Crear y aplicar directivas de administración de información

Activar la característica Directiva de sitio permite a los administradores de colecciones de sitios definir programaciones de retención que se aplican a un sitio y a todo su contenido. Para activar esta característica:

1. Vaya a la página principal de la colección de sitios para la que desea activar la característica Directiva de sitio.

   Vaya a Configuración , Configuración del sitio.

2. En Administración de la colección de sitios, elija Características de la colección de sitios.

3. Desplácese hasta Directiva de sitio. En el lado derecho, si no ve Activo, elija Activar.

Para garantizar que una directiva de información se aplica en todos los documentos de determinado tipo dentro de una colección de sitios, puede crear la directiva en el nivel de la colección de sitios y después aplicarla a los tipos de contenido. Estas se denominan directivas de colección de sitios.

1. Vaya a Configuración , Configuración del sitio.

2. En la página Configuración del sitio, en la lista Administración de la colección de sitios, haga clic en Directivas de colección de sitios.

3. En la página Directivas de colección de sitios, haga clic en Crear.

4. Escriba un nombre y una descripción para la directiva y, después, escriba una breve declaración de directiva que explique a los usuarios para qué sirve la directiva. La declaración de directiva puede tener hasta 512 caracteres.

5. Vea Crear una directiva para un tipo de contenido más adelante en este artículo para obtener información sobre cómo configurar las características que desea asociar a la directiva.

6. Haga clic en Aceptar para volver a la página Directivas de colección de sitios.

La adición de una directiva de administración de información a un tipo de contenido facilita la asociación de características de directiva con varias listas o bibliotecas. Puede optar por agregar una directiva de administración de información existente a un tipo de contenido o por crear una directiva única que sea específica a un tipo de contenido individual.

También puede agregar una directiva de administración de información a un tipo de contenido que sea específico a las listas. Esto tiene el efecto de aplicar la directiva solo a los elementos de esa lista que usen el tipo de contenido.

1. Vaya a Configuración , Configuración del sitio.

2. En la página Configuración del sitio, en la sección Galerías Designer web, haga clic en Tipos de contenido de sitio.

3. En la página Configuración del tipo de contenido de sitio, seleccione el tipo de contenido al que quiera agregar una directiva.

4. En la página Tipo de contenido de sitio, en la sección Configuración , haga clic en Configuración de la directiva de administración de la información.

5. En la página Configuración de la directiva de administración de la información, seleccione Definir una directiva y, a continuación, haga clic en Aceptar.

6. En la página Editar directiva, escriba un nombre y una descripción para la directiva y, después, escriba una breve descripción que explique a los usuarios para qué sirve la directiva. Una descripción puede tener hasta 512 caracteres.

7. En las siguientes secciones, seleccione las características de directivas que quiera agregar a la directiva de administración de información.

8. Para especificar un período de retención para los documentos y elementos que están sujetos a esta directiva, haga clic en Habilitar retención y especifique el período de retención y las acciones que desea que se produzcan cuando expiren los elementos.

   Para especificar un período de retención

   					1.	Haga clic en Agregar una fase de retención para los registros...
   					2.	Seleccione una opción de período de retención para especificar la fecha de expiración de los documentos o elementos. Siga uno de estos pasos: Para establecer la fecha de expiración en función de una propiedad de fecha, en la sección Evento , haga clic en Esta fase se basa en una propiedad de fecha del elemento y, a continuación, seleccione la acción del documento o elemento (por ejemplo, Creado o Modificado) y el incremento de tiempo después de esta acción (por ejemplo, el número de días, meses o años) cuando desee que expire el elemento. Para usar una fórmula de retención personalizada para determinar la expiración, haga clic en Establecer por una fórmula de retención personalizada instalada en este servidor. Nota: Esta opción está disponible únicamente si el administrador ha configurado una fórmula personalizada.
   					3.	La opción Iniciar un flujo de trabajo solo está disponible si va a definir una directiva para una lista, biblioteca o tipo de contenido que ya tenga un flujo de trabajo asociado con esta. A continuación tendrá la opción de elegir entre distintos flujos de trabajo.
   					4.	En la sección Periodicidad, seleccione Repetir la acción de esta fase y escriba la frecuencia con la que quiere que se repita la acción. Nota: Esta opción únicamente está disponible si la acción seleccionada se puede repetir. Por ejemplo, no puede establecer la periodicidad para la acción Eliminar permanentemente.
   					5.	Haga clic en Aceptar.

