Μια ροή εργασιών με έγκριση δημοσίευσης είναι παρόμοια με άλλες ροές εργασιών του SharePoint ως προς το ότι αυτοματοποιεί τη δρομολόγηση του περιεχομένου σε ειδικούς επί του θέματος και στους ενδιαφερόμενους για αναθεώρηση και έγκριση. Αυτό που ξεχωρίζει τη ροή εργασιών έγκρισης δημοσίευσης είναι ότι είναι ειδικά σχεδιασμένη για τοποθεσίες δημοσίευσης όπου υπάρχει αυστηρός έλεγχος για τη δημοσίευση νέων και ενημερωμένων ιστοσελίδων. Σε αυτού του είδους τις τοποθεσίες, δεν είναι δυνατή η δημοσίευση νέου περιεχομένου εάν δεν έχει εγκριθεί από όλους τους υπεύθυνους έγκρισης στη ροή εργασιών.
Αυτό το άρθρο προϋποθέτει ότι ήδη έχετε εγκαταστήσει μια τοποθεσία δημοσίευσης. Αυτή η τοποθεσία πρέπει να βασίζεται στο πρότυπο τοποθεσίας δημοσίευσης με ροή εργασιών. Εάν χρειάζεστε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία τοποθεσιών δημοσίευσης, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία τοποθεσίας δημοσίευσης του SharePoint.
Σημείωση
Αυτό το άρθρο αφορά μόνο την πλατφόρμα ροής εργασιών του SharePoint 2010. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις δύο πλατφόρμες ροής εργασιών του SharePoint, ανατρέξτε στο θέμα Οι δύο πλατφόρμες ροής εργασιών του SharePoint.
Σε αυτό το άρθρο
Χρήση μιας ροής εργασίας εγκρίσεων δημοσίευσης
Η ροή εργασιών με έγκριση δημοσίευσης ενεργοποιείται από προεπιλογή όταν δημιουργείτε μια τοποθεσία δημοσίευσης. Η ροή εργασίας δρομολογεί αυτόματα ιστοσελίδες, αναθέτει εργασίες αναθεώρησης και παρακολουθεί την πρόοδό τους, καθώς και στέλνει υπενθυμίσεις και ειδοποιήσεις σε υπεύθυνους έγκρισης, όταν είναι απαραίτητο. Μπορείτε να παρακολουθείτε και να προσαρμόζετε τη δραστηριότητα της ροής εργασίας από μια κεντρική σελίδα κατάστασης όπου το ιστορικό των συμβάντων ροής εργασίας διατηρείται για 60 ημέρες μετά την ολοκλήρωση.
Εάν έχετε χρησιμοποιήσει άλλες ροές εργασίας έγκρισης για λίστες, βιβλιοθήκες ή τύπους περιεχομένου, μπορεί να είστε εξοικειωμένοι με τις φόρμες συσχέτισης και προετοιμασίας που σας επιτρέπουν να αναθέσετε υπεύθυνους έγκρισης και να καθορίσετε τον τρόπο χειρισμού των αλλαγών και απορρίψεων περιεχομένου μέσα στη ροή εργασίας. Σε μια ροή εργασιών έγκρισης δημοσίευσης, αυτές οι επιλογές δεν είναι διαθέσιμες. Οι υπεύθυνοι έγκρισης ελέγχονται από την ομάδα "Υπεύθυνοι έγκρισης" και μόνο τα μέλη αυτής της ομάδας θα μπορούν να συμμετέχουν στη διαδικασία έγκρισης. Μπορείτε να επεξεργαστείτε την ομάδα "Υπεύθυνοι έγκρισης" για να προσθέσετε ή να καταργήσετε μέλη, αλλά πρέπει να έχετε δικαιώματα κατόχου τοποθεσίας για να το κάνετε αυτό.
Υποβολή σελίδας για έγκριση
- Μεταβείτε στη σελίδα της τοποθεσίας δημοσίευσης που θέλετε να υποβάλετε για έγκριση.
- Στην καρτέλα Δημοσίευση, κάντε κλικ στην επιλογή Υποβολή.
