Ανανέωση δεδομένων που έχουν εισαχθεί

Με το Visio, μπορείτε να ανανεώσετε τα δεδομένα που έχουν εισαχθεί σε ένα διάγραμμα του Visio, χρησιμοποιώντας τις δυνατότητες " Προσαρμοσμένη εισαγωγή", " Γρήγορη εισαγωγή" και "Δημιουργία από δεδομένα ". Μπορείτε επίσης να επιλύσετε διενέξεις δεδομένων, οι οποίες συνήθως προκαλούνται από γραμμές που προστέθηκαν ή διαγράφηκαν στο αρχείο προέλευσης δεδομένων μετά τη δημιουργία του διαγράμματός σας. Μπορείτε επίσης να προγραμματίσετε την ανανέωση δεδομένων ώστε να πραγματοποιείται σε σταθερά χρονικά διαστήματα.

Τι θέλετε να κάνετε;

• Ανανέωση των δεδομένων σε ένα σχέδιο
• Ρύθμιση του Visio ώστε να ανανεώνει αυτόματα τα δεδομένα ενός σχεδίου
• Επίλυση διενέξεων μεταξύ παλαιών και νέων δεδομένων

Ανανέωση των δεδομένων σε ένα σχέδιο

1. Ανοίξτε το σχέδιο που περιέχει τα δεδομένα που θέλετε να ανανεώσετε.

2. Στο μενού "Δεδομένα ", κάντε κλικ στην επιλογή "Ανανέωση δεδομένων".

3. Εάν λάβετε ένα μήνυμα ειδοποίησης ασφαλείας του Visio και θεωρείτε αξιόπιστη την προέλευση δεδομένων, επιλέξτε OK.

4. Στο παράθυρο διαλόγου Ανανέωση δεδομένων , κάντε ένα από τα εξής:

   • Για να ανανεώσετε ένα μοναδικό αρχείο προέλευσης δεδομένων, επιλέξτε το στη λίστα Προέλευση δεδομένων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Ανανέωση.

   • Για να ανανεώσετε πολλές προελεύσεις δεδομένων, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο CTRL ενώ επιλέγετε τις προελεύσεις δεδομένων στη λίστα Προέλευση δεδομένων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Ανανέωση.

   • Για να ανανεώσετε όλες τις προελεύσεις δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση όλων.

     Συμβουλή

     Για να επιλέξετε τη σειρά με την οποία ανανεώνονται τα αρχεία προέλευσης δεδομένων, κάντε κλικ στην επικεφαλίδα στήλης " Προέλευση δεδομένων ".

Ρύθμιση του Visio ώστε να ανανεώνει αυτόματα τα δεδομένα ενός σχεδίου

1. Ανοίξτε το σχέδιο που περιέχει τα δεδομένα που θέλετε να ανανεώσετε.
2. Στο μενού "Δεδομένα ", κάντε κλικ στην επιλογή "Ανανέωση δεδομένων".
3. Στο παράθυρο διαλόγου Ανανέωση δεδομένων , επιλέξτε μία ή περισσότερες προελεύσεις δεδομένων.
4. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Εμφάνιση αυτού του παραθύρου διαλόγου κατά το άνοιγμα αρχείου .
5. Κάντε κλικ στην επιλογή Ρύθμιση παραμέτρων.
6. Στο παράθυρο διαλόγου Ρύθμιση παραμέτρων ανανέωσης , στην περιοχή Αυτόματη ανανέωση, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Ανανέωση κάθε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στα βέλη για να επιλέξετε ένα διάστημα.

Πώς γίνεται επιλέξετε το σωστό μοναδικό αναγνωριστικό;

Πρέπει να επιλέξετε ένα μοναδικό αναγνωριστικό για κάθε πίνακα, ώστε να ανανεώνεται το σχέδιό σας όταν αλλάζουν τα δεδομένα στην προέλευση δεδομένων. Ένα μοναδικό αναγνωριστικό (ή στήλη κλειδιού) θα πρέπει να είναι μια στήλη που δεν αλλάζει. Αυτό το κλειδί επιτρέπει την ακριβή αντιστοίχιση κάθε γραμμής των ανανεωμένων δεδομένων με μια γραμμή της προέλευσης δεδομένων από την οποία πραγματοποιείτε την ενημέρωση.

Στο παρακάτω παράδειγμα ενός φύλλου εργασίας του Excel, το μοναδικό αναγνωριστικό ή κλειδί, είναι η στήλη "Αναγνωριστικό υπαλλήλου".

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στον Οδηγό επιλογής δεδομένων (Ρύθμιση παραμέτρων ανανέωσης μοναδικού αναγνωριστικού).

