"Guardar temprano, guardar a menudo" es cosa del pasado. Ahora está Autoguardado, que guarda cada pocos segundos para que los usuarios no tengan que hacerlo.
Autoguardado está habilitado cuando un archivo se almacena en OneDrive, OneDrive para el trabajo o la escuela o SharePoint en Microsoft 365. Guarda automáticamente los cambios de los usuarios en la nube mientras trabajan. Y, si otras personas están trabajando en el mismo archivo, Autoguardado les permite ver los cambios en cuestión de segundos. Sin Autoguardado habilitado, los usuarios que colaboren en el mismo documento al mismo tiempo no podrán ver los unos a los otros en tiempo real y, en su lugar, seguirán viendo Novedades Disponibles cuando otros usuarios realicen cambios.
Sin embargo, autoguardado también provoca algunos cambios en la forma en que los usuarios trabajarán con Microsoft 365, por lo que en este artículo describimos algunos de los escenarios más difíciles, así como cómo configurar las opciones de Autoguardado. Le recomendamos que comunique a los usuarios estos cambios que afectan a su forma de trabajar en Office.
Nota: Con Autoguardado, no hay ningún impacto en el rendimiento del sistema. Sin embargo, habrá un mayor uso de la red a medida que se carguen los cambios a medida que se realicen, en lugar de hacerlo todo a la vez, cuando los usuarios realicen cambios, lo que podría afectar a las personas con ancho de banda limitado o uso de datos de alto costo, como en una zona con cobertura inalámbrica móvil.
Cambiar flujos de trabajo
Autoguardado es útil en la mayoría de los escenarios, pero hay algunos casos en los que los usuarios pueden tener que cambiar la forma en que funcionan normalmente y queremos que esté preparado para ayudarles. Para cada uno de los escenarios, hemos descrito cuál es el escenario, qué puede salir mal y una recomendación sobre cómo resolverlo.
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Empezando desde un archivo existente, realizando modificaciones y realizando después Una copia en un archivo nuevo : cualquier persona que empiece desde un archivo anterior (por ejemplo, el informe de ganancias del último trimestre), edite y luego haga una copia de Guardar una copia para iniciar el informe de ganancias de este trimestre hará que los cambios se guarden en ambos archivos si Autoguardado está activado. Recomendamos que todos los usuarios realicen la opción Guardar una copia antes de realizar los cambios e incluso hayan agregado un aviso en el producto cuando esto suceda. Si un usuario realiza cambios accidentales, debe usar la característica Historial de versiones para restaurar el documento original.
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Realizar cambios "hipotéticos" o "de hipótesis" en un archivo : cualquier persona que abra un archivo y realice algún análisis hipotético (como pronosticar el impacto de los cambios en el mercado en el presupuesto) con el deseo de cerrar el archivo sin guardar habrá guardado sin darse cuenta todos los cambios en el archivo mientras Autoguardado está activado. Se recomienda desactivar Autoguardado mientras se realiza el análisis hipotético y volver a activarlo una vez que el usuario esté listo para guardar de nuevo.
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Paneles y visualización de archivos con ordenaciones o filtros en Excel : cualquier persona que ordene o filtre un panel mientras Autoguardado esté activado afectará a la vista de todos los demás usuarios del archivo. Si un archivo está pensado para ser un panel o lo usan varias personas con ordenaciones y filtros, le recomendamos que establezca la propiedad Read-Only Recomendado en ese archivo con Información de > archivo > Proteger libro > Abrir siempre en modo de solo lectura, para que los visores del panel no guarden sus cambios a menos que decidan explícitamente editar el archivo.
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Archivos finalizados o publicados : cualquier persona que edite accidentalmente un archivo finalizado y publicado con Autoguardado activado guardará sus cambios en el archivo. Una vez finalizado un archivo, se recomienda establecer el Read-Only propiedad Recomendado o la propiedad Marcar como final en el archivo, para que no se guarden las modificaciones accidentales de lectores y lectores del archivo.
Configuración de autoguardado en Office
Autoguardado se puede configurar de las siguientes maneras:
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El propietario de un archivo puede establecerlo en Abrir siempre en modo de solo lectura para evitar modificaciones accidentales. Para ello, configure el archivo para que se abra en Modo recomendado de solo lectura (Información de > archivo> Proteger documento, libro o presentación > Abrir siempre en solo lectura) o compartiendo el archivo sin permitir que otros usuarios lo editen (Los archivos > Compartir > Personas con el vínculo pueden editar y desactivar la casilla Permitir edición).
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Un usuario puede desactivar Autoguardado para un archivo mientras está abierto haciendo clic en el botón de alternancia Autoguardado . Esto deshabilita autoguardado para el documento actual de ese usuario. La próxima vez que el mismo usuario abra el documento, Autoguardado estará desactivado. Si abre un documento diferente, Autoguardado no se verá afectado por su elección en el otro documento.
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Un usuario puede establecer que Autoguardado esté desactivado de forma predeterminada para todos los archivos abiertos en esa aplicación específica (Word, Excel, PowerPoint ) en ese dispositivo.
Nota: El usuario puede configurar autoguardado para que esté activado para archivos individuales mediante el botón de alternancia de Autoguardado descrito anteriormente.
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Usted, el administrador, puede establecer que Autoguardado esté desactivado de forma predeterminada para todos los archivos abiertos en esa aplicación específica (Word, Excel, PowerPoint ) usando directiva de grupo.
Nota: El usuario aún puede establecer que Autoguardado esté activado de forma predeterminada en la aplicación, o para archivos individuales, usando la configuración descrita anteriormente.
Configuración de directiva de grupo para Autoguardado
Estamos reemplazando la configuración de directiva de grupo "No autoguardar archivos en Excel /PowerPoint /Word " con el nuevo ajuste de directiva de grupo "Desactivar Autoguardado de forma predeterminada en Excel /PowerPoint /Word " .
Si usa directiva de grupo en su organización, puede usar una configuración de directiva para desactivar Autoguardado de forma predeterminada. Existen configuraciones de directiva independientes para Excel, PowerPoint y Word.
Por ejemplo, la configuración de directiva de Word se denomina "Desactivar Autoguardado de forma predeterminada en Word" y se encuentra en la ruta de la directiva "Microsoft Office 2016\Autoguardado".
Para usar esta configuración de directiva, asegúrese de que ha descargado los archivos más recientes de la plantilla administrativa (ADMX/ADML) desde el Centro de descarga de Microsoft.
Trabajar con archivos locales
Autoguardado no está disponible al trabajar con archivos locales. El comportamiento anterior de Autorrecuperación sigue estando disponible para guardar periódicamente copias de los archivos modificados para ayudar a minimizar la pérdida de datos en el caso de un escenario inesperado, como un bloqueo.
Sin embargo, recomendamos a los administradores de TI que animen a los usuarios a guardar sus archivos en OneDrive, OneDrive para el trabajo o la escuela o SharePoint en Microsoft 365 para habilitar Autoguardado y evitar la pérdida de datos. Puede fomentar la adopción de OneDrive, OneDrive para el trabajo o la escuela o SharePoint en Microsoft 365 a través de la educación del usuario, así como mediante la implementación de Movimiento de carpetas conocidas, que sincroniza automáticamente carpetas clave en la nube. Esto les permite acceder a los archivos desde cualquier lugar y no preocuparse por perder datos importantes.
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Ayudar a proteger los archivos en caso de bloqueo con Autorrecuperación
Última actualización: 4 de junio de 2019
