Δημιουργία οργανογράμματος στο Visio

Δημιουργία απλού οργανογράμματος

Όταν θέλετε να δημιουργήσετε ένα μικρό οργανόγραμμα με προεπιλεγμένα πεδία πληροφοριών, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Στην καρτέλα Αρχείο , τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή Δημιουργία, κάντε κλικ στην επιλογή Οργανόγραμμα, επιλέξτε Μονάδες μετρικού συστήματος ή Μονάδες Η.Π.Α . και, στη συνέχεια, επιλέξτε Δημιουργία.

2. Επιλέξτε Άκυρο όταν δείτε το παράθυρο διαλόγου Οδηγός οργανογράμματος , εάν θέλετε να δημιουργήσετε μόνο ένα απλό οργανόγραμμα μόνο μόνοι σας με προεπιλεγμένα πεδία πληροφοριών.

3. Οι επιλογές στην καρτέλα Οργανόγραμμα εμφανίζουν διάφορους τύπους σχημάτων, τους οποίους μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για τα μέλη του οργανισμού σας με βάση τις θέσεις τους.

   Σημείωση: Για πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο προσθήκης περισσότερων δεδομένων στα σχήματα, ανατρέξτε στο θέμα Προσθήκη δεδομένων σε σχήματα.

4. Για να συνδέσετε αυτόματα τα σχήματα, σύρετε τα δευτερεύοντα σχήματα επάνω σε ανώτερα σχήματα σύμφωνα με την ιεραρχία της εταιρείας σας ή μπορείτε να επιλέξετε να συνδεθείτε με μη αυτόματο τρόπο χρησιμοποιώντας τα σχήματα γραμμής σύνδεσης. Πληκτρολογήστε ένα όνομα και έναν τίτλο για κάθε ένα από αυτά και προσθέστε επίσης μια εικόνα των μελών, εάν θέλετε.

5. Μπορείτε να τακτοποιήσετε τη Διάταξη οργανογράμματος, το διάστημα μεταξύ των σχημάτων, το ύψος και το πλάτος των σχημάτων, χρησιμοποιώντας τις διάφορες εντολές και επιλογές στην καρτέλα Οργανόγραμμα .

Αυτόματη δημιουργία οργανογράμματος από νέο πίνακα δεδομένων

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη μέθοδο εάν θέλετε να αλλάξετε ή να προσθέσετε περισσότερες πληροφορίες, στη συνέχεια, τα προεπιλεγμένα πεδία πληροφοριών και δεν έχετε ήδη τα δεδομένα σας σε διαφορετικό αρχείο προγράμματος.

1. Στην καρτέλα Αρχείο , τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή Δημιουργία, επιλέξτε Οργανόγραμμα, επιλέξτε Μονάδες μετρικού συστήματος ή Μονάδες Η.Π.Α . και, στη συνέχεια, επιλέξτε Δημιουργία.

2. Στην πρώτη σελίδα του Οδηγού οργανογράμματος, επιλέξτε Πληροφορίες που εισάγω χρησιμοποιώντας τον οδηγό και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επόμενο.

3. Επιλέξτε Excel ή Οριοθετημένο κείμενο, πληκτρολογήστε ένα όνομα για το νέο αρχείο και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επόμενο.

   Σημείωση: Εάν επιλέξετε Excel, ανοίγει ένα φύλλο εργασίας του Microsoft Office Excel με δείγμα κειμένου. Εάν επιλέξετε Οριοθετημένο κείμενο, ανοίγει μια σελίδα του Σημειωματάριου της Microsoft με δείγμα κειμένου.

4. Όταν ανοίξει το Excel ή το Σημειωματάριο, χρησιμοποιήστε το δείγμα κειμένου ως παράδειγμα του τύπου πληροφοριών που περιλαμβάνονται και πληκτρολογήσετε πληροφορίες για το τι υπάρχει εκεί.

   Σημαντικό: Μην διαγράφετε τις στήλες Όνομα και Reports_to , αλλά μπορείτε να αλλάξετε, να διαγράψετε ή να προσθέσετε άλλες στήλες που μπορεί να χρειαστείτε για το οργανόγραμμά σας.

5. Κλείστε το αρχείο Excel ή Notepad μετά την προσθήκη των πληροφοριών σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επόμενο για να συνεχίσετε.

