Administrar la pertenencia como miembro a las comunidades

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Algunas comunidades están pensadas para empleados y administradores más allá de los límites de la organización, la división o el equipo, para que los miembros puedan intercambiar información pertinente en todos los niveles de la jerarquía de la empresa. La aceptación como miembro en otras comunidades puede estar más controlada debido a que el contenido es muy sensible o tiene un enfoque muy específico. Sin duda deseará que los usuarios encuentren y se unan a las comunidades que les resultan relevantes y beneficiosas, pero también deseará limitar la detectabilidad en algunos casos. El acceso y la detectabilidad están determinados por las formas en que configura los permisos y las aprobaciones.

Considere estos cuatro tipos de comunidades y sus correspondientes permisos de miembros:

Tipo

Descripción

Permiso

Configuración de aprobación

Comunidad privada

Una comunidad para información sensible donde desea limitar la participación a grupos o usuarios específicos.

Otorgar permiso de miembro solo a aquellos grupos o individuos que corresponda.

Ninguno

Comunidad cerrada

Todos pueden ver el contenido, pero solo los miembros aprobados pueden contribuir.

Otorgar permisos de visitante a todos. Se deben realizar solicitudes explícitas para unirse.

Habilitar solicitudes de acceso

Comunidad abierta con membresía explícita

Todos pueden ver el sitio y reciben aprobación automática al unirse.

Otorgar permisos de visitante a todos. Se deben enviar solicitudes explícitas para hacerse miembro.

Habilitar aprobación automática

Comunidad abierta

Todos pueden ser miembros y pueden contribuir a la comunidad sin tener que unirse explícitamente.

Otorgar permisos de miembro a todos.

Ninguno

Como puede ver, se trata de una combinación de permisos y aprobaciones que determinan el nivel de accesibilidad de la comunidad a sus usuarios.

Acerca de la aprobación automática

Habilitar la aprobación automática le asegura que todos quienes se unen a la comunidad tendrán acceso automáticamente sin que un administrador tenga que aprobar manualmente la solicitud. Cuando habilita la aprobación automática, está habilitándola para la misma comunidad, no para ser miembro de un grupo específico. Por lo tanto, si decide habilitar la aprobación automática, tendrá que considerar cómo administrar los permisos. La aprobación automática es generalmente apropiada para las comunidades abiertas donde no existen restricciones sobre quién puede o no participar.

Si elige no utilizar la aprobación automática, recibirá un mensaje de correo cuando un usuario hace clic en el botón Unirse en su comunidad. Después de recibir el correo electrónico, use la configuración de Personas y Grupos en la página Configuración del sitio para asignar al nuevo miembro el grupo de comunidad apropiado.

Habilitar aprobación automática

  1. Desde la página de inicio de su colección de sitios, en el elemento web Herramientas de comunidad, haga clic en Configuración de comunidad.

  2. En la aprobación automática para las solicitudes de permisos, active la casilla que se encuentra junto a Habilitar aprobación automática.

    Nota: La opción Habilitar aprobación automática solo está disponible para comunidades que son colecciones de sitios raíz y no está disponible para subsitios de comunidades.

Deshabilitar aprobación automática

  1. Desde la página de inicio de su colección de sitios, en el elemento web Herramientas de comunidad, haga clic en Configuración de comunidad.

  2. En la aprobación automática para las solicitudes de permisos, desactive la casilla que se encuentra junto a Habilitar aprobación automática.

Administrar permisos de grupo de la comunidad

Una colección de sitios de la comunidad tiene cuatro grupos de usuarios, y cada grupo tiene un nivel de permisos diferente:

  • Los Miembros de la comunidad tienen permisos de contribución, que les permite iniciar debates, contestar discusiones, obtener puntos de reputación y nominar contestaciones como “mejor respuesta.”

  • Los Moderadores de comunidad tienen permisos para moderar, que les permiten crear y administrar categorías de discusiones, supervisar y actuar ante quejas de los miembros, otorgar regalos a los miembros y determinar la calificación de reputación.

  • Los Propietarios de comunidad tienen un control completo sobre la comunidad. Pueden crear y eliminar comunidades, asignar permisos, participar en debates, otorgar regalos a los miembros y realizar tareas de moderación.

  • Los Visitantes de comunidad tienen permisos de solo lectura. Pueden seguir los debates pero deben ser miembros antes de poder participar en los debates.

Asignar usuarios a grupos

  1. En la raíz de la colección de sitios, haga clic en configuración de Pequeño icono de engranaje de configuración que reemplazó a Configuración del sitio. > Configuración del sitio.

  2. En la página Configuración del sitio, en Usuarios y permisos, haga clic en Personas y grupos.

  3. En el menú Inicio rápido de la parte izquierda de la página, haga clic en Más.

  4. Haga clic en el nombre del grupo al que desea agregar miembros.

  5. En la página Personas y grupos, haga clic en Nuevo.

  6. En Agregar personas, escriba los nombres y direcciones de correo de los miembros que desea agregar. Aquí también puede agregar listas de distribución para que los grupos grandes de usuarios tengan garantizados los permisos todos de una vez.

  7. Haga clic en Compartir.

Supervisar la pertenencia a la comunidad

El moderador de la comunidad, el propietario de sitio o el administrador de la colección de sitios son los únicos que pueden administrar la pertenencia a la comunidad.

  1. En la raíz de la colección de sitios, haga clic en configuración de Pequeño icono de engranaje de configuración que reemplazó a Configuración del sitio. > Configuración del sitio.

  2. En la página Configuración del sitio, en Administración de comunidad, haga clic en Administrar miembros.

    • En la página de miembros de la Comunidad, observe que existen varias vistas diferentes:
      Vista miembros: muestra información del miembro, como las estadísticas de foto, nombre y descripción. Esta vista se puede ordenar alfabéticamente o colaboradores superior. Esta es la misma vista que esté disponible para todos los miembros a través del vínculo de miembros en el inicio rápido en el lado izquierdo de la página.

    • Vista de administración: incluye la fotografía, el nombre y la información de combinación junto con un recuento de discusiones, respuestas, mejores respuestas y calificación de reputación del miembro. También se enumeran las teclas que tiene

    • Nuevos miembros. Muestra los miembros que se han unido recientemente. Haga clic en el nombre del miembro o foto le llevará a su perfil de Mi sitio.

    • Elipses (...). Proporciona opciones de visualización adicionales como Colaboradores de la parte superior y la Vista única de miembro. La vista de miembro solo muestra un registro de actividad en curso por miembro.

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