Dividir una base de datos de Access

Considere la posibilidad de dividir cualquier base de datos que varias personas compartan a través de una red. Dividir una base de datos compartida puede ayudar a mejorar su rendimiento y reducir la probabilidad de daños en los archivos de base de datos.

Después de dividir la base de datos, puede decidir mover la base de datos back-end o usar una base de datos back-end diferente. Puede usar el Administrador de tablas vinculadas para cambiar la base de datos back-end que usa.

Notas: 

  • Dividir una base de datos no es lo mismo que archivar una base de datos. En este tema no se explica cómo archivar datos. Puede archivar datos moviendo periódicamente los registros antiguos a una base de datos diferente, ya sea porque el archivo de base de datos aumenta demasiado rápidamente hasta el límite de tamaño de archivo, o porque desea mantener el archivo de base de datos pequeño y los datos organizados de forma limpia por período de tiempo. En algunas circunstancias, puede archivar datos dividiendo una base de datos. Para obtener más información, vea el artículo en línea Archivar datos de Access.

  • Si divide una base de datos web, las tablas web de esa base de datos no se mueven a la base de datos back-end y no serán accesibles desde la base de datos front-end resultante.

En este artículo

Información general

Cuando una base de datos se divide, se reorganiza en dos archivos: una base de datos back-end (que contiene las tablas de datos) y una base de datos front-end (que contiene todos los demás objetos de base de datos, como consultas, formularios e informes). Cada usuario interactúa con los datos mediante una copia local de la base de datos front-end.

Para dividir una base de datos, use el Asistente para divisores de base de datos. Después de dividir la base de datos, debe distribuir la base de datos front-end a los usuarios.

Precaución: Para proteger los datos si la base de datos tiene varios usuarios finales, se recomienda no compartir copias de una base de datos que contiene vínculos a listas de SharePoint. Si vincula a una tabla que es una lista de SharePoint, se crea la posibilidad de que cualquier usuario malintencionado cambie el destino del vínculo y pueda modificar los permisos en el sitio de SharePoint a medida que la información de conexión de las tablas vinculadas no está cifrada.

Ventajas de una base de datos dividida

Entre las ventajas de una base de datos dividida se incluyen las siguientes:

  • Rendimiento mejorado    El rendimiento de la base de datos suele mejorar significativamente porque solo se envían los datos a través de la red. En una base de datos compartida que no se divide, la base de datos se envía a través de la red, no solo a los datos, sino a tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos.

  • Mayor disponibilidad    Como solo se envían los datos a través de la red, las transacciones de base de datos, como las ediciones de registros, se completan más rápidamente, lo que deja los datos más disponibles para editar.

  • Seguridad mejorada    si almacena la base de datos back-end en un equipo que usa el sistema de archivos NTFS, puede usar características de seguridad NTFS para ayudar a proteger los datos. Dado que los usuarios obtienen acceso a la base de datos back-end mediante tablas vinculadas, es menos probable que los intrusos puedan obtener acceso no autorizado a los datos robando la base de datos front-end o haciéndose pasar por un usuario autorizado. Si no está seguro del sistema de archivos que usa el servidor de archivos, pregunte al administrador del sistema. Si tiene privilegios de administrador en el servidor de archivos, puede ejecutar el comando msinfo32 para determinar el sistema de archivos usted mismo.

    ¿Cómo puedo usar msinfo32 para comprobar el sistema de archivos?

    1. Haga clic en el botón Inicio y, a continuación, haga clic en Ejecutar.

    2. En el cuadro de diálogo Ejecutar, escriba msinfo32 y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    3. En Resumen del sistema,haga clic en el símbolo más junto a Componentes.

    4. En Componentes, haga clic en el símbolo más junto a Almacenamientoy, a continuación, haga clic en Unidades. El cuadro de diálogo muestra información sobre las unidades disponibles en el panel de la derecha.

