Crear una columna Metadatos administrados

Una columna Metadatos administrados es un nuevo tipo de columna que se puede agregar a listas, bibliotecas o tipos de contenido para permitir a los usuarios del sitio seleccionar valores de un conjunto específico de términos administrados y aplicar estos valores a su contenido. Puede crear y configurar una columna Metadatos administrados para asignarla a un conjunto de términos o términos existente, o puede crear un conjunto de términos específico para una columna Metadatos administrados.

Las columnas Metadatos administrados promueven el uso coherente de metadatos entre sitios, ya que proporcionan a los usuarios una lista de términos que pueden aplicar a su contenido. Estos términos proceden de un conjunto de términos que se administra de forma centralizada en la Herramienta de administración de almacén de términos por un administrador de almacén de términos u otras personas con permisos para administrar términos.

Dado que este conjunto de términos se actualiza y administra por separado de la propia columna, no es necesario actualizar la columna (ni ningún tipo de contenido, listas o bibliotecas asociadas a ella) para que los términos actualizados estén disponibles para los usuarios. Siempre que se actualice el conjunto de términos al que está enlazada una columna de metadatos administrados específica, los términos actualizados estarán disponibles automáticamente para los usuarios siempre que esté disponible esa columna metadatos administrados. Esto hace que una columna Metadatos administrados sea muy diferente de la columna Opción, que tendría que actualizarse cada vez que quisiera cambiar la lista de valores de opción que un usuario podría seleccionar.

Las columnas metadatos administrados también tienen varias características y características únicas que ayudan a los usuarios a seleccionar y aplicar términos al contenido, como la compatibilidad con "escritura anticipada", así como la compatibilidad con la desambiguación de términos, descripciones, sinónimos y valores multilingües.

Cuando un usuario comienza a escribir un valor en un campo de metadatos administrados, muestra todos los términos del conjunto de términos asociado que comienzan con los caracteres que ha escrito el usuario. Se puede indicar el nombre del conjunto de términos y la posición del término en la jerarquía junto con el propio término, lo que puede ayudar a los usuarios a seleccionar el término apropiado.

Cuando comienza a escribir, se le sugieren términos.

Los usuarios pueden mover su puntero sobre los términos sugeridos para ver texto descriptivo para ayudarles a tomar decisiones adecuadas.

El texto explicativo ayuda a los usuarios a seleccionar el término correcto.

Si se han especificado sinónimos para un término, los usuarios pueden escribirlos y se asignará el término correcto.

Cuando los usuarios actualizan una columna Metadatos administrados, pueden escribir el valor que quieren o pueden hacer clic en el icono de etiquetas que se muestra junto al campo Metadatos administrados para iniciar el cuadro de diálogo del selector de términos, que pueden usar para seleccionar un valor de la jerarquía del conjunto de términos. Esto es útil para los usuarios que no estén familiarizados con los términos disponibles. Si el conjunto de términos se ha configurado para que esté abierto y la columna Metadatos administrados permite los valores de relleno, es posible que los usuarios tengan la opción de agregar un nuevo término al conjunto de términos. También puede que simplemente tengan la opción de enviar comentarios al contacto designado para el conjunto de términos.

Puede seleccionar términos administrados desde un selector de control de árbol.

Columnas de metadatos

Una columna de metadatos administrados le permite controlar la información que los usuarios pueden escribir en una columna. Los usuarios seleccionan los términos o frases que escriben en la columna de un conjunto predefinido de términos administrados.

Nota: Debe ser administrador de la colección de sitios para crear o configurar columnas de sitio. Debe tener el nivel de permisos Administrar listas para crear columnas para listas o bibliotecas. Los propietarios de sitios tienen este permiso de forma predeterminada.

Puede asignar una columna Metadatos administrados a un conjunto de términos o a un término individual que representa un subconjunto del conjunto de términos (algo que puede ser útil para conjuntos de términos jerárquicos). Si asigna la columna a un conjunto de términos, se mostrarán todos los términos disponibles en ese conjunto de términos. Si asigna la columna a un término individual dentro de un conjunto de términos, la columna mostrará ese término y todos los términos situados debajo del término mostrado en la jerarquía.

