Anexo a la Declaración privacidad de Microsoft SharePoint Workspace 2010

Archivo de cuenta de usuario

Cada usuario del software SharePoint Workspace tiene un archivo de cuenta (cuenta de usuario) que contiene la información necesaria, incluida la identidad del usuario, las claves de cifrado y firma secretas, una lista de dispositivos en los que se puede ejecutar SharePoint Workspace, una lista de áreas de trabajo y contactos conocidos. La identidad de un usuario puede administrarse o no administrarse. Un administrador que usa un servidor de SharePoint Workspace Manager o Microsoft SharePoint Workspace Enterprise Services (SharePoint Workspace Enterprise Services) crea y controla las identidades administradas. Los usuarios crean las identidades no administradas y no están controladas por un administrador. Una cuenta de usuario puede incluir identidades administradas y no administradas.

El software SharePoint Workspace usa identificadores únicos globales (GUID) para identificar cuentas de usuario (GUID de cuenta de usuario) e identidades de usuario (GUID de identidad) en las cuentas. Los GUID se generan mediante números aleatorios, ninguna parte de ellos se deriva de su información ni del contexto de su equipo. El uso de GUID facilita la comunicación entre los usuarios del software SharePoint Workspace, ya que los identifica de forma única, aun cuando el nombre, la dirección IP u otra información asociada con su cuenta o sus identidades de SharePoint Workspace cambia. El software SharePoint Workspace también usa GUID para identificar equipos o dispositivos (GUID de dispositivo) en los que se usa el software. Los GUID y las direcciones IP son necesarios para el correcto funcionamiento del software SharePoint Workspace y no pueden deshabilitarse.

Puede revisar y editar su información personal, haciendo clic en la pestaña archivo, haga clic en Administrar cuenta para abrir el cuadro de diálogo Preferencias y haga clic en Editar en la ficha identidad. Puede eliminar la cuenta, haga clic en la cuentaficha en el cuadro de diálogo Preferencias, en el menú Opciones y, a continuación, haga clic en Eliminar.

Información en las áreas de trabajo

Microsoft no tiene acceso a SharePoint Workspace. Todo el contenido de SharePoint Workspace que sale de su equipo o dispositivo se cifra, incluso los datos almacenados temporalmente en el servidor de SharePoint Workspace Relay 2010. Las claves de cifrado se conservan en su equipo o dispositivo y Microsoft no puede obtener acceso a los datos a menos que use las características opcionales de identidad administrada proporcionadas por Microsoft. Microsoft no usa estas claves de cifrado para obtener acceso a los datos, excepto como se describe en esta declaración.

Uso de servidores hospedados

Su administrador puede configurar SharePoint Workspace para usar servidores de retransmisión y administración cuya posesión y funcionamiento estén a cargo de Microsoft, su empresa o un tercero. Dichos servidores recopilan las direcciones IP y los GUID asociados con los equipos y las cuentas de usuario.

Para poder usar un servidor de administración o retransmisión de Microsoft, SharePoint Workspace envía el GUID de cuenta de usuario, la zona horaria del equipo, la configuración regional y de idioma del equipo, el tipo de licencia de Microsoft Office e información cifrada al servicio de aprovisionamiento global. El servicio de aprovisionamiento global identifica los servidores de administración y retransmisión que debe usar su cuenta y envía el identificador de producto y el GUID de cuenta de usuario al servidor de administración.

Identidades administradas en un servidor hospedado

Si su identidad es administrada en servidores hospedados por Microsoft o un tercero, dichos servidores tienen su información de contacto, configuración de directivas para su identidad y dispositivos, una copia de seguridad de su cuenta y estadísticas sobre el uso de SharePoint Workspace. Si existe autorización mediante la configuración de control de acceso basado en roles, los administradores de dominio tienen acceso a esta información. Algunos ejemplos de tipos de información estadística que recopila SharePoint Workspace son los siguientes:

• Número de aceptaciones y rechazos de invitaciones.

• Número de mensajes de chat e instantáneos de SharePoint Workspace enviados.

• Número de áreas de trabajo permanentes o temporales creadas o eliminadas.

• Número de miembros en las áreas de trabajo.

• Número de herramientas creadas y eliminadas.

• Cantidad de tiempo empleado en las áreas de trabajo, usando una herramienta o característica determinada de SharePoint Workspace y usando el software SharePoint Workspace solo y con otras personas.

• Edición y versión del software SharePoint Workspace que usa.

• Uso efectuado de nuestras características de ayuda automatizadas.

Microsoft recopila información acumulada de uso de los servidores hospedados, pero no usa información de dominio de manera que le identifique personalmente, excepto para proporcionarle servicios de SharePoint Workspace automatizados, como los servicios de retransmisión, y con su consentimiento con el fin de proporcionarle soporte.

Creación de una cuenta

Al crear una cuenta, SharePoint Workspace recopila su nombre completo y su dirección de correo electrónico. Esta información necesaria, junto con otra información, por ejemplo, números de teléfono y dirección postal, especificada por usted o su administrador, se almacena en el equipo local. Se agregará a su información de contacto y se podrá ver donde su contacto esté disponible; por ejemplo, para otros miembros de sus áreas de trabajo.

Restablecimiento del acceso a la cuenta para identidades no administradas

Si se habilita el restablecimiento automático de acceso a la cuenta, las direcciones de correo electrónico se envían a un servidor de SharePoint Workspace Manager cuyo funcionamiento está a cargo de Microsoft, junto con la dirección URL de su identidad y GUID de cuenta de usuario. También se envían algunos datos no identificadores adicionales para garantizar que una solicitud futura para restablecer el acceso a la cuenta coincida con su cuenta. Esta información no le otorga acceso a sus datos a Microsoft.

