Información general sobre la prevención de pérdida de datos en SharePoint Server 2016 y 2019

Para cumplir los estándares empresariales y las regulaciones del sector, las organizaciones tienen que proteger la información confidencial y evitar que se revele accidentalmente. Algunos ejemplos de información confidencial que es posible que desee evitar que se filtre fuera de su organización incluyen datos financieros o información de identificación personal (PII), como números de tarjetas de crédito, números de la seguridad social o números de identificación nacionales. Con una directiva de prevención de pérdida de datos (DLP) en SharePoint Server 2016, puede identificar, supervisar y proteger automáticamente información confidencial en las colecciones de sitios.

Con DLP, puede:

  • Cree una consulta DLP para identificar qué información confidencial existe ahora en las colecciones de sitios. Antes de crear directivas DLP, a menudo resulta útil ver qué tipos de información confidencial están trabajando los usuarios de su organización y qué colecciones de sitios contienen esta información confidencial. Con una consulta DLP, puede encontrar información confidencial que está sujeta a las normativas comunes del sector, comprender mejor sus riesgos y determinar qué y dónde es la información confidencial que deben proteger las directivas DLP.

  • Cree una directiva DLP para supervisar y proteger automáticamente la información confidencial en las colecciones de sitios. Por ejemplo, puede configurar una directiva que muestre una sugerencia de directiva a los usuarios si guarda documentos que contienen información de identificación personal. Además, la directiva puede bloquear automáticamente el acceso a esos documentos para todos los usuarios, menos el propietario del sitio, el propietario del contenido y quien haya modificado por última vez el documento. Por último, como no quiere que las directivas DLP impidan que los usuarios puedan realizar su trabajo, la sugerencia de directiva tiene una opción para invalidar la acción de bloqueo, de modo que los usuarios puedan seguir trabajando con documentos si tienen una justificación empresarial.

Plantillas DLP

Al crear una consulta DLP o una directiva DLP, puede elegir entre una lista de plantillas DLP que se correspondan con los requisitos normativos comunes. Cada plantilla DLP identifica tipos específicos de información confidencial: por ejemplo, la plantilla denominada Datos de información de identificación personal (PII) de EE. UU. identifica el contenido que contiene números de pasaporte de EE. UU. y reino unido, números de identificación individuales de contribuyentes (ITIN) de EE. UU. o números de seguridad social (SSN) de EE. UU.

Plantillas de directiva de DLP

Tipos de información confidencial

Una directiva DLP ayuda a proteger la información confidencial, que se define como un tipo de información confidencial. SharePoint Server 2016 incluye definiciones para muchos tipos de información confidencial comunes que están listos para usar, como un número de tarjeta de crédito, números de cuenta bancaria, números de identificación nacionales y números de pasaporte.

Cuando una directiva DLP busca un tipo de información confidencial como un número de tarjeta de crédito, no busca simplemente un número de 16 dígitos. Cada tipo de información confidencial se define y se detecta mediante una combinación de:

  • Palabras clave

  • Funciones internas para validar las sumas de comprobación o composición

  • Evaluación de expresiones regulares para buscar coincidencias de patrón

  • Otros exámenes de contenido

Esto ayuda a que la detección de DLP alcance un alto grado de precisión reduciendo el número de falsos positivos que pueden interrumpir el trabajo de las personas.

Cada plantilla DLP busca uno o varios tipos de información confidencial. Para obtener más información sobre cómo funciona cada tipo de información confidencial, vea Qué buscan los tipos de información confidencial en SharePoint Server 2016.

Esta plantilla DLP...

Busca estos tipos de información confidencial...

Datos de información de identificación personal (PII) de EE. UU.

Número de pasaporte de EE.UU. / Reino Unido

Número de identificación de contribuyente individual de EE. UU. (ITIN)

Número de seguridad social de EE. UU. (SSN)

Ley Gramm-Leach-Bliley de EE. UU. (GLBA)

Número de tarjeta de crédito

Número de cuenta bancaria de EE. UU.

Número de identificación de contribuyente individual de EE. UU. (ITIN)

Número de seguridad social de EE. UU. (SSN)

Estándar de seguridad de datos PCI (PCI DSS)

Número de tarjeta de crédito

Datos financieros del Reino Unido

Número de tarjeta de crédito

Número de tarjeta de débito de la UE

Código SWIFT

Datos financieros de EE. UU.

