Crear un control calculado

Puede usar controles calculados en formularios e informes en bases de datos de Access para mostrar los resultados de un cálculo. Por ejemplo, si tiene un informe que muestra el número de artículos vendidos y el precio de cada unidad, puede agregar un cuadro de texto calculado que multiplte esos dos campos para mostrar el precio total. La propiedad Origen del control del cuadro de texto calculado contiene una expresión que multiplica dos campos (el número de elementos que multiplica el precio unitario) para obtener el resultado.

¿Qué desea hacer?

Crear un control calculado

Este procedimiento le ayuda a crear un control calculado sin usar un asistente para controles.

  1. Haga clic con el botón derecho en el formulario o informe en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

  2. En la pestaña Diseño, en el grupo Controles, haga clic en la herramienta del tipo de control que desea crear.

    Para obtener una lista de los tipos de control que se pueden usar como controles calculados, vea la sección Información sobre qué tipos de controles se pueden usar como controles calculados.

  3. Coloque el puntero donde quiera que el control se coloque en el formulario o informe y, después, haga clic en el formulario o informe para insertar el control.

  4. Si se inicia un asistente de control, haga clic en Cancelar para cerrarlo.

  5. Seleccione el control, presione F4 para mostrar la hoja de propiedades y, después, escriba una expresión en el cuadro de propiedades Origen del control. Para usar la Generador de expresiones para crear la expresión, haga clic en Botón Generador junto al cuadro de propiedad Origen del control.

  6. Cambie a la vista Formulario o a la vista Informe y compruebe que el control calculado funciona según lo esperado.

    Notas: 

    • Precede a cada expresión con el operador =. Por ejemplo: =[PrecioUnidad]*,75.

    • Para obtener más información sobre cómo crear expresiones, consulte el artículo Aprender a generar una expresión.

    • Si necesita más espacio para escribir una expresión en el cuadro de propiedad Origen del control, presione MAYÚS+F2 para abrir el cuadro Zoom.

    • Si el formulario o informe se basa en una consulta, es recomendable colocar la expresión en la consulta en lugar de en un control calculado. Esto puede mejorar el rendimiento y, si va a calcular totales para grupos de registros, es más fácil usar el nombre de un campo calculado en un función de agregado.

    • Al ordenar un control calculado en un formulario o informe, asegúrese de que la propiedad Format del control se establece correctamente. En caso contrario, los valores numéricos o de fecha calculados podrían ordenarse alfabéticamente en lugar de numéricamente.

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Cambiar un control enlazado a un control calculado

Una buena forma de crear un control calculado es crear primero un control enlazado (por ejemplo, arrastrando un campo desde el panel Lista de campos al formulario o informe) y, después, editando la propiedad Origen del control para crear una expresión. Esto funciona bien, siempre que se asegure de que el nombre del control no entra en conflicto con ninguno de los nombres de campo contenidos en la expresión. Para obtener más información sobre cómo crear un control enlazado arrastrando un campo desde el panel Lista de campos, vea el artículo Agregar un campo a un formulario o informe.

Suponiendo que ya ha creado el control enlazado, use el procedimiento siguiente para cambiarlo a un control calculado y evitar conflictos de nombres.

  1. Haga clic con el botón derecho en el formulario o informe en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

  2. Haga clic en el campo que desea cambiar y, después, presione F4 para abrir la hoja de propiedades.

  3. En la pestaña Todo de la hoja de propiedades, si la propiedad Nombre coincide con la propiedad Origen del control, edite la propiedad Name para que las dos propiedades no coincidan. Asegúrese de que el nombre que escriba no sea una palabra reservada o el nombre de otro campo de la base de datos. Para obtener más información sobre las palabras reservadas, vea el artículo Obtener información sobre las palabras y símbolos reservados de Access.

  4. Edite la cadena en el cuadro de propiedad Origen del control para que contenga la expresión que desee.

  5. Presione CTRL+G para guardar los cambios.

  6. Cambie a la vista Diseño o a la vista Formulario y compruebe que el control calculado funciona según lo esperado.

Si el control no muestra los datos que desea (por ejemplo, si Access muestra #Name? en el control), compruebe el origen de registros del formulario o informe para asegurarse de que todos los campos que usó en la expresión están disponibles. Si el origen de registros es una consulta, es posible que tenga que agregar uno o varios campos a la consulta antes de que la expresión funcione.

Notas: 

  • Precede a cada expresión con el operador =. Por ejemplo: =[PrecioUnidad]*,75.

  • Si necesita más espacio para escribir una expresión en el cuadro de propiedad Origen del control, presione MAYÚS+F2 para abrir el cuadro Zoom.

  • Si el formulario o informe se basa en una consulta, es recomendable colocar la expresión en la consulta en lugar de en un control calculado. Esto puede mejorar el rendimiento y, si va a calcular totales para grupos de registros, es más fácil usar el nombre de un campo calculado en un función de agregado.

  • Al ordenar un control calculado en un formulario o informe, asegúrese de que la propiedad Formato del control se establece correctamente. En caso contrario, los valores numéricos o de fecha calculados pueden ordenarse alfabéticamente en lugar de numéricamente.

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Obtenga información sobre qué tipos de controles se pueden usar como controles calculados

Los cuadros de texto son la opción más popular para un control calculado, ya que pueden mostrar tantos tipos diferentes de datos. Sin embargo, cualquier control que tenga una propiedad Origen del control se puede usar como control calculado. En muchos casos, no tiene sentido usar un determinado tipo de control como control calculado, ya que no puede actualizar ese control de la forma en que puede actualizar un control enlazado o independiente. Por ejemplo, si coloca un control de casilla en un formulario y, a continuación, escribe una expresión en la propiedad Origen del control de la casilla, ya no puede activar ni despejar la casilla haciendo clic en ella. La casilla aparece seleccionada o desactivada, en función de los resultados de la expresión. Si hace clic en la casilla, Access muestra una alerta en la barra de estado de Access: el control no se puede editar; está enlazado a la expresión <expresión>. Sin embargo, en un informe puede resultar útil basar un control de casilla en los resultados de un cálculo, ya que los controles de los informes solo se usan para mostrar información.

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