Access proporciona varias maneras de agregar o quitar las columnas de una hoja de datos. Puede usar la vista Hoja de datos para agregar o quitar columnas y establecer los tipos de datos para dichas columnas. También puede agregar campos desde un panel de tareas, o bien puede abrir la tabla subyacente a la hoja de datos y agregar un campo en la vista Diseño. Este tema explica cómo usar cada método.
Para obtener más información acerca de cómo crear y usar hojas de datos, vea los artículos Crear un formulario mediante la herramienta Hoja de datos y Trabajar con hojas de datos.
¿Qué desea hacer?
Comprender las columnas en hojas de datos
Una hoja de datos es la representación visual de la información contenida en una tabla de base de datos o de los resultados devueltos por una consulta. Una columna en una hoja de datos representa lo mismo que un campo en una tabla de base de datos. Al agregar o quitar una columna de una hoja de datos, agrega o quita un campo de la tabla subyacente a la hoja de datos. Si ese campo contiene datos, también elimina esa información.
Trabajar con columnas
Access hace que resulte más rápido y fácil agregar o quitar un campo de tabla, ya que le permite realizar esas tareas en la vista Hoja de datos. De forma predeterminada, todas las tablas en la vista Hoja de datos contienen una columna en blanco denominada Haga clic para agregar. Para agregar una columna, escriba datos en la primera celda en blanco debajo de ese encabezado de columna. También puede pegar uno o más fragmentos de datos en la columna en blanco. Ya no necesita usar la vista Diseño para agregar o quitar columnas, pero puede hacerlo si lo desea.
Además, ya no tiene que establecer los tipos de datos más comunes para la nueva columna. De forma predeterminada, los campos de una tabla de base de datos deben contener determinados tipos de datos, como texto, fechas y horas, números, etc. Normalmente, se establecen los tipos de datos al diseñar las tablas de la base de datos. Pero ahora Access deduce la mayoría de los tipos de datos cuando se escriben en una nueva columna. Por ejemplo, si escribe un nombre en el primer campo en la nueva tabla, Access establece ese campo en el tipo de datos Texto. Si pega una fecha, Access establece el campo en el tipo de datos Fecha y hora, y así sucesivamente. Si pega una combinación de datos, como códigos postales de diferentes países o regiones, Access selecciona el tipo de datos que mejor conserve la información: por lo general, el tipo de datos Texto. Para obtener más información, vea la sección Comprender cómo Access asigna los tipos de datos a medida que escribe información, más adelante en este artículo.
Para obtener más información acerca de cómo establecer tipos de datos, vea el artículo Tipos de datos para bases de datos de escritorio de Access. Si no le resultan familiares las reglas de diseño de bases de datos relacionales, vea el artículo Introducción al diseño de bases de datos.
Los pasos descritos en las siguientes secciones explican cómo agregar y quitar columnas en hojas de datos mediante el uso de las vistas Hoja de datos y Diseño.
Agregar una columna mediante la vista Hoja de datos
En esta sección se explica cómo usar la vista Hoja de datos para agregar una columna a una hoja de datos, asignarle un nombre y escribir datos. Durante el proceso, recuerde que los siguientes pasos agregan y cambian un campo en la tabla subyacente a su hoja de datos.
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En el Panel de navegación, busque la tabla a la que desea agregar el campo y haga doble clic sobre ella.
Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.
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Desplácese hasta el lado izquierdo o derecho de la hoja de datos (según su configuración regional y de idioma de Windows) y busque la columna en blanco.
De forma predeterminada, las palabras Haga clic para agregar aparecen en el encabezado de columna de la columna en blanco.
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Escriba datos en la primera fila en blanco debajo del encabezado.
También hay otra opción.
Pegue uno o más fragmentos de datos en el campo, empezando por la primera celda en blanco.
Guarde los cambios.
Según el tipo de datos que escriba, Access establece un tipo de datos u otro para el campo. Por ejemplo, si escribe un nombre, Access establece el tipo de datos en Texto.
