστασης και επιλέξτε 
Δικαιώματα από το μενού για να το προσθέσετε.
Εάν μια ετικέτα με προσαρμοσμένα δικαιώματα εφαρμόζεται αυτήν τη στιγμή στο αρχείο, κατά το άνοιγμα του αρχείου θα εμφανίζεται μια γραμμή επιχειρήσεων κάτω από την κορδέλα του Office. Κάντε κλικ στο κουμπί "Προβολή δικαιωμάτων " για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου "Τα δικαιώματά μου ".
Τι μπορούν να κάνουν οι ετικέτες ευαισθησίας;
Εφαρμογή δικαιωμάτων που ορίζονται από τον διαχειριστή σας
Η ετικέτα ευαισθησίας που επιλέγετε μπορεί να συνοδεύεται από προκαθορισμένα δικαιώματα που έχουν ρυθμιστεί από τον διαχειριστή σας. Όταν επιλέγετε αυτόν τον τύπο ετικέτας, δεν χρειάζεται να ακολουθήσετε περαιτέρω βήματα για να εφαρμόσετε την ετικέτα.
Εφαρμογή προσαρμοσμένων δικαιωμάτων που έχετε επιλέξει
Εάν επιλέξετε μια ετικέτα ευαισθησίας που έχει ρυθμιστεί για δικαιώματα που ορίζονται από το χρήστη και αυτή η ρύθμιση παραμέτρων ετικέτας υποστηρίζεται για τις εφαρμογές σας, θα σας ζητηθεί να επιλέξετε ποιος μπορεί να διαβάσει ή να αλλάξει το αρχείο.
Εφαρμογή σημάνσεων περιεχομένου
Ανάλογα με τη ρύθμιση παραμέτρων της εταιρείας σας, η εφαρμογή μιας ετικέτας ευαισθησίας ενδέχεται να έχει ως αποτέλεσμα την εισαγωγή μιας κεφαλίδας, ενός υποσέλιδου ή υδατογραφήματος στο αρχείο σας. Αυτές οι σημάνσεις περιεχομένου περιέχουν κείμενο που ορίζεται από τον διαχειριστή σας.
Εφαρμογή δυναμικών υδατογραφημάτων
Για την περαιτέρω προστασία του περιεχομένου του αρχείου, η εταιρεία σας μπορεί να ρυθμίσει τις παραμέτρους μιας ετικέτας ευαισθησίας ώστε να εφαρμόζει δυναμικά υδατογραφήματα σε ένα αρχείο. Αυτά τα υδατογραφήματα περιέχουν λεπτομέρειες που σχετίζονται με το άτομο που προβάλλει το αρχείο. Επειδή αυτή είναι μια ρύθμιση που έχει ρυθμιστεί από την εταιρεία σας, δεν μπορείτε να καταργήσετε ή να τροποποιήσετε τα υδατογραφήματα.
Παρακολούθηση και ανάκληση πρόσβασης σε αρχεία
Στα Windows, μπορείτε να παρακολουθείτε και να ανακαλείτε την πρόσβαση σε προστατευμένα, τοπικά αρχεία μέσω της πύλης συμμόρφωσης της Microsoft.
Για να μάθετε περισσότερα, ανατρέξτε στο θέμα: Παρακολούθηση και ανάκληση πρόσβασης στα αρχεία σας
Πώς εφαρμόζονται οι ετικέτες ευαισθησίας;
Υποχρεωτική σήμανση
Ο διαχειριστής σας μπορεί να ορίσει υποχρεωτική σήμανση, η οποία απαιτεί από τους χρήστες να εφαρμόζουν μια ετικέτα στα αρχεία τους. Όταν ανοίγετε ή αποθηκεύετε ένα αρχείο χωρίς ετικέτα, θα σας ζητηθεί να επιλέξετε μια ετικέτα ευαισθησίας πριν συνεχίσετε.
Όταν ισχύει υποχρεωτική προσθήκη ετικετών, δεν μπορείτε να καταργήσετε την ετικέτα ευαισθησίας ενός αρχείου, αλλά μπορείτε να αλλάξετε μια υπάρχουσα ετικέτα. Όταν σας ζητηθεί να προσθέσετε μια ετικέτα ευαισθησίας κατά το άνοιγμα ενός αρχείου χωρίς ετικέτα, μπορείτε να επιλέξετε να ανοίξετε το αρχείο σε λειτουργία μόνο για ανάγνωση αντί να επιλέξετε μια ετικέτα.
Σημείωση
Όταν ισχύει υποχρεωτική προσθήκη ετικετών, η επιλογή "Εκτύπωση σε PDF" δεν είναι διαθέσιμη για αρχεία με ετικέτες ή κρυπτογράφηση.
Αιτιολόγηση υποβάθμισης
Ο οργανισμός σας μπορεί να έχει μια πολιτική που απαιτεί να παρέχετε αιτιολόγηση πριν να αλλάξετε μια ετικέτα ευαισθησίας από μια υψηλότερη ευαισθησία σε μια χαμηλότερη ευαισθησία. Όταν είναι ενεργοποιημένη η αιτιολόγηση υποβάθμισης, ίσως σας ζητηθεί να επιλέξετε αιτιολόγηση ή να δώσετε τη δική σας όταν επιλέγετε μια λιγότερο ευαίσθητη ετικέτα.
Σημείωση
Θα σας ζητηθεί να αιτιολογήσετε τις αλλαγές μία φορά μετά το άνοιγμα ενός εγγράφου. Μετά την αιτιολόγηση της πρώτης φοράς, οι επόμενες αλλαγές δεν απαιτούν αιτιολόγηση, εκτός εάν το αρχείο κλείσει και ανοίξει ξανά.
Δείτε επίσης
Γνωστά θέματα κατά την εφαρμογή ετικετών διαβάθμισης σε αρχεία του Office
Για διαχειριστές: Μάθετε για τις ετικέτες ευαισθησίας
Για διαχειριστές: Διαχείριση ετικετών ευαισθησίας σε εφαρμογές του Office