Anexo a la Declaración de privacidad de Microsoft OneNote 2010

Vincular a imágenes y otros documentos

Si decide crear un vínculo a una imagen, un archivo, un origen de datos u otro documento del disco duro o de un servidor, la ruta de acceso a ese archivo se guarda en el bloc de notas. En algunos casos, el vínculo puede incluir el nombre de usuario o información sobre los servidores de la red. En el caso de una conexión de datos, puede elegir guardar un nombre de usuario o una contraseña en el vínculo de conexión de datos.

Además, cuando aplica un esquema XML a un bloc de notas, se guarda una ruta de acceso al esquema XML creado en el bloc de notas. En algunos casos, la ruta de acceso puede incluir su nombre de usuario.

Impresión

Al imprimir un bloc de notas de OneNote 2010 y, a continuación, guardarlo, OneNote 2010 guarda la ruta de acceso a la impresora junto con el bloc de notas. En algunos casos, la ruta de acceso puede incluir un nombre de usuario o de equipo.

Eliminación de páginas de copias impresas protegidas por Information Rights Management

Puede insertar archivos protegidos por Information Rights Management (IRM) en blocs de notas de OneNote como imágenes de copia impresa. Si intenta eliminar una página de una imagen de copia impresa protegida por IRM, la página eliminada se oculta, pero no se elimina del bloc de notas. Si elimina la copia impresa completa, las páginas se eliminan y no se ocultan.

Aparecerá una barra de mensajes en la parte superior de todas las páginas que tengan páginas de copia impresa ocultas.

Búsqueda y referencia

OneNote 2010 permite solicitar información sobre un término o una frase en particular a varios proveedores de contenido importantes. Cuando solicite la búsqueda de una palabra o frase en particular, OneNote 2010 usará Internet para enviar el texto solicitado, el producto de software que esté usando en ese momento, la configuración regional del sistema e información de autorización que indique que tiene derecho a descargar información de referencia, si es necesario por parte de terceros.

OneNote 2010 envía esta información a un servicio suministrado por Microsoft u otro proveedor que el usuario seleccione. Este servicio devuelve información sobre la palabra o frase solicitada.

A menudo, la información que recibe incluye un vínculo a información adicional desde el sitio web del servicio. Si hace clic en este vínculo, el proveedor del servicio podría agregar una cookie a su sistema para identificarle en futuras transacciones. Microsoft no es responsable de las prácticas de privacidad de sitios web y servicios de terceros. Microsoft no recibe ni almacena esta información, a menos que haya consultado un servicio propiedad de Microsoft.

Puede desactivar la función de búsqueda y referencia mediante el siguiente procedimiento:

1. Haga clic en la pestaña Archivo.

2. En el menú Ayuda, haga clic en Opciones.

3. Haga clic en Centro de confianza.

4. Haga clic en Configuración del Centro de confianza.

5. Haga clic en Opciones de privacidad y, a continuación, desactive la casilla Permitir que el panel de tareas Referencia busque e instale nuevos servicios.

Servicio de traducción

OneNote 2010 permite traducir todo o una parte del bloc de notas mediante un diccionario bilingüe o un servicio de traducción automática. Puede decidir la forma en que desea traducir el documento.

Puede seleccionar o escribir una palabra o frase que quiera traducir o puede elegir traducir el documento completo. Sea cual fuere el caso, hágalo seleccionando la opción de traducción aplicable en el panel Búsqueda y referencia. También puede usar la característica Sugerencias de documento para traducir apoyando el cursor en las palabras que quiera traducir. De manera predeterminada, la característica Sugerencias de documento está desactivada. Para activarla, puede hacer clic en la pestaña Revisar y luego en Minitraductor en el grupo Traducir.

Si selecciona o escribe una palabra o frase que quiera traducir, la frase escrita se compara con un diccionario bilingüe. Se han incluido algunos diccionarios bilingües en el software, y puede obtener otros en Office.com. Si una palabra o frase que escribió no está en el diccionario bilingüe incluido en el software, se envía sin cifrar a Microsoft o a un servicio de traducción externo.

Si desea traducir el bloc de notas completo, se envía sin cifrar a un servicio de traducción de Microsoft o de terceros. Al igual que con toda otra información que se envía sin cifrar por Internet, otras personas puede ver la palabra, la frase o el libro que está traduciendo.

Si opta por usar uno de los diccionarios disponibles en Office.com o un servicio de traducción de un tercero, OneNote 2010 usa Internet para enviar el texto solicitado, el tipo de software, así como la configuración regional y de idioma de su sistema. (Haga clic en la pestaña Archivo. En Ayuda, haga clic en Opciones y luego en Idioma). En el caso de los servicios de traducción de terceros, OneNote 2010 también puede enviar la información de autenticación previamente guardada en la memoria caché que indica que anteriormente se registró para obtener acceso al sitio web.