Número de enrutamiento de ABA

Número de tarjeta de crédito

Número de cuenta bancaria de EE. UU.

Datos de información de identificación personal (PII) de Reino Unido

Número de seguro nacional del Reino Unido (NINO)

Número de pasaporte de EE.UU. / Reino Unido

Ley de protección de datos de Reino Unido

Código SWIFT

Número de seguro nacional del Reino Unido (NINO)

Número de pasaporte de EE.UU. / Reino Unido

Reglamento de privacidad y comunicaciones electrónicas de Reino Unido

Código SWIFT

Leyes de confidencialidad del número de seguridad social del estado de EE. UU.

Número de seguridad social de EE. UU. (SSN)

Leyes de notificación de infracciones del Estado de EE. UU.

Número de tarjeta de crédito

Número de cuenta bancaria de EE. UU.

Número de licencia de conducir de EE. UU.

Número de seguridad social de EE. UU. (SSN)

Consultas DLP

Antes de crear las directivas DLP, es posible que desee ver qué información confidencial ya existe en las colecciones de sitios. Para ello, cree y ejecute consultas DLP en el Centro de exhibición de documentos electrónicos.

Botón Crear consulta DLP

Una consulta DLP funciona igual que una consulta de exhibición de documentos electrónicos. En función de la plantilla DLP que elija, la consulta DLP está configurada para buscar tipos específicos de información confidencial. En primer lugar, elija las ubicaciones que desea buscar y, a continuación, puede ajustar la consulta porque es compatible con lenguaje de consulta de palabras clave (KQL). Además, puede restringir la consulta seleccionando un intervalo de fechas, autores específicos, valores de propiedad de SharePoint o ubicaciones. Además, al igual que una consulta de exhibición de documentos electrónicos, puede obtener una vista previa, exportar y descargar los resultados de la consulta.

Consulta DLP que contiene tipos de información confidencial

Directivas DLP

Una directiva DLP le ayuda a identificar, supervisar y proteger automáticamente la información confidencial que está sujeta a las normativas comunes del sector. Puede elegir qué tipos de información confidencial proteger y qué acciones realizar cuando se detecta el contenido que contiene esa información confidencial. Una directiva DLP puede notificar al responsable de cumplimiento enviando un informe de incidentes, notificar al usuario con una sugerencia de directiva en el sitio y, opcionalmente, bloquear el acceso al documento para todos los usuarios, menos el propietario del sitio, el propietario del contenido y quien haya modificado por última vez el documento. Por último, la sugerencia de directiva tiene una opción para invalidar la acción de bloqueo, de modo que los usuarios puedan seguir trabajando con documentos si tienen una justificación empresarial o necesitan informar de un falso positivo.

Puede crear y administrar directivas DLP en el Centro de directivas de cumplimiento. Crear una directiva DLP es un proceso de dos pasos: primero se crea la directiva DLP y, después, se asigna la directiva a una colección de sitios.

Centro de directivas de cumplimiento

Paso 1: Crear una directiva DLP

Al crear una directiva DLP, elija una plantilla DLP que busca los tipos de información confidencial que necesita identificar, supervisar y proteger automáticamente.

Nueva página directiva DLP

Cuando una directiva DLP encuentra contenido que incluye el número mínimo de instancias de un tipo específico de información confidencial que elija (por ejemplo, cinco números de tarjeta de crédito o un único número de seguridad social), la directiva DLP puede proteger automáticamente la información confidencial mediante las siguientes acciones:

  • Enviar un informe de incidentes a las personas que elija (como su responsable de cumplimiento) con detalles del evento. Este informe incluye detalles sobre el contenido detectado, como el título, el propietario del documento y qué información confidencial se ha detectado. Para enviar informes de incidentes, debe configurar la configuración de correo electrónico saliente en Administración central.

  • Notificar al usuario con una sugerencia de directiva cuando los documentos que contienen información confidencial se guardan o editan. La sugerencia de directiva explica por qué ese documento entra en conflicto con una directiva DLP, para que los usuarios puedan realizar acciones correctivas, como quitar la información confidencial del documento. Cuando el documento está en cumplimiento, desaparece la sugerencia de directiva.

