Ρύθμιση παραμέτρων για το χρονοδιάγραμμα της ομάδας σας στις Βάρδιες

Αυτό το άρθρο αφορά τους διευθυντές πρώτης γραμμής.

Μπορείτε να διαμορφώσετε και να διαχειριστείτε τις ρυθμίσεις για το χρονοδιάγραμμα της ομάδας σας στο web και τον υπολογιστή Shifts.

Στις Βάρδιες, μεταβείτε στην καρτέλα Ρυθμίσεις . Από εδώ, μπορείτε να ορίσετε τις ρυθμίσεις χρονοδιαγράμματος και να επιλέξετε τις δυνατότητες Shifts που θέλετε να ενεργοποιήσετε για την ομάδα σας. 

Σε αυτό το άρθρο

• Ορισμός της ζώνης ώρας
• Ορισμός της αρχής της εβδομάδας
• Αντιγραφή βαρδιών
• Άνοιγμα βαρδιών
• Ανταλλαγή αιτήσεων βάρδιας
• Προσφορά αιτήσεων βάρδιας
• Αιτήσεις άδειας
• Προσθήκη ή επεξεργασία λόγων άδειας
• Ρολόι ώρας
• Ορισμός στοιχείων ελέγχου προστασίας προσωπικών δεδομένων για ορατότητα βάρδιας

Ορισμός της ζώνης ώρας

Ορίστε τη ζώνη ώρας για να βεβαιωθείτε ότι οι βάρδιες της ομάδας σας εμφανίζονται στη σωστή ζώνη ώρας, ανάλογα με την τοποθεσία της ομάδας σας. Στην περιοχή Ζώνη ώρας ομάδας, επιλέξτε τη ζώνη ώρας της τοποθεσίας της ομάδας σας και, στη συνέχεια, στην περιοχή Κοντινότερη πόλη, επιλέξτε την πόλη που είναι πιο κοντά στην τοποθεσία της ομάδας.  

Ορισμός της αρχής της εβδομάδας

Ανάλογα με τα στοιχεία της εταιρείας σας, ίσως θέλετε να προσαρμόσετε την έναρξη της εργάσιμης εβδομάδας σε διαφορετική ημέρα. Στην περιοχή "Έναρξη εβδομάδας", επιλέξτε την ημέρα της εβδομάδας που θέλετε να ξεκινούν τα χρονοδιαγράμματά σας.

Αντιγραφή βαρδιών

Κατά τη ρύθμιση των χρονοδιαγραμμάτων σας, μπορεί να θέλετε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε βάρδιες (συμπεριλαμβανομένων των ανοιχτών βαρδιών) από τη μία ημέρα στην επόμενη.  

Επιλέξτε εάν θέλετε να συμπεριλαμβάνονται δραστηριότητες όταν αντιγράφετε βάρδιες. Όταν έχετε ορίσει σε "Ενεργό", οι δραστηριότητες που προσθέσατε στις αρχικές βάρδιες συμπεριλαμβάνονται αυτόματα και αντιγράφονται στις νέες βάρδιες.

Άνοιγμα βαρδιών

Επιλέξτε αν θέλετε να δημοσιεύσετε ανοιχτές βάρδιες στο χρονοδιάγραμμα για να τις ζητήσουν οι εργαζόμενοι.

Ανοίξτε βάρδιες για εργαζόμενους στην τοποθεσία σας

Όταν το στοιχείο "Άνοιγμα βαρδιών" είναι ενεργοποιημένο:

• Μπορείτε να κάνετε τα εξής:

  • Προσθέστε και μοιραστείτε ανοιχτές βάρδιες με την ομάδα σας. 
  • Προβάλετε και εγκρίνετε ή απορρίψτε αιτήσεις ανοιχτής βάρδιας από την ομάδα σας. Λαμβάνετε επίσης ειδοποιήσεις όταν οι εργαζόμενοι υποβάλλουν αιτήματα. 

