Conectar una lista externa con Outlook

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Si lo desea, puede conectar con Microsoft Outlook 2013 una lista externa que contenga clientes, tareas, citas o elementos para exponer. Una vez conectada, podrá ver, modificar e imprimir los datos con la conocida interfaz de usuario de Outlook, como si se tratara de información original de este programa. Si estos datos fueran información de contacto, como clientes, incluso podría llamarlos, enviarles mensajes de correo electrónico y realizar convocatorias de reunión. La sincronización de los datos es en dos sentidos o bidireccional, de modo que los cambios que realice en Outlook 2013 se sincronizarán automáticamente con el origen de datos externo y, planteado a la inversa, los cambios que realice en el origen de datos externo también se sincronizarán con los elementos de Outlook 2013, aunque para ello deberá realizar una actualización.

Para obtener más información, vea Buscar contenido sobre datos externos.

¿Qué desea hacer?

Antes de empezar

Tareas comunes como requisito previos

Tareas de específicas de Outlook como requisito previo

Conectar una lista externa con Outlook 2013

Antes de empezar

El trabajo con datos externos requiere varias tareas de requisitos previos para habilitar el acceso seguro a los datos. La siguiente información puede ayudarle a planear sus siguientes pasos. Además, si tiene problemas tratando de trabajar con datos externos, esta información puede ayudarle a identificar el problema. Para obtener acceso a los datos externos, usted o un administrador pueden hacer lo siguiente:

Tareas comunes como requisito previo

Preparar el origen de datos externo    Es posible que un administrador tenga que crear una cuenta y proporcionar permisos al origen de datos para garantizar que solo las personas adecuadas disfruten de acceso a los mismos y evitar así que lleguen a las manos equivocadas. Es posible que en una base de datos externa el administrador también desee crear consultas, vistas, tablas, etc. específicas para limitar los resultados a los niveles necesarios y mejorar el rendimiento.

Cuentas y configurar SharePoint services    Un administrador debe activar servicios de conectividad empresarial y servicios de almacenamiento seguro.

Configurar servicios de almacenamiento seguro    Un administrador debe hacer lo siguiente: determinar el mejor modo de acceso para los datos externos de origen, creación una aplicación de destino y establecer las credenciales para la aplicación de destino.

Configurar servicios de conectividad empresarial    Un administrador debe asegurarse de que el usuario que crea la externa contenido tipo tiene permiso para el almacén de metadatos de conectividad a datos empresariales y que los usuarios adecuados tengan acceso al tipo de contenido externo que se basa la lista externa.

Crear un tipo de contenido externo    Un usuario debe definir un tipo de contenido externo que contiene información acerca de conexiones, access, métodos de operación, columnas, filtros y otros metadatos que se usa para recuperar los datos de origen de datos externo.

Crear una lista externa    Un usuario debe crear una lista externa basada en el tipo de contenido externo y una o más vistas de la lista externa según sea necesario.

Asegúrese de que los productos de Office están listos para usarse    Para sincronizar datos externos con productos de Office, debe tener Windows 7 o posterior y los siguientes productos de software gratuito, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 y WCF Data Services 5.0 para OData V3 en cada equipo cliente (si es necesario, que es automáticamente le pide que descargue el software). Además, asegúrese de que la opción de instalación de Office, servicios de conectividad empresarial está habilitado (es decir, el valor predeterminado). Esta opción instala Business conectividad Services cliente Runtime que hace lo siguiente: almacena y sincroniza con datos externos, mapas de datos empresariales a los tipos de contenido externo, muestra el selector de elementos externos en productos de Office y se ejecuta personalizado soluciones dentro de los productos de Office.

Tareas específicas de Outlook como requisito previo

Activar la sincronización sin conexión para listas externas característica    La característica de sitios y granjas, Sincronización sin conexión para listas externas, también debe estar activa. Esta característica está activo en el nivel de granja de servidores de forma predeterminada, pero no está activo en el nivel de sitio de forma predeterminada.

Crear un tipo de contenido externo compatible con Outlook     Cuando se crea un tipo de contenido externo, un usuario debe habilitar la opción de soporte de sincronización sin conexión y establecer el campo Tipo de elemento de Office a una de las siguientes opciones: contacto, cita, tarea o publicación.

Asignar campos correspondientes    Un usuario debe asignar uno o varios de los campos de tipo de contenido externo a los correspondientes campos de Outlook.

Si desea asignar un tipo de contenido externo (por ejemplo, Cliente) a un tipo de elemento de Outlook (por ejemplo, Contacto), deberá asignar explícitamente los campos individuales del tipo de contenido externo (como Nombre del cliente, Apellidos del cliente, Dirección del cliente o Teléfono del cliente) a sus respectivos campos del tipo de elemento de Outlook (como los datos Nombre, Apellido, DirecciónDelTrabajo o TeléfonoDelTrabajo correspondientes al contacto).

Aunque no es necesario asignar todos los campos correspondientes, sí resulta imprescindible asignar los siguientes.

Tipo elemento Outlook

Campo elemento Outlook

Contacto

Apellido

Tarea

Asunto

Cita

Inicio, Fin y Asunto

Elemento para exponer

Asunto

Dependiendo de su número, los campos no asignados se muestran como propiedades extendidas como se indica a continuación:

  • Adyacente    Anexado al área del formulario situada en la parte inferior que aparece en una página predeterminada de un formulario de Outlook (de 2 a 5 campos).

  • Independiente    Agregar como una nueva página a un formulario de Outlook (6 o más campos).

Si no desea asignar el tipo de contenido externo directamente a ningún tipo de elemento de Outlook, puede asignar los campos a un tipo de elemento de Outlook para exponer, que es el tipo de elemento más genérico.

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Conectar una lista externa con Outlook 2013

  1. Navegue hasta el sitio de SharePoint que contiene la lista externa.

  2. Haga clic en Lista > Conectar con Outlook.

  3. Si es necesario, Outlook 2013 abrirá y creará un nuevo archivo de datos de Outlook (BCSStorage.pst), denominado Listas externas de SharePoint en el panel de navegación. Seguidamente, creará una carpeta con el nombre <Sitio> - <Lista externa>.

Sugerencia:  De forma predeterminada, los datos se actualizan automáticamente cada seis horas, aunque si lo desea puede cambiar este valor. Para asegurarse de que está viendo los datos actuales desde el origen de datos externo, haga clic con el botón secundario en la carpeta y haga clic en Sincronizar ahora.

Nota:  De forma predeterminada, Outlook 2013 solo muestra los campos que el autor del tipo de contenido externo ha asignado de forma explícita a los campos correspondientes de Outlook. De forma alternativa, para ver todos los campos de la lista externa estén o no asignados, haga lo siguiente:

  • Abra un solo elemento en un formulario (en la pestaña Contacto, vaya al grupo Mostrar y haga clic en <nombre> Detalles).

  • Cree una vista personalizada de Outlook e incluya todos los campos de la lista externa.

Encontrará más información sobre cómo visualizar campos y crear vistas personalizadas en el sistema de Ayuda de Outlook.

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