Archivar datos de Access

Puede mantener las bases de datos de Microsoft Access organizadas y fáciles de administrar mediante el archivado periódico de los registros antiguos o inactivos. Puede archivar todas las tablas de una base de datos, tablas específicas o solo registros específicos, por ejemplo, registros anteriores a una fecha determinada. En este tema se explica cómo usar tres opciones diferentes para archivar los datos en la base de datos de Access.

En este artículo

¿Cuándo debería considerar el archivado?

Reemplazar periódicamente una tabla

Reemplazar periódicamente todas las tablas

Mover periódicamente los registros a una tabla de archivo

¿Cuándo debería considerar el archivado?

Cuando una base de datos de su equipo contiene datos que no va a usar, pero desea mantener esos datos a mano en caso de que lo necesite en algún momento o para cumplir una directiva de retención de datos, el archivado es una buena forma de conservar esos datos. El archivado también se usa a menudo para mantener los datos basados en una condición de fecha, como al final de un mes.

Formas de archivar datos

En la tabla siguiente se enumeran los métodos para archivar datos, una descripción del método, una explicación de Cuándo debe usar cada método y otras consideraciones específicas para el método.

Método

Descripción

Se utiliza cuando...

Otras consideraciones

Reemplazar periódicamente una tabla

Realiza periódicamente una copia de archivo de una tabla en particular y la reemplaza con una copia de tabla vacía nueva.

Todos los registros de una tabla cumplen las condiciones que se usan para determinar si se va a archivar.

EJEMPLO: tiene una tabla que almacena extremos de temperatura diarios. Cada año, archiva la tabla y comienza de nuevo con una vacía.

Reemplazar periódicamente todas las tablas

Realice periódicamente una copia de archivo de la base de datos back-end y, a continuación, reemplace la base de datos back-end con una nueva vacía. Requiere una base de datos dividida (una base de datos compuesta por: un archivo de base de datos back-end que contiene todas las tablas; y un archivo de base de datos front-end que contiene todos los demás objetos de base de datos).

Todos los registros de la mayoría de las tablas de una base de datos cumplen la condición que se usa para determinar si se va a archivar.

EJEMPLO: la base de datos consta de varias tablas con diferentes tipos de datos meteorológicos. Cada año, archiva todas las tablas.

  • Si tiene tablas de búsqueda (tablas que usa para almacenar valores para buscar, dichos códigos o departamentos), es posible que necesite importar esos datos a la nueva base de datos back-end.

  • Debe archivar la base de datos de forma manual. No se puede usar una macro para este método.

Mover periódicamente los registros a una tabla de archivo

Ejecuta periódicamente una consulta que selecciona los registros para archivar, y agrega los datos a una tabla de archivo y, después, ejecuta una consulta para seleccionar los mismos registros (de la tabla original) y eliminarlos.

Algunos de los registros de una tabla cumplen la condición que se usa para determinar si se va a archivar.

EJEMPLO: desea archivar las transacciones de la biblioteca (desprotecciones) si la fecha de protección es al menos un año de edad.

  • Es posible que tenga que solucionar integridad referencial, sobre todo si los registros que desea archivar están en el lado uno de un relación de uno a varios. Para obtener más información, vea la sección sobre Cómo trabajar con la integridad referencial .

Advertencia: Si necesita usar parámetros en las consultas, debe crear un formulario para controlar los parámetros. De lo contrario, corre el riesgo de perder datos.

Trabajar con la integridad referencial

Si los registros que desea archivar están relacionados con los registros de otras tablas, es posible que tenga que trabajar en la relación. Si los registros que desea archivar son registros "secundarios" (pertenecen al lado "varios" de un relación de uno a varios ), probablemente pueda archivarlos de forma segura sin preocuparse. Si los registros que desea archivar son registros "primarios" (pertenecen al lado "uno" de un relación de uno a varios ), al archivarlos, los "hijos" relacionados pueden:

  • Le impide eliminar los registros "primarios". Esto podría causar problemas si ya ha anexado los registros "primarios" a la tabla de archivo.

    - O bien -

  • Convertirse en "huérfanos", es decir, registros que pertenecen a un "padre" que no existe. Esto podría causar problemas con la integridad de los datos y la funcionalidad de la base de datos que usa los registros "huérfanos".