9. Para habilitar la auditoría para los documentos y elementos que están sujetos a esta directiva, haga clic en Habilitar auditoría y especifique los eventos que desea auditar.

   Para habilitar la auditoría

   					1.	En la página Editar directiva, en la sección Auditoría , active la casilla Habilitar auditoría y, a continuación, active las casillas situadas junto a los eventos para los que desea mantener una pista de auditoría.
   					2.	Para pedir a los usuarios que inserten estos códigos de barras en los documentos, active la casilla Solicitar a los usuarios que inserten un código de barras antes de guardar o imprimir .
   					3.	Haga clic en Aceptar para aplicar la característica de auditoría a la directiva.
   						La característica Directiva de auditoría permite a las organizaciones crear y analizar trazas de auditoría para los documentos, además de listar elementos, como listas de tareas, listas de asuntos, grupos de discusión y calendarios. Esta característica de directiva proporciona un registro de auditoría que registra eventos, como cuando el contenido se ve, se modifica o se elimina.
   						Cuando la auditoría está habilitada como parte de una directiva de administración de información, los administradores pueden ver los datos de auditoría en informes de uso de directiva que se basan en Microsoft Excel y que resumen el uso actual. Los administradores pueden usar estos informes para determinar la forma en que se usa la información dentro de la organización. Estos informes también ayudan a las organizaciones a comprobar y documentar su cumplimiento normativo o a investigar posibles preocupaciones.
   						El registro de auditoría registra la siguiente información: nombre del evento, fecha y hora del evento, y nombre del sistema del usuario que realizó la acción.

10. Cuando se habilitan los códigos de barras como pare de una directiva, se agregan a las propiedades del documento y se muestran en el área de encabezado del documento en el que se aplica el código de barras. Al igual que las etiquetas, los códigos de barras se pueden quitar manualmente de un documento.

    Para habilitar los códigos de barras

    					1.	En la página Editar directiva, en la sección Códigos de barras , active la casilla Habilitar códigos de barras .
    					2.	Para pedir a los usuarios que inserten estos códigos de barras en los documentos, active la casilla Solicitar a los usuarios que inserten un código de barras antes de guardar o imprimir .
    					3.	Haga clic en Aceptar para aplicar la característica de código de barras a la directiva.
    						La directiva de código de barras genera códigos de barras con el estándar Código 39. Cada imagen de código de barras incluye texto debajo del símbolo de código de barras que representa el valor del código de barras. Esto permite que los datos del código de barras se usen aun cuando el hardware de digitalización no esté disponible. Los usuarios pueden escribir manualmente el número del código de barras en el cuadro de búsqueda para encontrar el elemento en un sitio.

11. Para exigir que los documentos que están sujetos a esta directiva tengan etiquetas, haga clic en Habilitar etiquetas y especifique la configuración que desee para las etiquetas.

    Para habilitar etiquetas

    					1.	Para exigir a los usuarios que agreguen una etiqueta a un documento, active la casilla Solicitar a los usuarios que inserten una etiqueta antes de guardar o imprimir. Nota: Si quiere que las etiquetas sean opcionales, no active esta casilla.
    					2.	Para bloquear una etiqueta de modo que no se pueda cambiar después de insertarla, active la casilla Evitar cambios en las etiquetas después de agregarlas . Esta opción impide que el texto de la etiqueta se actualice una vez que la etiqueta se ha insertado en un elemento dentro de una aplicación cliente como Word, Excel o PowerPoint. Si quiere que la etiqueta se actualice cuando se actualicen las propiedades de este documento o elemento, no active esta casilla.
    					3.	En el cuadro Formato de etiqueta, escriba el texto de la etiqueta tal y como desea que se muestre. Las etiquetas pueden tener hasta 10 referencias de columna, cada una de las cuales puede tener 255 caracteres. Para crear el formato de la etiqueta, haga lo siguiente: Escriba los nombres de las columnas que quiera incluir en la etiqueta en el orden en que quiere que aparezcan. Delimite los nombres de las columnas entre llaves ({}), tal como se muestra en el ejemplo de la página Editar directiva. Escriba palabras para identificar las columnas fuera de las llaves, como se ve en el ejemplo de la página Editar directiva.
    					4.	Para agregar un salto de línea, escriba \n donde quiera que aparezca el salto de línea.
    					5.	Seleccione el tamaño de fuente y el estilo que quiera, y especifique si quiere que la etiqueta se sitúe a la izquierda, en el centro o a la derecha del documento. Sugerencia: Seleccione una fuente y un estilo que estén disponibles en los PC de los usuarios. El tamaño de la fuente afecta a la cantidad de texto que se puede mostrar en la etiqueta.
    					6.	Escriba el alto y el ancho de la etiqueta. El alto de la etiqueta puede variar de 0,25 pulgadas a 20 pulgadas, y el ancho de la etiqueta puede variar de 0,25 pulgadas a 20 pulgadas. El texto de la etiqueta siempre se centra verticalmente dentro de la imagen de la etiqueta.
    					7.	Haga clic en Actualizar para obtener una vista previa del contenido de la etiqueta.

