Formas de compartir una base de datos de escritorio de Access

Existen diversas formas de compartir una base de datos de Access según cuáles sean sus necesidades y la disponibilidad de los recursos. En este artículo, echaremos un vistazo a las opciones disponibles, las ventajas de cada opción y los recursos para obtener más información.

En este artí­culo

Información general sobre formas de compartir datos de Access

Las aplicaciones de base de datos cambian y crecen con el tiempo. Muchos factores afectan a las necesidades y el rendimiento, incluido el número de usuarios simultáneos, el entorno de red, el rendimiento, la latencia, el tamaño de la base de datos, los tiempos de uso máximos y las tasas de crecimiento esperadas. En resumen, si la solución de base de datos es correcta, es probable que tenga que evolucionar. Afortunadamente, Access tiene una ruta evolutiva, de simple a avanzada, que puede tardar más tiempo en escalar la solución de forma eficaz. En la tabla siguiente se resumen los escenarios y cargas de trabajo de Access para ayudarle a elegir esa ruta.

Información general sobre las opciones de uso compartido de Access

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Compartir una sola base de datos

Esta es la opción más sencilla y con menos requisitos, pero también la que ofrece la funcionalidad mínima. En este método, el archivo de base de datos se almacena en una unidad de red compartida y los usuarios usan dicho archivo al mismo tiempo. Pueden existir algunas limitaciones de confiabilidad y disponibilidad si hay varios usuarios cambiando datos a la vez, ya que se comparten todos los objetos de la base de datos. Además, esta técnica puede reducir el rendimiento, porque todos los objetos de la base de datos se envían a través la red.

Esta opción puede ser la adecuada si está previsto que solo unos pocos usen la base datos al mismo tiempo y, asimismo, no sea necesario que los usuarios personalicen el diseño de la base de datos. Pero este método es menos seguro que otros métodos para compartir una base de datos, ya que cada usuario tiene una copia completa del archivo de base de datos, lo que aumenta el riesgo de acceso no autorizado.

Para compartir una base de datos con una carpeta compartida:

  1. En un entorno hogar o pequeña empresa, comparta una carpeta con personas específicas. Para obtener más información, vea Uso compartido de archivos a través de una red en Windows 10.

  2. Asegúrese de que Access está configurado para abrirse en modo compartido en todos los equipos de los usuarios. Esta es la configuración predeterminada, pero debe comprobarlo: si un usuario abre la base de datos en modo exclusivo, interferirá con la disponibilidad de los datos.

    1. Inicie Access y en Archivo haga clic en Opciones.

    2. En el cuadro Opciones de Access, haga clic en Configuración de cliente.

    3. En la sección Avanzadas, en Modo de apertura predeterminado,seleccione Compartido,haga clic en Aceptary, a continuación, salga de Access.

  3. Copie el archivo de base de datos en la carpeta compartida. Después de copiar el archivo, asegúrese de que los atributos del archivo estén establecidos para permitir el acceso de lectura y escritura en el archivo de base de datos. Los usuarios deben tener acceso de lectura y escritura para poder usar la base de datos.

  4. En el equipo de cada usuario, cree un acceso directo al archivo de base de datos. Para obtener más información, vea Crear un acceso directo de escritorio para un archivo o programa de Office.

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Compartir una base de datos dividida

Esta es una buena opción si no posee un sitio de SharePoint o un producto de servidor de bases de datos. Puede compartir una base de datos dividida a través de una red de área local (LAN). Cuando una base de datos se divide, se reorganiza en dos archivos: una base de datos back-end (que contiene las tablas de datos) y una base de datos front-end (que contiene todos los demás objetos de base de datos, como consultas, formularios e informes). Cada usuario interactúa con los datos mediante una copia local de la base de datos front-end.

Las ventajas de dividir una base de datos son las siguientes:

  • Rendimiento mejorado    Solo los datos se comparten en la red, no en las tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos.

  • Mayor disponibilidad    Las transacciones de base de datos, como las modificaciones de registros, se completan más rápidamente.

  • Seguridad mejorada    Los usuarios tienen acceso a la base de datos back-end a través de tablas vinculadas; es menos probable que los intrusos puedan obtener acceso no autorizado a los datos a través de la base de datos front-end.

  • Confiabilidad mejorada    Si un usuario encuentra un problema y la base de datos se cierra inesperadamente, los daños en los archivos de base de datos suelen limitarse a la copia de la base de datos front-end que el usuario tenía abierta.

  • Entorno de desarrollo flexible    Cada usuario puede desarrollar consultas, formularios, informes y otros objetos de base de datos de forma independiente sin afectar a otros usuarios. También es posible desarrollar y distribuir una nueva versión de la base de datos front-end sin interrumpir el acceso a los datos almacenados en la base de datos back-end.

Para obtener más información, vea Dividir una base de datos de Access.

