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Crear una columna Metadatos administrados

Una columna de metadatos administrados es un nuevo tipo de columna que se puede Agregar a listas, bibliotecas o tipos de contenido para permitir a los usuarios del sitio seleccionar valores de un conjunto de términos administrado de términos específicos y aplicar estos valores a su contenido. Puede crear y configurar una columna de metadatos administrados para asignarla a un término o conjunto de términos existente, o bien puede crear un nuevo conjunto de términos específicamente para una columna de metadatos administrados.

Las columnas de metadatos administrados promueven el uso coherente de metadatos entre sitios porque proporcionan a los usuarios una lista de términos que pueden aplicar a su contenido. Estos términos provienen de un conjunto de términos que se administra centralmente en la herramienta de administración de almacén de términos de un administrador de almacén de términos o de otras personas con permisos para administrar términos.

Dado que este conjunto de términos se actualiza y se administra por separado desde la propia columna, no es necesario actualizar la columna (o los tipos de contenido, listas o bibliotecas asociadas a él) para que los usuarios puedan disponer de términos actualizados. Cada vez que se actualice el conjunto de términos al que está enlazada una columna de metadatos administrados específica, los términos actualizados estarán disponibles automáticamente para los usuarios dondequiera que esté disponible la columna de metadatos administrados. Esto hace que una columna de metadatos administrados sea muy diferente de una columna de elección, lo cual tendría que actualizarse cada vez que desee cambiar la lista de valores de elección que un usuario puede seleccionar.

Las columnas de metadatos administrados también tienen varias características y características exclusivas que ayudan a los usuarios a seleccionar y aplicar términos al contenido, como la compatibilidad de "escritura anticipada", así como la compatibilidad para la deambigüedad de términos, descripciones, sinónimos y valores multilingües.

Cuando el usuario comienza a escribir un valor en un campo de metadatos administrados, se muestran todos los términos en el conjunto de términos asociado que comienzan con los caracteres escritos por el usuario. El nombre del conjunto de términos y la posición del término en la jerarquía se pueden indicar junto con el término mismo, lo que puede ayudar a los usuarios a seleccionar el término adecuado.

Cuando comienza a escribir, se le sugieren términos.

Los usuarios pueden mover el puntero sobre términos sugeridos para ver un texto descriptivo que les ayude a tomar las decisiones adecuadas.

El texto explicativo ayuda a los usuarios a seleccionar el término correcto.

Si se han especificado sinónimos para un término, los usuarios podrán introducirlos y se asignará el término correcto.

Cuando los usuarios actualizan una columna de metadatos administrados, pueden escribir el valor que desean, o bien pueden hacer clic en el icono de etiquetas que se muestra junto al campo de metadatos administrados para iniciar el cuadro de diálogo Selector de términos, que pueden usar para seleccionar un valor de la jerarquía del conjunto de términos. Esto es útil para los usuarios que pueden no estar familiarizados con las condiciones disponibles. Si el conjunto de términos se ha configurado para que se abra y la columna de metadatos administrados de él permite valores de relleno, los usuarios pueden tener la opción de agregar un nuevo término al conjunto de términos. O puede que simplemente tengan la opción de enviar comentarios al contacto designado para el conjunto de términos.

Puede seleccionar términos administrados desde un selector de control de árbol.

Columnas de metadatos

Una columna de metadatos administrados le permite controlar la información que los usuarios pueden escribir en una columna. Los usuarios seleccionan las condiciones que escriben en la columna de un conjunto predefinido de términos administrados.

Nota: Debe ser administrador de la colección de sitios para poder crear o configurar columnas de sitio. Debe tener el nivel de permisos administrar listas para crear columnas para listas o bibliotecas. Los propietarios de sitios tienen este permiso de forma predeterminada.