Solicitud de restablecimiento automático de acceso para identidades no administradas

Si SharePoint Workspace solicita un restablecimiento de acceso al inicio, su dirección de correo electrónico y nombre para mostrar se transmiten a un servidor de SharePoint Workspace Manager, junto con la dirección URL de identidad, el GUID de cuenta de usuario y las claves de cifrado secretas cifradas para su cuenta. Esta información solo se envía a Microsoft si está usando un servidor de SharePoint Workspace Manager cuyo funcionamiento está a cargo de Microsoft. En respuesta a esta solicitud, recibirá un mensaje de correo electrónico que contiene una contraseña temporal. El uso de la característica de restablecimiento de acceso automático es opcional.

Uso del directorio público de SharePoint Workspace

Si opta por enumerar su nombre u otra información de contacto en el directorio público de SharePoint Workspace, su contacto se almacena en los servidores de Microsoft. El directorio público de SharePoint Workspace, al que se obtiene acceso a través del software SharePoint Workspace, está disponible para todas las personas en Internet. Cualquier persona con acceso al directorio público de SharePoint Workspace puede encontrar y usar su contacto, lo que le brinda acceso a los datos empresariales y personales en su contacto y le otorgar la capacidad de usar SharePoint Workspace para realizar operaciones como supervisar su estado de presencia, enviar mensajes instantáneos e invitarlo a áreas de trabajo.

La publicación de su nombre o información de contacto en el directorio de SharePoint Workspace es opcional. Puede cancelar la publicación de su información de contacto; para ello, debe cambiar cada una de las preferencias de inclusión del Directorio público de SharePoint Workspace de cada una de sus identidades a Ninguna lista, pero no puede recuperar el contacto de las personas que ya lo tienen. Para cambiar esta configuración, realice el siguiente procedimiento:

1. Haga clic en la pestaña Archivo.

2. Haga clic en Administrar cuenta.

3. Haga clic en Preferencias de la cuenta.

4. Haga clic en la pestaña Identidades.

5. Cambie la configuración en Incluirme en a Ninguna lista.

Es decir, después de que un destinatario tiene su contacto, ese usuario puede continuar recibiendo actualizaciones cuando cambie el contacto y podrá usarlo para enviarle mensajes.

Al elegir buscar información de contacto de un usuario de SharePoint Workspace; por ejemplo, para agregar el usuario a su lista de contactos o invitar al usuario a un área de trabajo, el texto de búsqueda especificado se envía a un servidor de SharePoint Workspace hospedado por Microsoft.

Uso de un directorio de red

Si decide incluir su nombre o toda la información de contacto en el directorio de red local, el contacto se almacenará en otros equipos que ejecutan SharePoint Workspace que se encuentren en el mismo segmento de red y puedan recibir los mensajes de difusión de red de SharePoint Workspace. Si su equipo está conectado directamente a Internet, los equipos que puedan tener su contacto dependen de la configuración de red de su proveedor de acceso a Internet. Asimismo, si comparte una conexión a Internet, por ejemplo mediante un punto de acceso de red inalámbrico en una “zona activa” de Internet, otros equipos que usen la misma conexión y ejecuten SharePoint Workspace recibirán su contacto. Cualquiera que realice una búsqueda en el directorio de red local podrá buscar y usar su contacto, lo que les dará acceso a datos laborales y personales del contacto así como la posibilidad de usar SharePoint Workspace para realizar operaciones como supervisar su estado de presencia, enviarle mensajes instantáneos e invitarlo a áreas de trabajo.

La publicación de su nombre o la información de contacto en el directorio de red local es opcional. Puede cancelar la publicación de su información de contacto; para ello, debe cambiar cada una de las preferencias de inclusión del directorio de red local de cada una de sus identidades a Ninguna lista, pero no puede recuperar el contacto de las personas que ya lo tienen. Para cambiar esta configuración, realice el siguiente procedimiento:

1. Haga clic en la pestaña Archivo.

2. Haga clic en Administrar cuenta.

3. Haga clic en Preferencias de la cuenta.

4. Haga clic en la pestaña Identidades.

5. Cambie la configuración en Incluirme en a Ninguna lista.

Es decir, después de que un destinatario tiene su contacto, ese usuario puede continuar recibiendo actualizaciones cuando cambie el contacto y podrá usarlo para enviarle mensajes.

Uso de contactos

Si decide agregar un contacto a su lista personal de contactos, su contacto de identidad se enviará a dicha persona. El contacto de identidad contiene su nombre, claves públicas de cifrado que pueden usarse para identificarlo y una lista de dispositivos cliente y de retransmisión que usa.

Al importar la cuenta de usuario en un nuevo dispositivo, los contactos de identidad de todas las identidades de su cuenta se enviarán y almacenarán en los equipos usados por todos los que estén identificados en su cuenta. Esto incluye todos los usuarios contenidos en su lista personal de contactos y todos los miembros de todas las áreas de las que es miembro. Los destinatarios de su contacto de identidad recibirán actualizaciones siempre que cambie la información de su contacto de identidad. También recibirán información de contacto de todas las identidades de su cuenta.

Si decide aceptar una invitación a un área de trabajo, enviar un mensaje instantáneo, invitar a alguien a un área de trabajo o enviar a alguien el archivo de contacto exportado, el destinatario recibirá información de contacto completa de su identidad, incluidos todos los campos vCard como su nombre, dirección y números de teléfono.

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