Crear y configurar un tipo de contenido del conjunto de documentos

Crear y configurar un tipo de contenido del conjunto de documentos

En este tema se explica cómo habilitar la característica de conjuntos de documentos para una colección de sitios y luego cómo configurar el tipo de contenido del conjunto de documentos.

¿Qué desea hacer?

Habilitar conjuntos de documentos para una colección de sitios

Crear un tipo de contenido del conjunto de documentos

Configurar o personalizar un tipo de contenido del conjunto de documentos

Habilitar conjuntos de documentos para una colección de sitios

Si no se ha activado la característica de conjuntos de documentos para la colección de sitios, tendrá que activarla para poder crear o configurar tipos de contenido del conjunto de documentos. Para activar la característica de conjuntos de documentos, debe ser administrador de la colección de sitios.

  1. Vaya el sitio de primer nivel de la colección de sitios para la que desee habilitar Conjuntos de documentos.

  2. En el menú Sitio, haga clic en Configuración del sitio.

  3. En Administración de la colección de sitios, haga clic en Características de la colección de sitios.

  4. Busque Conjuntos de documentos en la lista y, a continuación, haga clic en Activar.

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Crear un tipo de contenido del conjunto de documentos

Para que los usuarios del sitio puedan usar conjuntos de documentos, primero debe crear y configurar un tipo de contenido del conjunto de documentos para cada conjunto que desee administrar. Tras crear el tipo de contenido, agréguelo a la biblioteca de documentos donde se use. Después de crear y configurar un tipo de contenido del conjunto de documentos, tiene que agregarlo a la biblioteca donde desee que los usuarios creen sus conjuntos de documentos.

Para crear o configurar tipos de contenido del conjunto de documentos, debe ser administrador de la colección de sitios o propietario del sitio.

  1. En el menú Sitio, haga clic en Configuración del sitio.

  2. En Galerías del diseñador web, haga clic en Tipos de contenido de sitio.

  3. En la página Tipos de contenido de sitio, haga clic en Crear.

En la sección Nombre y descripción, en el cuadro Nombre, escriba el nombre que desee usar para el nuevo conjunto de documentos. Éste será el nombre que verán los usuarios al crear una instancia de un conjunto de documentos.

  1. En el cuadro Descripción, escriba una descripción del conjunto de documentos.

  2. En Seleccionar tipo de contenido primario de, haga clic en Tipos de contenido del conjunto de documentos. Si Tipos de contenido del conjunto de documentos no aparece como una opción, es posible que la característica Conjuntos de documentos no esté activada para esta colección de sitios.

En la sección Grupo, especifique si desea clasificar el nuevo tipo de contenido del conjunto de documentos en un grupo nuevo o existente.

  1. Haga clic en Aceptar.

Cuando se haya creado el tipo de contenido del conjunto de documentos, verá la página Información de tipo de contenido de sitio correspondiente al tipo de contenido, donde podrá configurar valores adicionales para el mismo.

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Configurar o personalizar un tipo de contenido del conjunto de documentos

  1. En el menú Sitio, haga clic en Configuración del sitio.

  2. En Galerías del diseñador web, haga clic en Tipos de contenido de sitio.

En la página Tipos de contenido de sitio, haga clic en el nombre del tipo de contenido del conjunto de documentos que desee configurar.

  1. En la página Tipo de contenido del sitio, en Configuración, haga clic en Configuración del conjunto de documentos.

En la sección Tipos de contenido permitidos, seleccione el grupo de tipo de contenido que desee usar. Luego, en Tipos de contenido de sitio disponibles, seleccione el tipo de contenido que desee permitir dentro de este conjunto de documentos. Después, haga clic en el botón Agregar para moverlo al cuadro Tipos de contenido permitidos en el conjunto de documentos. Repita este paso para cada tipo de contenido que desee incluir en el conjunto de documentos.

  1. En la sección Contenido predeterminado, seleccione el tipo de contenido para el que desee cargar contenido predeterminado y luego haga clic en Examinar para buscar el archivo que desee cargar.
    ¿Qué es el contenido predeterminado?

    El contenido predeterminado es contenido que se crea automáticamente al crear una instancia de un conjunto de documentos. Por ejemplo, suponga que desea un conjunto de documentos para administrar el proceso de diseño de productos. Este conjunto de documentos puede incluir un documento de diseño de productos (un documento de Microsoft Word), un dibujo del diseño (un dibujo de Microsoft Visio) y especificaciones de rendimiento (una hoja de Microsoft Excel). Es posible que la organización cuente con una plantilla de documento estándar para el documento de diseño de productos rellenada previamente con algunos de los datos estándar y que los autores tienen que completar. Puede cargar esta plantilla como contenido predeterminado. Luego, cuando los autores creen una instancia del conjunto de documentos de diseño de productos, se creará automáticamente una copia del documento de diseño de productos que podrán editar para agregar información adicional. Si decide no incluir contenido predeterminado para los tipos de contenido del conjunto de documentos, no se creará automáticamente ningún archivo. Los autores podrán crearlos desde cero en el conjunto de documentos o cargar documentos al conjunto.

  2. Puede cargar contenido predeterminado para varios tipos de contenido distintos. Para ello, haga clic en Agregar nuevo contenido predeterminado y seleccione el siguiente tipo de contenido para el cual desee especificar contenido predeterminado. Haga clic en Examinar para ubicar el archivo que desee cargar. Repita este paso hasta que haya especificado todo el contenido predeterminado deseado para los tipos de contenido individuales de este conjunto de documentos.

  3. Si desea que el nombre del conjunto de documentos se agregue a los nombres de archivos individuales, active la casilla que aparece junto a Agregar el nombre del conjunto de documentos a cada nombre de archivo. Incluir esta información puede ayudar a los usuarios a identificar archivos en ciertas vistas de la biblioteca, especialmente si una biblioteca contiene más de un tipo de conjunto de documentos.

En la sección Columnas compartidas, seleccione las columnas que desee que comparta cada uno de los tipos de contenido en el conjunto de documentos.
Las columnas compartidas son de solo lectura para los documentos del conjunto y pueden modificarse solo para el conjunto de documentos en sí. Cuando se realicen cambios en los valores de las columnas compartidas del conjunto de documentos, estas actualizaciones se sincronizarán con los valores de columnas compartidas.

En la sección Columnas de página principal, especifique qué columnas desea mostrar en la página principal del conjunto de documentos.

  1. En la sección Página principal, haga clic en Personalizar la página principal para personalizar la apariencia de la página principal que los usuarios ven para cada instancia del conjunto de documentos.

  2. Si desea aplicar estos cambios de la página principal a aquellos conjuntos de documentos que hereden de este conjunto, active la casilla que aparece junto a Actualizar la página principal de los conjuntos de documentos que heredan de este tipo de contenido.

En la sección Actualizar tipos de contenido de sitio y lista, especifique si desea actualizar cualquier tipo de contenido que herede de este conjunto de documentos con los cambios que haya realizado.

  1. Haga clic en Aceptar.

Después de crear y configurar un tipo de contenido del conjunto de documentos, debe agregarlo a la biblioteca donde desee que los usuarios creen sus conjuntos de documentos.

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