Puede asignar una columna de metadatos administrados a un conjunto de términos o a un término individual que represente un subconjunto del conjunto de términos (algo que puede ser útil para los conjuntos de términos jerárquicos). Si asigna la columna a un conjunto de términos, se mostrarán todos los términos disponibles en ese conjunto de términos. Si asigna la columna a un término individual dentro de un conjunto de términos, la columna mostrará ese término y cualquier condición que esté por debajo de él en la jerarquía.

Cómo y dónde crear las columnas de metadatos administrados debe incluirse en la planeación de metadatos administrados, tipos de contenido, administración de documentos y gobernanza de sitios en toda la organización.

Crear una columna de metadatos administrados

Puede crear una columna de metadatos administrados que se asigne a un término o conjunto de términos existente en cualquier nivel de un sitio (por ejemplo, como una columna de sitio o como una columna local para una lista o biblioteca específica). Sin embargo, si quiere que una columna de metadatos administrados sea reutilizable y ampliamente útil para otras personas que puedan estar creando nuevos tipos de contenido de sitio o configurando listas y bibliotecas, es posible que desee crearla como una columna de sitio.

Para crear una nueva columna de sitio de metadatos administrados que se asigne a un conjunto de términos existente, haga lo siguiente:

Para crear una nueva columna de metadatos administrados para una lista o biblioteca que se asigna a un conjunto de términos existente, haga lo siguiente:

  1. En configuración Botón de configuración de SharePoint 2016 en la barra de título o en el menú acciones del sitio , haga clic en configuración del sitio.

  2. En galerías o galerías delDiseñador Web , haga clic en columnas de sitio.

  3. En las columnas de sitio, haga clic en crear.

  1. Vaya a la lista o biblioteca donde desea crear una nueva columna de metadatos administrados.

  2. En la pestaña lista o biblioteca de la cinta, haga clic en configuración de la lista o configuración de la biblioteca, según corresponda.

  3. En la sección columnas , haga clic en crear columnaM

  1. En la página nueva columna de sitio o crear columna (según el tipo de columna que esté creando) en la sección nombre y tipo , escriba el nombre que desea que tenga la columna.

  2. En el tipo de información de esta columna es, haga clic en metadatos administrados.

  3. En la sección Grupo , seleccione o cree el grupo en el que desea organizar la columna.

  4. En la sección configuración de columna adicional , escriba una descripción y especifique si desea exigir a los usuarios que proporcionen un valor para esta columna. También puede especificar si desea exigir valores únicos para la columna.

  5. Si va a agregar una columna a una lista o biblioteca, es posible que pueda especificar si desea agregar esta nueva columna de metadatos administrados a todos los tipos de contenido de la lista o biblioteca (si hay varios tipos de contenido habilitados para la biblioteca). También puede especificar si desea agregar esta columna a la vista predeterminada de la lista o biblioteca.

  6. En la sección campo de varios valores , especifique si desea permitir varios valores en la columna. Si permite varios valores, los usuarios no podrán ordenar en esta columna en las vistas de lista.

  7. En la sección formato de presentación , especifique si desea que la columna muestre solo la etiqueta de término, o el término y la ruta de acceso completa en la jerarquía del conjunto de términos.
    Puede ser útil Mostrar la ruta jerárquica completa en situaciones en las que el contexto para el término puede no ser claro.

  8. En la sección configuración del conjunto de términos , seleccione usar un conjunto de términos administradosy, a continuación, siga uno de estos procedimientos:

    • Para buscar un conjunto de términos que contenga los términos que desea usar, escriba el nombre de un término y haga clic en el botón Buscar . Puede seleccionar el conjunto de términos o el término que desea de los resultados que se muestran en el cuadro. Si desea volver a buscar, haga clic en el botón restablecer .

      Para buscar el conjunto de términos o el término que desea asignar a esta columna, haga clic en la flecha situada a la izquierda de la aplicación de servicio de metadatos administrados que se muestra en el cuadro para expandirlo y busque el conjunto de términos que desea. Continúe para expandir los nodos hasta que encuentre el conjunto de términos o el término que desea. Haga clic en él para seleccionar el conjunto de términos o el término.