6. Για να συμπεριλάβετε εικόνες στο οργανόγραμμά σας, επιλέξτε Να μην συμπεριληφθούν εικόνες στο οργανόγραμμα, διαφορετικά επιλέξτε Εντοπισμός του φακέλου που περιέχει τις εικόνες του οργανισμού σας. Ακολουθήστε τις υπόλοιπες οδηγίες σε αυτήν τη σελίδα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επόμενο για να συνεχίσετε.

7. Στην τελευταία σελίδα του οδηγού, μπορείτε να καθορίσετε το τμήμα της εταιρείας σας που θα εμφανίζεται σε κάθε σελίδα. Μπορείτε να επιλέξετε Θέλω να καθορίσω το τμήμα της εταιρείας μου που θα εμφανίζεται σε κάθε σελίδα ή μπορείτε να επιτρέψετε στον οδηγό να ορίζει αυτόματα κάθε σελίδα, επιλέγοντας Θέλω ο οδηγός να αλλάζει αυτόματα το οργανόγραμμα στις σελίδες.

8. Εάν θέλετε να υπερ-σύνδεση και συγχρονισμό του σχήματος υπαλλήλου κατά μήκος των σελίδων, ενεργοποιήστε τις επιλογές Υπερ-σύνδεση σχήματος υπαλλήλου κατά μήκος των σελίδων και Συγχρονισμός σχήματος υπαλλήλου στις σελίδες.

9. Αφού κάνετε όλες τις επιλογές σας, επιλέξτε Τέλος.

   Σημείωση: Για τις περισσότερες σελίδες του οδηγού διατίθεται συγκεκριμένη βοήθεια. Για να αποκτήσετε πρόσβαση στη Βοήθεια, πατήστε το πλήκτρο F1 ή επιλέξτε το κουμπί Βοήθεια .

Αυτόματη δημιουργία οργανογράμματος με χρήση υπάρχουσας προέλευσης δεδομένων

Αυτή η μέθοδος είναι καλύτερη εάν οι πληροφορίες που θέλετε να συμπεριλάβετε στο οργανόγραμμα βρίσκονται ήδη σε ένα έγγραφο, όπως ένα φύλλο εργασίας του Microsoft Office Excel, Microsoft Exchange Server κατάλογο, μια προέλευση δεδομένων συμβατή με ODBC ή ένα αρχείο κειμένου Org Plus.

1. Βεβαιωθείτε ότι ο πίνακας ή το φύλλο εργασίας σας περιέχει στήλες για τα ονόματα των υπαλλήλων, τα μοναδικά αναγνωριστικά και τα άτομα που αναφέρουν σε ποιον.

   Σημείωση: Μπορείτε να ονομάσετε τις στήλες όπως θέλετε. Όταν εκτελείτε τον Οδηγό οργανογράμματος, μπορείτε να προσδιορίσετε ποιες στήλες (ή ονόματα πεδίων) περιέχουν το όνομα, το αναγνωριστικό και την αναφορά προς.

   • Όνομα υπαλλήλου    Ο τρόπος εμφάνισης των ονομάτων των υπαλλήλων σε αυτό το πεδίο είναι ο τρόπος που εμφανίζονται στα σχήματα του οργανογράμματος.

   • Μοναδικό αναγνωριστικό    Εάν κάθε όνομα δεν είναι μοναδικό, συμπεριλάβετε μια στήλη με ένα μοναδικό αναγνωριστικό, όπως έναν αριθμό αναγνωριστικού υπαλλήλου, για κάθε υπάλληλο.

   • Άτομα στα οποία αναφέρεται ο υπάλληλος    Αυτό το πεδίο πρέπει να περιέχει το μοναδικό αναγνωριστικό κάθε προϊστάμενου, αν το συγκεκριμένο αναγνωριστικό είναι ένα όνομα ή ένας αριθμός αναγνωριστικού. Για τον υπάλληλο που βρίσκεται στην κορυφή του οργανογράμματος, αφήστε αυτό το πεδίο κενό.

2. Στην καρτέλα Αρχείο , τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή Δημιουργία, επιλέξτε Οργανόγραμμα, επιλέξτε Μονάδες μετρικού συστήματος ή Μονάδες Η.Π.Α . και, στη συνέχεια, επιλέξτε Δημιουργία.