Επίλυση διενέξεων μεταξύ παλαιών και νέων δεδομένων

Ίσως χρειαστεί να επιλύσετε τυχόν διενέξεις ανάμεσα στα νέα δεδομένα από το αρχείο προέλευσης δεδομένων και τα παλιά δεδομένα στο σχέδιό σας. Για παράδειγμα, μπορεί να προκύψουν διενέξεις εάν διαγράψετε μια γραμμή από τα δεδομένα σας ή δημιουργήσετε μια νέα γραμμή με το ίδιο μοναδικό αναγνωριστικό με μια άλλη γραμμή στο αρχείο προέλευσης δεδομένων. Και στις δύο περιπτώσεις, η εντολή "Ανανέωση δεδομένων " δεν μπορεί να ανανεώσει τα δεδομένα σε όλα τα σχήματα, επειδή δεν μπορεί πλέον να ταιριάξει κάθε σχήμα με μια γραμμή στην ανανεωμένη προέλευση δεδομένων. Εάν παρουσιαστούν τέτοιου είδους διενέξεις, εμφανίζεται το παράθυρο " Ανανέωση διενέξεων ". Το παράθυρο παρέχει επιλογές που σας βοηθούν να επιλύσετε τις διενέξεις.

Επίλυση διενέξεων που προκαλούνται από διαγραμμένες γραμμές δεδομένων

Εάν ανανεώσετε ένα διάγραμμα αφού καταργηθεί μια γραμμή από το αρχείο προέλευσης δεδομένων, μπορείτε να επιλέξετε να καταργήσετε το σχήμα με το οποίο είναι συνδεδεμένο — ώστε το διάγραμμά σας να συνεχίσει να ταιριάζει με τα δεδομένα — ή μπορείτε να διατηρήσετε το σχήμα ακόμα και αν το αρχείο προέλευσης δεδομένων δεν έχει πλέον μια γραμμή συνδεδεμένη με αυτό το σχήμα.

Εάν υπάρξουν διενέξεις μετά την ανανέωση των δεδομένων, το παράθυρο " Ανανέωση διενέξεων " ανοίγει αυτόματα, όπως φαίνεται στο παρακάτω παράδειγμα.

1. Στο τμήμα παραθύρου "Ανανέωση διενέξεων ", στη λίστα των σχημάτων, επιλέξτε τα σχήματα στα οποία θέλετε να εφαρμόσετε μία από τις ακόλουθες εντολές.

2. Κάντε κλικ σε ένα από τα εξής:

   • Διαγραφή σχήματος για διαγραφή μόνο των επιλεγμένων σχημάτων

   • Διαγραφή όλων των σχημάτων της λίστας για να διαγράψετε όλα τα σχήματα με γραμμές που λείπουν

   • Διατήρηση σχήματος για διατήρηση μόνο των επιλεγμένων σχημάτων

   • Διατήρηση όλων των σχημάτων στη λίστα για να διατηρήσετε όλα τα σχήματα όπου λείπουν γραμμές

     Σημείωση

     Οι εντολές "Διαγραφή σχήματος" και "Διατήρηση σχήματος" δεν είναι διαθέσιμες (εμφανίζονται απενεργοποιημένες) εάν δεν έχει επιλεγεί κανένα σχήμα στη λίστα.

Επιλύστε διενέξεις που προκαλούνται από δεδομένα που δεν μπορούν να προσδιοριστούν με μοναδικό τρόπο

Εάν τα δεδομένα σας δεν έχουν ένα μοναδικό αναγνωριστικό ή εάν το μοναδικό αναγνωριστικό αλλάξει στην προέλευση δεδομένων πριν ανανεώσετε το σχέδιο, η εντολή "Ανανέωση δεδομένων " ενδέχεται να μην είναι σε θέση να αντιστοιχίσει τη σωστή γραμμή με το αντίστοιχο σχήμα.

Εάν υπάρξουν διενέξεις μετά την ανανέωση των δεδομένων, το παράθυρο " Ανανέωση διενέξεων " ανοίγει αυτόματα, όπως φαίνεται στο παρακάτω παράδειγμα.

1. Στο τμήμα παραθύρου "Ανανέωση διενέξεων ", στη λίστα των σχημάτων, επιλέξτε τα σχήματα στα οποία θέλετε να εφαρμόσετε μία από τις ακόλουθες εντολές.

2. Κάντε κλικ σε ένα από τα εξής:

   • Επιλέξτε "Γραμμή που ταιριάζει " για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου "Επιλογή γραμμής που ταιριάζει ", όπου μπορείτε να προσδιορίσετε ποια γραμμή θα συσχετιστεί με το συγκεκριμένο σχήμα.

   • Παράβλεψη όλων των διενέξεων για να διατηρήσετε τις διπλότυπες γραμμές στο παράθυρο "Εξωτερικά δεδομένα ". Οι υπάρχουσες συνδέσεις προς αυτές τις γραμμές διαγράφονται.

     Σημείωση

     Εάν κάνετε κλικ στην επιλογή Παράβλεψη όλων των διενέξεων, οι γραμμές με διπλότυπα μοναδικά αναγνωριστικά παραμένουν στο παράθυρο, τα αρχικά δεδομένα εξακολουθούν να αποθηκεύονται στο παράθυρο διαλόγου "Δεδομένα σχήματος " και δεν υπάρχουν συνδέσεις μεταξύ του σχήματος και των δεδομένων.