• Οι εργαζόμενοί σας μπορούν:

  • Προβάλετε και ζητήστε ανοιχτές βάρδιες που χρησιμοποιούνται από κοινού με την ομάδα.
  • Παρακολουθήστε τις δικές τους αιτήσεις ανοικτής βάρδιας, συμπεριλαμβανομένων αυτών που βρίσκονται σε εξέλιξη και εκκρεμούν για έγκριση από τον προϊστάμενο. Οι εργαζόμενοι ειδοποιούνται επίσης όταν τους ανατίθενται ανοιχτές βάρδιες. 

Εάν η επιλογή "Άνοιγμα βαρδιών" είναι απενεργοποιημένη:

• Δεν μπορείτε να δημιουργήσετε ανοιχτές βάρδιες για την ομάδα σας. Εξακολουθείτε να μπορείτε να προβάλλετε και να διαχειρίζεστε οποιεσδήποτε αιτήσεις ανοιχτής βάρδιας που έγιναν πριν απενεργοποιήσετε αυτήν τη ρύθμιση.
• Οι εργαζόμενοί σας δεν μπορούν να δουν ή να ζητήσουν ανοιχτές βάρδιες. Εξακολουθούν να μπορούν να παρακολουθούν τυχόν αιτήσεις ανοιχτής βάρδιας που έκαναν πριν απενεργοποιηθεί αυτή η ρύθμιση.

Άνοιγμα βαρδιών σε διάφορες τοποθεσίες

Όταν το "Άνοιγμα βαρδιών σε διάφορες τοποθεσίες " είναι επίσης ενεργοποιημένο:

• Μπορείτε να κάνετε τα εξής:

  • Προσθέστε και κοινοποιήστε ανοιχτές βάρδιες για εργαζόμενους σε άλλες ομάδες (τοποθεσίες) στην περιοχή σας, οι οποίοι χρησιμοποιούν επίσης αυτήν τη δυνατότητα για να το ζητήσουν.
  • Προβάλετε και εγκρίνετε ή απορρίψτε αιτήσεις ανοιχτής βάρδιας από εργαζόμενους σε άλλες ομάδες στην περιοχή σας, οι οποίοι χρησιμοποιούν επίσης αυτήν τη δυνατότητα. Λαμβάνετε επίσης ειδοποιήσεις όταν οι εργαζόμενοι υποβάλλουν αιτήματα.

• Οι εργαζόμενοι σε άλλες ομάδες στην περιοχή σας μπορούν:

  • Προβάλετε και ζητήστε ανοιχτές βάρδιες που έχετε θέσει σε κοινή χρήση.
  • Παρακολουθήστε τις δικές τους αιτήσεις ανοικτής βάρδιας, συμπεριλαμβανομένων αυτών που βρίσκονται σε εξέλιξη και εκκρεμούν για έγκριση από τον προϊστάμενο. Οι εργαζόμενοι ειδοποιούνται επίσης όταν εγκρίνεται ή απορρίπτεται το αίτημά τους για ανοιχτή βάρδια.

Εάν η επιλογή "Άνοιγμα βαρδιών σε διάφορες τοποθεσίες " είναι απενεργοποιημένη:

• Οι ανοιχτές βάρδιες που μοιράζεστε δεν είναι διαθέσιμες για να τις ζητήσουν οι εργαζόμενοι άλλων ομάδων στην περιοχή σας. Εξακολουθείτε να έχετε τη δυνατότητα προβολής και διαχείρισης τυχόν αιτημάτων ανοιχτής βάρδιας από εργαζομένους άλλων ομάδων, οι οποίες έγιναν πριν απενεργοποιήσετε αυτήν τη ρύθμιση.
• Οι εργαζόμενοι σε άλλες ομάδες στην περιοχή σας δεν μπορούν να δουν ή να ζητήσουν ανοιχτές βάρδιες στην τοποθεσία σας. Θα εξακολουθεί να μπορεί να παρακολουθεί τυχόν αιτήσεις ανοιχτής βάρδιας που έχουν υποβάλει στην τοποθεσία σας πριν απενεργοποιηθεί αυτή η ρύθμιση.

