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Por Geetesh Bajaj
Conozca los aspectos básicos para compartir PowerPoint archivos entre un equipo con Windows y Apple macOS.
¿Trabaja en PowerPoint para Windows y, a menudo, necesita compartir presentaciones con alguien que usa un equipo Mac? ¿O trabaja en un entorno de plataforma cruzada donde existan equipos con Windows y Mac? O puede que use su Mac para arrancar tanto en Windows como en macOS con la opción de inicio dual y desee que las presentaciones de PowerPoint se vean, reproduzcan e impriman siempre, independientemente de si usa un equipo con Windows o un Mac.
Si los escenarios anteriores describen su flujo de trabajo, o el flujo de trabajo de personas con las que colabora y trabaja, entonces sabrá que la nueva versión de Microsoft para hacer que PowerPoint y otros programas de Office funcione de manera idéntica en todas las plataformas ha simplificado el flujo de trabajo. Aún así, no podemos negar el hecho de que los sistemas operativos e incluso las capacidades de hardware sean distintos y puede haber algunos hiccups que te encontrarás. Exploraremos estas hiccups en este artículo.
Las hiccups entre plataformas se realizan por más de un motivo. No es inusual para la misma compañía tener equipos Windows y Mac, especialmente para compañías grandes que pueden tener departamentos diferentes en ubicaciones globales independientes. Hay ocasiones en que una presentación importante necesita ser compatible con cualquier plataforma que use un cliente. O bien, es posible que el diseñador contratado para crear una presentación o plantilla pueda usar un Mac, mientras que el moderador usa un equipo con Windows, o viceversa. En cualquier caso, las diferencias entre las versiones de Windows y Mac de PowerPoint han sido ofrecer a los moderadores una buena parte de los problemas.
Lo que sea necesario para la compatibilidad entre plataformas, permítanos compartir en primer lugar una buena noticia: los formatos de archivo para los archivos de PowerPoint son los mismos en los equipos que usan Windows y macOS. Más información sobre los formatos de archivo:
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A partir de PowerPoint 2007 (para Windows) y PowerPoint 2008 (para Mac), guardan archivos de presentación en el formato de archivo PPTX. También pueden guardar en el formato de archivo PPT más antiguo, pero esto podría significar la pérdida de algunas de las nuevas características de las versiones más recientes de PowerPoint. También es importante comprender que las versiones más recientes, como 2016, son mucho más eficaces y ricas en características que en PowerPoint 2007 y 2008. Si usa características más recientes, como el efecto de transición transformación en PowerPoint para Microsoft 365 y después comparte esta presentación con alguien que tenga PowerPoint 2007, ese usuario verá una transición más genérica, aunque aún podrá abrir y ver la presentación.
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Para fines prácticos, este artículo no explora ninguna de las versiones anteriores que usan el formato de archivo PPT anterior como valor predeterminado. Estas versiones anteriores son PowerPoint 97, 2000, 2002 y 2003 para Windows, y PowerPoint 98, 2001, X y 2004 para Mac.
La mayoría de las incompatibilidades entre las versiones de Windows y Mac de PowerPoint emanan de la manera en que el programa se integra en el sistema operativo (SO). Aunque PowerPoint para Windows aprovecha todas las capacidades de los medios de Windows, PowerPoint para Mac usa de forma similar las características como QuickTime integrado en macOS. Esto significa que existen algunas incompatibilidades que no se pueden superar. Afortunadamente, estas incompatibilidades se pueden evitar fácilmente en primer lugar con una mejor comprensión de las áreas de problemas potenciales que examinaré en el resto de este artículo.
La mayoría de las áreas problemáticas de compatibilidad se pueden ordenar por categoría. Si necesita una solución rápida, consulte una de las categorías siguientes, o lea la información proporcionada en todas las categorías si desea estar al tanto de las incompatibilidades que pueden surgir en el futuro.
