Προβολή αναφορών αρχείου καταγραφής ελέγχου

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις αναφορές των αρχείων καταγραφής ελέγχου που παρέχονται με το SharePoint για να προβάλετε τα δεδομένα στα αρχεία καταγραφής ελέγχου για μια συλλογή τοποθεσιών. Μπορείτε να ταξινομήσετε, να φιλτράρετε και να αναλύσετε αυτά τα δεδομένα για να προσδιορίσετε ποιος έχει κάνει τι με τοποθεσίες, λίστες, βιβλιοθήκες, τύπους περιεχομένου, στοιχεία λίστας και αρχεία βιβλιοθήκης στη συλλογή τοποθεσιών. Για παράδειγμα, μπορείτε να προσδιορίσετε ποιος διέγραψε ποιο περιεχόμενο.

Το να γνωρίζετε ποιος λαμβάνει συγκεκριμένα μέτρα για το περιεχόμενο της συλλογής τοποθεσιών σας μπορεί να είναι αποφασιστικής σημασίας για να βοηθήσετε την εταιρεία σας να ικανοποιήσει τις απαιτήσεις της, όπως είναι η συμμόρφωση με τους κανονισμούς και η διαχείριση εγγραφών. Μπορείτε να αποθηκεύσετε μια αναφορά αρχείου καταγραφής ελέγχου ως βιβλίο εργασίας προεπισκόπησης Microsoft Excel 2013 σε μια βιβλιοθήκη στη συλλογή τοποθεσιών που καθορίζετε.

Συμβάντα διαθέσιμα για αναφορές αρχείου καταγραφής ελέγχου

Τα ακόλουθα συμβάντα είναι διαθέσιμα για τις αναφορές αρχείων καταγραφής ελέγχου, ώστε να σας βοηθήσουν να προσδιορίσετε ποιος εκτελεί συγκεκριμένες ενέργειες με το περιεχόμενο μιας συλλογής τοποθεσιών:

• Ανοιγμένα και ληφθέντα έγγραφα, προβλήθηκαν στοιχεία σε λίστες ή προβλήθηκαν ιδιότητες στοιχείων (Αυτό το συμβάν δεν είναι διαθέσιμο για τοποθεσίες του SharePoint)
• Επεξεργασμένα στοιχεία
• Στοιχεία στα οποία έχει γίνει ανάληψη ελέγχου και στοιχεία στα οποία έχει γίνει μεταβίβαση ελέγχου
• Στοιχεία που έχουν μετακινηθεί και αντιγραφεί σε άλλες θέσεις στη συλλογή τοποθεσιών
• Διαγραμμένα και επαναφερόμενα στοιχεία
• Αλλαγές σε τύπους περιεχομένου και στήλες
• Ερωτήματα αναζήτησης
• Αλλαγές στους λογαριασμούς χρηστών και τα δικαιώματα
• Άλλαξαν οι ρυθμίσεις ελέγχου και διαγράφηκαν συμβάντα αρχείου καταγραφής ελέγχου
• Συμβάντα ροής εργασιών
• Προσαρμοσμένα συμβάντα

Διαθέσιμες αναφορές αρχείων καταγραφής ελέγχου

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις ακόλουθες αναφορές αρχείων καταγραφής ελέγχου που παρέχονται με το SharePoint για να προσδιορίσετε ποιος αναλαμβάνει συγκεκριμένες ενέργειες με το περιεχόμενο μιας συλλογής τοποθεσιών:

• Προβολή περιεχομένου Αναφέρει τους χρήστες που έχουν προβάλει περιεχόμενο σε μια τοποθεσία. Στο SharePoint, αυτή η αναφορά θα είναι κενή, καθώς αυτά τα συμβάντα δεν καταγράφονται κατά τον έλεγχο.
• Τροποποιήσεις περιεχομένου Αναφέρει τις αλλαγές στο περιεχόμενο, όπως η τροποποίηση, η διαγραφή και η μεταβίβαση και ανάληψη ελέγχου εγγράφων.
• Διαγραφή Αναφέρει ποιο περιεχόμενο έχει διαγραφεί.
• Τροποποιήσεις τύπου περιεχομένου και λίστας Αναφέρει προσθήκες, αλλαγές και διαγραφές σε τύπους περιεχομένου.
• Τροποποιήσεις πολιτικής Αναφορές για συμβάντα που αλλάζουν τις πολιτικές διαχείρισης πληροφοριών στη συλλογή τοποθεσιών.
• Λήξη και Διάθεση Αναφέρει όλα τα συμβάντα που σχετίζονται με τον τρόπο κατάργησης περιεχομένου όταν λήγει.
• Ρυθμίσεις ελέγχου Αναφορά αλλαγών στις ρυθμίσεις ελέγχου.
• Ρυθμίσεις ασφαλείας Αναφέρει τις αλλαγές στις ρυθμίσεις ασφαλείας, όπως συμβάντα χρήστη/ομάδας και συμβάντα ρόλων και δικαιωμάτων.
• Εκτέλεση προσαρμοσμένης αναφοράς Μπορείτε να καθορίσετε τα φίλτρα για μια προσαρμοσμένη αναφορά, όπως να περιορίσετε την αναφορά σε ένα συγκεκριμένο σύνολο συμβάντων, σε στοιχεία σε μια συγκεκριμένη λίστα, σε ένα συγκεκριμένο εύρος ημερομηνιών ή σε συμβάντα που εκτελούνται από συγκεκριμένους χρήστες.