Ανταλλαγή αιτήσεων βάρδιας

Επιλέξτε αν οι εργαζόμενοι θα μπορούν να δημιουργούν αιτήματα για ανταλλαγή βαρδιών με συναδέλφους. 

Όταν η επιλογή "Εναλλαγή βαρδιών" είναι ενεργοποιημένη:

• Μπορείτε να προβάλετε και να εγκρίνετε ή να απορρίψετε οποιεσδήποτε αιτήσεις αλλαγής βάρδιας από την ομάδα σας. Λαμβάνετε επίσης ειδοποιήσεις όταν οι εργαζόμενοι υποβάλλουν αιτήματα. 

• Οι εργαζόμενοί σας μπορούν:

  • Δημιουργήστε αιτήματα για ανταλλαγή βαρδιών με έναν συνάδελφο στην ομάδα.
  • Διαχειριστείτε και λάβετε ειδοποιήσεις για αιτήματα ανταλλαγής βάρδιας που φτάνουν σε αυτούς από έναν συνάδελφο.
  • Παρακολουθήστε τις δικές τους αιτήσεις βάρδιας ανταλλαγής, συμπεριλαμβανομένων αυτών που βρίσκονται σε εξέλιξη και εκκρεμούν για έγκριση από τον διευθυντή.

Εάν η επιλογή Swap shifts είναι απενεργοποιημένη:

• Μπορείτε να διαχειριστείτε οποιεσδήποτε αιτήσεις αλλαγής βάρδιας που έγιναν πριν απενεργοποιήσετε αυτήν τη ρύθμιση.
• Οι εργαζόμενοί σας δεν μπορούν να δημιουργήσουν αιτήματα για εναλλαγή βαρδιών. Μπορούν ακόμα να παρακολουθούν τυχόν αιτήσεις ανταλλαγής βάρδιας που έχουν υποβάλει και να διαχειρίζονται αυτές που έχουν λάβει από άλλους συναδέλφους πριν απενεργοποιηθεί αυτή η ρύθμιση.   

Προσφορά αιτήσεων βάρδιας

Επιλέξτε αν οι εργαζόμενοι θα μπορούν να δημιουργούν αιτήματα για να προσφέρουν τις βάρδιές τους σε συναδέλφους.

Όταν η επιλογή "Προσφορά βαρδιών" είναι ενεργοποιημένη:

• Μπορείτε να προβάλετε και να εγκρίνετε ή να απορρίψετε αιτήσεις προσφοράς για βάρδια από την ομάδα σας. Λαμβάνετε επίσης ειδοποιήσεις όταν οι εργαζόμενοι υποβάλλουν αιτήματα. 

• Οι εργαζόμενοί σας μπορούν:

  • Δημιουργήστε αιτήματα για να προσφέρετε τις βάρδιές τους σε έναν συνάδελφο στην ομάδα.
  • Διαχειριστείτε και λάβετε ειδοποιήσεις για προσφορές για αιτήσεις βάρδιας που αποστέλλονται σε αυτούς από άλλο συνάδελφο.
  • Παρακολουθήστε τις δικές τους αιτήσεις βάρδιας προσφοράς, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που βρίσκονται σε εξέλιξη και εκκρεμούν για έγκριση από τον διευθυντή.

Εάν η επιλογή "Προσφορά βαρδιών" είναι απενεργοποιημένη:

• Μπορείτε να διαχειριστείτε οποιαδήποτε αίτηση προσφοράς βάρδιας που έγινε πριν απενεργοποιήσετε αυτήν τη ρύθμιση.
• Οι εργαζόμενοί σας δεν μπορούν να δημιουργήσουν αιτήματα για να προσφέρουν βάρδιες. Θα εξακολουθεί να μπορεί να παρακολουθεί τυχόν αιτήσεις προσφοράς βάρδιας που έχουν υποβάλει και να διαχειρίζεται αυτές που έλαβε από συναδέλφους πριν απενεργοποιηθεί αυτή η ρύθμιση.