3. Στην πρώτη σελίδα του οδηγού, επιλέξτε Πληροφορίες που είναι ήδη αποθηκευμένες σε ένα αρχείο ή βάση δεδομένων και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επόμενο για να συνεχίσετε.

4. Επιλέξτε τον τύπο αρχείου όπου αποθηκεύονται οι πληροφορίες του οργανισμού σας, επιλέγοντας Αναζήτηση και, στη συνέχεια, μεταβείτε στη θέση αυτού του αρχείου. Επιλέξτε τη γλώσσα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στον οδηγό γραφημάτων και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επόμενο για να συνεχίσετε.

5. Στην επόμενη σελίδα του οδηγού, επιλέξτε τη στήλη (πεδία) στο αρχείο δεδομένων σας που περιέχει τις πληροφορίες που καθορίζουν την εταιρεία σας, όπως Όνομα, Αναφορές σε και Όνομα. Επιλέξτε Next (Επόμενο) για να συνεχίσετε.

6. Στην επόμενη σελίδα του οδηγού, μπορείτε να ορίσετε ποια συγκεκριμένα πεδία θέλετε να εμφανίζονται, χρησιμοποιώντας τα κουμπιά Προσθήκη και Κατάργηση και τη σειρά εμφάνισης των πεδίων, χρησιμοποιώντας τα κουμπιά Επάνω και Κάτω . Επιλέξτε Next (Επόμενο) για να συνεχίσετε.

7. Στην επόμενη σελίδα του οδηγού, μπορείτε να επιλέξετε τα πεδία από το αρχείο δεδομένων που θέλετε να προσθέσετε σε σχήματα οργανογράμματος ως πεδία δεδομένων σχήματος. Επιλέξτε Next (Επόμενο) για να συνεχίσετε.

8. Για να συμπεριλάβετε εικόνες στο οργανόγραμμά σας, επιλέξτε Να μην συμπεριληφθούν εικόνες στο οργανόγραμμα, διαφορετικά επιλέξτε Εντοπισμός του φακέλου που περιέχει τις εικόνες του οργανισμού σας. Ακολουθήστε τις υπόλοιπες οδηγίες σε αυτήν τη σελίδα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επόμενο για να συνεχίσετε.

9. Στην τελευταία σελίδα του οδηγού, μπορείτε να καθορίσετε το τμήμα της εταιρείας σας που θα εμφανίζεται σε κάθε σελίδα. Μπορείτε να επιλέξετε Θέλω να καθορίσω το τμήμα της εταιρείας μου που θα εμφανίζεται σε κάθε σελίδα ή μπορείτε να επιτρέψετε στον οδηγό να ορίζει αυτόματα κάθε σελίδα, επιλέγοντας Θέλω ο οδηγός να αλλάζει αυτόματα το οργανόγραμμα στις σελίδες.

10. Εάν θέλετε να υπερ-σύνδεση και συγχρονισμό του σχήματος υπαλλήλου κατά μήκος των σελίδων, ενεργοποιήστε τις επιλογές Υπερ-σύνδεση σχήματος υπαλλήλου κατά μήκος των σελίδων και Συγχρονισμός σχήματος υπαλλήλου στις σελίδες.

11. Αφού κάνετε όλες τις επιλογές σας, επιλέξτε Τέλος.

    Σημείωση: Για τις περισσότερες σελίδες του οδηγού διατίθεται συγκεκριμένη βοήθεια. Για να αποκτήσετε πρόσβαση στη Βοήθεια, πατήστε το πλήκτρο F1 ή επιλέξτε το κουμπί Βοήθεια . 

Εμφάνιση ομάδων χρησιμοποιώντας πλαίσιο ομάδας ή διάστικτες γραμμές

Μετά τη δημιουργία ενός οργανογράμματος, μπορείτε να αλλάξετε τη διάταξη των πληροφοριών, ώστε να απεικονίζουν τις σχέσεις εικονικών ομάδων. Μετακινήστε τα σχετικά σχήματα το ένα κοντά στο άλλο και, στη συνέχεια, προσθέστε διάστικτες γραμμές σύνδεσης για να δείξετε τις δευτερεύουσες δομές αναφοράς ή χρησιμοποιήστε το σχήμα Πλαίσιο ομάδας για να επισημάνετε μια εικονική ομάδα. Η αναφορά με τη διάστικτη γραμμή συμπεριφέρεται όπως μια συνηθισμένη γραμμή σύνδεσης. Το πλαίσιο ομάδας είναι βασικά ένα τροποποιημένο ορθογώνιο σχήμα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για οπτική ομαδοποίηση και ονομασία ομάδων.

