Archivar datos de Access

Formas de archivar datos

En la tabla siguiente se enumeran los métodos para archivar datos, una descripción del método, una explicación de cuándo debe usar cada método y otras consideraciones específicas para el método.

Trabajar en torno a la integridad referencial

Si los registros que desea archivar están relacionados con registros de otras tablas, es posible que tenga que trabajar en torno a la relación. Si los registros que desea archivar son registros "secundarios" (pertenecen al lado "varios" de un relación de uno a varios ), es probable que pueda archivarlos sin problemas. Si los registros que desea archivar son registros "primarios" (pertenecen al lado "uno" de un relación de uno a varios ), al archivarlos, los registros "secundarios" relacionados pueden:

• Impedir que elimine los registros "primarios". Esto podría causar problemas si ya ha anexado los registros "primarios" a la tabla de archivo.

  - O bien -

• Convertirse en "huérfanos": registros que pertenecen a un "padre" que no existe. Esto podría causar problemas con la integridad de los datos y la funcionalidad de la base de datos que usa los registros "huérfanos".

Para tener en cuenta la integridad referencial, siga estos pasos:

1. Determine qué registros "secundarios" pertenecen a los registros que desea archivar. Por ejemplo, para archivar registros de activos prestados en una biblioteca, primero determine si hay transacciones abiertas en esos activos, es decir, si los activos se han desprotebrado pero no devueltos.

2. Siga uno de estos procedimientos:

   • Si los registros "secundarios" siempre se pueden eliminar de forma segura, asegúrese de que la relación exige integridad referencial, con eliminaciones en cascada. Esto garantiza que se eliminarán todos los registros "secundarios" relacionados.

   • Si los registros "secundarios" no siempre se pueden eliminar de forma segura, considere archivar todas las tablas de la base de datos.

   • Cree una consulta que seleccione registros "primarios" que no tengan registros "secundarios". Después, use esa primera consulta para crear las consultas de archivo (vea la sección Mover registros periódicamente a una tabla dearchivo), en lugar de usar la tabla "principal".

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Preparar una copia vacía de una base de datos back-end

En primer lugar, importe las definiciones de tabla para todas las tablas de la base de datos back-end.

1. En la pestaña Archivo, haga clic en Nuevo,seleccione Base de datos enblanco y, a continuación, haga clic en Crear.

2. Cierre tabla1.

3. En la pestaña Datos externos, en el grupo Importar & vínculo, haga clic en Access.

4. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos: base de datos de Access, seleccione Importar tablas, consultas, formularios, informes, macrosy módulos a la base de datos actual y, a continuación, haga clic en Examinar.

5. En el cuadro de diálogo Abrir archivo, seleccione la base de datos back-end. Haga clic en Abrir para cerrar el cuadro de diálogo Abrir archivo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

6. En el cuadro de diálogo Importar objetos, haga clic en Opciones.

7. En Importar tablas,seleccione Solo definición.

8. En la pestaña Tablas, haga clic en Seleccionar todo,haga clic en Aceptary, a continuación, haga clic en Cerrar.

Agregar datos a cualquier tabla de búsqueda en la copia vacía 

Para cada tabla de búsqueda, siga estos pasos:

1. Vínculo a la tabla de búsqueda en la base de datos back-end existente.

2. Cree una consulta de datos anexado que agregue todos los registros del original a la copia.

Reemplazar la base de datos back-end con una copia vacía

En primer lugar, cambie el nombre de la base de datos back-end existente para indicar que ahora es un archivo. Después, abra la copia vacía y guárdela con el nombre original de la base de datos back-end.

1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Guardar base de datos como. Es posible que se le pida que cierre todos los objetos abiertos; si es así, haga clic en Aceptar. Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como.

2. En el cuadro Guardar en (en la parte superior del cuadro de diálogo Guardar como), asegúrese de guardar el archivo en el mismo lugar que la base de datos back-end original.

3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre de la base de datos back-end original.

4. En el cuadro Guardar como tipo, seleccione Base de datos de Access (*.accdb).

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Paso 1: Crear una tabla de archivo

Para mantener todos los registros archivados en una tabla, siga este paso una vez. La tabla de archivo que cree en este paso contendrán todos los registros archivados.

Para eliminar la tabla de archivo antigua al crear una nueva, en lugar de realizar este paso, puede usar un consulta de creación de tabla para copiar los datos en la tabla de archivado. Para ello, vaya al paso 2.

Para usar una tabla de archivo nueva cada vez que archiva, pero también para conservar las tablas de archivo antiguas, cambie el nombre de la tabla de archivo anterior antes de crear una nueva. Si está archivando en función de una fecha, considere la posibilidad de asignar un nombre a las tablas de archivo antiguas según el intervalo de fechas que representan.

1. En el panel de navegación, seleccione la tabla que tiene registros para archivar, presione CTRL+C y, después, presione CTRL+V.

2. En el cuadro Nombre de tabla, elimine las palabras Copiar de y anexe un carácter de subrayado y la palabra "archivo" al nombre de tabla existente y, a continuación, haga clic en Aceptar. Por ejemplo, si la tabla original se denomina Transacciones, la tabla de archivo se denomina Transactions_archive.