Αιτήσεις άδειας

Επιλέξτε αν οι εργαζόμενοι θα μπορούν να υποβάλλουν αιτήματα για άδεια.

Όταν οι αιτήσεις άδειας είναι ενεργοποιημένες:

• Μπορείτε να κάνετε τα εξής:

  • Εκχωρήστε και μοιραστείτε άδεια σε οποιονδήποτε εργαζόμενο στην ομάδα σας.
  • Προβάλετε και εγκρίνετε ή απορρίψτε αιτήσεις για άδειες από την ομάδα σας. Μπορείτε επίσης να λαμβάνετε ειδοποιήσεις όταν οι εργαζόμενοι υποβάλλουν αιτήματα.

Οι εργαζόμενοί σας μπορούν:

• Να προβάλλουν και να λαμβάνουν ειδοποιήσεις για το χρονικό διάστημα άδειας που τους έχει εκχωρηθεί.
• Δημιουργήστε αιτήσεις άδειας.
• Παρακολουθήστε τις δικές τους αιτήσεις άδειας, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που βρίσκονται σε εξέλιξη και εκκρεμούν για έγκριση από τον διευθυντή.

Εάν οι αιτήσεις άδειας είναι απενεργοποιημένες:

• Εξακολουθείτε να έχετε τη δυνατότητα να εκχωρήσετε και να μοιραστείτε άδεια σε οποιονδήποτε εργαζόμενο της ομάδας σας και να διαχειριστείτε τυχόν αιτήσεις για άδειες που υποβλήθηκαν πριν απενεργοποιήσετε αυτήν τη ρύθμιση.
• Οι εργαζόμενοί σας δεν μπορούν να δημιουργήσουν αιτήσεις άδειας. Εξακολουθούν να λαμβάνουν ειδοποιήσεις όταν τους έχει εκχωρηθεί άδεια. Επίσης, εξακολουθεί να μπορεί να παρακολουθεί τις αιτήσεις για άδειες που υπέβαλαν πριν απενεργοποιηθεί αυτή η ρύθμιση. 

Προσθήκη ή επεξεργασία λόγων άδειας

Προσθέστε ή αλλάξτε τους λόγους άδειας που βλέπετε εσείς και η ομάδα σας στις Βάρδιες.

Χρησιμοποιήστε αυτές τις επιλογές όταν εκχωρείτε άδεια σε υπαλλήλους της ομάδας σας και οι υπάλληλοι επιλέγουν από αυτές τις επιλογές όταν ζητούν άδεια.  

Οι Βάρδιες περιλαμβάνουν αυτούς τους προεπιλεγμένους λόγους άδειας: Διακοπές, Αναρρωτικές ημέρες, Ρεπό, Γονική άδεια και Άνευ αποδοχών. Μπορείτε να τους μετονομάσετε, να αλλάξετε τα εικονίδιά τους ή να τους καταργήσετε, καθώς και να δημιουργήσετε τους δικούς σας προσαρμοσμένους λόγους άδειας.

Ρολόι ώρας

Με το Ρολόι ώρας, η ομάδα σας μπορεί να προσέρχεται και να εξέρχεται από βάρδιες, να καταγράφει διαλείμματα κατά τη διάρκεια των βαρδιών και, όταν χρησιμοποιεί κινητές συσκευές Shifts, να επεξεργάζεται και να επιβεβαιώνει τις εγγραφές του φύλλου κατανομής χρόνου που διαθέτει. Για να μάθετε περισσότερα, ανατρέξτε στο θέμα Κτύπημα κάρτας προσέλευσης και αποχώρησης με το Shifts. 

Μπορείτε να εξαγάγετε και να προβάλετε την αναφορά χρόνου της ομάδας σας για οποιαδήποτε δεδομένη περίοδο. 

Όταν ρυθμίζετε την υπηρεσία ωραρίου, μπορείτε να συμπεριλάβετε ανίχνευση τοποθεσίας (προαιρετικά) για να καταγράφετε εάν οι εργαζόμενοι προσέρχονται και εξέρχονται από την τοποθεσία που ορίσατε. 

