Los tipos de contenido de SharePoint son esenciales para administrar metadatos y garantizar la coherencia en toda la organización. Cada elemento de contenido de SharePoint se crea a partir de un tipo de contenido. Esta guía le ayudará a comprender qué tipo de contenido es, cómo crear, publicar y administrar tipos de contenido de forma eficaz.
¿Qué es un tipo de contenido?
Un tipo de contenido en SharePoint es una colección reutilizable de plantillas, metadatos (columnas), flujos de trabajo, comportamiento y otras opciones de configuración para una categoría de elementos o documentos. Un tipo de contenido reúne un elemento y la información sobre el elemento. El elemento puede ser uno de varios tipos diferentes de archivos, un documento, un libro de Excel o incluso un indicador de estado para un informe de progreso. También puede ser una lista o una carpeta. Un tipo de contenido asocia este elemento con metadatos clave u otra información, como una plantilla o una directiva de retención. Le permite administrar la configuración de una categoría de información de forma centralizada y reutilizable.
Tipos de contenido predeterminados y personalizados
SharePoint incluye muchos tipos de contenido integrados de forma predeterminada. Puede usar los tipos de contenido predefinidos, como Documento en blanco o Anuncio, sin ningún cambio, o puede crear tipos de contenido personalizados para satisfacer los requisitos únicos de su organización.
Tipos de contenido predeterminados
Esta es una lista breve de solo algunos tipos de contenido predeterminados en SharePoint. Hay muchas más, que puede ver consultando la página Configuración del sitio en un sitio SharePoint.
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Tipos de contenido de documento: Página básica, Documento, Formulario, Vínculo y Página wiki
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Tipos de contenido de carpeta: carpeta, discusión y tarea de resumen
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Tipos de contenido de lista: anuncio, evento, contacto, problema, vínculo, reservas, tarea y más
Esto es solo un ejemplo de la amplia gama de tipos de contenido disponibles. Para ver los tipos predeterminados que están disponibles en su sitio, siga estos pasos:
Ver todos los tipos de contenido predeterminados
Nota: Debe tener al menos un rol de propietario del sitio para ver todos los tipos de contenido predeterminados en un sitio de SharePoint.
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Seleccione la lista con la que desea trabajar en el Inicio rápido o seleccione Configuración
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Seleccione Información del sitio.
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A continuación, seleccione Ver toda la configuración del sitio.
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Seleccione Tipos de contenido de sitio en Galerías de Designer web.
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En la página Galería de tipo de contenido, verá los tipos de contenido (como informe, imagen o documento), primario (como documento, elemento o activo multimedia enriquecido) y origen (normalmente su sitio actual).
Para comprender cómo se relacionan entre sí los tipos de contenido integrados, vea SharePoint en la jerarquía de tipos de contenido predeterminada de Microsoft 365.
Tipos de contenido personalizados
Los tipos de contenido personalizados pueden facilitar la coherencia de los usuarios. Aunque hay muchos tipos de contenido integrados, es posible que desee crear tipos de contenido personalizados para su organización. Cada organización tiene requisitos únicos y diferentes tipos de contenido. Por ejemplo, podría haber contratos formales, informes, propuestas de ventas, especificaciones de diseño, procedimientos de la empresa, etc. Puede crear tipos de contenido independientes para ayudarle a administrar esta variedad.
Los tipos de contenido se pueden definir para casi cualquier elemento de SharePoint. Esto incluye documentos y otros archivos, elementos de lista, archivos multimedia y carpetas. Puede especificar los siguientes atributos para cada tipo de contenido. Estos atributos se asocian automáticamente cada vez que alguien crea un nuevo documento u otro archivo de un tipo de contenido determinado.
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La plantilla de documento, si es un documento
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Directivas de administración de la información que establecen directivas de retención y auditoría
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Columnas (metadatos) asociadas con el contenido
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Flujos de trabajo que pueden usar los elementos de este tipo de contenido
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Características personalizadas
Por ejemplo, puede definir un tipo de contenido Contrato de ventas y agregarlo a la biblioteca que usa su equipo. Después, siempre que alguien quiera crear una propuesta de ventas, simplemente elija Contrato de ventas en el menú Nuevo documento .