  9. En la sección permitir relleno , especifique si desea permitir que los usuarios agreguen nuevos valores al conjunto de términos. Si el conjunto de términos que selecciona se cierra, no podrá permitir el rellenado.

  10. En la sección valor predeterminado , puede especificar opcionalmente el término que desea usar como valor predeterminado para la columna. Puede escribir el término o puede hacer clic en el icono etiquetas para buscar el término con el selector de términos.

  11. Haga clic en Aceptar.

Si no hay un conjunto de términos que desee usar, también puede crear un nuevo conjunto de términos para una nueva columna de metadatos administrados. El conjunto de términos que cree será un conjunto de términos "local" que solo se puede usar dentro de la colección de sitios donde se creó. Los términos que agregue a un conjunto de términos local no se ofrecerán como sugerencias en columnas de palabras clave de empresa (a diferencia de los términos de conjuntos de términos globales).

Debe ser administrador de la colección de sitios para poder crear o configurar columnas de sitio. Debe tener el nivel de permisos administrar listas para crear columnas para listas o bibliotecas. Los propietarios de sitios tienen este permiso de forma predeterminada.

Para crear una nueva columna de sitio de metadatos administrados que se asigne a un conjunto de términos existente, haga lo siguiente:

Para crear una nueva columna de metadatos administrados para una lista o biblioteca que se asigna a un conjunto de términos existente, haga lo siguiente:

  1. En configuración Botón de configuración de SharePoint 2016 en la barra de título o en el menú acciones del sitio , haga clic en configuración del sitio.

  2. En galerías o galerías delDiseñador Web , haga clic en columnas de sitio.

  3. En las columnas de sitio, haga clic en crear.

  1. Vaya a la lista o biblioteca donde desea crear una nueva columna de metadatos administrados.

  2. En la pestaña lista o biblioteca de la cinta, haga clic en configuración de la lista o configuración de la biblioteca, según corresponda.

  3. En la sección columnas , haga clic en crear columna.

  1. En la página nueva columna de sitio o crear columna (según el tipo de columna que esté creando) en la sección nombre y tipo , escriba el nombre que desea que tenga la columna.

  2. En el tipo de información de esta columna es, haga clic en metadatos administrados .

  3. En la sección configuración de columna adicional , escriba una descripción para la columna y especifique si desea que los usuarios tengan que escribir un valor para la columna. También puede especificar si desea exigir valores únicos para la columna.

  4. Si va a agregar una columna a una lista o biblioteca, es posible que también pueda especificar si desea agregar esta nueva columna de metadatos administrados a todos los tipos de contenido de la lista o biblioteca (si hay varios tipos de contenido habilitados para la biblioteca). También puede especificar si desea agregar esta columna a la vista predeterminada de la lista o biblioteca.

  5. En la sección campo de varios valores , especifique si desea permitir varios valores en la columna. Si permite varios valores, los usuarios no podrán ordenar en esta columna en las vistas de lista.

  6. En la sección formato de presentación , especifique si desea que la columna muestre solo la etiqueta de término, o el término y la ruta de acceso completa en la jerarquía del conjunto de términos.
    Puede ser útil Mostrar la ruta jerárquica completa en situaciones en las que el contexto para el término puede no ser claro.

  7. En la sección configuración del conjunto de términos , seleccione personalizar el conjunto de términosy, a continuación, escriba una descripción para el conjunto de términos.

  8. Haga clic en editar con el administrador de conjuntos de términosy, a continuación, haga clic en Aceptar cuando se le pida que guarde los cambios.

  9. Siga los pasos que se indican en la sección crear y configurar un nuevo conjunto de términos para configurar el conjunto de términos.

  1. En el panel de propiedades de la herramienta de administración de almacén de términos, especifique la siguiente información sobre el nuevo conjunto de términos:
     

En este campo

Haga lo siguiente:

Nombre del conjunto de términos

Escriba un nombre para el conjunto de términos. Este campo ya debería estar rellenado con el nombre de la columna, pero puede actualizarlo o cambiarlo.