Para tener en cuenta la integridad referencial, siga estos pasos:

  1. Determine qué registros "secundarios" pertenecen a los registros que desea archivar. Por ejemplo, para archivar registros de activos que se han prestado en una biblioteca, primero determine si hay transacciones abiertas en esos activos, es decir, si los activos se han extraído pero no se han devuelto.

  2. Siga uno de estos procedimientos:

    • Si los registros "secundarios" siempre se pueden eliminar con seguridad, asegúrese de que la relación exige la integridad referencial, con eliminaciones en cascada. Esto garantiza que todos los registros "secundarios" relacionados se eliminarán.

    • Si los registros "secundarios" no se pueden eliminar siempre, considere la posibilidad de archivar todas las tablas de la base de datos.

    • Cree una consulta que seleccione registros "primarios" que no tengan registros "secundarios". Después, use esa primera consulta para crear las consultas de archivo (consulte la sección mover registros periódicamente a una tabla de archivo), en lugar de usar la tabla "principal".

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Reemplazar periódicamente una tabla

Si desea archivar todos los datos de una tabla, puede reemplazar periódicamente la tabla con una copia vacía.

Importante: Si la tabla que archiva está relacionada con otras tablas, es posible que tenga que evitar la integridad referencial.

  1. En el panel de navegación, seleccione las tablas que desea archivar, presione CTRL + C y, después, presione CTRL + V.

  2. En el cuadro de diálogo pegar tabla como , en Opciones de pegado, seleccione solo estructuray, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Access denomina la copia como copia del nombre de tabla original.

  3. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla original y, a continuación, haga clic en cambiar nombre en el menú contextual.

    Asigne a la tabla otro nombre para indicar lo que contiene, como "DailyTemperatureExtremes_archive_2019".

  4. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la copia vacía y, a continuación, haga clic en cambiar nombre en el menú contextual. Cambie el nombre por el nombre de la tabla original.

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Reemplazar periódicamente todas las tablas

Si usa una base de datos dividida, puede reemplazar periódicamente todas las tablas reemplazando la base de datos back-end con una copia vacía.

Para ello, primero Prepare la copia vacía. A menos que el diseño de la base de datos cambie, puede volver a usar esta copia vacía cada vez que archiva. Para archivar, simplemente cambie el nombre de la base de datos back-end existente para indicar que se trata de un archivo y guarde la copia vacía como la nueva base de datos back-end.

Preparar una copia vacía de una base de datos back-end

En primer lugar, importe las definiciones de tabla para todas las tablas de la base de datos back-end.

  1. En la pestaña archivo , haga clic en nuevo, seleccione base de datos en blancoy, a continuación, haga clic en crear.

  2. Cierre tabla1.

  3. En la pestaña datos externos , en el grupo importar & vínculo , haga clic en Access.

  4. En el cuadro de diálogo obtener datos externos: base de datos de Access , seleccione importar tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos en la base de datos actualy, a continuación, haga clic en examinar.

  5. En el cuadro de diálogo Abrir archivo , seleccione la base de datos back-end. Haga clic en abrir para cerrar el cuadro de diálogo Abrir archivo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  6. En el cuadro de diálogo importar objetos , haga clic en Opciones.

  7. En importar tablas, seleccione solo definición.

  8. En la pestaña tablas , haga clic en seleccionar todo, haga clic en Aceptary, a continuación, haga clic en cerrar.

Agregar datos a cualquier tabla de búsqueda en la copia vacía 

Para cada tabla de búsqueda, haga lo siguiente:

  1. Vínculo a la tabla de búsqueda en la base de datos back-end existente.

  2. Cree una consulta de datos anexados que agregue todos los registros del original a la copia.

Reemplazar la base de datos back-end con una copia vacía

En primer lugar, cambie el nombre de la base de datos back-end existente para indicar que es ahora un archivo. Después, abra la copia vacía y guárdela con el nombre original de la base de datos back-end.

  1. Haga clic en la pestaña archivo y luego en Guardar base de datos como. Es posible que se le pida que cierre todos los objetos abiertos; Si es así, haga clic en Aceptar. Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como .

  2. En el cuadro Guardar en (en la parte superior del cuadro de diálogo Guardar como ), asegúrese de que está guardando el archivo en el mismo lugar que la base de datos back-end original.