Un tipo de contenido de documento como este contrato de ventas puede tener estos atributos:
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La plantilla del documento
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Columnas asociadas con el contenido, donde cada columna representa un elemento de metadatos. Por ejemplo, la siguiente lista muestra algunos metadatos de documentos usados frecuentemente:
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Vendedor
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Empresa cliente
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Número de pedido de compra y así sucesivamente...
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Un requisito de mostrar automáticamente el Panel de información del documento y recopilar la información necesaria cada vez que un usuario crea un nuevo archivo de este tipo
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Configuración de administración de la información que deletrea la directiva de retención, si se puede auditar, etc.
Crear tipos de contenido personalizados
Para crear un tipo de contenido de sitio personalizado, siempre empieza desde un tipo de contenido existente, independientemente de si usa una categoría existente o si desea crear una nueva categoría. Puede elegir entre la gran colección de tipos de contenido de sitio predefinidos en la galería Tipo de contenido. El nuevo tipo de contenido de sitio hereda todos los atributos de su tipo de contenido primario, como la plantilla de documento, la configuración de solo lectura o las columnas. Después de crearlo, puede cambiar cualquiera de estos atributos. Por ejemplo, es posible que desee usar una plantilla diferente a la especificada en el elemento primario.
Para crear un tipo de contenido personalizado, siga estos pasos:
Crear tipos de contenido personalizados
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Seleccione la lista con la que desea trabajar en el Inicio rápido o seleccione Configuración
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Seleccione Información del sitioy, a continuación, seleccione Ver toda la configuración del sitio.
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Seleccione Tipos de contenido de sitio en Galerías de Designer web.
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En la página Galería de tipo de contenido, seleccione + Crear tipo de contenido.
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En el panel Crear tipo de contenido , rellene un Nombre y una Descripción para el tipo de contenido personalizado.
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Seleccione Usar una categoría existente o Crear una nueva categoría.
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En Tipo de contenido primario, seleccione un elemento primario, como Tipos de contenido de activos digitales o Tipos de contenido de documento. En el tipo de contenido primario, cambiará el cuadro desplegable. Seleccione un tipo de contenido primario más específico. Por ejemplo, si ha seleccionado Tipos de contenido de carpeta, puede restringirlo a Discusión, Carpeta o Tarea de resumen en este cuadro.
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Seleccione Crear.
Publicación de tipos de contenido
Los tipos de contenido se definen para un sitio y se aplican en ese sitio y en sus subsitios. Pero a veces, desea usar un tipo de contenido determinado en varios sitios o en colecciones de sitios. Por ejemplo, su organización podría usar una plantilla estándar para documentos que requieran metadatos estandarizados. Dado que quiere que todos los usuarios de la compañía usen este tipo de contenido para los documentos, es un buen candidato para publicar en todas las colecciones de sitios. O quizás el departamento de ingeniería cree un tipo de contenido para las especificaciones de diseño y quiera publicarlo solo en las colecciones de sitios de ingeniería.
Como los tipos de contenido incluyen metadatos, los tipos de contenido y los metadatos están muy estrechamente vinculados. Un servicio de metadatos administrados en SharePoint permite publicar un tipo de contenido en los sitios donde se usa. Los sitios y colecciones de sitios que forman parte del servicio de metadatos administrados se denominan "sitios suscriptores".
Es necesario crear y configurar explícitamente un servicio de metadatos administrados. Para incluir la publicación de tipos de contenido, el administrador especifica una colección de sitios específica como concentrador. Las aplicaciones conectadas y las colecciones de sitios pueden suscribirse a los tipos de contenido del concentrador. Al configurar los servicios de metadatos administrados, es posible administrar de forma centralizada los tipos de contenido. Los tipos de contenido se crean en el sitio de concentrador y las actualizaciones se pueden distribuir automáticamente a los sitios del suscriptor.
Consulta Publicar un tipo de contenido desde un concentrador de publicación de contenido para obtener más información sobre los tipos de contenido de publicación.
