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Es posible que encuentre situaciones en las que no puede editar datos en la Vista de hoja de datos para cambiar los datos de la tabla subyacente. Este artículo le ayuda a comprender cuándo puede editar datos de consulta, cuándo no puede editar datos de consulta y cómo cambiar el diseño de una consulta para que pueda editar sus datos subyacentes.

En este artí­culo

Introducción

Al abrir una consulta en la vista Hoja de datos, es posible que desee editar los datos. Quizás observe un error, o tal vez vea información que está desa la fecha. En función de cómo se creó la consulta, puede editar los datos directamente en la hoja de datos.

Si intenta editar los datos en una hoja de datos de consulta, pero no ocurre nada, o Windows reproduce un sonido y la edición no se produce, no puede realizar la edición. Puede ser el caso de que la consulta en sí no esté disponible para su edición, como una consulta de tabla de referencias cruzadas. También puede ser el caso de que solo el campo que está intentando editar no esté disponible para su edición, por ejemplo, si el campo se basa en una función de agregado, como un promedio. En cualquier caso, es posible que pueda hacer algo para habilitar la edición.

Además de editar datos en la vista Hoja de datos de la consulta, también puede usar un consulta de actualización para actualizar los datos de una tabla. Este artículo no trata las consultas de actualización.

Para obtener más información sobre las consultas de actualización, vea el artículo Crear y ejecutar una consulta de actualización.

Normalmente, cuando desea editar datos en la vista Hoja de datos de la consulta, desea que los cambios se guarden en las tablas en las que se basa la consulta. Si no desea cambiar los datos de esas tablas, pero le gustaría editar los datos y conservar los datos editados una vez que haya terminado, puede usar un consulta de creación de tabla para crear primero una tabla cuyos datos puede editar. También puede usar una consulta de crear tabla para guardar los resultados de una consulta que no permite la edición como una tabla nueva y, después, editar los datos de esa nueva tabla. En este artículo no se explica cómo crear y ejecutar consultas de creación de tablas.

Para obtener más información sobre las consultas de creación de tablas, vea el artículo Crear una consulta de creación de tabla.

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¿Cuándo puedo editar datos en una consulta?

Siempre puede editar los datos de una consulta cuando la consulta se basa solo en una tabla o en dos tablas que tienen un relación de uno a uno entre sí.

Nota: Incluso cuando puede editar datos en una consulta, es posible que algunos de sus campos no estén disponibles para su edición. Estos casos se muestran en la sección siguiente.

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¿Cuándo no puedo editar datos en una consulta?

Nunca puede editar los datos de una consulta cuando:

  • La consulta es una consulta de tabla de referencias cruzadas.

  • La consulta es una consulta específica de SQL.

  • El campo que intenta editar es un campo calculado. En este caso, es posible que pueda editar los otros campos.

  • La consulta se basa en tres o más tablas y hay una relación de varios a uno a varios.

    Nota: Aunque no puede editar la hoja de datos de la consulta en este caso, puede editar los datos en un formulario cuando la propiedad RecordsetType del formulario se establece en Dynaset (Actualizaciones incoherentes).

  • La consulta contiene una cláusula GROUP BY.

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¿Cómo cambio una consulta para poder editar sus datos?

En la tabla siguiente se enumeran los casos en los que no se puede editar una consulta, emparejados con métodos para que la hoja de datos de la consulta esté disponible para su edición.

No puede editar los valores de una hoja de datos de consulta cuando:

Para que la hoja de datos de la consulta esté disponible para su edición:

La propiedad Valores únicos de la consulta se establece en Sí.

Establezca la propiedad Valores únicos de la consulta en No.

Vea la sección siguiente, Establecer la propiedad Valores únicosen No , para obtener información sobre cómo establecer esta propiedad.

La consulta incluye una tabla vinculada base de datos ODBC sin índice único o una tabla paradox sin un clave principal.

Agregue una clave principal o un índice único a la tabla vinculada mediante los métodos proporcionados por el proveedor de la base de datos vinculada.