  • Confiabilidad mejorada    si un usuario encuentra un problema y la base de datos se cierra inesperadamente, los daños en los archivos de base de datos suelen limitarse a la copia de la base de datos front-end que el usuario tenía abierta. Dado que el usuario solo tiene acceso a los datos de la base de datos back-end mediante tablas vinculadas, es mucho menos probable que el archivo de base de datos back-end se corrompa.

  • Entorno de desarrollo flexible    Dado que cada usuario trabaja con una copia local de la base de datos front-end, cada usuario puede desarrollar de forma independiente consultas, formularios, informes y otros objetos de base de datos sin afectar a otros usuarios. De forma similar, puede desarrollar y distribuir una nueva versión de la base de datos front-end sin interrumpir el acceso a los datos almacenados en la base de datos back-end.

Principio de página

Antes de empezar

Antes de dividir una base de datos, tenga en cuenta lo siguiente:

  • Siempre debe hacer una copia de seguridad de una base de datos antes de dividirla. Si divide una base de datos y decide que no desea dividir la base de datos, puede restaurar el original de la copia de seguridad.

  • Dividir una base de datos puede tardar mucho tiempo. Debe notificar a los usuarios para que no usen la base de datos mientras la divide. Si un usuario cambia los datos mientras divide la base de datos, los cambios no se reflejarán en la base de datos back-end.

    Sugerencia: Si un usuario cambia los datos mientras divide la base de datos, puede importar los nuevos datos a la base de datos back-end una vez que termine.

  • Aunque dividir una base de datos es una forma de compartir datos, todos los usuarios que usan la base de datos deben tener una versión de Microsoft Office Access compatible con el formato de archivo de la base de datos back-end. Por ejemplo, si el archivo de base de datos back-end usa el formato de archivo .accdb, los usuarios no pueden obtener acceso a sus datos con Access 2003.

  • Es posible que desee usar un formato de archivo de Access anterior para la base de datos back-end si usa características que ya no son compatibles. Por ejemplo, si usa páginas de acceso a datos (DAP); puede seguir úsándolos si la base de datos back-end tiene un formato de archivo anterior compatible con DAP. A continuación, puede usar el nuevo formato de archivo con la base de datos front-end para que los usuarios tengan acceso a las ventajas del nuevo formato. Tenga en cuenta que no puede cambiar los datos en una página de acceso a datos con Access 2010 o posterior.

Volver al principio

Dividir la base de datos

  1. En el equipo, haga una copia de la base de datos que desea dividir. Empiece con el archivo de base de datos en el disco duro local, no en el recurso compartido de red. Si el archivo de base de datos se comparte actualmente desde la unidad de disco duro local, puede dejarlo donde está.

  2. Abra la copia de la base de datos que se encuentra en la unidad de disco duro local.

  3. En la pestaña Herramientas de base de datos, en el grupo Mover datos, haga clic en Base de datos de Access. Se inicia el Asistente para divisores de base de datos.

  4. Haga clic en Dividir base de datos.

  5. En el cuadro de diálogo Crear base de datos back-end, especifique un nombre, un tipo de archivo y una ubicación para el archivo de base de datos back-end.

    Notas: 

    • Considere la posibilidad de usar el nombre que sugiere Access. Conserva el nombre de archivo original e indica que la base de datos es una base de datos back-end insertando _be en el nombre, justo antes de la extensión de nombre de archivo.

    • No cambie el tipo de archivo a menos que algunos usuarios usen una versión anterior de Access para obtener acceso a los datos.

    • Puede escribir la ruta de acceso a la ubicación de red en el cuadro Nombre de archivo, delante del nombre de archivo. Por ejemplo, si la ubicación de red de la base de datos back-end es \\server1\share1\ y el nombre de archivo de la base de datos back-end es MyDB_be.accdb,puede escribir \\servidor1\share1\MyDB_be.accdb en el cuadro Nombre de archivo.

    • La ubicación que elija debe estar disponible para todos los usuarios que usen la base de datos. Como las asignaciones de unidades pueden variar, debe especificar UNC ruta de acceso de la ubicación en lugar de usar una letra de unidad asignada.