Cómo y dónde crear columnas metadatos administrados deben tenerse en cuenta en la planificación de toda la organización para los metadatos administrados, los tipos de contenido, la administración de documentos y el gobierno del sitio.

Crear una columna de metadatos administrados

Puede crear una columna metadatos administrados que se asigne a un conjunto de términos o términos existente en cualquier nivel de un sitio (por ejemplo, como una columna de sitio o como una columna local de una lista o biblioteca específica). Sin embargo, si quiere que una columna Metadatos administrados sea reutilizable y de gran utilidad para otros usuarios que puedan estar creando nuevos tipos de contenido de sitio o configurando listas y bibliotecas, es posible que desee crearla como una columna de sitio.

Para crear una nueva columna de sitio de metadatos administrados que se asigne a un conjunto de términos existente, haga lo siguiente:	Para crear una nueva columna Metadatos administrados para una lista o biblioteca que se asigna a un conjunto de términos existente, haga lo siguiente:
En Configuración o en el menú Acciones del sitio , haga clic en Configuración del sitio. En Galerías o Galerías de Designer web, haga clic en Columnas de sitio. En columnas de sitio, haga clic en Crear.	Vaya a la lista o biblioteca donde desea crear una nueva columna metadatos administrados. En la biblioteca o lista, seleccione Agregar columna y, después, seleccione Metadatos administrados como tipo de columna.

En la sección Nombre y tipode Columna de nuevo sitio, escriba el nombre que desea que tenga la columna.
En El tipo de información de esta columna es, haga clic en Metadatos administrados.
En la sección Grupo, seleccione o cree el grupo en el que desea organizar la columna.
En la sección Configuración de columna adicional, escriba una descripción y especifique si desea que los usuarios necesarios proporcionen un valor para esta columna. También puede especificar si desea exigir valores únicos para la columna.
En la sección Campo de varios valores, especifique si desea permitir varios valores en la columna. Si permite varios valores, los usuarios no podrán ordenar por esta columna en vistas de lista.
En la sección Formato de presentación, especifique si desea que la columna muestre solo la etiqueta del término o el término y su ruta de acceso completa en la jerarquía del conjunto de términos.Puede ser útil mostrar la ruta jerárquica completa en situaciones en las que el contexto del término en sí podría no ser claro.
En la sección Configuración del conjunto de términos, seleccione Usar un conjunto de términos administrados y, después, siga uno de estos procedimientos:

a. Para buscar un conjunto de términos que contenga los términos que desea usar, escriba el nombre de un término y haga clic en el botón Buscar. Puede seleccionar el conjunto de términos o términos que desee de los resultados que se muestran en el cuadro. Si desea volver a buscar, haga clic en el botón Restablecer.

b. Para buscar el conjunto de términos o términos que desea asignar a esta columna, haga clic en la flecha situada a la izquierda de la aplicación del servicio de metadatos administrados que se muestra en el cuadro para expandirlo y busque el conjunto de términos que desee. Continúe expandiendo los nodos hasta que encuentre el conjunto de términos o el término que desee. Haga clic en él para seleccionar el conjunto de términos o el término.
En la sección Permitir relleno, especifique si desea permitir que los usuarios agreguen nuevos valores al conjunto de términos. Si el conjunto de términos que seleccione está cerrado, no podrá permitir rellenar.
En la sección Valor predeterminado, puede especificar opcionalmente el término que desea usar como valor predeterminado para la columna. Puede escribir el término o puede hacer clic en el icono Etiquetas para buscar el término con el selector de términos.
Haga clic en Aceptar.