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Compartir datos en un sitio de SharePoint

Hay varias formas de compartir datos de Access en un sitio de SharePoint:

  • Vincular    El proceso de vinculación se conecta a los datos de otro programa, de modo que puede ver y editar los datos más recientes tanto en SharePoint como en Access sin crear ni mantener una copia de los datos en Access. Si no desea copiar una lista de SharePoint en la base de datos de Access, pero en su lugar desea ejecutar consultas y generar informes en función del contenido de esa lista, puede vincular a los datos.

  • Mover    Al mover datos de Access a un sitio de SharePoint, se crean listas en el sitio de SharePoint que permanecen vinculadas a tablas de la base de datos. El Asistente para exportar tablas a SharePoint le ayuda a mover los datos de todas las tablas al mismo tiempo y a mantener sus relaciones.

Para obtener más información, vea Importar, vincular o mover datos a SharePoint.

Advertencia    Aunque puede guardar un archivo de base de datos de Access en OneDrive o en una biblioteca de documentos de SharePoint, le recomendamos que evite abrir una base de datos de Access desde estas ubicaciones. Es posible que el archivo se descargue localmente para editarlo y, después, vuelva a cargarse una vez que guarde los cambios en SharePoint. Si más de una persona abre la base de datos de Access desde SharePoint, es posible que se cree varias copias de la base de datos y que se produzcan algunos comportamientos inesperados. Esta recomendación se aplica a todos los tipos de archivos de Access, incluida una única base de datos, una base de datos dividida y los formatos de archivo .accdb, .accdc, .accde y .accdr. Para obtener más información sobre cómo implementar Access, vea Implementar una aplicación de Access.

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Compartir datos con un servidor de base de datos

Puede usar Access con un producto de servidor de bases de datos como SQL Server para compartir la base de datos. Este método le ofrece muchos beneficios, pero requiere una herramienta de software adicional: un producto de servidor de bases de datos.

Este método es similar a dividir una base de datos, dado que las tablas se almacenan en la red y cada usuario tiene una copia local de un archivo de base de datos de Access que contiene vínculos a las tablas, consultas, formularios, informes y otros objetos de la base de datos. Las ventajas de este método varían en función del software de servidor de bases de datos que use, pero generalmente son cuentas de usuario y un acceso selectivo a los datos, una excelente disponibilidad de los datos y útiles herramientas de administración de datos integradas. Además, la mayoría de los productos de software de servidor de base de datos funciona correctamente con las versiones anteriores de Access y no es necesario que todos los usuarios usen la misma versión. Solo se comparten las tablas. Para obtener más información, vea Migrar una base de datos de Access aSQL Server,Importar o vincular a datos de una base de datos de SQL Server y Vincular o importar datos desde una base de datos de Azure SQL Server.

Beneficios de compartir una base de datos mediante un servidor de bases de datos

  • Alto rendimiento y escalabilidad    En muchas situaciones, un servidor de bases de datos ofrece un mejor rendimiento que un archivo de base de datos de Access solo. Muchos productos de servidores de bases de datos también ofrecen compatibilidad para bases de datos con tamaños muy grandes, que son aproximadamente 500 veces superior al límite existente para un archivo de base de datos de Access (dos gigabytes). Por lo general, los productos de servidores de bases de datos funcionan de forma eficaz al procesar consultas en paralelo (mediante varios subprocesos nativos dentro de un proceso para administrar las solicitudes de los usuarios) y reducir al mínimo los requisitos de memoria adicional cuando se incorporan más usuarios.

  • Mayor disponibilidad    La mayoría de los productos del servidor de bases de datos le permiten realizar una copia de seguridad de la base de datos mientras está en uso. Por consiguiente, no es necesario que los usuarios salgan de la base de datos para hacer una copia de seguridad de los datos. Asimismo, los productos de servidores de bases de datos controlan la edición y el bloqueo de registros simultáneos de forma muy eficaz.

  • Seguridad mejorada    No se puede hacer que ninguna base de datos sea completamente segura. Sin embargo, los productos de servidores de bases de datos ofrecen seguridad sólida que permitirán proteger los datos contra uso no autorizado. La mayoría de los productos de servidores de bases de datos ofrecen seguridad basada en cuentas, lo que permite especificar quiénes pueden ver determinadas tablas. Incluso en caso de que el front-end de Access se obtenga de forma indebida, el uso no autorizado de los datos se impide a través de la seguridad basada en cuentas.

  • Capacidad de recuperación automática    En caso de error del sistema (como un bloqueo del sistema operativo o un corte de energía), algunos productos de servidor de bases de datos tienen mecanismos de recuperación automática que recuperan una base de datos hasta el último estado de coherencia en cuestión de minutos, sin intervención del administrador de bases de datos.

  • Procesamiento basado en servidor    Usar Access en una configuración de cliente o servidor ayuda a reducir el tráfico de red procesando consultas de base de datos en el servidor antes de enviar resultados al cliente. Resulta más eficaz que el servidor realice el procesamiento, especialmente cuando se trabaja con conjuntos de datos de gran tamaño.

  • Azure SQL Server    Además de las ventajas de SQL Server, ofrece escalabilidad dinámica sin tiempo de inactividad, optimización inteligente, escalabilidad global y disponibilidad, eliminación de costos de hardware y administración reducida.

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