- Στο πεδίο Αίτηση, πληκτρολογήστε το κείμενο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα λάβει κάθε υπεύθυνος έγκρισης. (Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο πρέπει να είναι ενεργοποιημένο για την τοποθεσία σας, προκειμένου η ροή εργασίας να στέλνει ειδοποιήσεις και υπενθυμίσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν δεν είστε βέβαιοι ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έχει ενεργοποιηθεί, επικοινωνήστε με το διαχειριστή του SharePoint.)
- Στην περιοχή "Προθεσμία για όλες τις εργασίες", χρησιμοποιήστε την επιλογή ημερομηνίας για να επιλέξετε την ημερομηνία κατά την οποία πρέπει να ολοκληρωθούν όλες οι εγκρίσεις.
- Στη "Διάρκεια ανά εργασία", καθορίστε τον αριθμό των ημερών, εβδομάδων ή μηνών που πρέπει να εκχωρηθούν για κάθε εργασία στη ροή εργασίας έγκρισης. Για παράδειγμα, αν έχετε τρεις εβδομάδες μέχρι την προθεσμία που καθορίζεται στο βήμα 5 και τρεις υπεύθυνους έγκρισης στη ροή εργασίας, ίσως θέλετε να εκχωρήσετε μία εβδομάδα σε κάθε υπεύθυνο έγκρισης.
- Στο πεδίο "Μονάδες διάρκειας" καθορίστε εάν η διάρκεια θα πρέπει να μετρηθεί σε ημέρες, εβδομάδες ή μήνες.
- Στην "Κοιν.", πληκτρολογήστε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε ατόμου που πρέπει να ειδοποιείται όταν αρχίζει και τελειώνει η ροή εργασίας. Στα άτομα που παρατίθενται εδώ δεν θα ανατεθούν εργασίες ως μέρος της ροής εργασιών.
- Κάντε κλικ στο κουμπί Έναρξη.
Ακύρωση έγκρισης
Μόλις ξεκινήσει η ροή εργασίας έγκρισης, θα παρατηρήσετε ότι το κουμπί "Υποβολή" έχει αλλάξει σε "Ακύρωση έγκρισης". Όταν ακυρώνετε μια ροή εργασίας έγκρισης, η σελίδα παραμένει σε κατάσταση πρόχειρου και δεν είναι ορατή στους επισκέπτες της τοποθεσίας. People στη λίστα υπευθύνων έγκρισης, καθώς και εκείνοι που προσδιορίζονται από την Κοιν., ειδοποιούνται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την ακύρωση. Για να ακυρώσετε μια ροή εργασίας έγκρισης:
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Δημοσίευση .
- Στην ομάδα Δημοσίευση, κάντε κλικ στην επιλογή Ακύρωση έγκρισης.
Έλεγχος της κατάστασης έγκρισης
Μπορείτε να ελέγξετε την κατάσταση των σελίδων που περνούν από τη ροή εργασίας έγκρισης οποιαδήποτε στιγμή, ακόμα και μετά την ακύρωση ή την ολοκλήρωση της έγκρισης. Για να ελέγξετε την κατάσταση:
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Δημοσίευση .
- Στην ομάδα Ροές εργασίας, κάντε κλικ στην επιλογή Κατάσταση.
Προσθήκη ροής εργασιών έγκρισης δημοσίευσης στη συλλογή τοποθεσιών
Ίσως έχετε παρατηρήσει ότι η ενσωματωμένη ροή εργασιών έγκρισης δημοσίευσης δεν είναι διαθέσιμη για συλλογές τοποθεσιών δημοσίευσης. Υποστηρίζεται μόνο σε τοποθεσίες δημοσίευσης. Συνιστάται να χρησιμοποιήσετε μια προσαρμοσμένη ροή εργασιών για την έγκριση της δημοσίευσης στη συλλογή τοποθεσιών δημοσίευσης. Για να ξεκινήσετε, ανατρέξτε στο θέμα Γρήγορα αποτελέσματα με τη ροή εργασιών του SharePoint 2013.
Προσαρμογή ή δημιουργία ροής εργασίας έγκρισης δημοσίευσης
Εάν διαπιστώσετε ότι η ροή εργασίας έγκρισης δημοσίευσης του SharePoint δεν καλύπτει ακριβώς τις ανάγκες σας, μπορείτε να την προσαρμόσετε ή να δημιουργήσετε τις δικές σας. Για οδηγίες, ανατρέξτε στο θέμα Γρήγορα αποτελέσματα με τη ροή εργασιών του SharePoint 2013.