Αρχή της σελίδας

Όταν προβάλλετε ένα διάγραμμα στο Visio για το Web, μπορείτε να ανανεώσετε τα δεδομένα σε αυτό για να δείτε τις ενημερώσεις που έγιναν στη συνδεδεμένη προέλευση δεδομένων. Με τη δυνατότητα ανανέωσης δεδομένων, το διάγραμμα είναι σαν ένας ζωντανός πίνακας εργαλείων στον οποίο εσείς και η ομάδα σας μπορείτε να αναφέρεστε συνεχώς.

Δημιουργία σύνδεσης δεδομένων

1. Προτού ξεκινήσετε:

   • Επιλέξτε ένα αρχείο προέλευσης δεδομένων, οποιοδήποτε βιβλίο εργασίας του Excel που έχει αποσταλεί στο SharePoint Online ή σε μια λίστα του SharePoint.
   • Αποθηκεύστε τη διεύθυνση URL του αρχείου προέλευσης δεδομένων.

2. Ανοίξτε το διάγραμμα στο Visio και συνδέστε τα σχήματα στο αρχείο προέλευσης δεδομένων χρησιμοποιώντας τη διεύθυνση URL που αποθηκεύσατε στο βήμα 1. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή δεδομένων σε σχήματα στο σχέδιό σας.

3. Αφού συνδέσετε με επιτυχία το αρχείο προέλευσης δεδομένων, κάντε αποστολή του διαγράμματός σας στο SharePoint Online. Βεβαιωθείτε ότι το αρχείο προέλευσης δεδομένων και το διάγραμμα είναι αποθηκευμένα στην ίδια τοποθεσία του SharePoint. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την αποστολή, ανατρέξτε στο θέμα Αποστολή αρχείων και φακέλων σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων.

4. Κάντε κοινή χρήση της σύνδεσης του απεσταλμένου διαγράμματος με τους συναδέλφους σας που τώρα μπορούν να δουν τα πιο πρόσφατα δεδομένα στον πίνακα εργαλείων. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την κοινή χρήση, ανατρέξτε στο θέμα Συνεργασία σε σχέδια του Visio.

Ανανέωση των δεδομένων στο διάγραμμα

1. Ανοίξτε το διάγραμμά σας για προβολή. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Προβολή, δημιουργία και επεξεργασία διαγράμματος στο Visio για το web.
   Θα δείτε το ακόλουθο προειδοποιητικό μήνυμα για την απενεργοποίηση της ανανέωσης:

   

2. Για να ενεργοποιήσετε την ανανέωση, επιλέξτε Να επιτρέπεται ανανέωση.

3. Για να δείτε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη σύνδεση δεδομένων, επιλέξτε Λεπτομέρειες.

4. Επιλέξτε Ανανέωση δεδομένων, για να ανανεώσετε όλες τις προελεύσεις δεδομένων στο διάγραμμα.

   

   Εάν η εντολή Ανανέωση δεδομένων δεν είναι διαθέσιμη (εμφανίζεται απενεργοποιημένη ή σκιασμένη), δεν υπάρχουν συνδέσεις δεδομένων που έχουν συνδεδεμένα σχήματα στην τρέχουσα σελίδα και άλλες σελίδες ή το διάγραμμα είναι διάγραμμα Απεικόνισης δεδομένων.

Όταν παρουσιάζεται διένεξη δεδομένων

Μπορεί να προκύψουν διενέξεις εάν κάνετε μια αλλαγή στο αρχείο προέλευσης δεδομένων, όπως διαγραφή συνδεδεμένων γραμμών ή δημιουργία μιας νέας γραμμής με το ίδιο μοναδικό αναγνωριστικό με κάποια άλλη γραμμή. Και στις δύο περιπτώσεις, κατά την προβολή ενός διαγράμματος, η εντολή "Ανανέωση δεδομένων " δεν είναι δυνατό να ανανεώσει τα δεδομένα σε όλα τα σχήματα, επειδή δεν είναι πλέον δυνατή η αντιστοίχιση κάθε σχήματος με μια γραμμή. Εάν παρουσιαστούν τέτοιου είδους διενέξεις, εμφανίζεται το παράθυρο Ανανέωση διενέξεων. Εάν βλέπετε αυτή την ειδοποίηση, ανοίξτε το αρχείο στο Visio και διορθώστε το πρόβλημα.

Ανανέωση ενός διαγράμματος Απεικόνισης δεδομένων

Κατά την προβολή ενός διαγράμματος Απεικόνισης δεδομένων, δεν μπορείτε να ανανεώσετε το διάγραμμα χρησιμοποιώντας την εντολή Ανανέωση. Για να δείτε τα πιο πρόσφατα δεδομένα του Excel στο διάγραμμα, ανοίξτε το διάγραμμα στο Visio 2016 ή νεότερη έκδοση, επιλέξτε το κοντέινερ διαγράμματος και, στη συνέχεια, επιλέξτεΑνανέωσηδεδομένων>.