Sitios Área de trabajo de documento

OneNote 2010 permite obtener acceso a un sitio Área de trabajo de documento en un sitio de Microsoft SharePoint Foundation 2010. Un sitio Área de trabajo de documento es un espacio compartido donde se puede colaborar con otros integrantes del grupo en uno o más documentos.

Al obtener acceso a un sitio Área de trabajo de documento, OneNote 2010 descarga datos de ese sitio para brindarle información sobre el sitio. Estos datos incluyen lo siguiente:

• Nombre del sitio de SharePoint Foundation

• Dirección URL o dirección del sitio

• Nombres, direcciones de correo electrónico y niveles de permisos de los usuarios del sitio

• Lista de los documentos, tareas y otro tipo de información que esté disponible en el sitio

OneNote 2010 también almacena en el equipo una lista de los sitios de SharePoint Foundation que visitó mediante cookies. Esta lista se usa para proporcionarle acceso rápido a los sitios que ya visitó. Microsoft no tiene acceso a la lista de sitios visitados, y esta información no se muestra en Internet, a menos que decida que la lista esté disponible abiertamente.

SharePoint Foundation

Microsoft SharePoint Foundation 2010 proporciona sitios de áreas de trabajo compartidos basados en web donde puede colaborar en documentos o reuniones.

Al obtener acceso a un sitio de SharePoint mediante el explorador web o cualquier programa de Office, el sitio guarda cookies en el equipo si se dispone de permisos para crear un nuevo subsitio en ese sitio. Todas esas cookies constituyen conjuntamente una lista de sitios para los que se dispone de permisos. Varios programas de Office usan esta lista para proporcionarle acceso rápido a los sitios ya visitados.

Microsoft no tiene acceso a la lista de sitios visitados y esta información no se muestra en Internet, a menos que decida que la lista esté disponible abiertamente.

En SharePoint Foundation, cuando se crea un nuevo sitio web o una nueva lista, o se agregan o invitan usuarios a un sitio web o una lista existentes, el sitio guarda la siguiente información de todos los usuarios, incluida la suya:

• Nombre completo

• Dirección de correo electrónico

Se agrega un id. de usuario a cada elemento que los usuarios agreguen al sitio o que modifiquen en él. Al igual que sucede con todo el contenido del sitio de SharePoint, solo los administradores e integrantes del sitio deben tener acceso a esta información.

Todos los elementos del sitio de SharePoint incluyen dos campos: Creado por y Modificado por. El campo Creado por se rellena con el nombre de usuario de la persona que creó el elemento y fecha de creación. El campo Modificado por se rellena con el nombre de usuario de la persona que modificó por última vez el documento de OneNote 2010 y la fecha de esa modificación.

Los administradores de los servidores donde se albergan los sitios de SharePoint tienen acceso a parte de los datos de esos sitios, que se utilizan para analizar los modelos de uso del sitio y mejorar el porcentaje de tiempo que el sitio está disponible. Estos datos sólo están disponibles para los administradores de los servidores y no se comparten con Microsoft, a menos que Microsoft albergue el sitio de SharePoint. Los datos específicamente recopilados incluyen los nombres, las direcciones de correo electrónico y los permisos de todos los usuarios con acceso al sitio.

Todos los usuarios con acceso a un sitio en particular de SharePoint pueden buscar y ver todo el contenido disponible en ese sitio.

Auditoría

Microsoft SharePoint Foundation 2010 proporciona características de auditoría que permiten a los administradores mantener un seguimiento de auditoría confiable del trabajo de los usuarios con un contenido específico.

Cuando los administradores de SharePoint Foundation habilitan la característica Auditoría, el servidor registra automáticamente en la base de datos de contenido de SharePoint algunas acciones ejecutadas por el usuario. Estas acciones incluyen ver, editar, desproteger y proteger. Por cada acción, el servidor registra información de identificación sobre el archivo, la acción y el identificador de usuario de SharePoint. No se envía información a Microsoft como parte de esta característica.

De forma predeterminada, esta característica esta desactivada y sólo está disponible para los administradores de los sitios de SharePoint en los que se almacena contenido.

Nombre del autor

Todos los blocs de notas de OneNote 2010 incluyen el nombre de los autores que crearon el bloc de notas o elaboraron secciones o notas para el archivo. OneNote muestra el nombre de autor de la última persona que modificó una nota.

Para asegurarse de que su nombre no se guarde como autor, realice el siguiente procedimiento:

1. Haga clic en la pestaña Archivo.

2. En el menú Ayuda, haga clic en Opciones.

3. En Personalizar la copia de Microsoft Office, haga clic en General. En el cuadro Nombre de usuario, elimine el nombre.

4. En el cuadro Iniciales, elimine las iniciales.

Esto se aplica únicamente a las notas nuevas creadas después de eliminar esta información.