  • Bloquear el acceso al contenido para todos excepto el propietario del sitio, el propietario del documento y la persona que modificó por última vez el documento. Estas personas pueden eliminar la información confidencial del documento o realizar otras acciones correctivas. Cuando el documento cumple la normativa, los permisos originales se restauran automáticamente. Es importante comprender que la sugerencia de directiva ofrece a los usuarios la opción de invalidar la acción de bloqueo. Así, las sugerencias de directivas pueden ayudar a educar a los usuarios sobre las directivas DLP y exigirlas sin impedir que los usuarios hagan su trabajo.

    Sugerencia de directiva que muestra el acceso bloqueado al documento

Paso 2: Asignar una directiva DLP

Después de crear una directiva DLP, debe asignarla a una o varias colecciones de sitios, donde puede empezar a ayudar a proteger la información confidencial en esas ubicaciones. Se puede asignar una sola directiva a muchas colecciones de sitios, pero cada tarea debe crearse de una en una.

Asignaciones de directivas para colecciones de sitios

Sugerencias de directiva

Desea que los usuarios de su organización que trabajan con información confidencial cumplan con sus directivas DLP, pero no quiere bloquearlos innecesariamente para que no puedan realizar su trabajo. Aquí es donde las sugerencias de directiva pueden ayudarle.

Una sugerencia de directiva es una notificación o advertencia que aparece cuando alguien está trabajando con contenido que entra en conflicto con una directiva DLP, por ejemplo, contenido como un libro de Excel que contiene información de identificación personal (PII) y que se guarda en un sitio.

Puede usar sugerencias de directivas para aumentar el conocimiento y ayudar a educar a los usuarios sobre las directivas de su organización. Las sugerencias de directiva también dan a los usuarios la opción de invalidar la directiva, de modo que no se bloqueen si tienen una necesidad empresarial válida o si la directiva detecta un falso positivo.

Ver o invalidar una sugerencia de directiva

Para realizar acciones en un documento, como invalidar la directiva DLP o notificar un falso positivo, puede seleccionar el menú Abrir ... del elemento > Ver sugerencia de directiva.

En la sugerencia de directiva se enumeran los problemas con el contenido y puede elegir Resolvery, a continuación, invalidar la sugerencia de directiva o Informar de un falso positivo.

Sugerencia de directiva para un documento Invalidar una sugerencia de directiva

Detalles sobre cómo funcionan las sugerencias de directiva

Tenga en cuenta que es posible que el contenido coincida con más de una directiva DLP, pero solo se mostrará la sugerencia de directiva de la directiva más restrictiva y de mayor prioridad. Por ejemplo, una sugerencia de directiva de una directiva DLP que bloquea el acceso al contenido se mostrará a través de una sugerencia de directiva de una regla que simplemente notifica al usuario. Esto impide que las personas vean una cascada de sugerencias de directiva. Además, si las sugerencias de directiva de la directiva más restrictiva permiten a los usuarios invalidar la directiva, invalidar esta directiva también invalida cualquier otra directiva que coincida con el contenido.

Las directivas DLP se sincronizan con sitios y el contenido se evalúa en ellos de forma periódica y asincrónica (vea la sección siguiente), por lo que puede haber un breve retraso entre el momento en que crea la directiva DLP y el tiempo que comienza a ver sugerencias de directiva.

Cómo funcionan las directivas DLP

DLP detecta información confidencial mediante un análisis profundo del contenido (no solo un análisis de texto simple). Este análisis de contenido profundo usa coincidencias de palabras clave, la evaluación de expresiones regulares, funciones internas y otros métodos para detectar contenido que coincida con las directivas DLP. Posiblemente solo un pequeño porcentaje de los datos se considera confidencial. Una directiva DLP puede identificar, supervisar y proteger automáticamente solo esos datos, sin obstaculizar o afectar a las personas que trabajan con el resto del contenido.

