Το SharePoint προσφέρει μια επεκτάσιμη εμπειρία με πολλές δυνατότητες για τη διαχείριση περιεχομένου. Εάν έχετε μεγάλο όγκο αρχείων για διαχείριση, εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο τοποθεσίας κέντρου εγγράφων. Αυτό το πρότυπο έχει βελτιστοποιηθεί για διαχείριση εγγράφων μεγάλης κλίμακας. Μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και να σας βοηθήσει να είστε πιο αποτελεσματικοί. Οι εκδόσεις, τα αναγνωριστικά εγγράφων, τα σύνολα εγγράφων, η περιήγηση μετα-δεδομένων και οι τύποι περιεχομένου περιλαμβάνονται στο πρότυπο.
Μια τοποθεσία Κέντρου εγγράφων λειτουργεί και για τα δύο αυτά σενάρια:
- Περιβάλλον σύνταξης Σε ένα περιβάλλον σύνταξης κέντρου εγγράφων, οι χρήστες δημιουργούν και επεξεργάζονται χιλιάδες έγγραφα ή στοιχεία πολυμέσων που είναι αποθηκευμένα σε ένα κεντρικό αποθετήριο.
- Αρχειοθήκη περιεχομένου Σε μια αρχειοθήκη περιεχομένου, όπως μια γνωσιακή βάση, οι χρήστες αποθηκεύουν ή προβάλλουν έγγραφα.
Αυτό το άρθρο σάς ενημερώνει σχετικά με τις δυνατότητες που περιλαμβάνονται σε ένα πρότυπο τοποθεσίας Κέντρου εγγράφων.
Για να δημιουργήσετε ένα κέντρο εγγράφων, ανατρέξτε στο θέμα Χρήση προτύπων για τη δημιουργία διαφορετικών ειδών τοποθεσιών SharePoint
Τι υπάρχει σε μια τοποθεσία Κέντρου εγγράφων;
Το πρότυπο τοποθεσίας κέντρου εγγράφων περιέχει δυνατότητες που διευκολύνουν και αυξάνουν την αποτελεσματικότητά τους στη δημιουργία και διαχείριση μεγάλων συνόλων εγγράφων. Στις περισσότερες περιπτώσεις, ένας κάτοχος τοποθεσίας μπορεί να προσθέσει καθεμία από αυτές τις δυνατότητες ξεχωριστά. Το πρότυπο τοποθεσίας κέντρου εγγράφων ενεργοποιεί αυτόματα τις προτεινόμενες δυνατότητες διαχείρισης εγγράφων. Οι παρακάτω ενότητες περιγράφουν συνοπτικά αυτές τις δυνατότητες.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια τοποθεσία κέντρου εγγράφων ως περιβάλλον σύνταξης ή ως αρχειοθήκη περιεχομένου. Σε ένα περιβάλλον σύνταξης, οι χρήστες αναλαμβάνουν και μεταβιβάζουν τον έλεγχο αρχείων και δημιουργούν δομές φακέλων για αυτά τα αρχεία. Ενεργοποιείται η διαχείριση εκδόσεων και διατηρούνται παλαιότερες εκδόσεις κάθε εγγράφου. Επιπλέον, οι ροές εργασιών μπορούν να ελέγχουν τον κύκλο ζωής των εγγράφων.
Αντίθετα, πολύ λίγη συγγραφή πραγματοποιείται σε μια αρχειοθήκη περιεχομένου. Οι χρήστες μπορούν μόνο να προβάλλουν ή να στέλνουν έγγραφα. Το πρότυπο τοποθεσίας κέντρου εγγράφων υποστηρίζει τη δημιουργία ενός τύπου αρχειοθήκης περιεχομένου που ονομάζεται αρχειοθήκη γνωσιακή βάση. Συνήθως, οι γνωσιακές βάσεις περιέχουν μοναδικές εκδόσεις εγγράφων και μια τοποθεσία μπορεί να προσαρμοστεί σε εκατομμύρια αρχεία. Σε ένα τυπικό σενάριο, όπως σε ένα κέντρο τεχνικής υποστήριξης για μια μεγάλη εταιρεία, χιλιάδες άνθρωποι μπορεί να έχουν πρόσβαση στο περιεχόμενο, κυρίως για να το διαβάσουν. Μόνο ορισμένα θα μπορούσαν να αποστείλουν νέο περιεχόμενο στην τοποθεσία.