En el panel Crear columna , escriba el nombre y la descripción opcional que desea para la columna de metadatos administrados
La opción Tipo se seleccionará previamente en Metadatos administrados, pero también puede elegir cambiar el tipo de columna. Una vez cambiado, la configuración de columna se aplicará de forma predeterminada al tipo de columna correspondiente.
En la opción Conjunto de términos o términos, seleccione el botón Seleccionar y busque o seleccione el conjunto de términos o el término de la columna.
En la sección Valor predeterminado, puede especificar opcionalmente el término que desea usar como valor predeterminado para la columna. Puede escribir el término o puede seleccionar el icono Etiquetas para buscar el término.
Seleccione Más opciones para hacer lo siguiente (opcional):

a. En la sección Formato de presentación, especifique si desea que la columna muestre solo la etiqueta del término o el término y su ruta de acceso completa en la jerarquía del conjunto de términos. Puede ser útil mostrar la ruta jerárquica completa en situaciones en las que el contexto del término en sí podría no ser claro.

b. En la sección Permitir a los usuarios escribir nuevos valores, especifique si desea permitir que los usuarios agreguen nuevos valores al conjunto de términos. Si el conjunto de términos que seleccione está cerrado, no podrá permitir rellenar nuevos valores.

c. En la sección Campo de varios valores, especifique si desea permitir varios valores en la columna. Si permite varios valores, los usuarios no podrán ordenar por esta columna en vistas de lista.

d. En la sección Requerir que esta columna contenga información , especifique si desea marcar la columna como un campo obligatorio. Una vez habilitado, los usuarios deben escribir un valor para cada fila.

e. En la sección Exigir valores únicos , puede especificar si desea exigir a los usuarios que escriban solo valores únicos en la columna.

Si no hay ningún conjunto de términos que desee usar, también puede crear un conjunto de términos para una nueva columna Metadatos administrados. El conjunto de términos que cree será un conjunto de términos "local" que solo se puede usar dentro de la colección de sitios en la que lo cree. Los términos que agregue a un conjunto de términos locales no se ofrecerán como sugerencias en las columnas Palabras clave de empresa (a diferencia de los términos de los conjuntos de términos globales).

Debe ser administrador de la colección de sitios para crear o configurar columnas de sitio. Debe tener el nivel de permisos Administrar listas para crear columnas para listas o bibliotecas. Los propietarios de sitios tienen este permiso de forma predeterminada.

Para crear una nueva columna de sitio de metadatos administrados que se asigne a un conjunto de términos existente, haga lo siguiente:	Para crear una nueva columna Metadatos administrados para una lista o biblioteca que se asigna a un conjunto de términos existente, haga lo siguiente:
En Configuración o en el menú Acciones del sitio , haga clic en Configuración del sitio. En Galerías o Galerías de Designer web, haga clic en Columnas de sitio. En columnas de sitio, haga clic en Crear.	Vaya a la lista o biblioteca donde desea crear una nueva columna Metadatos administrados. En la pestaña Lista o Biblioteca de la cinta de opciones, haga clic en Configuración de lista o Configuración de biblioteca, según corresponda. En la sección Columnas , haga clic en Crear columna.

En la página Nueva columna de sitio o Crear columna (según el tipo de columna que esté creando) en la sección Nombre y tipo , escriba el nombre que desea que tenga la columna.
En El tipo de información de esta columna es, haga clic en Metadatos administrados .
En la sección Configuración de columna adicional , escriba una descripción para la columna y especifique si desea que los usuarios especifiquen un valor para la columna. También puede especificar si desea exigir valores únicos para la columna.
Si va a agregar una columna a una lista o biblioteca, es posible que también pueda especificar si desea agregar esta nueva columna Metadatos administrados a todos los tipos de contenido de la lista o biblioteca (si hay varios tipos de contenido habilitados para la biblioteca). También puede especificar si desea agregar esta columna a la vista predeterminada de la lista o biblioteca.
En la sección Campo de varios valores, especifique si desea permitir varios valores en la columna. Si permite varios valores, los usuarios no podrán ordenar por esta columna en vistas de lista.
En la sección Formato de presentación, especifique si desea que la columna muestre solo la etiqueta del término o el término y su ruta de acceso completa en la jerarquía del conjunto de términos.Puede ser útil mostrar la ruta jerárquica completa en situaciones en las que el contexto del término en sí podría no ser claro.
En la sección Configuración del conjunto de términos, seleccione Personalizar el conjunto de términos y, después, escriba una descripción para el conjunto de términos.
Haga clic en Editar con el Administrador de conjuntos de términos y, a continuación, haga clic en Aceptar cuando se le pida que guarde los cambios.
Siga los pasos de la sección Crear y configurar un nuevo conjunto de términos para configurar el conjunto de términos.