Para obtener más información sobre cómo Access establece los tipos de datos, vea la sección Comprender cómo Access asigna los tipos de datos a medida que escribe información. Para obtener información sobre cómo establecer tipos de datos manualmente, vea Establecer los tipos de datos que no deduce la vista Hoja de datos, también más adelante en este artículo.
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Haga doble clic en el encabezado de columna y escriba un nombre para el nuevo campo.
También hay otra opción.
Haga clic con el botón derecho en el encabezado de columna y haga clic en Cambiar nombre de campo en el menú contextual. A continuación, escriba un nombre para dicho campo.
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Guarde los cambios.
Quitar una columna mediante la vista Hoja de datos
Antes de quitar una columna de una hoja de datos, recuerde esta información importante:
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Al quitar una columna, se eliminan todos los datos en ella y no se puede deshacer la eliminación. Por este motivo, se recomienda realizar una copia de la tabla antes de eliminar la columna.
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No puede eliminar ciertos tipos de columnas sin seguir pasos adicionales. Por ejemplo, no puede usar la vista Hoja de datos para eliminar un campo de clave principal. Debe usar la vista Diseño para realizar dicha tarea. Además, no puede eliminar una clave principal o un campo de búsqueda sin eliminar primero la relación entre el campo y las tablas de las que el campo toma sus datos. Explicar cómo eliminar campos relacionados queda fuera del ámbito de este artículo.
Para obtener más información, vea los artículos Conceptos básicos del diseño de una base de datos, Agregar o cambiar la clave principal de una tabla en Access, Create, modificar o eliminar una relación y Create o eliminar un campo multivalor.
Eliminación de una columna en la vista Hoja de datos
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Haga clic derecho en la fila de encabezado de la columna que desea quitar.
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Haga clic en Eliminar campo en el menú contextual.
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Haga clic en Sí para confirmar la eliminación.
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Guarde los cambios.
Agregar una columna mediante la vista Diseño
Si ha utilizado versiones anteriores de Access, probablemente tenga cierta experiencia en la vista Diseño. La vista Diseño ofrece una mayor flexibilidad que la vista Hoja de datos porque puede establecer todos los tipos de datos disponibles y le permite crear un campo de búsqueda, todo ello sin salir de la vista Diseño.
Agregar una columna en la vista Diseño
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En el panel de navegación, haga clic derecho en la tabla que desee cambiar y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
También hay otra opción.
En la barra de estado de Access, haga clic en Vista Diseño.
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En la columna Nombre de campo, seleccione una fila en blanco y escriba un nombre para el nuevo campo.
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En la columna Tipo de datos, junto al nombre del nuevo campo, seleccione un tipo de datos para la nueva columna.
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Guarde los cambios.
Quitar una columna mediante la vista Diseño
Se aplican las mismas reglas para eliminar una columna en la vista Hoja de datos que en la vista Diseño: Si elimina una columna, perderá todos los datos de esa columna. Además, para poder eliminar una clave principal o un campo de búsqueda, primero deberá eliminar las relaciones de esos campos.
Para obtener más información, vea los artículos Conceptos básicos del diseño de una base de datos, Agregar o cambiar la clave principal de una tabla en Access y Create o eliminar un campo multivalor.
Quitar una columna en la vista Diseño
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En el panel de navegación, haga clic derecho en la tabla que desee cambiar y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
También hay otra opción.
En la barra de estado de Access, haga clic en Vista Diseño.
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Seleccione el campo (la fila) que quiere eliminar.
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En la pestaña Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Eliminar filas.
También hay otra opción.
Pulse ELIMINAR.
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Guarde los cambios.
Comprender cómo Access asigna los tipos de datos a medida que escribe información
Al crear una hoja de datos en blanco, Access asigna un tipo de datos a cada campo cuando se escriben datos en él. La siguiente tabla enumera los distintos tipos de datos que puede escribir y el tipo de datos que Access aplica a cada uno.