   

3. En el cuadro de diálogo Pegar tabla como, en Opciones de pegado,seleccione Solo estructura.

Paso 2: Crear una consulta de datos anexados para copiar datos en la tabla de archivo

1. En la pestaña Crear del grupo Consultas, haga clic en Diseño de consulta.

2. Agregue la tabla con los registros que desea archivar.

3. En la ventana de diseño de la consulta, haga doble clic en el asterisco (*) en la tabla que acaba de agregar. El nombre de la tabla y un asterisco aparecen en la primera columna de la cuadrícula de diseño de la consulta.

   Nota: El asterisco indica que la consulta debe incluir todos los campos de la tabla en el resultado de la consulta. Al usar el asterisco, si los campos se agregan o se quitan de la tabla, el resultado de la consulta se ajusta en consecuencia.

4. En la ventana de diseño de la consulta, haga doble clic en el campo que desea usar para especificar una condición que los registros deben cumplir antes de archivarlos. Por ejemplo, si la tabla Transacciones tiene un campo denominado Fechade entrada activada y desea archivar todos los registros en los que esa fecha tenga más de un año de antigüedad, haga doble clic en el campo y aparecerá en la siguiente columna vacía de la cuadrícula de diseño de la consulta.

   

   Repita este paso si desea usar criterios con campos adicionales.

5. Use la fila Criterios para especificar criterios para los campos que acaba de agregar. Por ejemplo, puede especificar que la fecha de entrada activada debe ser anterior al 1 de enero de 2019 mediante la expresión <#1/1/2019# en la fila Criterios.

   Si los valores de los criterios cambian cada vez que archiva, debe hacer que la consulta pida información. Para ello, use un parámetro en la fila Criterios para que la consulta pida entrada. Para usar un parámetro, use una expresión como lo haría normalmente, pero en lugar de un valor especificado, use una breve pregunta entre corchetes. Por ejemplo, puede usar la expresión <[Archivar transacciones completadas antes:], así:

   

   Para obtener más información sobre el uso de parámetros, vea el artículo Introducción a las consultas.

   Es posible que también desee usar la fila o para especificar condiciones alternativas. Para obtener más información sobre cómo usar los criterios, consulte el artículo Ejemplos de criterios de consulta.

   Sugerencia: Si usa un campo de fecha para especificar criterios y desea archivar todos los registros anteriores a la fecha actual, escriba <Date() en la fila Criterios del campo de fecha.

6. Siga uno de estos procedimientos:

   Si ya ha creado la tabla de archivo, use una consulta de datos anexados para agregar los registros especificados a esa tabla:

   1. En la pestaña Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Anexar.

   2. En el cuadro de diálogo Anexar, en el cuadro Nombre de tabla, seleccione el nombre de la tabla de archivo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

      

      En la cuadrícula de diseño de la consulta, aparece la fila Anexar a.

   3. Desactive la fila Anexar a para los campos que usó para especificar criterios. (Solo el asterisco debe tener un valor para Anexar a.)

      

      Si no ha creado la tabla de archivo, use una consulta de creación de tabla para crear la tabla de archivado con los registros especificados:

   4. En el grupo Tipo de consulta de la pestaña Diseño, haga clic en Crear tabla.

   5. En el cuadro de diálogo Crear tabla, en el cuadro Nombre de tabla, escriba el nombre de la tabla de archivo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

7. Presione CTRL+G para guardar la consulta.

Paso 3: Crear una consulta de eliminación para quitar datos de la tabla original

1. En la pestaña Crear del grupo Consultas, haga clic en Diseño de consulta.

2. Agregue la tabla con los registros que desea archivar.

3. En la ventana de diseño de la consulta, haga doble clic en el asterisco (*) en la tabla que acaba de agregar. El nombre de la tabla y un asterisco aparecen en la primera columna de la cuadrícula de diseño de la consulta.

4. En la ventana de diseño de la consulta, haga doble clic en los mismos campos que usó para especificar una condición en la consulta de datos anexados.

5. Use la fila Criterios para especificar criterios para los campos que acaba de agregar. Para obtener más información sobre cómo usar los criterios, consulte el artículo Ejemplos de criterios de consulta.

   Importante: Si la consulta anexar o crear tabla ha usado un parámetro, asegúrese de que la consulta de eliminación también lo hace. Recuerde también que escribe el mismo valor para ambas consultas. Si escribe valores de parámetros diferentes, es posible que pierda datos. Para ayudar a evitar la pérdida de datos, considere la posibilidad de usar un formulario para recopilar los valores y hacer que las consultas soliciten al formulario los valores de entrada. Para obtener más información, vea el artículo Introducción a las consultas.

6. En la pestaña Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Eliminar.

   La fila Eliminar aparece en la cuadrícula de diseño de la consulta.

   

7. Presione CTRL+G para guardar la consulta.

Paso 4: Crear una macro para ejecutar consultas de anexar y eliminar

1. En el grupo Macros y código de la pestaña Crear, haga clic en Macro.

2. Haga clic en la flecha desplegable situada junto a Agregar nueva accióny, a continuación, haga clic en AbrirConsulta.

   Aparece la acción OpenQuery y muestra sus argumentos.

3. En el cuadro Nombre de la consulta, seleccione la consulta (anexar o crear tabla) que creó en el paso 2.

4. Haga clic en la flecha desplegable situada junto a Agregar nueva accióny, a continuación, haga clic en AbrirConsulta.

   Aparece la acción OpenQuery y muestra sus argumentos.

5. En el cuadro Nombre de la consulta, seleccione la consulta de eliminación que creó en el paso 3.

6. Presione CTRL+S para guardar la macro.

   Cuando desee archivar registros, ejecute la macro.

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