Conceptos básicos que debe conocer
Empezar con una carpeta: en primer lugar, sugiero que deje de pensar "presentaciones" y empiece a pensar "carpetas". Independientemente de la plataforma que use, lo primero que debe hacer es crear una carpeta vacía para cada presentación que cree. Después, copie todo el contenido vinculado en la carpeta, incluidas imágenes, sonidos y archivos de película, incluso antes de que el elemento se inserte como un vínculo dentro de la presentación. Sí, las versiones más recientes de PowerPoint insertan archivos multimedia, pero es posible que desee obtener acceso a los archivos multimedia originales porque PowerPoint puede comprimir los archivos que se van a insertar. En una nota diferente, si necesita vincular a documentos de Word, hojas de Excel, archivos PDF u otros documentos, cópielos en esta carpeta antes de crear vínculos a ellos desde las diapositivas de PowerPoint. Recuerde que los documentos de Word vinculados, las hojas de Excel, los archivos PDF u otros documentos siempre están vinculados y nunca se incrustan en el archivo de PowerPoint.
Actualice el programa: mantenga actualizado el programa de PowerPoint: Asegúrese de tener los Service Packs más recientes para Microsoft Office. Se han resuelto varios problemas de compatibilidad en estas actualizaciones. Use Windows Update en su equipo para asegurarse de que su versión sea la más reciente disponible. Si está usando una versión de suscripción deMicrosoft 365 que incluye PowerPoint, actualice regularmente para obtener las últimas revisiones y las características más recientes.
Actualizar a las versiones actuales: siempre considere la posibilidad de mover hasta una versión más reciente de PowerPoint. Obtenga más información sobre las nuevas versiones de Office en support.Office.com. Tenga en cuenta que una suscripción aMicrosoft 365 le ofrece nuevas características al mes: siempre tiene la última versión de PowerPoint y las otras aplicaciones de Office. ¿Cómo se sabe si tiene una versión perpetua o una suscripción, como Microsoft 365 ? Para averiguarlo, haga clic en cualquiera de los siguientes vínculos, dependiendo del sistema operativo (sistema operativo) para obtener más información:
Identificación de la versión y la licencia de Microsoft Office en Windows
Identificación de la versión y la licencia de Microsoft Office en Mac
Hacer amigos con el comprobador de compatibilidad: PowerPoint 2008 para Mac presentó la opción de informe de compatibilidad, a través de la vista | Opción de menú de informe de compatibilidad. La opción comprobador de compatibilidad también está disponible en PowerPoint 2011, pero no en PowerPoint 2016 para Mac. El comprobador de compatibilidad investiga la presentación abierta en busca de problemas de compatibilidad con todas las versiones de PowerPoint en Windows y Mac, directamente de vuelta a PowerPoint 97 y 98. A continuación, le indica exactamente qué características pueden verse comprometidas y cuáles no. Si no ve ningún problema en el comprobador de compatibilidad, eso es una buena noticia porque significa que las diapositivas son compatibles con la mayoría de las versiones de PowerPoint.
En el lado Windows, PowerPoint para Windows tiene un comprobador de compatibilidad similar al de la versión 2007. En PowerPoint 2016, se puede acceder a esta opción desde la informaciónde > de archivo . A continuación, elija la opción inspeccionar presentación > comprobar Compatibilidad . Tenga en cuenta que esta opción solo busca problemas de compatibilidad con versiones anteriores de PowerPoint en Windows, no informa de problemas con PowerPoint para macOS.
Sin edición, completa visualización: aunque muchos creadores de PowerPoint intentan mantener presentaciones multiplataforma sencillas para evitar problemas de compatibilidad, tenga en cuenta que esto no es tan restrictivo como suena. Es posible que las versiones más recientes de PowerPoint en ambas plataformas no permitan la edición de ciertas características, pero permitirán ver estas características en la presentación con diapositivas.
Siga estas pautas
Hay algunas directrices que puede seguir al crear presentaciones de PowerPoint diseñadas para verlas o modificarlas en las versiones de Windows y Mac de PowerPoint. He ordenado estas pautas en categorías amplias.
