Un registro es un documento u otra entidad física o electrónica de una organización que sirve como evidencia de una actividad o transacción realizada por la organización y que requiere retención durante un período de tiempo. La administración de registros es el proceso por el que una organización:
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Determina qué tipos de información se deben considerar registros.
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Determina cómo deben controlarse los documentos activos que se convertirán en registros mientras se usan y determina cómo se deben recopilar después de que se declaren registros.
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Determina de qué manera y durante cuánto tiempo se debe conservar cada tipo de registro para cumplir los requisitos legales, empresariales o normativos.
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Investiga e implementa soluciones tecnológicas y procesos empresariales para ayudar a garantizar que la organización cumple con sus obligaciones de administración de registros de forma rentable y no intrusiva.
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Realiza tareas relacionadas con registros, como deshacerse de registros expirados o localizar y proteger registros relacionados con eventos externos como demandas.
Determinar qué documentos y otros elementos físicos o electrónicos de su organización son registros es responsabilidad de los responsables de cumplimiento corporativo, los administradores de registros y los abogados. Al clasificar cuidadosamente todo el contenido empresarial de su organización, estas personas pueden ayudarle a asegurarse de que los documentos se conservan durante el período de tiempo adecuado. Un sistema de administración de registros bien diseñado ayuda a proteger una organización legalmente, ayuda a la organización a demostrar el cumplimiento de las obligaciones regulatorias y aumenta la eficiencia de la organización al promover la eliminación de elementos no actualizados que no son registros.
Un sistema de administración de registros incluye los siguientes elementos:
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Un análisis de contenido que describe y clasifica el contenido de la empresa que puede convertirse en registros, que proporciona ubicaciones de origen y que describe cómo se moverá el contenido a la aplicación de administración de registros.
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Un plan de archivo que indica, para cada tipo de registro de la empresa, dónde deben conservarse como registros, las directivas que se aplican a ellos, cuánto tiempo deben conservarse, cómo deben eliminarse y quién es el responsable de administrarlos.
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Un documento de requisitos de cumplimiento que define las reglas que deben seguir los sistemas de IT de la organización para garantizar el cumplimiento y los métodos que se usan para garantizar la participación de los miembros del equipo empresarial.
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Un método para recopilar registros que ya no están activos desde todos los orígenes de registros, como servidores de colaboración, servidores de archivos y sistemas de correo electrónico.
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Un método para auditar registros mientras están activos.
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Un método para capturar los metadatos e historiales de auditoría de los registros y para mantenerlos.
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Un proceso para mantener registros (suspendiendo su disposición) cuando se producen eventos como litigios.
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Un sistema para supervisar e informar sobre el tratamiento de registros para asegurarse de que los empleados los archiva, acceden y administran de acuerdo con las directivas y procesos definidos.
SharePoint características que pueden ayudar a las organizaciones a implementar procesos y sistemas de administración de registros integrados.
Información general sobre la planificación de administración de registros
En este tema se describen los pasos de planeación que debe seguir para asegurarse de que el sistema de administración de registros que implementa en función de SharePoint logrará los objetivos de administración de registros de su organización. A continuación se muestra una vista previa del proceso de planeación de administración de registros:
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Identificar roles de administración de registros La administración de registros correctamente requiere roles especializados, como los siguientes:
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Administradores de registros y responsables de cumplimiento para clasificar los registros de la organización y ejecutar el proceso de administración de registros.
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Personal de IT para implementar los sistemas que admiten de forma eficiente la administración de registros.
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Administradores de contenido para buscar dónde se conserva la información de la organización y asegurarse de que sus equipos siguen las prácticas de administración de registros.
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Analizar el contenido de la organización Antes de crear un plan de archivos, los administradores de registros y los administradores de contenido encuestan el uso de documentos en la organización para determinar qué documentos y otros elementos pueden convertirse en registros.
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Desarrollar un plan de archivos Después de analizar el contenido de la organización y determinar las programaciones de retención, rellene el resto del plan de archivos. Los planes de archivo difieren de la organización a la organización, pero generalmente describen los tipos de elementos que la empresa reconoce que son registros, indican dónde se almacenan, describen sus períodos de retención y proporcionan otra información, como quién es el responsable de administrarlos y a qué categoría más amplia de registros pertenecen.
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Desarrollar programaciones de retención Para cada tipo de registro, determine cuándo ya no está activo (en uso), cuánto tiempo debe conservarse después de eso y cómo debe eliminarse en última instancia.
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Evaluar y mejorar las prácticas de administración de documentos Asegúrese de que las directivas necesarias se aplican en repositorios de documentos. Por ejemplo, asegúrese de que ese contenido se audita correctamente para que las auditorías adecuadas se conserven junto con los registros.
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Diseñar la solución de administración de registros Determine si desea crear un archivo de registros, administrar registros en su lugar o usar una combinación de los dos métodos. Según el plan de archivo, diseñe el archivo de registros o determine cómo usar sitios existentes para contener registros. Defina tipos de contenido, bibliotecas, directivas y, cuando sea necesario, metadatos que determinen la ubicación a la que enrutar un documento.
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Planear cómo el contenido se convierte en registros Si usa SharePoint administración de documentos activa y administración de registros, puede crear flujos de trabajo personalizados para mover documentos a un archivo de registros. Si usa SharePoint o un sistema de administración de documentos externo, puede planear y desarrollar interfaces que mueven contenido de esos sistemas al archivo de registros, o que declaran que un documento es un registro pero no mueve el documento. También puede crear un plan de aprendizaje para enseñar a los usuarios a crear y trabajar con registros.
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Planear la integración de correo electrónico Determine si administrará los registros de correo electrónico dentro de SharePoint, o si administrará los registros de correo electrónico dentro de la propia aplicación de correo electrónico.
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Planear el cumplimiento del contenido social Si su organización usa redes sociales como blogs o wikis, determine cómo este contenido se convertirá en registros.
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Informes y documentación de cumplimiento del plan Para comprobar que su organización está realizando los procedimientos de administración de registros necesarios y para comunicar estos procedimientos, debe documentar los planes y procesos de administración de registros. Si su empresa se dedica a litigios relacionados con registros, es posible que tenga que producir estas directrices de administración de registros, planes de implementación y métricas sobre la eficacia.