12. Haga clic en Aceptar.

Puede definir una directiva de retención que se aplique solo a una lista, biblioteca o carpeta específica. Sin embargo, si crea una directiva de retención de esta forma, no podrá volver a usar esta directiva en otras listas, bibliotecas, carpetas o sitios.

Si quiere aplicar una sola directiva de retención en todos los tipos de contenido de una sola ubicación, lo más probable es que quiera usar la retención según ubicación. En casi todos los demás casos, conviene que compruebe si una directiva de retención se especifica para todos los tipos de contenido.

Si quiere definir una directiva de administración de información que no sea una retención en una lista o biblioteca, necesita definir una directiva de administración de información para cada tipo de contenido de lista individual asociado con esa lista o biblioteca. Vea Crear una directiva para un tipo de contenido de sitio en este artículo para obtener más información.

Debe tener al menos el permiso Administrar listas para cambiar la configuración de la directiva de administración de información de una lista o biblioteca.

1. Navegue a la lista o biblioteca para la que quiere especificar una directiva de administración de información.

2. Para una biblioteca de documentos, haga clic en Configuración , Configuración de biblioteca.

   Si no ve estos elementos de menú o para una lista, haga clic en la pestaña Biblioteca o Lista en la cinta de opciones y, a continuación, haga clic en Configuración de biblioteca o Configuración de lista.

3. En Permisos y administración, haga clic en Configuración de la directiva de administración de la información.

4. En la página Configuración de la directiva de administración de información, asegúrese de que el origen de la retención para la lista o biblioteca se establezca en Biblioteca y carpetas. Si Tipo de contenido aparece como origen, haga lo siguiente:

   • Haga clic en Cambiar origen.

   • En la página Editar directiva, en la sección Origen de la retención , seleccione Biblioteca y carpetas. Recibirá una alerta de que las directivas de retención de tipo de contenido se omitirán.

   • Haga clic en Aceptar.

5. En la página Editar directiva, en la sección Programación de retención basada en biblioteca , escriba una breve descripción de la directiva que está creando.

6. En No registros, haga clic en Agregar una fase de retención...

   Importante: Tenga en cuenta que en Registros, puede optar por definir distintas directivas de retención para los registros seleccionando la opción Defina las diferentes fases de retención para los registros.

7. En el cuadro de diálogo Propiedades de la fase, seleccione una opción de período de retención para especificar cuándo expirarán los documentos o elementos. Siga uno de estos procedimientos:

   • Para establecer la fecha de expiración en función de una propiedad de fecha, en la sección Evento , haga clic en Esta fase se basa en una propiedad de fecha del elemento y, a continuación, seleccione la acción del documento o elemento (por ejemplo, Creado o Modificado) y el incremento de tiempo después de esta acción (por ejemplo, el número de días, meses o años) cuando desee que expire el elemento.

   • Para usar una fórmula de retención personalizada para determinar la expiración, haga clic en Establecer por una fórmula de retención personalizada instalada en este servidor.

     Nota: Esta opción está disponible únicamente si el administrador ha configurado una fórmula personalizada.

   • En Acción, especifique lo que quiere que suceda cuando el documento o el elemento expiren. Para permitir que una acción específica suceda en el documento o elemento (como una eliminación), seleccione una acción de la lista.

8. La opción Iniciar un flujo de trabajo solo está disponible si va a definir una directiva para una lista, biblioteca o tipo de contenido que ya tenga un flujo de trabajo asociado con esta. A continuación tendrá la opción de elegir entre distintos flujos de trabajo.

9. En la sección Periodicidad, seleccione Repetir la acción de esta fase y escriba la frecuencia con la que quiere que se repita la acción.

   Nota: Esta opción únicamente está disponible si la acción seleccionada se puede repetir. Por ejemplo, no puede establecer la periodicidad para la acción Eliminar permanentemente.