Directrices básicas
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Mantenga las cosas sencillas y use las herramientas de dibujo de PowerPoint para crear formas y dibujos en lugar de usar el contenido de una aplicación de terceros.
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Y cree siempre carpetas en lugar de presentaciones. Cree una nueva carpeta para todas las presentaciones que cree. Esta carpeta debe contener la presentación real y los archivos vinculados, como archivos de sonido y película, otros documentos vinculados, etc. Asegúrese de que no hay nada en las subcarpetas, mantenga todo dentro de una carpeta.
Trabajar con elementos multimedia
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Use siempre formatos multimedia estándar que no sean demasiado específicos de la plataforma: Manténgase lejos de los formatos de archivo de Windows Media y QuickTime y, en su lugar, use vídeos MPEG en la medida de lo posible. De forma similar, usa MP3 sin DRM en lugar de canciones o archivos de audio protegidos o de iTunes.
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Al vincular una narración o un archivo de sonido en PowerPoint para Windows, aún puede escuchar el audio en PowerPoint para Mac. Pero lo opuesto no es cierto para todas las versiones más recientes de PowerPoint para Mac. Esto se debe a que PowerPoint para Windows no puede reproducir narraciones y sonidos vinculados en las versiones de Macintosh, ya que los equipos Apple usan el formato AIFF de QuickTime para almacenar las grabaciones y no incluyen la extensión de archivo AIFF. Microsoft PowerPoint para Windows no tiene ninguna pista acerca de lo que son estos archivos. Como se explicó anteriormente, PowerPoint 2016 para Mac ya no tiene este problema porque usa el formato de archivo M4A, también conocido como audio MPEG 4. Además, PowerPoint 2016 para Mac incrusta archivos multimedia en lugar de vincularlos, la diferencia se explica en el siguiente punto.
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Si necesita mover un archivo de sonido grabado en PowerPoint para Mac a un equipo con Windows, inserte el archivo de audio como parte de la presentación. Afortunadamente, PowerPoint en ambas plataformas incrustará archivos de audio de forma predeterminada, a menos que elija cambiar la configuración (en el cuadro de diálogo grabar narración) vinculando el archivo de audio en su lugar.
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ActiveX es la misma tecnología basada en Windows que permite reproducir películas de Adobe Flash en Internet Explorer y en otras aplicaciones, incluido PowerPoint. ActiveX es una tecnología de Microsoft y no está disponible en la plataforma Mac. Esto significa que si inserta películas Flash en una presentación con PowerPoint para Windows, los archivos Flash no se reproducirán en el Mac. Esto ya no supone un problema importante porque el uso de Flash ha disminuido a lo largo de los años, y los avances en las capacidades de animación de PowerPoint significan que posiblemente puede crear los mismos efectos usando solo PowerPoint.
Texto y fuentes
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Use fuentes que puedan encontrarse como estándar en Windows y Mac. Esto incluye Arial, Times New Roman, Calibri, Courier New, Verdana, Tahoma, trebuchet MS, etc. Si tiene dudas, consulte la lista de fuentes seguras en:
Usar fuentes seguras disponibles en todos los sistemas de PowerPoint
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Recuerde también que las versiones de PowerPoint para Windows pueden incrustar fuentes TrueType dentro de una presentación. Pero estas fuentes incrustadas no se pueden ver en todas las versiones de PowerPoint para macOS. sin embargo, es necesario que los usuarios dePowerPoint para macOS no se sientan, porque la mayoría de las fuentes instaladas estos días son OpenType, e incluso con TrueType, la incrustación de fuentes depende del creador de la fuente, que puede haber desactivado la capacidad.
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Hablando de fuentes OpenType, algunas de ellas, especialmente las de la colección de fuentes pro de Adobe, se mostrarán sin problemas en PowerPoint para Windows y PowerPoint para Mac. Sin embargo, estas fuentes OpenType no siempre funcionan en versiones anteriores de PowerPoint en Mac, como 2004 o 2008.
