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Una biblioteca es una ubicación en un sitio donde se pueden crear, recopilar, actualizar y administrar archivos con los miembros de equipo. Cada biblioteca muestra una lista de archivos e información básica acerca de los mismos que sirve de ayuda para conseguir que los archivos funcionen conjuntamente.
Puede personalizar las bibliotecas de varias formas. Puede controlar cómo se ven los documentos, cómo se hace su seguimiento, se administran y se crean. Puede controlar las versiones, incluido su número y tipo, y puede limitar quién puede ver los documentos antes de aprobarlos.
Puede elegir entre varios tipos de bibliotecas, en función de los tipos de archivos que desea almacenar y cómo planee usarlos.
La biblioteca Documentos compartidos se crea automáticamente cuando Microsoft Windows SharePoint Services crea un sitio nuevo. Puede empezar a usarla directamente, personalizarla o crear otras bibliotecas.
A continuación se enumeran algunas formas de trabajar con bibliotecas y hacer que sean más útiles para el grupo:
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Crear y administrar vistas Puede usar una ver para ver los elementos de una biblioteca que sean más importantes o que mejor se ajusten a un propósito. El contenido de la biblioteca real no cambia, pero los archivos se organizan o filtran para hacer que sea más fácil buscarlos y examinarlos de un modo significativo.
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Requerir la aprobación de documentos Puede especificar que se requiera la aprobación de un documento. Los documentos siguen en un estado pendiente hasta que son aprobados o rechazados por alguien que tenga permiso para hacerlo. Puede controlar qué grupos de usuarios pueden ver un documento antes de aprobarlo.
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Seguimiento de versiones Si desea conservar las versiones anteriores de archivos, bibliotecas pueden ayudarle a realizar un seguimiento, almacenar y restaurar los archivos. Puede elegir realizar un seguimiento de todas las versiones de la misma manera. O bien, puede elegir designar algunas versiones como principales, como agregar un nuevo capítulo a un manual y algunas versiones como secundarias, como corregir un error ortográfico. Para ayudar a administrar el espacio de almacenamiento, si lo desea puede elegir el número de cada tipo de versión que desea almacenar.
Por ejemplo, una agencia de viajes podría usar una biblioteca de documentos para administrar sus archivos. Mientras los miembros del grupo desarrollan una nueva propuesta de venta, hacen el seguimiento de las versiones secundarias del archivo. Si comenten un error en una versión, pueden restaurar la anterior. Cuando terminen la propuesta, podrán crear una versión principal y, después, publicarla para que la apruebe el departamento jurídico y su director. Cuando se apruebe el archivo, los demás empleados de la compañía podrán verlo.
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Requerir la desprotección de archivos Cuando se requiere la desprotección de un archivo, asegúrese de que solo una persona puede editar el archivo hasta que se archive. Requerir que los documentos estén desprotegidos impide que varias personas realicen cambios al mismo tiempo, que puede crear conflictos de edición y provocar confusión. Requerir la desprotección también ayuda a recordar a los miembros del equipo para agregar un comentario cuando protege un archivo, por lo que puede controlar más fácilmente qué ha cambiado en cada versión.
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Mantenerse informado de los cambios Las bibliotecas de Windows SharePoint Services 3.0 admiten la tecnología RSS, de forma que los miembros del grupo de trabajo puedan recibir las actualizaciones automáticamente. RSS permite que se reciban y se vean actualizaciones, o canales, de noticias e información en una ubicación consolidada. También puede crear avisos por correo electrónico, para que se le informe cuando los archivos cambien.
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Modificar archivos sin conexión Si prefiere trabajar con los archivos en el disco duro, puede desprotegerlos y trabajar sin conexión, si utiliza una aplicación que sea compatible con Windows SharePoint Services 3.0, como 2007 Microsoft Office system.
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Trabajar con una biblioteca desde un programa de correo electrónico Mediante un programa de correo electrónico compatible con Windows SharePoint Services 3.0, como Microsoft Office Outlook 2007, puede llevar consigo la información importante. Puede leer, modificar y buscar en los archivos sin conexión desde el programa de correo.
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Copiar documentos a otra ubicación fácilmente Puede enviar un archivo fácilmente a otra ubicación en un sitio de Windows SharePoint Services 3.0. Cuando se actualice el documento original, puede elegir que se le solicite la actualización del archivo en las demás ubicaciones.
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Definir tipos de contenido Si un grupo trabaja con varios tipos de archivos, como hojas de cálculo, presentaciones y documentos, puede ampliar la funcionalidad de la biblioteca habilitando y definiendo varios tipos de contenido. Tipos de contenido agregan flexibilidad y coherencia entre varias bibliotecas. Cada tipo de contenido puede especificar una plantilla y flujo de trabajo procesos.
Por ejemplo, un departamento de ventas puede tener plantillas para los informes de venta, documentos estándar, presupuestos y presentaciones. Cada plantilla contiene el logotipo de la compañía y una declaración de sus objetivos. Cuando alguien crea un archivo nuevo a partir de la biblioteca de documentos, puede seleccionar la plantilla que desea usar.
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Especificar permisos únicos Puede especificar permisos únicos para una biblioteca, o incluso un archivo dentro de una biblioteca.
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Crear flujos de trabajo Una biblioteca de documentos o un tipo de contenido pueden usar flujos de trabajo que la organización haya definido para los procesos corporativos, por ejemplo, para administrar la aprobación o revisión de documentos.
El tipo de biblioteca que use depende de los tipos de archivos que desee compartir:
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Biblioteca de documentos Para muchos tipos de archivo, incluidos los documentos y hojas de cálculo, use una biblioteca de documentos. Puede almacenar otros tipos de archivos en una biblioteca de documentos, aunque algunos tipos de archivos bloqueados por razones de seguridad. Cuando se trabaja con los programas que son compatibles con Windows SharePoint Services, puede crear los archivos de la biblioteca. Por ejemplo, el equipo de marketing puede tener su propia biblioteca para la planificación de materiales, las versiones de noticias y publicaciones.
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Biblioteca de imágenes Para compartir una colección de imágenes digitales o de gráficos, utilice una biblioteca de imágenes. Aunque las imágenes se pueden almacenar en otros tipos de bibliotecas de SharePoint, las bibliotecas de imágenes tienen varias ventajas. Por ejemplo, desde una biblioteca de imágenes puede ver las imágenes en una presentación con diapositivas, descargar imágenes en el equipo y editar imágenes con programas de gráficos que son compatibles con Windows SharePoint Services. Considere la posibilidad de crear una biblioteca de imágenes si su equipo utiliza repetidamente muchos gráficos, tales como logotipos e imágenes corporativas, o si desea almacenar imágenes de eventos del equipo o inicia el producto.
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Biblioteca de páginas Wiki Para crear una colección de páginas wiki conectadas, utilice una biblioteca de páginas wiki. Una página wiki permite a varias personas recopilar información rutinaria en un formato que sea fácil de crear y modificar. Puede agregar a la biblioteca wiki páginas que contengan imágenes, tablas, hipervínculos y vínculos internos. Por ejemplo, si su equipo crea un sitio wiki para un proyecto, el sitio puede almacenar consejos y trucos de una serie de páginas que se conecten entre sí.
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Biblioteca de formularios Si necesita administrar un grupo de formularios comerciales basados en XML, utilice una biblioteca de formularios. Por ejemplo, es posible que su organización desee usar una biblioteca de formularios de informes de gastos. Configuración de una biblioteca de formularios requiere un editor XML o el programa de diseño XML que sea compatible con Windows SharePoint Services, como Microsoft Office InfoPath.