OneNote también guarda las marcas de tiempo en el archivo, incluso la hora de creación y la hora de la última modificación.

Sincronización de blocs de notas

OneNote 2010 permite editar un bloc de notas en una ubicación compartida o en un sitio de SharePoint y, posteriormente, combinar periódicamente sus cambios con los procedentes de otros usuarios. Si se produce un conflicto de versiones durante una operación de combinación, el nombre del autor se almacena con cada página que es motivo de conflicto y se muestra junto a esa página. Los nombres de los autores se pueden usar después para identificar las causas de los conflictos. Para cambiar el nombre del autor consulte la sección Nombre del autor anterior.

Metadatos de complementos almacenados en blocs de notas de OneNote

OneNote 2010 permite a los desarrolladores crear y obtener acceso a secciones de OneNote mediante el uso de un complemento. Cuando se crean y modifican blocs de notas de OneNote, es posible que un complemento inserte algunos metadatos en los archivos. Estos metadatos pueden incluir información que no puede verse desde el programa OneNote. Si usa un complemento para OneNote 2010, póngase en contacto con el desarrollador del complemento para obtener más información.

Versiones de página

De manera predeterminada, OneNote conserva las versiones anteriores de las páginas de OneNote. Para obtener acceso a estas versiones anteriores, los usuarios pueden hacer clic en la pestaña Compartir y, a continuación, seleccionar la opción Versiones de página del grupo Historial.

Para eliminar las versiones anteriores de las páginas a las que tiene acceso de escritura, puede hacer clic con el botón secundario en la página de la versión y, a continuación, seleccionar Eliminar. OneNote eliminará automáticamente las versiones con el paso del tiempo.

Papelera de reciclaje de OneNote

Cuando se elimina una página o sección, OneNote la coloca en la papelera de reciclaje de ese bloc de notas. Para obtener acceso a la papelera de reciclaje de un bloc de notas, puede hacer clic en la pestaña Compartir y, a continuación, seleccionar la opción Papelera de reciclaje del bloc de notas del grupo Historial. Para restaurar páginas y secciones de la papelera de reciclaje, puede moverlas de vuelta a otros blocs de notas y secciones. Para eliminarlas de forma permanente, puede hacer clic con el botón secundario en la pestaña de la página y seleccionar Eliminar.

De manera predeterminada, OneNote conserva automáticamente el contenido de la papelera de reciclaje durante dos meses antes de eliminarlo.

Historial de ediciones

De manera predeterminada, OneNote guarda el historial de las ediciones realizadas en los blocs de notas de OneNote. No se puede obtener acceso a estas ediciones a través de OneNote, excepto que se use la característica Versiones de página. Sin embargo, para ver las ediciones, se puede obtener acceso a los bloc de notas de OneNote en forma manual a través de un editor de texto.

OneNote elimina periódicamente las ediciones guardadas de los blocs de notas de OneNote. También puede obligar a OneNote a eliminar las ediciones guardadas de todos los blocs de notas abiertos a través del siguiente procedimiento:

1. Haga clic en la pestaña Archivo.

2. En el menú Ayuda, haga clic en Opciones.

3. Haga clic en Guardar y hacer copia de seguridad y, a continuación, seleccione Optimizar todos los archivos ahora.

La eliminación de ediciones guardadas a través de este procedimiento no implica la eliminación de las versiones guardadas mediante la característica de control de versiones o la eliminación del contenido de las papeleras de reciclaje de los blocs de notas.

Acoplar al escritorio y notas vinculadas

Cuando OneNote está acoplado al escritorio, puede tomar notas en los archivos abiertos en aplicaciones compatibles. Si una aplicación admite esta función, la aplicación intenta vincular todos los archivos que está leyendo mientras toma notas en OneNote. Las notas vinculadas incluyen un icono de archivo vinculado. Si hace clic en este icono, el sistema lo lleva al archivo vinculado con la nota.

Las notas vinculadas incluyen información sobre el archivo al que la nota está vinculada, como el nombre del archivo, la dirección URL de la página web o la ruta de acceso al documento que estaba viendo cuando creó la nota vinculada. OneNote usa esta información para guiarlo de vuelta a la información a la que la nota vinculada hace referencia.

Para deshabilitar la toma automática de notas vinculadas, puede hacer clic en la pestaña Archivo de Ayuda, luego en Opciones, en Avanzadas y, a continuación, desactivar la casilla de verificación Permitir la creación de nuevas notas vinculadas. También puede desactivar esta característica en una sola página. Para ello, haga clic en Dejar de tomar notas vinculadas desde el icono del vínculo situado antes del título que se ve en cada página mientras la aplicación está acoplada. El icono del vínculo también se muestra cuando el programa no está acoplado para notificar al usuario de que existen notas vinculadas en esta página. Este icono también se puede usar para eliminar vínculos de la página.

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