Ενημέρωση οργανογραμμάτων που δημιουργούνται

Για να απεικονιστούν οι αλλαγές στη δομή μιας εταιρείας, πρέπει να ενημερώσετε το οργανόγραμμα με μη αυτόματο τρόπο ή να δημιουργήσετε ένα νέο γράφημα. Εάν δημιουργήσετε ένα νέο γράφημα, στο νέο γράφημα δεν περιλαμβάνονται προσαρμογές που έγιναν στο προηγούμενο γράφημα. Εάν έχουν προστεθεί θέματα ή φωτογραφίες σε σχήματα, πρέπει να προστεθούν ξανά για να έχουν παρόμοια εμφάνιση τα γραφήματα.

Εάν τα σχήματα είναι συνδεδεμένα με δεδομένα, τα δεδομένα ενημερώνονται κανονικά κατά την εκτέλεση ανανέωσης δεδομένων, αλλά μόνο μέσα σε υπάρχοντα σχήματα. Η ανανέωση των δεδομένων δεν προσθέτει ή καταργεί σχήματα.

Δείτε επίσης

Βίντεο: Δημιουργία οργανογράμματος

Αυτόματη δημιουργία οργανογράμματος από δεδομένα υπαλλήλων

Δημιουργία οργανογράμματος χωρίς εξωτερικά δεδομένα

Δημιουργία οργανογράμματος με χρήση του Visio για το Web

Εμφάνιση ή απόκρυψη πληροφοριών σε οργανόγραμμα του Visio

Διάταξη των σχημάτων στο οργανόγραμμα

Πληροφορίες για τη διακοπή του οργανογράμματος σε πολλές σελίδες

Εύρεση δείγματος οργανογράμματος προτύπων και διαγραμμάτων του Visio 

Δημιουργήστε διαγράμματα του Visio με οθόνη αφής

Σχεδίαση οργανογράμματος

Για να δημιουργήσετε ένα οργανόγραμμα, προσθέστε το στάμπο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο αρχείο σας.

1. Επιλέξτε Αρχείο > Δημιουργία και, στη συνέχεια, επιλέξτε Οργανόγραμμα:

   

2. Στο τμήμα παραθύρου Σχήματα , στο αριστερό περιθώριο, επιλέξτε από τα πέντε στάμπο οργανογράμματος, ξεκινώντας από το βασικό οργανόγραμμα. (Οι παραπάνω εικόνες απεικονίζουν την εμφάνιση των σχημάτων σε κάθε στάμπο.)

3. Αρχίστε να σύρετε σχήματα επάνω στον καμβά.

4. Χρησιμοποιήστε γραμμές σύνδεσης για να εμφανίσετε την εταιρική ιεραρχία. 

   

   Για περισσότερες λεπτομέρειες, ανατρέξτε στο θέμα Προσθήκη γραμμών σύνδεσης μεταξύ σχημάτων του Visio.

5. Εάν θέλετε να αλλάξετε το χρώμα ενός σχήματος, κάντε δεξί κλικ σε αυτό και επιλέξτε (Γέμισμα σχήματος) και, στη συνέχεια, επιλέξτε ένα χρώμα.

Εφαρμογή διάταξης στο οργανόγραμμα που έχετε σχεδιάσει

Όταν σχεδιάσετε και συνδέσετε τα σχήματά σας, επιλέξτε τη διάταξη που προτιμάτε. Το Visio παρέχει οκτώ επιλογές διάταξης για την οπτική ιεραρχία του οργανογράμματος:

1. Στην καρτέλα Οργανόγραμμα στη γραμμή εργαλείων, επιλέξτε Διατάξεις.

   

2. Ορίστε από τις επιλογές για συνδυασμούς από επάνω προς τα κάτω, από κάτω προς τα επάνω, από αριστερά προς τα δεξιά, από δεξιά προς τα αριστερά, σε παράθεση ή υβριδικούς συνδυασμούς. 