En el panel Propiedades de la Herramienta de administración de almacén de términos, especifique la siguiente información sobre el nuevo conjunto de términos:

En este campo	Haga lo siguiente:
Nombre del conjunto de términos	Escriba un nombre para el conjunto de términos. Este campo ya debería rellenarse con el nombre de la columna, pero puede actualizarlo o cambiarlo
Descripción	Escriba una descripción que ayude a los usuarios a comprender cómo deben usar estos términos.
Propietario	Si quiere que el propietario del conjunto de términos sea otra persona distinta de usted, puede cambiar el Propietario a otra persona o grupo. Solo puede introducir un elemento.
Contacto	Escriba una dirección de correo electrónico si quiere que los usuarios del sitio puedan proporcionar comentarios sobre el conjunto de términos cuando actualicen el valor de una columna Metadatos administrados.
Partes interesadas	Agregue los nombres de los usuarios o grupos a los que se debe notificar antes de realizar cambios importantes en el conjunto de términos.
Directiva de envío	Especifique si desea que el conjunto de términos sea Cerrado o Abierto. Si se cierra un conjunto de términos, los usuarios no podrán agregar términos nuevos cuando actualicen el valor de una columna de metadatos administrados enlazada a este conjunto de términos y solo podrán actualizar el conjunto de términos los usuarios con permiso para actualizar metadatos administrados. Si el conjunto de términos está abierto, los usuarios pueden agregar términos nuevos al conjunto de términos si la columna también está configurada para permitir opciones de relleno.
Disponible para etiquetado	Active la casilla para que los términos del conjunto de términos estén disponibles para el etiquetado. Si desactiva la casilla, la mayoría de los usuarios no podrán ver este conjunto de términos. Si el conjunto de términos sigue en desarrollo o no está listo para usarse, puede desactivar la casilla.

Haga clic en Guardar para guardar las actualizaciones de propiedades.
Para agregar términos al conjunto de términos, seleccione el conjunto de términos en el control de árbol de la izquierda, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en Crear término y, a continuación, escriba el nombre que desee para el término.
En el panel Propiedades , especifique la siguiente información sobre el nuevo término:

En este campo:	Haga lo siguiente:
Disponible para etiquetado	Active la casilla para que este término esté disponible para etiquetar. Si desactiva la casilla, este término estará visible, pero deshabilitado en las herramientas de etiquetado.
Idioma	Seleccione el idioma de esta etiqueta para el término.
Descripción	Escriba una descripción para ayudar a los usuarios a comprender cómo aplicar este término o diferenciarlo de términos similares.
Etiqueta predeterminada	Escriba la palabra o frase que quiera usar como etiqueta predeterminada para el término en este idioma.
Otras etiquetas	Especifique los sinónimos de este término. Haga esto si desea que varias palabras o frases con el mismo significado se traten como una única entidad a efectos de la administración de metadatos. Para agregar varios sinónimos, escriba una palabra y, después, presione ENTRAR para crear líneas adicionales. Por ejemplo, si está creando un término para el color "azul" y "azul" es la etiqueta predeterminada para el término, puede agregar "azure", "sapphire", "indigo" y "cobalto" como posibles sinónimos.
Miembro de	Describe el nombre del conjunto de términos primario, la descripción, el propietario y otra información.

Haga clic en Guardar.
Repita los pasos del 3 al 5 para agregar términos nuevos.
Para crear sub-términos debajo de términos, señale un término individual debajo del cual desea anidar otro término, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en Crear término y escriba el nombre que desee para el término.
Repita los pasos 4 y 5 para especificar las propiedades de los sub terms (seleccione primero el término que desea actualizar).
De forma predeterminada, los términos dentro de conjuntos de términos se muestran en el criterio de ordenación predeterminado para el idioma. Si desea especificar un criterio de ordenación personalizado para que los términos aparezcan en un orden coherente, independientemente del idioma o cambios en las etiquetas de términos, puede hacerlo seleccionando el conjunto de términos en el control de árbol y haciendo clic en la pestaña Orden personalizado de la derecha. Haga clic en Usar criterio de ordenación personalizado y, a continuación, use los cuadros de listas para organizar los términos en el orden numérico deseado.