Τα παρακάτω στοιχεία περιγράφουν ορισμένες δυνατότητες του SharePoint που μπορείτε να συμπεριλάβετε σε μια τοποθεσία Κέντρου εγγράφων. Εκτός από αυτές τις δυνατότητες, ορισμένοι οργανισμοί προσαρμόζουν την εμφάνιση και την περιήγηση ενός Κέντρου εγγράφων. Ορισμένες προσθέτουν προσαρμοσμένα τμήματα Web.
Περιήγηση μετα-δεδομένων
Τα διαχειριζόμενα μετα-δεδομένα είναι ένα σύστημα που εκχωρεί ορισμένους όρους σε έγγραφα στο SharePoint. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτούς τους όρους για να ταξινομήσετε τα έγγραφα. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μετα-δεδομένα για να δημιουργήσετε ένα ισχυρό εργαλείο περιήγησης για τους χρήστες, το οποίο μπορεί να τους βοηθήσει να βρουν γρήγορα αυτό που θέλουν.
Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι η εταιρεία σας διαθέτει ένα γνωσιακή βάση που περιέχει άρθρα που βοηθούν τους χρήστες να αντιμετωπίσουν προβλήματα με προϊόντα. Μπορείτε να δημιουργήσετε όρους μετα-δεδομένων που επιτρέπουν στους χρήστες να φιλτράρουν πληροφορίες κατά προϊόν, τύπο προβλήματος ή άλλες ιδιότητες.
Αναγνωριστικά εγγράφων
Σε μια τοποθεσία Κέντρου εγγράφων, κάθε τμήμα περιεχομένου λαμβάνει ένα μοναδικό αναγνωριστικό που δεν σχετίζεται με τη θέση του εγγράφου, όπως μια σύνδεση URL. Αυτό σημαίνει ότι αν μετακινήσετε ή μετονομάσετε το έγγραφο, το αναγνωριστικό παραμένει το ίδιο. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το αναγνωριστικό για να δημιουργήσετε μια μόνιμη σύνδεση για το έγγραφο και να ελαχιστοποιήσετε τις κατεστραμμένες συνδέσεις.
Εκδόσεις
Οι εκδόσεις ενεργοποιούνται αυτόματα σε μια τοποθεσία Κέντρου εγγράφων. Αυτό σημαίνει ότι έχετε αυτόματα ένα ιστορικό όλων των διαφορετικών εκδόσεων ενός αρχείου. Σε μια διαδικασία αναθεώρησης εγγράφου, για παράδειγμα, αυτό σημαίνει ότι έχετε αρχείο όλων των ενημερώσεων που εισήχθησαν κατά τη διάρκεια του κύκλου αναθεώρησης. Μπορείτε να παρακολουθείτε ενημερώσεις, να επικοινωνείτε με τους ανταποκριτές και ούτω καθεξής. Επιπλέον, εάν προκύψει κάποιο ζήτημα με την τρέχουσα έκδοση ενός άρθρου, μπορείτε να επιστρέψετε γρήγορα στην τελευταία γνωστή-καλή έκδοση.
Τύποι περιεχομένου
Ένας τύπος περιεχομένου είναι ένα συγκεκριμένο είδος περιεχομένου μαζί με μια ομάδα ρυθμίσεων για το περιεχόμενο. Όταν κάποιος δημιουργεί ένα έγγραφο ενός καθορισμένου τύπου περιεχομένου, λαμβάνει αυτόματα όλες τις κατάλληλες ρυθμίσεις για αυτόν τον τύπο περιεχομένου. Ένα κέντρο εγγράφων μπορεί να διαθέτει μια συλλογή τύπων περιεχομένου – διάφορα είδη εγγράφων, βίντεο, πρότυπα και ούτω καθεξής.
Οργάνωση περιεχομένου
Η Οργάνωση περιεχομένου δεν περιλαμβάνεται αυτόματα σε μια τοποθεσία Κέντρου εγγράφων, ωστόσο, την προσθέτουν πολλοί χρήστες. Η Οργάνωση περιεχομένου είναι μια δυνατότητα του SharePoint που σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε το σύνολο της οργάνωσης και της δομής των στοιχείων. Με τη χρήση μετα-δεδομένων ή τύπων περιεχομένου, η Οργάνωση περιεχομένου μπορεί να δρομολογήσει αυτόματα έγγραφα και άλλα στοιχεία σε συγκεκριμένες θέσεις. Για παράδειγμα, σε μια γνωσιακή βάση, ίσως η Οργάνωση περιεχομένου να δρομολογεί αυτόματα όλες τις νέες υποβολές σε μια ειδική βιβλιοθήκη που συλλέγει άρθρα για ένα συγκεκριμένο προϊόν.