Diseñar una plantilla de formulario basada en una base de datos de Microsoft SQL Server

En este artículo

• Información general

• Consideraciones de compatibilidad

• Antes de empezar

• Diseño de la plantilla de formulario

• Configurar las opciones de envío

Información general

Un formulario puede tener una conexión de datos principal, denominada la conexión de datos principal y, opcionalmente, puede tener una o varias conexiones de datos secundarios. Según los objetivos del formulario, una conexión de datos puede consultar o enviar datos del formulario a un origen de datos externo, como una base de datos de Microsoft SQL Server o un servicio Web.

Al diseñar una plantilla de formulario que se basa en una base de datos, Microsoft Office InfoPath crea un principal origen de datos con grupos que contienen los campos de consulta y campos de datos y una conexión de datos de consulta como la conexión de datos principal de la plantilla de formulario. Estos campos y grupos se corresponden a la forma en que los datos se almacenan en las tablas de la base de datos. Campos de consulta contienen los datos que se introduce un usuario para limitar los resultados de la consulta a los registros que coincidan con los datos en los campos de consulta. Cuando un formulario basado en esta plantilla de formulario utiliza la conexión de datos principal, InfoPath crea una consulta usando los datos de los campos de consulta. InfoPath envía la consulta a través de la conexión de datos de la consulta. La base de datos devuelve los resultados de la consulta al formulario a través de la conexión de datos de la consulta. Los resultados de la consulta se colocan en campos de datos, que se pueden editar mediante controles que se enlazan a estos campos.

Dado que la estructura de datos de la consulta y los campos de datos debe coincidir con la forma en que los datos se almacenan en la base de datos, no puede modificar estos campos o grupos en el origen de datos principal. Sólo puede agregar campos o grupos al grupo raíz del origen de datos principal. En la sección Vea también encontrará vínculos para obtener más información acerca de los orígenes de datos.

Un formulario puede enviar los datos a una base de datos a través de la conexión de datos principal del formulario si la plantilla de formulario que se basa el formulario y la base de datos cumplen los siguientes requisitos:

• La plantilla de formulario es no es una plantilla de formulario compatible con el explorador    InfoPath no creará una conexión de datos de envío en la conexión de datos principal si está diseñando una plantilla de formulario compatible con el explorador. Para permitir a los usuarios enviar los datos en un formulario que se basa en una plantilla de formulario compatible con el explorador, use un servicio Web que funciona con la base de datos.

• La tabla izquierda de cada pareja de tablas relacionadas en el origen de datos principal contiene una clave principal    Al menos una de las relaciones para cada pareja de tablas relacionadas debe incluir una clave principal de la tabla izquierda.

• Ninguno de los campos de datos en el origen de datos principal de la tienda de formulario un tipo de datos binarios grandes    InfoPath deshabilitará la conexión de datos si la consulta incluye campos que pueden almacenar un tipo de datos binarios grandes, como imágenes, imágenes, objetos OLE, datos adjuntos del archivo, el tipo de datos memo de Office Access o el tipo de datos de texto de SQL.

Cuando InfoPath habilita la conexión de datos de envío, los usuarios pueden enviar los datos de los campos de datos en el origen de datos principal a la base de datos. Si InfoPath habilita la conexión de datos, puede personalizar las opciones de envío para los formularios basados en esta plantilla de formulario.

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Consideraciones de compatibilidad

Al diseñar una plantilla de formulario que se basa en una base de datos, tiene la opción de diseñar un plantilla de formulario compatible con el explorador. InfoPath creará una conexión de datos de consulta como la conexión de datos principal en una plantilla de formulario compatible con el explorador. Sin embargo, no se puede configurar plantillas de formulario compatibles con el explorador para permitir a los usuarios enviar datos a una base de datos. Por lo tanto, si está diseñando una plantilla de formulario basada en una base de datos de SQL Server y desea que los usuarios enviar sus datos del formulario a la base de datos a través de la conexión de datos principal, no puede realizar esa plantilla de formulario compatible con el explorador.

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Antes de empezar

Para diseñar la plantilla de formulario basada en una base de datos de SQL Server, necesita la siguiente información al administrador de la base de datos:

• El nombre del servidor que contiene la base de datos que se conectará la plantilla de formulario.

