Crear y compartir un conjunto de recursos en el escritorio de Project

Saber quién está disponible para trabajar en su proyecto puede convertirse en un reto cuando trabaja en varios proyectos.

Si asigna las mismas personas a varios proyectos o usa recursos compartidos en el proyecto, le ayuda a combinar toda la información de recursos en un único archivo central denominado fondo de recursos. El grupo de recursos también es útil para identificar conflictos de asignación y ver la asignación de tiempo para cada proyecto.

Crear un grupo de recursos

Nota: Si usa Project Profesional y existen recursos en el grupo de recursos empresariales de su organización, no es necesario crear otro grupo de recursos. Vea Agregar recursos al grupo de recursos empresariales para obtener más información.

  1. Abra Project, haga clic en Proyecto en > pestaña Recurso.

  2. Haga clic en la flecha situada junto a Planificador de equipos y haga clic en Hoja de recursos.

  3. Haga clic en Agregar recursos e importe información de recursos existente.

Para escribir información de personas nuevas, haga clic en Recurso de trabajo y agregue nombre de recurso y detalles.

agregar nuevos recursos de usuario

Nota: Si usa Project Professional con Project Server, tendrá acceso a los recursos empresariales. Para obtener más información sobre las versiones de Project, vea Comparación de versiones de project. Normalmente, un administrador administra la lista de recursos empresariales y cada jefe de proyecto puede agregar desde estos recursos a sus proyectos.

Después de crear un grupo de recursos compartidos, la información de cada proyecto compartido proviene de este grupo de recursos y toda la información, como asignaciones, tasas de costo y disponibilidad, se encuentra en esta ubicación central.

Usar el grupo de recursos

  1. Abra el proyecto del grupo de recursos.

  2. Abra el proyecto que compartirá recursos del grupo y haga clic en Recursos >de recursos > Compartir recursos.

    Abra Compartir recursos desde el grupo de recursos

  3. Haga clic en Usar recursosy, en el cuadro De, haga clic en el proyecto de grupo de recursos que abrió en el paso 1.

    opciones del cuadro de diálogo compartir recursos

  4. Haga clic en Grupo tiene prioridad si desea que la información del grupo de recursos invalide cualquier información en conflicto de su proyecto (compartidor).

    O bien

    Haga clic en Compartir tiene prioridad si desea que la información del proyecto invalide cualquier información en conflicto del grupo de recursos.

  5. Haga clic en Aceptar.

    Ahora puede usar los recursos de su proyecto. Todos los recursos del proyecto se agregan automáticamente al grupo.

  6. Para ver la lista de recursos compartidos, haga clic en> diagrama de Gantt > hoja de recursos.

    Hoja de recursos

Trabajar con información de uso de recursos

Puede ver y actualizar el archivo de grupo de recursos desde el proyecto actual (archivo que comparte ). Es una buena práctica actualizar y ver recursos periódicamente para obtener la información más reciente sobre las asignaciones y su impacto en sus proyectos.

Nota: Para editar directamente un archivo de grupo de recursos, necesitará acceso de lectura y escritura a ese archivo. De lo contrario, solo puede ver el uso de recursos y realizar cambios en los recursos del proyecto.

  1. Abra el archivo de archivo que comparte.

  2. En el cuadro que aparece, haga clic en Abrir grupo de recursos para ver las tareas en todos los archivos de sharer. Se abrirá el grupo de recursos como un archivo de solo lectura.

  3. Para ver las tareas en todos los proyectos que comparten el grupo de recursos, haga clic en Tarea > diagrama de Gantt > uso de recursos

    Ver el uso de los recursos

    Sugerencia: Los nombres de recursos que aparecen en rojo indican recursos sobre asignación.

    Puede actualizar con nuevos recursos, actualizar el total programado y la información del trabajo. Más información sobre cómo asignar personas a tareas.

  4. Después de realizar las actualizaciones, haga clic en Recurso > grupo de recursos > Actualizar grupo de recursos. 

    Actualizar un grupo de recursos después de modificar los recursos de un archivo de proyecto compartidor

    Sugerencia: Si actualizar el grupo de recursos no está disponible en el proyecto, es posible que haya abierto el archivo del grupo de recursos en modo de lectura y escritura. Cierre y vuelva a abrir el grupo de recursos en modo de lectura.

Dejar de compartir recursos

Si el proyecto comparte recursos de un grupo de recursos o de otro archivo de proyecto, puede desconectarlo de ese otro archivo. Los recursos con asignaciones en el archivo de proyecto permanecen en el proyecto después de desconectar el archivo del grupo de recursos u otro archivo de proyecto, pero los demás recursos del grupo de recursos u otro archivo ya no están disponibles.

Nota: Por lo general, no desea que las asignaciones de tareas se conserven en el fondo de recursos después de desconectar el archivo que comparte. Sin embargo, las asignaciones se conservarán si desconecta el archivo de sharer del grupo de recursos cuando el grupo de recursos no está abierto o si no guarda el grupo de recursos después de desconectar el archivo de sharer. Para quitar las asignaciones retenidas del grupo, desconecte el archivo de sharer desde dentro del archivo de grupo de recursos y toda la información de asignación de tareas se elimina del grupo de recursos sin afectar al archivo de sharer anterior. Si ya hay tareas sobradas en el grupo de recursos, vuelva a conectar el archivo de sharer al grupo de recursos y desconéctelo de nuevo.

Desconectar el archivo de uso compartido activo de su grupo de recursos

Puede desconectar el archivo de proyecto activo del grupo de recursos u otro archivo con el que está conectado y compartir recursos.

  1. Abra el grupo de recursos que contiene los recursos que está compartiendo.

  2. En el cuadro de diálogo Abrir grupo de recursos, haga clic en Abrir grupo de recursos de lectura y escritura para que pueda cambiar la información de recursos. Tenga en cuenta que abrir el grupo con permisos de lectura y escritura impide que otros usuarios actualicen el grupo con información nueva.

  3. Abra el proyecto.

  4. Elija Resource > Resource Pool >Share Resources

  5. Haga clic en Usar recursos propiosy, a continuación, haga clic en Aceptar.

  6. Guarde ambos archivos de proyecto.

Más información sobre los grupos de recursos

Un grupo de recursos facilita la administración de personas o equipos asignados a tareas en más de un archivo de proyecto. El grupo de recursos centralizará la información de los recursos, como el nombre del recurso, el calendario usado, las unidades de recursos y las tablas de tasas de costo.

Cada proyecto que usa recursos del grupo de recursos se denomina archivo que comparte.

Sugerencia: Cree un nuevo archivo de proyecto (independiente) solo para obtener información de recursos. Esto facilitará la administración de la información de recursos y las asignaciones de tareas entre los archivos de sharer y el grupo de recursos.

Antes y después de crear un fondo de recursos

Imagen del botón Antes de crear un grupo de recursos, cada proyecto contiene su propia información de recursos. Parte de esta información puede superponerse o incluso estar en conflicto con la información sobre los mismos recursos usados en otros proyectos.

Imagen del botón después de crear un grupo de recursos compartidos, la información de recursos de cada proyecto proviene del grupo de recursos único. La información de asignación, así como las tasas de costo y la disponibilidad de todos los recursos, residen en una ubicación central.

Imagen del botón también es más fácil ver las sobreasignaciones de recursos causadas por asignaciones en conflicto en más de un proyecto.

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