Descripción

Escriba una descripción que ayude a los usuarios a comprender cómo deben usar estos términos.

Propietario

Si quiere que el propietario del conjunto de términos sea una persona que no sea usted, puede cambiar el propietario a otra persona o grupo. Solo puede introducir un elemento.

Contacto

Escriba una dirección de correo electrónico si quiere que los usuarios del sitio puedan proporcionar comentarios sobre el conjunto de términos al actualizar el valor de una columna de metadatos administrados.

Partes interesadas

Agregue los nombres de los usuarios o grupos a los que se debe notificar antes de que se realicen cambios importantes en el conjunto de términos.

Política de envío

Especifique si desea que el conjunto de términos se cierre o se abra.

Si un conjunto de términos está cerrado, los usuarios no pueden agregar nuevos términos al actualizar el valor de una columna de metadatos administrados enlazada a este conjunto de términos, y el conjunto de términos solo puede actualizarlo personas que tengan permiso para actualizar metadatos administrados. Si el conjunto de términos está abierto, los usuarios pueden agregar nuevos términos al conjunto de términos si la columna también está configurada para permitir opciones de relleno.

Disponible para etiquetado

Seleccione la casilla para que los términos del conjunto de términos estén disponibles para etiquetado. Si desactiva la casilla, este conjunto de términos no será visible para la mayoría de los usuarios.

Si el conjunto de términos aún está en desarrollo o no está listo para su uso, es posible que desee desactivar la casilla de verificación.

  1. Haga clic en Guardar para guardar las actualizaciones de propiedades.

  2. Para agregar términos al conjunto de términos, seleccione el conjunto de términos en el control de árbol de la izquierda, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en crear términoy, a continuación, escriba el nombre que desee para el término.

  3. En el panel propiedades , especifique la siguiente información sobre el nuevo término:

En este campo:

Haga lo siguiente:

Disponible para etiquetado

Seleccione la casilla para que este término esté disponible para etiquetado. Si desactiva la casilla, este término estará visible pero deshabilitado en las herramientas de etiquetado.

Language

Seleccione el idioma para esta etiqueta para el término.

Descripción

Escriba una descripción para ayudar a los usuarios a comprender cómo aplicar este término o para diferenciarlo de términos similares.

Etiqueta predeterminada

Escriba la palabra o frase que desea usar como etiqueta predeterminada para el término en este idioma.

Otras etiquetas

Especifique los sinónimos para este término. Haga esto si desea que varias palabras o frases con el mismo significado se traten como una única entidad con fines de administración de metadatos. Para agregar varios sinónimos, escriba una palabra y, a continuación, presione Entrar para crear líneas adicionales.

Por ejemplo, si está creando un término para el color "azul" y "azul" es la etiqueta predeterminada para el término, puede Agregar "Azure", "Sapphire", "Indigo" y "cobalto" como posibles sinónimos.

Miembro de

Describe el nombre, la descripción, el propietario y otra información del conjunto de términos primario.

  1. Haga clic en Guardar.

  2. Repita los pasos 3 -5 para agregar nuevos términos.

  3. Para crear subcontratos debajo de las condiciones, seleccione un término en particular debajo del cual desea anidar otro término, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en crear términoy escriba el nombre que desee para el término.

  4. Repita los pasos 4 y 5 para especificar las propiedades de los subcontratos (seleccione el término que desea actualizar en primer lugar).

  5. De forma predeterminada, los términos de los conjuntos de términos se muestran en el criterio de ordenación predeterminado del idioma. Si desea especificar un criterio de ordenación personalizado para que los términos aparezcan en un orden coherente, independientemente del idioma o de los cambios realizados en las etiquetas de términos, puede hacerlo seleccionando el conjunto de términos en el control de árbol y, a continuación, haciendo clic en la pestaña ordenar personalizado a la derecha. Haga clic en usar criterio de ordenación personalizadoy, a continuación, use los cuadros listas para organizar los términos en el orden numérico deseado.