Nota: No puede establecer los tipos de datos Datos adjuntos ni Objeto OLE escribiendo datos en un campo, y no se puede habilitar la compatibilidad con la edición de texto enriquecido escribiendo datos en un campo.
La siguiente tabla muestra cómo Access establece el tipo de datos para un campo al escribirlos en la vista Hoja de datos.
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Si escribe: |
Access creará un campo con el tipo de datos: |
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Diego |
Texto corto (texto) |
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Un bloque de texto o texto y números de más de 256 caracteres. |
Texto largo (Memo) Nota: No puede usar la vista Hoja de datos para habilitar el formato de texto enriquecido. Además, si habilita una propiedad denominada Solo anexar para el campo Memo, de forma predeterminada, Access oculta el texto al colocar el cursor en dicho campo. Para obtener información sobre cómo habilitar el formato de texto enriquecido, vea el artículo Crear o eliminar un campo de Texto enriquecido. |
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http://www.contoso.com Access reconoce los siguientes protocolos de Internet: http, ftp, gopher, wais, file, https, mhtml, mailto, msn, news, nntp, midi, cid, prospero, telnet, rlogin, tn3270, pnm, mms y outlook. Nota: Para que Access reconozca el protocolo y establezca el tipo de datos Hipervínculo, el protocolo debe ir seguido de un carácter que no sea un espacio en blanco. |
Hipervínculo |
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50000 |
Número, entero largo |
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50.000 |
Número, entero largo |
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50.000,99 |
Número, doble |
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50000,389 |
Número, doble |
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31/12/2019 Los formatos de fecha y hora especificados en su configuración regional y de idioma de Windows controlan cómo Access da formato a los datos Fecha y hora. |
Fecha y hora |
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31 de diciembre de 2019 Nota: Debe escribir o pegar algo más que el nombre del día para que Access deduzca el tipo de datos Fecha y hora. Por ejemplo, si escribe "martes", Access selecciona el tipo de datos Texto. Para que Access deduzca el tipo de datos Fecha y hora, debe escribir el mes además del día. |
Fecha y hora |
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10:50:23 |
Fecha y hora |
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10:50 |
Fecha y hora |
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17:50 |
Fecha y hora |
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12,50 $ Access reconoce el símbolo de moneda especificado en su configuración regional y de idioma de Windows. |
Moneda |
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21,75 |
Número, doble |
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123,00 % |
Número, doble |
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3,46 E+03 |
Número, doble |
Establecer los tipos de datos que no deduce la vista Hoja de datos
De forma predeterminada, no puede realizar ciertas tareas con la vista Hoja de datos:
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No puede establecer los tipos de datos Datos adjuntos u Objeto OLE pegando datos en una celda en blanco.
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No puede habilitar la edición de texto enriquecido para un campo de Texto largo (Memo) al pegar los datos. Para habilitar la compatibilidad con texto enriquecido, debe establecer una opción para el campo en la vista Diseño.
En los pasos de esta sección se explica cómo realizar estas acciones.
Establecimiento de tipo de datos Datos adjuntos
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Si aún no está seleccionada, seleccione la columna en blanco (la etiquetada Haga clic para agregar) en la hoja de datos.
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En la lista desplegable, seleccione Datos adjuntos.
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Guarde los cambios.
Agregación de un campo de Texto largo (Memo) a una tabla con edición de texto enriquecido
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Si aún no está seleccionada, seleccione la columna en blanco (la etiquetada Haga clic para agregar) en la hoja de datos.
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En la lista desplegable, seleccione Texto enriquecido.
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Guarde los cambios.