• El nombre de la base de datos que va a utilizar con esta plantilla de formulario.

• La autenticación requerida por la base de datos. La base de datos puede usar autenticación de Windows de Microsoft o la autenticación de SQL Server para determinar cómo los usuarios pueden acceder a la base de datos.

• El nombre de la tabla que contiene los datos que desea enviar el formulario o que recibirá los datos del formulario. Esta es la tabla principal. Si va a usar más de una tabla en la base de datos, necesita los nombres de las demás tablas, tablas secundarias. También debe los nombres de los campos de las tablas secundarias que tienen relaciones con los campos de la tabla principal.

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Diseño de la plantilla de formulario

Para diseñar una plantilla de formulario con una conexión de datos de consulta, debe hacer lo siguiente:

1. Crear la plantilla de formulario    Al crear una plantilla de formulario que se basa en una base de datos, InfoPath crea una conexión de datos de consulta como la conexión de datos principal entre la plantilla de formulario y la base de datos. Este proceso crea automáticamente el origen de datos principal de la plantilla de formulario.

2. Agregar uno o más controles para mostrar los resultados de consulta    Para permitir a los usuarios ver y editar los datos en los campos del origen de datos principal cuando abren el formulario, puede agregar un control a la plantilla de formulario y, a continuación, enlaza dicho control a un campo en el origen de datos principal.

Configurar las opciones de envío

Si la plantilla de formulario y las tablas que haya seleccionado en el Asistente para la conexión de datos cumplen los requisitos de la sección información general , InfoPath configura la plantilla de formulario para enviar datos a través de su conexión de datos principal. Si decide usar esta conexión de datos de envío, InfoPath configura la plantilla de formulario para que los usuarios puedan enviar los datos del formulario a la base de datos y agrega un botón Enviar a la barra de herramientas estándar y el comando Enviar a la archivo menú cuando los usuarios rellenan el formulario. InfoPath también configura la plantilla de formulario para que, cuando los usuarios envíen los formularios, el formulario permanece abierto y se muestra un mensaje al usuario que indica si el formulario se envió correctamente. Puede cambiar el texto en el botón Enviar y el comportamiento después de que el usuario envía un formulario.

1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de envío.

   1. Para cambiar el nombre del botón Enviar que aparece en la barra de herramientas estándar y el comando Enviar que aparece en el menú archivo cuando los usuarios rellenan el formulario, escriba el nuevo nombre en el cuadro título de la Enviar Opciones de cuadro de diálogo.

      Sugerencia: Si desea asignar un método abreviado de teclado a este botón y el comando, escriba una y comercial (&) antes del carácter que desea utilizar como un método abreviado de teclado. Por ejemplo, para asignar ALT+B como método abreviado de teclado para el botón Enviar y el comando, escriba Su & bmit.

2. Si no desea que los usuarios utilicen un comando Enviar o el botón Enviar en la barra de herramientas estándar cuando rellenen el formulario, desactive la casilla de verificación Mostrar el elemento de menú Enviar y el botón Enviar.

   1. De forma predeterminada, cuando los usuarios envían un formulario, InfoPath mantiene el formulario abierto y muestra un mensaje para indicar si el formulario se envió correctamente. Para cambiar este comportamiento predeterminado, haga clic en Avanzadas y, a continuación, siga uno de estos procedimientos:

      • Para cerrar el formulario o crear un nuevo formulario en blanco después de que el usuario envía un formulario completado, haga clic en la opción que desee en la lista después de enviar.

      • Para crear un mensaje personalizado para indicar si el formulario se envió correctamente, seleccione la casilla de verificación usar mensajes personalizados y, a continuación, escriba los mensajes en los cuadros de éxito y de error.

        Sugerencia: Use un mensaje en el cuadro de error para informar a los usuarios qué hacer si no puede enviar el formulario. Por ejemplo, puede sugerir que los usuarios, guarde el formulario y ponerse en contacto para obtener más instrucciones.

      • Si no desea mostrar un mensaje cuando el usuario envía un formulario, desactive la casilla de verificación Mostrar mensajes de error y éxito.

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