Una columna de metadatos administrados le permite controlar la información que los usuarios pueden escribir en una columna. Los usuarios seleccionan las condiciones que escriben en la columna de un conjunto predefinido de términos administrados.

En el ejemplo siguiente se muestra cómo funciona.

La biblioteca de documentos de la ilustración anterior tiene una columna de metadatos administrados denominada "descubrir ECM". Para introducir valores en la columna, un usuario edita las propiedades de un elemento de la biblioteca (en este caso, el elemento es una hoja de cálculo).

El nombre de la columna de metadatos administrados, Discover ECM, es la etiqueta de un campo en la página Propiedades. Para ver una lista de términos, los usuarios solo tienen que seleccionar el icono etiquetas.

Al configurar una columna de metadatos administrados, puede usar un conjunto de términos existente o puede Agregar un conjunto de términos específicamente para este propósito. Para obtener información sobre cómo agregar un nuevo conjunto de términos, vea configurar un nuevo conjunto de términos.

Puede crear una columna para listas y bibliotecas, o puede crear una columna de sitio. 

Crear una columna de sitio para metadatos administrados

  1. En la Página principal, seleccione contenido del sitio.

  2. En la página contenidos del sitio, seleccione configuración Botón de configuración de SharePoint 2016 en la barra de título .

  3. En galerías del diseñador web, seleccione columnas del sitio.

  4. En la página columna de sitio , haga clic en crear.

  5. En la página nueva columna de sitio , en la sección nombre y tipo , escriba el nombre de la columna.

  6. Vaya al paso 5 del procedimiento siguiente.

Crear una columna de lista o biblioteca para metadatos administrados

  1. Vaya a la lista o biblioteca donde desee crear la columna.

  2. En la pestaña lista o biblioteca de la cinta, seleccione configuración de lista o configuración de biblioteca.

  3. En la sección columnas , seleccione crear columna.

  4. En la página crear columna , en la sección nombre y tipo , escriba el nombre de la columna.

  5. En la sección el tipo de información de esta columna es , seleccione metadatos administrados.

  6. En la sección Grupo , seleccione un grupo para la columna o cree un grupo para él.

  7. En la sección configuración de columna adicional , escriba una descripción y especifique si el valor es necesario. También puede especificar si desea exigir valores únicos para la columna.

  8. En la sección campo de varios valores , especifique si desea permitir varios valores en la columna.

    1. Si permite varios valores en la columna, los usuarios no podrán ordenar en esta columna.

  9. En la sección formato de presentación, especifique si desea mostrar solo la etiqueta de término o mostrar el término y la ruta de acceso completa en la jerarquía del conjunto de términos.

  10. En la sección configuración del conjunto de términos , siga uno de estos procedimientos:

    1. Para usar un conjunto de términos existente, seleccione usar un conjunto de términos administradosy, a continuación, busque o busque el nombre del conjunto de términos. Después de seleccionar el nombre del conjunto de términos, puede especificar si desea permitir que los usuarios rellenen valores y establecer un valor predeterminado para la columna.

    2. Para crear un conjunto de términos para esta columna, seleccione personalizar el conjunto de términosy escriba una descripción para el conjunto de términos. Después, seleccione editar con el administrador de conjuntos de términosy siga los pasos que se indican en configurar un nuevo conjunto de términos.

  11. Seleccione Aceptar.

Sugerencia: Para administrar una columna de metadatos, siga uno de los pasos anteriores para ir a la página de columnas de sitio, biblioteca o columna de lista. En esa página, desplácese por las columnas definidas y seleccione la que desea modificar. Después, volverá a la página de edición, donde puede cambiar o actualizar la configuración

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Nota:  Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido le resulte útil. ¿Podría decirnos si la información le resultó útil? Aquí puede consultar el artículo en inglés.

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