Agregar una conexión de datos a una base de datos de Microsoft Access

En este artículo

• Información general

• Consideraciones de compatibilidad

• Antes de empezar

• Paso 1: Agregar una conexión de datos secundaria

• Paso 2: Configure la plantilla de formulario para usar la conexión de datos

Información general

Un secundario conexión de datos es una conexión de datos que se agrega a una plantilla de formulario. Una conexión de datos secundaria es diferente de la conexión de datos principal que se crea al diseñar una plantilla de formulario que se basa en una base de datos o un servicio Web. Conexión de datos principal de una plantilla de formulario puede recibir datos desde un origen de datos externos y también puede enviar datos del formulario a un origen de datos externo. Sin embargo, una plantilla de formulario puede tener solo una conexión de datos principal.

Puede agregar tantas conexiones de datos secundario a una plantilla de formulario como desee. Por ejemplo, suponga que tiene una base de datos que contiene una tabla que almacena los datos de empleados y otra tabla que almacena los datos del cliente. Puede agregar una conexión de datos secundaria que recupera datos de la tabla empleados y también puede agregar otra conexión de datos secundaria que recupera datos de la tabla de clientes en la misma base de datos de Access.

Aunque puede agregar una conexión de datos secundaria a la plantilla de formulario que puede enviar los datos del formulario a un origen de datos externos, como un servicio Web o una biblioteca de Windows SharePoint Services, solo puede usar conexiones de datos secundarios para recuperar datos desde un acceso base de datos. No puede agregar una conexión de datos secundaria que envíe datos del formulario a una base de datos de Access.

Cuando agrega una conexión de datos de consulta a una base de datos, InfoPath crea un secundario origen de datos que contiene los campos de datos y grupos que se corresponden a la forma en que los datos se almacenan en la base de datos. Dado que la estructura de datos en el origen de datos secundario debe coincidir con la forma en que los datos se almacenan en las tablas de base de datos, no puede modificar los campos o grupos en el origen de datos secundario.

Puede configurar las conexiones de datos de consulta para guardar los resultados de modo que los usuarios tengan acceso a los datos cuando su formulario no está conectado a una red. Según la naturaleza de los datos, es recomendable mostrar los resultados de la consulta solo cuando los usuarios están conectados a una red.

Cuando agrega una conexión de datos de consulta a una plantilla de formulario, de forma predeterminada los formularios basados en esta plantilla de formulario usan la conexión de datos cuando se abren por un usuario. También puede configurar la plantilla de formulario para usar la conexión de datos de la consulta en una de las siguientes maneras:

• Agregar una regla    Puede configurar una regla para usar la conexión de datos de consulta siempre que se produce la condición en la regla.

• Agregar un botón    Puede agregar un botón a la plantilla de formulario que los usuarios pueden hacer clic para obtener datos mediante la conexión de datos de la consulta.

• Usar código personalizado    Si no puede agregar una regla o un botón, puede usar código personalizado para obtener datos mediante la conexión de datos de la consulta. Usando código personalizado requiere un programador crear el código personalizado.

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Consideraciones de compatibilidad

No puede agregar una conexión de datos a una base de datos de Access a una plantilla de formulario compatible con el explorador.

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Antes de empezar

Antes de agregar una conexión de datos secundaria a la plantilla de formulario a una base de datos de Access, necesitará la siguiente información:

• El nombre y la ubicación de la base de datos.

  Nota: Si la base de datos esté almacenada en una ubicación de red, asegúrese de que la base de datos es accesible para los usuarios.

• El nombre de la tabla o consulta que proporciona datos a formularios basados en esta plantilla de formulario. Esta tabla o consulta que usa como la tabla principal o consulta al configurar la conexión de datos de la consulta.