No tiene permisos de actualización de datos para la tabla subyacente.

Asignar permisos actualizar datos.

La consulta incluye más de una tabla o una consulta y las tablas o consultas no se unen con una línea de combinación en la vista Diseño.

Cree las combinaciones adecuadas.

Vea la sección Crear combinacionespara obtener información sobre cómo crear las combinaciones.

La base de datos está abierta como de solo lectura o se encuentra en una unidad de solo lectura.

Cierre la base de datos y vuelva a abrirla sin seleccionar Abrir solo lectura; o, si la base de datos se encuentra en una unidad de solo lectura, quite el atributo de solo lectura de la unidad o mueva la base de datos a una unidad que no sea de solo lectura.

El campo del registro que intenta actualizar se elimina o está bloqueado por otro usuario.

Espere a que el registro se desbloquee. Un registro bloqueado se puede actualizar tan pronto como se desbloquee el registro. Espere a que el otro usuario finalice la operación que ha bloqueado el registro.

La consulta se basa en tablas con un relación de uno a varios y el campo de combinación del lado "varios" no es un campo de salida. En este caso, los datos del campo de combinación del lado "uno" no se pueden editar.

Agregue el campo de combinación desde el lado "varios" de la relación a los campos de salida de la consulta.

Vea la sección Agregar el campo de combinación desde el lado "varios"a los campos de salida de la consulta para obtener información sobre cómo agregar el campo de combinación.

El campo de combinación del lado "varios" (después de editar datos) está en el lado "uno".

Presione MAYÚS+F9 para confirmar los cambios y actualizar la consulta.

Hay un campo en blanco de la tabla en el lado "uno" de una relación uno a varios y la combinación es una combinación externa derecha.

Asegúrese de que hay valor en ese campo en el lado "uno". Solo puede editar el campo de combinación en el lado "varios" si hay un valor en ese campo en el lado "uno".

Usa una tabla de base de datos ODBC vinculada y no todos los campos del índice único de la tabla vinculada están en el resultado de la consulta.

Agregue todos los campos del índice único de la tabla ODBC a los campos de salida de la consulta.

Vea la sección Agregar campos de índice únicos de una tabla ODBCvinculada para obtener información sobre cómo agregar los campos.

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Establecer la propiedad Valores únicos en No

  1. Abra la consulta en la Vista Diseño.

  2. Si la hoja De propiedades no está abierta, ábrala presionando F4. Haga clic una vez en la cuadrícula de diseño de la consulta para asegurarse de que la hoja de propiedades muestra las propiedades de la consulta en lugar de las propiedades de campo.

  3. En la hoja de propiedades, busque el cuadro de propiedades Valores únicos. Haga clic en el cuadro situado junto a él, haga clic en la flecha de ese cuadro y, a continuación, haga clic en No.

Crear combinaciones

  1. Abra la consulta en la Vista Diseño.

  2. Para cada tabla o consulta a la que desea unirse a otra, arrastre el campo de combinación de esa tabla o consulta al campo correspondiente de la tabla o consulta en la que desea crear la combinación.

Para obtener más información sobre cómo crear combinaciones, vea el artículo Unirse a tablas y consultas.

Agregar el campo de combinación desde el lado "varios" a los campos de salida de la consulta

  1. Abra la consulta en la Vista Diseño.

  2. En el diseñador de consultas, busque la combinación que corresponde a la relación uno a varios relevante.

  3. Haga doble clic en el campo de combinación desde el lado "varios" de la relación uno a varios. El campo de combinación aparece en la cuadrícula de campos, lo que indica que ahora es un campo de salida.

Agregar campos de índice únicos de una tabla ODBC vinculada

  1. Abra la consulta en la Vista Diseño.

  2. En el diseñador de consultas, busque la tabla ODBC vinculada.

  3. Los campos de índice únicos tendrán un símbolo de clave junto al nombre del campo. Haga doble clic en cada campo que aún no esté en la cuadrícula de campos. Cada campo aparece en la cuadrícula de campos, lo que indica que ahora es un campo de salida.

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