  3. En el cuadro nombre de archivo , escriba el nombre de la base de datos back-end original.

  4. En el cuadro Guardar como tipo , seleccione base de datos de Access (*. accdb).

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Mover periódicamente los registros a una tabla de archivo

Este es un proceso de cuatro pasos que requiere hacer una copia vacía de la tabla que contiene los registros que desea archivar, crear una consulta de datos anexados para copiar los registros de la tabla original a la tabla de archivo, crear una eliminar consulta para quitar los registros archivados de la ori tabla Gina y, por último, crear una macro para ejecutar las dos consultas que se pueden ejecutar cuando desee archivar. Este proceso aparentemente complejo puede ser fácil si sigues los pasos en el orden en que se presentan a continuación:

Paso 1: crear una tabla de archivo

Paso 2: crear una consulta de datos anexados para copiar datos a la tabla de archivo

Paso 3: crear una consulta de eliminación para quitar los datos de la tabla original

Paso 4: crear una macro para ejecutar tanto las consultas de datos anexados como las de eliminación

Paso 1: crear una tabla de archivo

Para conservar todos los registros archivados en una tabla, realice este paso una vez. La tabla de archivo que cree en este paso guardará todos los registros archivados.

Para eliminar la tabla de archivo anterior al crear una nueva, en lugar de realizar este paso, puede usar una consulta de creación de tabla para copiar los datos en la tabla de archivo. Para ello, vaya al paso 2.

Para usar una nueva tabla de archivo cada vez que archiva, pero también para conservar las tablas de archivo antiguas, cambie el nombre de la tabla de archivo antigua antes de crear una nueva. Si está archivando en función de una fecha, considere la posibilidad de asignar un nombre a las tablas de archivo antiguas según el intervalo de fechas que representen.

  1. En el panel de navegación, seleccione la tabla que contiene los registros que desea archivar, presione CTRL + C y, después, presione CTRL + V.

  2. En el cuadro Nombre de la tabla , elimine las palabras copiar y anexar un subrayado y la palabra "archivo" al nombre de la tabla existente y, a continuación, haga clic en Aceptar. Por ejemplo, si la tabla original se denomina transacciones , la tabla archivo se denomina Transactions_archive.

    Pegar tabla como

  3. En el cuadro de diálogo pegar tabla como , en Opciones de pegado, seleccione solo la estructura.

Paso 2: crear una consulta de datos anexados para copiar datos a la tabla de archivo

  1. En la pestaña Crear del grupo Consultas, haga clic en Diseño de consulta.

  2. Use el cuadro de diálogo Mostrar tabla para agregar la tabla con los registros que desea archivar y cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla .

  3. En la ventana de diseño de la consulta, haga doble clic en el asterisco (*) en la tabla que acaba de agregar. El nombre de la tabla y un asterisco aparecen en la primera columna de la cuadrícula de diseño de la consulta.

    Nota: El asterisco indica que la consulta debe incluir todos los campos de la tabla en los resultados de la consulta. Cuando se usa el asterisco, si se agregan o quitan campos de la tabla, el resultado de la consulta se ajusta en consecuencia.

  4. En la ventana de diseño de la consulta, haga doble clic en el campo que desee usar para especificar una condición que los registros deben cumplir antes de archivarlos. Por ejemplo, si la tabla de transacciones tiene un campo denominado fecha de activacióny desea archivar todos los registros en los que esa fecha sea superior a un año, haga doble clic en el campo y aparecerá en la siguiente columna vacía de la cuadrícula de diseño de la consulta.

    Cuadrícula de diseño de la consulta

    Repita este paso si desea usar criterios con campos adicionales.

  5. Use la fila criterios para especificar criterios para los campos que acaba de agregar. Por ejemplo, puede especificar que la fecha de protección debe ser anterior al 1 de enero de 2019 mediante la expresión < # 1/1/2019 # en la fila criterios .

    Si los valores de los criterios cambian cada vez que archiva, debe hacer que la consulta solicite la entrada de datos. Para ello, use un parámetro en la fila criterios para que la consulta solicite la entrada de datos. Para usar un parámetro, use una expresión como lo haría normalmente, pero en lugar de un valor especificado, use una breve pregunta entre corchetes. Por ejemplo, puede usar la expresión < [archivar transacciones completadas antes del:], así:

    Expresión con parámetro

    Para obtener más información sobre el uso de parámetros, vea el artículo Introducción a las consultas.