Ακολουθεί ένα δείγμα αναφοράς αρχείου καταγραφής ελέγχου διαγραφής. Είναι αντιπροσωπευτικό των άλλων αναφορών του αρχείου καταγραφής ελέγχου.

• Μια σύνοψη των δεδομένων ελέγχου παρέχεται ως Συγκεντρωτικός Πίνακας στο φύλλο εργασίας "Δεδομένα ελέγχου – Πίνακας " του βιβλίου εργασίας.
  
• Τα δεδομένα για την αναφορά παρέχονται στο φύλλο εργασίας "Δεδομένα αναφοράς 1 " του βιβλίου εργασίας.
  

Προβολή αναφορών αρχείου καταγραφής ελέγχου

Για να προβάλετε μια αναφορά αρχείου καταγραφής ελέγχου:

1. Κάντε κλικ στην επιλογή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

2. Κάντε κλικ στην επιλογή "Αναφορές αρχείου καταγραφής ελέγχου " στην ενότητα "Διαχείριση συλλογής τοποθεσιών ".

3. Επιλέξτε την αναφορά που θέλετε, όπως " Διαγραφή " στη σελίδα "Προβολή αναφορών ελέγχου".

4. Πληκτρολογήστε μια διεύθυνση URL ή μεταβείτε στη βιβλιοθήκη όπου θέλετε να αποθηκεύσετε την έκθεση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

5. Στη σελίδα Η λειτουργία ολοκληρώθηκε με επιτυχία, κάντε κλικ εδώ για να προβάλετε αυτήν την αναφορά. Εάν εμφανιστεί σφάλμα, αυτό μπορεί να συμβαίνει επειδή τα αρχεία καταγραφής ελέγχου δεν ήταν ενεργοποιημένα ή δεν υπήρχαν δεδομένα προς εμφάνιση. Ανατρέξτε στο θέμα Ρύθμιση παραμέτρων ελέγχου για συλλογή τοποθεσιών, για να βεβαιωθείτε ότι έχει ρυθμιστεί η καταγραφή συμβάντων.

   Σημείωση

   • Πρέπει να έχει εγκατασταθεί τουλάχιστον η έκδοση 2013 του Excel για να προβάλετε αναφορές αρχείου καταγραφής ελέγχου κάνοντας κλικ εδώ για να προβάλετε αυτήν την αναφορά.
   • Εναλλακτικά, εάν είναι ενεργοποιημένο το άνοιγμα εγγράφων στο πρόγραμμα περιήγησης για τη βιβλιοθήκη, μεταβείτε στη βιβλιοθήκη όπου αποθηκεύσατε την αναφορά αρχείου καταγραφής ελέγχου, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην αναφορά αρχείου καταγραφής ελέγχου, κάντε κλικ στο κάτω βέλος και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σε πρόγραμμα περιήγησης.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις τυπικές δυνατότητες του Excel για να περιορίσετε τις αναφορές στις πληροφορίες που θέλετε. Ορισμένοι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να αναλύσετε και να προβάλετε τα δεδομένα αρχείου καταγραφής περιλαμβάνουν τους εξής:

• Φιλτράρισμα της αναφοράς αρχείου καταγραφής ελέγχου για μια συγκεκριμένη τοποθεσία.
• Φιλτράρισμα της αναφοράς αρχείου καταγραφής ελέγχου για ένα συγκεκριμένο εύρος ημερομηνιών.
• Ταξινόμηση της αναφοράς αρχείου καταγραφής ελέγχου.
• Προσδιορισμός των χρηστών που έχουν ενημερωμένο περιεχόμενο.
• Προσδιορισμός του περιεχομένου που έχει διαγραφεί αλλά δεν έχει ανακτηθεί.
• Προβολή των αλλαγών στα δικαιώματα ενός στοιχείου.

Δείτε επίσης

Διαμόρφωση παραμέτρων ρυθμίσεων ελέγχου για μια συλλογή τοποθεσιών