• Los nombres de las otras tablas o consultas que proporcionan datos adicionales a la tabla principal o consulta. En la mayoría de los casos, las relaciones de tabla ya establecidas en la base de datos. Si tiene que establecer manualmente las relaciones entre la tabla principal o consulta y otra tabla o consulta, necesitará los nombres de campo relacionados de ambas tablas o consultas.

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Paso 1: Agregar una conexión de datos secundaria

1. En el menú Herramientas, haga clic en Conexiones de datos.

2. En el cuadro de diálogo Conexiones de datos, haga clic en Agregar.

3. En el Asistente para la conexión de datos, haga clic en crear una nueva conexión para, haga clic en recibir datos y, a continuación, haga clic en siguiente.

4. En la siguiente página del asistente, haga clic en base de datos (Microsoft SQL Server o Microsoft Office Access) y, a continuación, haga clic en siguiente.

5. En la siguiente página del asistente, haga clic en Seleccionar base de datos.

6. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, vaya a la ubicación de la base de datos.

   Nota: Si la base de datos esté almacenada en una ubicación de red, vaya a la ruta de nomenclatura universal (UNC) convención de la ubicación. No se vaya a la ubicación de red a través de una unidad de red. Si usa una unidad de red, los usuarios que creen formularios basados en esta plantilla de formulario buscará la base de datos de una unidad de red. Si el usuario no tiene una unidad de red, el formulario no encuentra la base de datos.

7. Haga clic en el nombre de la base de datos y, a continuación, haga clic en Abrir.

8. En el cuadro de diálogo Seleccionar tabla, haga clic en la tabla principal o consulta que desee usar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

9. En la siguiente página del asistente, active la casilla de verificación Mostrar columnas de tabla.

   De forma predeterminada, todos los campos en la tabla o consulta se agregan al origen de datos principal de la plantilla de formulario.

10. Desactive las casillas de verificación para los campos que no desea incluir en el origen de datos secundario.

    Agregar más tablas ni consultas a la conexión de datos.

    ¿Cómo?

    1. Haga clic en Agregar tabla.

    2. En el cuadro de diálogo Agregar tabla o consulta, haga clic en el nombre de la tabla secundaria y, a continuación, haga clic en siguiente. InfoPath intenta establecer las relaciones haciendo coincidir los nombres de campo en ambas tablas. Si no desea usar la relación sugerida, seleccione la relación y, a continuación, haga clic en Quitar relación. Para agregar una relación, haga clic en Agregar relación. En el cuadro de diálogo Agregar relación, haga clic en el nombre de cada campo relacionado en la columna correspondiente y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    3. Haga clic en Finalizar.

    4. Para agregar tablas secundarias adicionales, repita estos pasos.

11. Haga clic en Siguiente.

12. Para que los resultados de la conexión de datos de consulta disponibles cuando el formulario no está conectado a una red, seleccione la casilla de verificación almacenar una copia de los datos de la plantilla de formulario.

    Nota de seguridad: Si activa esta casilla, almacena los datos en el equipo del usuario cuando el formulario usa esta conexión de datos. Si el formulario está recuperando los datos confidenciales de esta conexión de datos, desea deshabilitar esta característica para ayudar a proteger los datos en caso de que se robe o se pierda el equipo.

13. Haga clic en Siguiente.

14. En la siguiente página del asistente, escriba un nombre descriptivo para esta conexión de datos secundaria y, a continuación, compruebe que la información en la sección de Resumen es correcta.

15. Para configurar el formulario para que reciban los datos automáticamente cuando se abre el formulario, active la casilla de verificación recuperar datos automáticamente cuando se abre un formulario.

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Paso 2: Configure la plantilla de formulario para usar la conexión de datos

Si desea que los formularios basados en esta plantilla de formulario para usar esta conexión de datos después de que el usuario abre el formulario, puede agregar una regla a la plantilla de formulario que utiliza esta conexión de datos que cumple una condición, o puede agregar un botón a la plantilla de formulario que los usuarios pueden hacer clic para usar esta conexión de datos.