Después de crear una directiva DLP en el Centro de directivas de cumplimiento, se almacena como una definición de directiva en ese sitio. Después, a medida que asigna la directiva a diferentes colecciones de sitios, la directiva se sincroniza con esas ubicaciones, donde comienza a evaluar el contenido y aplicar acciones como enviar informes de incidentes, mostrar sugerencias de directiva y bloquear el acceso.

Evaluación de directivas en sitios

En todas las colecciones de sitios, los documentos cambian constantemente: se crean, editan, comparten, y así sucesivamente. Esto significa que los documentos pueden entrar en conflicto o pasar a ser conformes con una directiva DLP en cualquier momento. Por ejemplo, una persona puede cargar un documento que no contenga información confidencial a su sitio de grupo, pero más adelante, otra persona puede editar el mismo documento y agregar información confidencial.

Por este motivo, las directivas DLP buscan frecuentemente y en segundo plano coincidencias de directivas en los documentos. Puede considerarlo como una evaluación asincrónica de directiva.

El funcionamiento es el siguiente. A medida que los usuarios agregan o cambian documentos en sus sitios, el motor de búsqueda analiza el contenido para que usted pueda encontrarlo más adelante. Mientras esto sucede, el contenido también se analiza para obtener información confidencial. La información confidencial encontrada se almacena de forma segura en el índice de búsqueda para que solo el equipo de cumplimiento pueda tener acceso a ella, pero no los usuarios normales. Cada directiva DLP activada se ejecuta en segundo plano (asincrónicamente), comprobando la búsqueda con frecuencia de cualquier contenido que coincida con una directiva y aplicando acciones para protegerla de pérdidas accidentales.

Diagrama que muestra cómo la directiva DLP evalúa el contenido asincrónicamente

Por último, los documentos pueden entrar en conflicto con una directiva DLP, pero también pueden cumplir con una directiva DLP. Por ejemplo, si una persona agrega números de tarjeta de crédito a un documento, podría hacer que una directiva DLP bloquee el acceso al documento de forma automática. Pero si la persona elimina más adelante la información confidencial, la acción (en este caso, el bloqueo) se deshace automáticamente la próxima vez que se evalúa el documento con la directiva.

La DLP evalúa cualquier contenido que se pueda indexar. Para obtener más información sobre los tipos de archivo que se rastrean de forma predeterminada, vea Extensiones de nombre de archivo rastreadas predeterminadas y tipos de archivo analizadas.

Ver eventos DLP en los registros de uso

Puede ver la actividad de directiva DLP en los registros de uso en el servidor que ejecuta SharePoint Server 2016. Por ejemplo, puede ver el texto escrito por los usuarios cuando invalidan una sugerencia de directiva o informan de un falso positivo.

En primer lugar, debe activar la opción en Administración central(Supervisión > Configurar el uso y la recopilación de datos de estado > uso de eventos de registro simple Data_SPUnifiedAuditEntry). Para obtener más información sobre el registro de uso, vea Configurar la recopilación de datos de uso y estado.

Opción para activar registros de uso dlp

Después de activar esta característica, puede abrir los informes de uso en el servidor y ver las justificaciones proporcionadas por los usuarios para invalidar una sugerencia de directiva DLP, junto con otros eventos DLP.

Motivo de invalidación de usuario en el registro de uso

Antes de empezar con DLP

En este tema se describen algunas de las características de las que depende DLP. Incluyen:

  • Para detectar y clasificar información confidencial en las colecciones de sitios, inicie el servicio de búsqueda y defina una programación de rastreo para el contenido.

  • Activar el correo electrónico que no está en marcha.

  • Para ver las invalidaciones de usuario y otros eventos DLP, active el informe de uso.

  • Crear las colecciones de sitios:

    • Para consultas DLP, cree la colección de sitios del Centro de exhibición de documentos electrónicos.

    • Para las directivas DLP, cree la colección de sitios del Centro de directivas de cumplimiento.

  • Cree un grupo de seguridad para su equipo de cumplimiento y, a continuación, agregue un grupo de seguridad al grupo Propietarios en el Centro de exhibición de documentos electrónicos o el Centro de directivas de cumplimiento.

  • Para ejecutar consultas DLP, se necesitan permisos de vista para todo el contenido que buscará la consulta: para obtener más información, vea Crear una consulta DLP en SharePoint Server 2016.

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