Conversión de una columna en un campo de búsqueda
De forma predeterminada, no puede usar la vista Hoja de datos para convertir una columna en un campo de búsqueda. Si no tiene experiencia en Access, un campo de búsqueda muestra datos de otro origen (una tabla o una lista de elementos) en una lista. De forma predeterminada, Access usa una lista desplegable para mostrar los datos de búsqueda, pero también puede usar un cuadro de lista (una lista que no se abre ni se cierra) en un formulario.
Puede crear dos tipos de campos de búsqueda: listas basadas en tablas y listas de valores. Una lista basada en tabla usa una consulta para recuperar datos de otra tabla, y una lista de valores muestra un conjunto de valores codificados de forma rígida. En el siguiente procedimiento se explica cómo crear ambos tipos de listas.
Agregación de un campo de búsqueda
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En el panel de navegación, haga clic derecho en la tabla subyacente a su nueva hoja de datos y haga clic en Vista Diseño.
También hay otra opción.
En la barra de estado de Access, haga clic en Vista Diseño.
Se abrirá la tabla en la vista Diseño.
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Seleccione el campo que quiera convertir.
También hay otra opción.
Seleccione una fila en blanco en la columna Nombre de campo y escriba un nombre para el nuevo campo.
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En la pestaña Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Columna de búsqueda.
También hay otra opción.
En la vista Diseño, en la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha abajo y seleccione Asistente para búsquedas.
Se inicia el Asistente para búsquedas.
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Siga uno de estos procedimientos:
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Creación de una lista basada en tabla
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Seleccione Deseo que la columna de búsqueda busque los valores en una tabla o consulta y haga clic en Siguiente.
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En Vista, seleccione una opción, seleccione una tabla o consulta en la lista y haga clic en Siguiente. Por ejemplo, si desea usar valores de una tabla en el campo de búsqueda, haga clic en Tablas. Si desea usar una consulta, haga clic en Consultas. Para ver una lista de todas las tablas y consultas en la base de datos, haga clic en Ambas.
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Mueva los campos que desee que aparezcan en la lista de búsqueda del panel Campos disponibles al panel Campos seleccionados y haga clic en Siguiente.
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Si lo desea, elija una o más opciones de ordenación de los campos que seleccionó en el paso anterior, y después haga clic en Siguiente.
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Opcionalmente, puede ajustar el ancho de cada columna de la lista de búsqueda. Cuando termine, haga clic en Siguiente.
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Si lo desea, en Qué etiqueta desea para la columna de búsqueda, escriba un nombre en el cuadro de texto.
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Opcionalmente, seleccione la casilla Permitir varios valores. Al seleccionar esta opción, podrá seleccionar y almacenar más de un elemento de la lista.
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Haga clic en Finalizar. Si Access le pide que guarde la tabla, haga clic en Sí. Access agrega la consulta de búsqueda para la nueva tabla. De forma predeterminada, la consulta recupera los campos especificados, además de los valores de clave principal de la tabla de origen. Después, Access establece el tipo de datos del campo de búsqueda para que coincida con el tipo de datos establecido para el campo de clave principal en la tabla de origen. Por ejemplo, si el campo de clave principal en la tabla de origen usa el tipo de datos Autonumeración, Access establece el tipo de datos para el campo de búsqueda en Número.
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Vuelva a la vista Hoja de datos, vaya al campo de búsqueda y seleccione un elemento de la lista.
También hay otra opción.
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Creación de una lista basada en valores
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Haga clic en Escribiré los valores que desee y después haga clic en Siguiente.
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En el cuadro Número de columnas, escriba el número de columnas que desee que aparezcan en su lista y después vaya a la primera celda en blanco y escriba un valor.
Al escribir el primer valor, aparecerá otra celda en blanco debajo de la actual.
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Cuando termine de escribir el primer valor, use las teclas de flecha abajo o TAB para mover el foco a la siguiente celda y escriba un segundo valor.
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Repita los pasos 2 y 3 hasta que termine de crear la lista y haga clic en Siguiente.
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Opcionalmente, escriba un nombre para el nuevo campo y después haga clic en Finalizar.
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