10. Haga clic en Aceptar.

Si las directivas de administración de información ya se crearon para el sitio como directivas de colección de sitios, puede aplicar una de las directivas a un tipo de contenido. Al hacerlo, puede aplicar la misma directiva a varios tipos de contenido de una colección de sitios que no compartan el mismo tipo de contenido primario.

1. Navegue a la lista o biblioteca que tenga el tipo de contenido al que quiera aplicar una directiva.

2. Para una biblioteca de documentos, haga clic en Configuración , Configuración de biblioteca.

   Si no ve estos elementos de menú o para una lista, haga clic en la pestaña Biblioteca o Lista en la cinta de opciones y, a continuación, haga clic en Configuración de biblioteca o Configuración de lista.

3. En Permisos y administración, haga clic en Configuración de la directiva de administración de la información.

4. Compruebe que el origen de la directiva esté establecido en Tipos de contenido y, en Directivas de tipo de contenido, seleccione el tipo de contenido al que quiera aplicar la directiva.

5. En la sección Especificar la directiva , haga clic en Usar una directiva de colección de sitios y, a continuación, seleccione la directiva que desea aplicar en la lista.

   Nota: Si la opción Utilizar una directiva de colección de sitios no está disponible, significa que no se han definido directivas de colección de sitios para la colección de sitios.

6. Haga clic en Aceptar.

   Importante: Si la lista o biblioteca con la que está trabajando admite la administración de varios tipos de contenido, en Tipos de contenido puede hacer clic en el tipo de contenido para el que desea especificar una directiva de administración de información. Esto le llevará directamente al Paso 5.

Comparta tipos de contenido entre colecciones de sitios mediante una aplicación de servicio de metadatos administrados para configurar la publicación de tipos de contenido. La publicación de tipos de contenido le ayuda a administrar contenido y metadatos de forma coherente en todos los sitios, ya que los tipos de contenido se pueden crear y actualizar de forma centralizada, y las actualizaciones se pueden publicar en varias colecciones de sitios de suscripción o aplicaciones web.

Puede definir una directiva de administración de información y después crear una plantilla a partir de esta para usarla cuando la necesite en varias colecciones de sitios. Puede usar este método si quiere tener una copia de seguridad de las directivas de información o como método alternativo a la publicación de tipo de contenido para aplicar una directiva en las colecciones de sitios. Para crear una plantilla o una copia de seguridad de la directiva, exporte la directiva desde una colección de sitios y después impórtela a una ubicación guardada o a otra colección de sitios.

Exportar una directiva

1. En la colección de sitios donde reside la directiva, vaya a Configuración , Configuración del sitio.

2. En la página Configuración del sitio, en la sección Administración de la colección de sitios, haga clic en Directivas de colección de sitios.

3. Haga clic en la directiva que desea exportar, desplácese hasta la parte inferior de la directiva y, a continuación, haga clic en Exportar.

4. Cuando se le pida guardar o abrir el archivo, haga clic en Guardar y, a continuación, seleccione una ubicación donde guardar el archivo. Asegúrese de seleccionar una ubicación que esté disponible para las colecciones de sitios que estén importando la directiva.

5. Cuando se muestre el cuadro de diálogo Descargar completo, haga clic en Cerrar.

Importar una directiva a otra colección de sitios

La importación de una directiva de administración de información permite aplicarla a varios tipos de contenido en el nivel de lista o sitio de cualquier colección de sitios. Esto supone dos ventajas: no tiene que volver a definir y aplicar la directiva en cada tipo de contenido y puede administrar más fácilmente las modificaciones de la directiva haciendo cambios en la directiva en un solo lugar.

1. En la página principal de la colección de sitios a la que desea aplicar la directiva, vaya a Configuración , Configuración del sitio.

2. En la sección Administración de la colección de sitios, haga clic en Directivas de colección de sitios.

3. En la página Directivas de colección de sitios, haga clic en Importar y, a continuación, haga clic en Examinar para buscar el archivo XML de la directiva.

4. Seleccione el archivo XML en el que se ha guardado la directiva y, a continuación, haga clic en Abrir.

5. En la página Importar una directiva de colección de sitios, haga clic en Importar para agregar la directiva a la colección de sitios.

La directiva importada ya se puede aplicar a uno o varios tipos de contenido en el nivel de lista o de sitio. Vea Aplicar una directiva de colección de sitios a un tipo de contenido anteriormente en este artículo.