    Es posible que también desee usar la fila o para especificar condiciones alternativas. Para obtener más información sobre cómo usar los criterios, consulte el artículo Ejemplos de criterios de consulta.

    Sugerencia: Si está usando un campo de fecha para especificar criterios y desea archivar todos los registros anteriores a la fecha actual, escriba <fecha () en la fila criterios del campo fecha.

  6. Siga uno de estos procedimientos:

    Si ya ha creado la tabla de archivo, use una consulta de datos anexados para agregar los registros especificados a esa tabla:

    1. En la pestaña Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Anexar.

    2. En el cuadro de diálogo anexar , en el cuadro Nombre de la tabla , seleccione el nombre de la tabla de almacenamiento y, a continuación, haga clic en Aceptar.

      Anexar a

      En la cuadrícula de diseño de la consulta, aparece la fila anexar a .

    3. Borre la fila anexar a de los campos que usó para especificar los criterios. (Solo el asterisco debe tener un valor para anexar a).

      Cuadrícula de diseño de consulta, fila Anexar a

      Si no ha creado la tabla de archivo, use una consulta de creación de tabla para crear la tabla de archivo mediante los registros especificados:

    4. En el grupo Tipo de consulta de la pestaña Diseño, haga clic en Crear tabla.

    5. En el cuadro de diálogo crear tabla , en el cuadro Nombre de la tabla , escriba el nombre de la tabla de archivo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  7. Presione CTRL+G para guardar la consulta.

Paso 3: crear una consulta de eliminación para quitar los datos de la tabla original

  1. En la pestaña Crear del grupo Consultas, haga clic en Diseño de consulta.

  2. Use el cuadro de diálogo Mostrar tabla para agregar la tabla que tiene los registros que desea archivar. Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

  3. En la ventana de diseño de la consulta, haga doble clic en el asterisco (*) en la tabla que acaba de agregar. El nombre de la tabla y un asterisco aparecen en la primera columna de la cuadrícula de diseño de la consulta.

  4. En la ventana de diseño de la consulta, haga doble clic en los mismos campos que usó para especificar una condición en la consulta de datos anexados.

  5. Use la fila criterios para especificar criterios para los campos que acaba de agregar. Para obtener más información sobre cómo usar los criterios, consulte el artículo Ejemplos de criterios de consulta.

    Importante: Si la consulta de datos anexados o de creación de tabla usó un parámetro, asegúrese de que la consulta de eliminación también lo hace. Recuerde también que escribe el mismo valor para ambas consultas. Si especifica valores de parámetro diferentes, es posible que pierda datos. Para ayudar a evitar la pérdida de datos, considere la posibilidad de usar un formulario para recopilar los valores y hacer que las consultas pregunten al formulario por los valores de entrada. Para obtener más información, vea el artículo Introducción a las consultas.

  6. En la pestaña Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Eliminar.

    La fila eliminar aparece en la cuadrícula de diseño de la consulta.

    Cuadrícula de diseño de consulta, fila Eliminar

  7. Presione CTRL+G para guardar la consulta.

Paso 4: crear una macro para ejecutar tanto las consultas de datos anexados como las de eliminación

  1. En el grupo Macros y código de la pestaña Crear, haga clic en Macro.

  2. Haga clic en la flecha desplegable junto a Agregar nueva accióny, a continuación, haga clic en OPENQUERY.

    Aparece la acción OPENQUERY y muestra sus argumentos.

  3. En el cuadro Nombre de la consulta , seleccione la consulta (anexar o crear tabla) que creó en el paso 2.

  4. Haga clic en la flecha desplegable junto a Agregar nueva accióny, a continuación, haga clic en OPENQUERY.

    Aparece la acción OPENQUERY y muestra sus argumentos.

  5. En el cuadro Nombre de la consulta , seleccione la consulta de eliminación que creó en el paso 3.

  6. Presione CTRL + g para guardar la macro.

    Cuando desee archivar registros, ejecute la macro.

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Nota:  Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido le resulte útil. ¿Podría decirnos si la información le resultó útil? Aquí puede consultar el artículo en inglés.

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