Για να ενεργοποιήσετε τη Διαχείριση ωραρίου:

1. Επιλέξτε Ενεργοποίηση ωραρίου.  

2. Εάν θέλετε να συμπεριλάβετε εντοπισμό τοποθεσίας, επιλέξτε Συμπερίληψη εντοπισμού τοποθεσίας για την εφαρμογή για κινητές συσκευές και συμπληρώστε τις συντεταγμένες για την τοποθεσία από την οποία περιμένετε να εισέλθουν και να εξέλθουν οι εργαζόμενοι.  
   Για να λάβετε τις συντεταγμένες, θα χρειαστείτε ένα σύστημα χαρτών όπως το Χάρτες Bing ή τους Χάρτες Google. 

   • Μεταβείτε στην Χάρτες Bing και πληκτρολογήστε τη διεύθυνση της οποίας θέλετε να λάβετε τις συντεταγμένες. Όταν εμφανιστεί το αποτέλεσμα, μεταβείτε στο παράθυρο πληροφοριών στα αριστερά. Στην περιοχή "Κοντά", θα δείτε πληροφορίες όπως η χώρα ή η περιοχή της διεύθυνσης. Οι συντεταγμένες βρίσκονται ακριβώς κάτω από αυτό. 
   • Μεταβείτε στους Χάρτες Google και εισαγάγετε τη διεύθυνση της οποίας θέλετε να λάβετε τις συντεταγμένες. Όταν εμφανιστεί το αποτέλεσμα, κάντε δεξί κλικ στην κόκκινη καρφίτσα στο χάρτη για να δείτε τις συντεταγμένες.

3. Αφού ενεργοποιήσετε το ρολόι ώρας, μπορείτε να επιλέξετε Εξαγωγή για εξαγωγή και προβολή της αναφοράς φύλλου κατανομής χρόνου της ομάδας σας.

   

Ορισμός στοιχείων ελέγχου προστασίας προσωπικών δεδομένων για ορατότητα βάρδιας

Ελέγξτε πόσο πίσω στο παρελθόν οι εργαζόμενοι μπορούν να δουν ο ένας τις βάρδιες του άλλου και το επίπεδο λεπτομέρειας που βλέπουν.  

Χρησιμοποιήστε τις ακόλουθες ρυθμίσεις για να ελέγξετε το επίπεδο ορατότητας:

• Επιτρέψτε στους υπαλλήλους να βλέπουν όλες τις βάρδιες στο παρελθόν: Ενεργοποιήστε τη για να επιτρέψετε στους εργαζόμενους να βλέπουν τις βάρδιες όλων των συναδέλφων τους στο παρελθόν. Για να περιορίσετε την ορατότητα σε προηγούμενες βάρδιες, απενεργοποιήστε αυτήν τη ρύθμιση και, στη συνέχεια, επιλέξτε ένα χρονικό διάστημα (σε μήνες).
• Επιτρέψτε στους υπαλλήλους να βλέπουν γιατί άλλοι υπάλληλοι ζήτησαν άδεια και τυχόν σημειώσεις που συμπεριέλαβαν στην αίτηση άδειας: Απενεργοποιήστε αυτήν την επιλογή εάν θέλετε οι εργαζόμενοι να βλέπουν τις άδειες των συναδέλφων τους γενικά, χωρίς πρόσβαση σε σημειώσεις ή συγκεκριμένους λόγους. 
• Επιτρέψτε στους υπαλλήλους να βλέπουν τις σημειώσεις βάρδιας, τις δραστηριότητες και τα διαλείμματα που περιλαμβάνονται στις βάρδιες άλλων υπαλλήλων: Απενεργοποιήστε το για να περιορίσετε το επίπεδο λεπτομερειών που μπορούν να δουν οι εργαζόμενοι στις βάρδιες των άλλων.

Για διαχειριστές ΙΤ

Βάρδιες για τον οργανισμό πρώτης γραμμής