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No espacio demasiado ajustado. Las diferencias de representación de fuentes pueden agregar una línea adicional a un cuadro de texto en las versiones de Windows o Mac de PowerPoint.
Imágenes y gráficos
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En el equipo Mac, evite usar gráficos PICT, ya que no son compatibles con las versiones de Windows. En ambos sistemas operativos, los formatos de imagen GIF, PNG y JPG funcionan mejor. Para ilustraciones, use archivos WMF o EMF. Los archivos EPS ya no funcionan en la mayoría de las versiones de PowerPoint por razones de seguridad.
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Las versiones para Mac de PowerPoint vienen con efectos especiales de fotografía que originalmente formaban parte del programa de PhotoDraw dispongan de Microsoft en el lado de Windows. Independientemente, cualquier archivo de presentación de Mac que contenga imágenes con estos efectos puede moverse a cualquier versión de PowerPoint para Windows y todos los efectos especiales permanecerán intactos. La única salvedad es que no puede aplicar estos efectos a las imágenes una vez que la presentación se ha movido a una versión de Windows de PowerPoint.
Todo lo demás
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La mayoría de los objetos incrustados en presentaciones de PowerPoint creadas en Windows no se traducen correctamente en una versión de PowerPoint para Mac. Por ejemplo, si un documento de Word incrustado o una hoja de cálculo de Excel tienen caracteres acentuados, es posible que no aparezcan en una presentación multiplataforma. En lugar de insertar estos archivos (Word, Excel, PDF, etc.), use hipervínculos para vincularlos al archivo de presentación. Asegúrese de que estos archivos permanecen en la misma carpeta que la presentación de PowerPoint.
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Es posible que algunos formatos de archivo (como Microsoft Visio y CAD) no se traduzcan correctamente. En estos casos, a menudo puede convertir los archivos en una imagen o un archivo PDF dentro de sus aplicaciones nativas. Estos archivos recién convertidos se pueden vincular al archivo de PowerPoint y se reconocerán y se mostrarán correctamente en cualquier plataforma.
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Las tablas de Microsoft Word y las hojas de cálculo de Excel pegadas dentro de PowerPoint pueden causar problemas entre plataformas. Rerehaga la tabla con el motor de tabla nativa de PowerPoint o cree un vínculo al documento de Word o Excel. Esto no es tanto un problema entre las versiones más recientes de PowerPoint en Windows o Mac, pero puede ser un problema en versiones anteriores en ambos sistemas operativos.
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Visual Basic (VBA) sigue siendo la mejor solución de programación para los desarrolladores de PowerPoint multiplataforma. Pero para quienes desean jugar con las opciones de programación de PowerPoint usando Visual Basic, las versiones para Mac no tienen la funcionalidad completa.
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Recuerde que algunas características no funcionan en las dos plataformas. Las versiones para Mac de PowerPoint siguen sin ser totalmente compatibles con las animaciones de desencadenadores, aunque pueden reproducir animaciones de desencadenadores que se crearon en PowerPoint para Windows. Sin embargo, aún no podrás modificarlos.
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Tenga en cuenta que las diferencias de gamma de color entre ambas plataformas significa que los colores de presentación creados en un equipo Windows aparecen más claros en un equipo Mac. No se trata de un problema que se puede resolver en PowerPoint; es un problema de plataforma.
Aunque he solucionado problemas de compatibilidad mayores en este artículo, tenga en cuenta que todo el tiempo y con PowerPoint, la mayoría de las cosas está cambiando para mejorar. Microsoft 365 versiones de PowerPoint en Windows y Mac se actualizan continuamente siempre y, si ha iniciado sesión en el programa Office Insider, es posible que incluso vea las actualizaciones nuevas cada semana que parecen tener problemas de compatibilidad obsoletos.
Acerca de la autora
Geetesh Bajaj es MVP de PowerPoint. Escribe libros, hace capacitación personalizada y escribe sobre presentaciones en indezine.com.