Γρήγορη δημιουργία οργανογραμμάτων

ΣτοVisio στο Microsoft 365, Visio Πρόγραμμα 1 και Visio Πρόγραμμα 2, υπάρχουν δύο μέθοδοι για να προσθέσετε γρήγορα νέους κόμβους. Ο πρώτος κόμβος πρέπει να σύρεται από το παράθυρο Σχήμα (στα αριστερά του παραθύρου). Επιπλέον κόμβοι με τους οποίους συνδέεστε στον πρώτο μπορούν, στη συνέχεια, να προστεθούν με έναν από τους παρακάτω δύο τρόπους:

Προσαρμογή οργανογράμματος

Visio Πρόγραμμα 1 και Visio Πρόγραμμα 2 χρήστες μπορούν να προσαρμόσουν περαιτέρω ένα οργανόγραμμα , χρησιμοποιώντας το παράθυρο εργασιών Μορφοποίηση οργανογράμματος που εμφανίζεται στη δεξιά πλευρά του καμβά σχεδίασης. Το παράθυρο εργασιών ανοίγει στα δεξιά του καμβά σχεδίασης όταν έχετε ξεκινήσει από οποιοδήποτε από τα διαθέσιμα πρότυπα οργανογράμματος ή όταν έχετε καρφιτσώσει οποιοδήποτε από τα στάμπο οργανογράμματος (π.χ., Basic, Medal, Rollout, Badge ή Pinboard). Μπορείτε να αλλάξετε το στυλ ενός σχήματος, να προσθέσετε φωτογραφίες στα σχήματα και να προσθέσετε περιγραφικά πεδία στα σχήματα. 

Από προεπιλογή, τα πεδία Όνομα και Τίτλος είναι τα ορατά πεδία υπαλλήλων και στο πλαίσιο κράτησης θέσης εικόνας εισάγονται αρχικά όταν προσθέτετε σχήματα στον καμβά για πρώτη φορά. 

Οι προσαρμογές μπορούν να εφαρμοστούν σε ένα επιλεγμένο σύνολο σχημάτων οργανογράμματος ή σε όλα τα σχήματα οργανογράμματος στον καμβά. Εάν δεν έχει επιλεγεί σχήμα στον καμβά, οι αλλαγές που κάνετε εφαρμόζονται σε όλα τα σχήματα στον καμβά. Τώρα είναι διαθέσιμες οι ακόλουθες προσαρμογές:  

1. Αλλαγή του στυλ κόμβου:

   Στο παράθυρο εργασιών Μορφοποίηση οργανογράμματος , στην περιοχή Στυλ κόμβου, επιλέξτε το στυλ που θέλετε για τα σχήματά σας (βασικό τετράγωνο, βασική κυκλική, κυκλική ανάπτυξη κ.ο.κ.).

   

2. Αποστολή φωτογραφιών:

   Επιλέξτε Αποστολή φωτογραφιών για να αποστείλετε μία ή περισσότερες φωτογραφίες ταυτόχρονα— για κάθε άτομο που αντιπροσωπεύεται στον οργανόγραμμα. Εάν αποστείλετε πολλές εικόνες ταυτόχρονα, τα αρχεία εικόνας θα πρέπει να έχουν ονόματα που ταιριάζουν με αυτά που χρησιμοποιούνται στο οργανόγραμμα. Τα αρχεία θα πρέπει να είναι αρχεία JPG, JPEG ή PNG με μέγιστο μέγεθος αρχείου 6 MB το καθένα.

3. Προσθήκη πεδίων υπαλλήλων:

   Στην περιοχή Πεδία υπαλλήλων, επιλέξτε ή καταργήστε την επιλογή από τα πλαίσια ελέγχου για να υποδείξετε ποια πεδία θέλετε να εμφανίζονται σε κάθε σχήμα. Κάθε σχήμα μπορεί να έχει συγκεκριμένα πεδία υπαλλήλων ορατά. Αφού προστεθεί, σε κάθε σχήμα, κάντε διπλό κλικ σε ένα όνομα πεδίου για να το επιλέξετε και αρχίστε να πληκτρολογείτε την τιμή που θέλετε να καταχωρήσετε σε αυτό το πεδίο. (Για παράδειγμα, μπορείτε να κάνετε διπλό κλικ σε μια ετικέτα "Τμήμα " και να πληκτρολογήσετε "Ανθρώπινο δυναμικό".)

Δείτε επίσης

Προσθήκη γραμμών σύνδεσης μεταξύ σχημάτων του Visio

Δημιουργία οργανογράμματος με βάση δεδομένα του Excel