  6. Cuando finalice el asistente, se mostrará un mensaje de confirmación.

La base de datos ya está dividida. La base de datos front-end es el archivo con el que empezó (la copia de la base de datos compartida original) y la base de datos back-end se encuentra en la ubicación de red que especificó en el paso 5 de este procedimiento.

Restringir los cambios en el diseño de la base de datos front-end

Para restringir los cambios en la base de datos front-end que distribuya, considere la posibilidad de guardarlo como un archivo binario compilado (un archivo .accde). Un archivo binario compilado es un archivo de aplicación de base de datos que se ha guardado con todo el código Visual Basic Access (VBA) compilado. Ningún código de VBA permanece en un archivo binario compilado de Access. Los usuarios no pueden cambiar el diseño de objetos en un archivo .accde.

  1. Abra el archivo de base de datos front-end (.accdb) que desea guardar como un archivo binario compilado (.accde).

  2. Haga clic en > guardar como >convertir ACCDE > Guardar como.

  3. En el cuadro de diálogo Guardar como, vaya a la carpeta donde desea guardar el archivo, escriba un nombre para el archivo en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Guardar.

Volver al principio

Distribuir la base de datos front-end

Después de dividir la base de datos, distribuya la base de datos front-end a los usuarios para que puedan empezar a usar la base de datos.

Precaución: Para proteger los datos si la base de datos tiene varios usuarios finales, se recomienda no compartir copias de una base de datos que contiene vínculos a listas de SharePoint. Si vincula a una tabla que es una lista de SharePoint, se crea la posibilidad de que cualquier usuario malintencionado cambie el destino del vínculo y pueda modificar los permisos en el sitio de SharePoint a medida que la información de conexión de las tablas vinculadas no está cifrada.

Siga uno de estos procedimientos:

  • Envíe un mensaje de correo electrónico a los usuarios de la base de datos y adjunte el archivo de base de datos front-end al mensaje. Incluya las instrucciones que facilitarán que los usuarios empiecen a usar la base de datos front-end inmediatamente.

  • Guarde el archivo de base de datos front-end en una ubicación de red a la que puedan acceder todos los usuarios de la base de datos y, a continuación, envíe a los usuarios un mensaje de correo electrónico que especifique la ubicación de red junto con cualquier otra instrucción que necesiten para obtener acceso a la base de datos.

  • Distribuya el archivo de base de datos front-end con medios extraíbles, como un CD-ROM o una unidad usb. Si instala el archivo usted mismo, puede probarlo para asegurarse de que funciona. Si los usuarios deben instalar el archivo, debe incluir un documento que les explique qué deben hacer para instalar el archivo y con quién ponerse en contacto si encuentran dificultades.

Volver al principio

Cambiar la base de datos back-end que usa

Puede mover la base de datos back-end o usar otra base de datos back-end con el Administrador de tablas vinculadas.

Si desea mover la base de datos back-end, primero haga una copia de ella a la nueva ubicación y, después, siga este procedimiento.

  1. En la pestaña Datos externos, en el grupo Importar & vínculo, haga clic en Administrador de tablas vinculadas.

  2. En el Administrador de tablas vinculadas, seleccione las tablas que se encuentran en la base de datos back-end actual.

    Sugerencia: Si no ha vinculado a ninguna otra base de datos, haga clic en Seleccionar todo.

  3. Active la casilla Comprobar siempre la nueva ubicacióny, a continuación, haga clic en Aceptar.

  4. Busque y seleccione la nueva base de datos back-end.

Volver al principio

¿Necesita más ayuda?

Ampliar sus conocimientos de Office
Explorar los cursos
Obtener nuevas características primero
Únase a los participantes de Office Insider

¿Le ha sido útil esta información?

¡Gracias por sus comentarios!

Gracias por sus comentarios. Quizá le interese ponerse en contacto con uno de nuestros agentes de soporte de Office.

×