Después de desarrollar un plan de archivos y diseñar la solución de administración de registros en SharePoint, planee cómo los documentos activos de su organización (copia electrónica y impresa) se convertirán en registros. En este artículo se revisan las técnicas que puede usar para declarar que los documentos activos son registros y sugiere una forma de planear cómo los elementos de su plan de archivos se convertirán en registros.
Técnicas para convertir documentos activos en registros en SharePoint
Puede usar las siguientes técnicas para convertir documentos activos en registros:
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Declarar manualmente un documento como un registro.
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Definir una directiva que declare un documento como un registro o envíe un documento a un sitio del Centro de registros en un momento especificado.
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Crear un flujo de trabajo que envíe un documento a un sitio del Centro de registros.
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Usar una solución personalizada basada en el SharePoint de objetos.
Crear registros manualmente
Si la administración de registros local está habilitada para una biblioteca de documentos, los usuarios pueden declarar explícitamente que un documento de la biblioteca es un registro editando los detalles de cumplimiento del documento. Cuando el administrador de la colección de sitios habilita la administración de registros locales, el administrador de la colección de sitios especifica quién debe poder declarar y desdeclar los registros, y si los usuarios deben poder editar o eliminar documentos después de convertirse en registros.
Si se creó una conexión a un sitio del Centro de registros, los usuarios pueden enviar documentos manualmente al sitio del Centro de registros mediante el comando Enviar a. Cuando un administrador de granja configura una conexión al sitio del Centro de registros, este comando estará disponible en todos los documentos activos. En función de cómo esté configurada la conexión, los documentos se pueden copiar en el sitio del Centro de registros, mover al sitio del Centro de registros o mover al sitio del Centro de registros con un vínculo al documento mantenido.
Aunque enviar manualmente registros al sitio del Centro de registros no es una solución práctica a gran escala, puede usarla para complementar otros métodos de creación de registros.
Definir una directiva
Una directiva de retención especifica las acciones que se deben realizar en los documentos en determinados momentos del tiempo. Las acciones de directiva se producen automáticamente. Los usuarios no tienen que iniciar la acción.
Dos acciones de directiva se relacionan específicamente con la administración de registros: transferir un documento a otra ubicación y declarar un documento como un registro. Si existe una conexión a un sitio del Centro de registros, puede crear una directiva que envíe documentos a un sitio del Centro de registros. La directiva también especifica si desea copiar el documento en el sitio del Centro de registros, moverlo o moverlo y dejar un vínculo en la biblioteca de documentos. Si la administración de registros locales está habilitada para el sitio, puede crear una directiva que declare que un documento es un registro. También puede usar el SharePoint de objetos para crear una acción personalizada.
Una directiva de retención puede tener varias fases. Por ejemplo, puede crear una directiva de retención que elimine todas las versiones anteriores de un documento un año después de que se haya cambiado por última vez el documento y lo transfiere a un sitio del Centro de registros cinco años después de que se modificó por última vez el documento.
Si la administración de registros local está habilitada para un sitio, el sitio puede contener documentos y registros activos. En este caso, puede especificar diferentes directivas de retención para documentos y registros activos. Por ejemplo, puede crear una directiva que declare un documento activo como un registro dos años después de crear el documento y crear una segunda directiva que elimine un registro siete años después de que se declarara como un registro.
Crear un flujo de trabajo
Al crear un flujo de trabajo, puede agregar una acción para enviar un elemento a un repositorio. Con esta acción, puede crear flujos de trabajo que envíen documentos a un sitio del Centro de registros. También puede incluir otras acciones en el flujo de trabajo. Por ejemplo, podría crear un flujo de trabajo que envíe un mensaje de correo electrónico al autor de un documento solicitando aprobación y, después, envíe el documento a un sitio del Centro de registros. Puede combinar directivas y flujos de trabajo creando una directiva de retención que ejecute el nuevo flujo de trabajo un año después de crear un documento.
También puede usar el SharePoint de objetos para crear un flujo de trabajo personalizado que copie archivos en el sitio del Centro de registros. Un flujo de trabajo que envía archivos al sitio del Centro de registros se puede integrar en el sistema de administración de documentos como parte de un flujo de trabajo que guía un documento a lo largo de su ciclo de vida. Para los tipos de documentos que tienen un ciclo de vida predecible, como los informes de gastos, podría implementar un flujo de trabajo que guía el documento a través de sus distintas fases y, como paso final, envía una copia del documento al sitio del Centro de registros. El flujo de trabajo podría desencadenarse creando un documento nuevo.
Usar una solución personalizada
Puede desarrollar soluciones personalizadas que usan objetos en el Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy espacio de nombres para enviar contenido de otros orígenes de datos al sitio del Centro de registros. Para obtener más información sobre cómo implementar soluciones personalizadas con el SharePoint de objetos, vea el kit de desarrollo de softwareSharePoint (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=259788).
Completar el plan
Después de desarrollar el plan de archivos y revisar los métodos para mover contenido al sitio del Centro de registros, complete el plan de archivos determinando cómo enviar cada tipo de registro al sitio del Centro de registros. Entre las cosas que debe tener en cuenta se incluyen las siguientes:
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¿Se exige el cumplimiento o es voluntario?
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¿Puede depender de la colaboración de los usuarios de su organización para cumplir con los procesos de administración de registros? En general, evite los procesos manuales. Sin embargo, cuando sea necesario, cree un aprendizaje y una supervisión adecuados para asegurarse de que el equipo cumple.
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¿El contenido se almacenará en SharePoint de administración de documentos?
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¿Mantiene contenido físico? Administrar contenido físico activo, como copia impresa o CD-ROM, y enviarlo a un almacén de registros para su retención (junto con el seguimiento del registro en un sitio del Centro de registros) requiere una planificación única que no se describe en este tema. Por ejemplo, si no existe ninguna versión electrónica de un documento en papel, es posible que tenga que realizar un seguimiento del elemento mediante una lista que tenga directivas y flujos de trabajo asociados.
En la tabla siguiente se muestra cómo algunos registros de un plan de archivo de ejemplo se moverán a un sitio del Centro de registros:
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Documentos |
Descripción |
Multimedia |
Ubicación de origen |
Se convierte en un registro... |
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Plan de beneficios |
Descripción del plan de beneficios para empleados. |
Páginas web |
SharePoint de documentos |
Usar un flujo de trabajo personalizado asociado a la directiva de expiración |
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Plan de seguros |
Descripción del plan de seguros de empleados. |
Imprimir |
Documento físico asociado con elemento de lista en SharePoint |
Al enviarlo a un almacén físico y crear un elemento de lista en el sitio del Centro de registros para realizar un seguimiento (con un código de barras) |
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Planilla de horas de nómina |
Resúmenes de horas trabajadas, horas extra y salarios pagados. |
Documentos electrónicos |
Servidor de registros de nómina no basado en SharePoint |
Usar un programa personalizado |
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Archivos de desarrollo de productos |
Especificaciones de productos y documentos asociados. |
Documentos electrónicos |
SharePoint de documentos |
Usar el flujo de trabajo personalizado asociado a la directiva de expiración y manualmente mediante el comando Enviar a |
